Uma Área de Trabalho da Reunião é um Web site para centralização de todas as informações e todos os materiais para uma ou mais reuniões.

Neste artigo

• Acerca de Áreas de Trabalho de Reunião

• Peças de um site de Área de Trabalho da Reunião

• Participantes, utilizadores e grupos de sites no site de Área de Trabalho da Reunião

Acerca de Áreas de Trabalho da Reunião

Um site de Área de Trabalho da Reunião é um Web site que é um repositório de todas as informações e todos os materiais necessários para uma ou mais reuniões. É possível configurar um site de Área de Trabalho da Reunião quando cria um convite para reunião no Microsoft Office Outlook. O assunto, os nomes dos participantes, a data, a hora e a localização do convite para reunião são adicionados automaticamente ao site de Área de Trabalho da Reunião pelo Outlook. Se alterar posteriormente estas informações, o Outlook actualizará automaticamente o site de Área de Trabalho da Reunião com as novas informações.

 Nota   Se actualizar as informações no site de Área de Trabalho da Reunião, terá de actualizar essas informações manualmente no pedido de reunião no Outlook.

Se configurar um site de Área de Trabalho da Reunião utilizando o Outlook com uma conta do Microsoft Exchange, será adicionada automaticamente uma hiperligação para o site ao corpo do pedido de reunião. Os convidados podem clicar na hiperligação para verem e trabalharem com a agenda, documentos e outras informações relacionadas com a reunião no site de Área de Trabalho da Reunião. Durante a reunião, é possível ver o site de Área de Trabalho da Reunião e actualizá-lo com informações, tais como os nomes dos participantes, as decisões que foram tomadas, os itens de acção e tarefas que foram atribuídos aos participantes e publicar as minutas da reunião. Estas funcionalidades ajudam-no a criar um registo completo da reunião para referência futura.

Pode criar um site de Área de Trabalho da Reunião a partir de uma variedade de localizações se estiverem disponíveis o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 e um site principal do SharePoint. O novo site de Área de Trabalho da Reunião é criado como um site secundário do site principal do SharePoint. Alguns exemplos de localizações para criação de um site de Área de Trabalho da Reunião são um calendário e um programa de agendamento compatíveis com o Windows SharePoint Services 3.0 como, por exemplo, o Outlook, um site do Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 numa intranet e um site externo que hospede o Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 ou posterior. Também é possível criar um site de Área de Trabalho da Reunião utilizando um site de Área de Trabalho da Reunião existente embora, neste caso, o novo site não possa ser um site secundário do site de Área de Trabalho da Reunião existente.

Ambos o Outlook e o Windows SharePoint Services 3.0 podem ajudar a configurar um site de Área de Trabalho da Reunião para mais do que uma reunião como, por exemplo, uma reunião periódica ou para várias reuniões relacionadas que estejam ligadas ao mesmo site de Área de Trabalho da Reunião. Também é possível atribuir um delegado para configurar o site de Área de Trabalho da Reunião.

 Nota   Se utilizar um programa de correio electrónico que não o Outlook, consulte a respectiva documentação para obter mais informações ou contacte o administrador do sistema.

Pode convidar qualquer pessoa que tenha um endereço de correio electrónico válido no mesmo domínio fidedigno que o utilizador para os sites de Área de Trabalho da Reunião criados no domínio fidedigno. Os sites de Área de Trabalho da Reunião criados em sites externos podem ser acedidos por qualquer pessoa que tenha um endereço de correio electrónico válido.

Se utilizar um programa de mensagens instantâneas que seja compatível com o Windows SharePoint Services 3.0 como, por exemplo, o Microsoft Windows Live Messenger ou o Microsoft Office Communicator, poderá utilizar esse programa a partir da lista Participantes no site de Área de Trabalho da Reunião para comunicar com outros participantes. Pode pedir a um participante que esteja online, que visite o site de Área de Trabalho da Reunião para que possam trabalhar em conjunto.

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Peças de um site de Área de Trabalho da Reunião

Um site de Área de Trabalho da Reunião é constituído por uma ou mais páginas que contêm informações denominadas Peças Web. Exemplos de Peças Web são os detalhes da reunião e as listas de informações comuns ao planeamento, condução ou seguimento numa reunião. Os títulos normais das listas incluem Objectivos, Agenda, Participantes, Decisões e Tarefas. Além das listas, pode adicionar uma biblioteca de documentos e uma biblioteca de imagens, onde os convidados podem armazenar materiais relacionados com a reunião. As listas e bibliotecas que são apresentadas por predefinição na home page dependem do modelo que escolher quando criar o site de Área de Trabalho da Reunião.

Se o site de Área de Trabalho da Reunião não contiver todas as informações de que necessita, poderá personalizá-lo de forma a preencher as suas necessidades. A ajuda para o site de Área de Trabalho da Reunião está disponível no site e na Ajuda do Windows SharePoint Services.

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Participantes, utilizadores e grupos de sites no site de Área de Trabalho da Reunião

Embora o Outlook actualize a lista Participantes no site de Área de Trabalho da Reunião, não atribui automaticamente permissões aos mesmos para acederem ao site de Área de Trabalho da Reunião. Se os direitos são concedidos automaticamente ou não, depende do tipo de site de Área de Trabalho da Reunião.

Se criar um novo site de Área de Trabalho da Reunião e enviar um pedido de reunião com uma hiperligação para o mesmo, os participantes serão automaticamente atribuídos ao grupo de sites Contribuinte e adicionados ao site como utilizadores com direitos de leitura e escrita no site de Área de Trabalho da Reunião. Como organizador da reunião, o utilizador é atribuído ao grupo de sites Administrador. Se existir um problema com a concessão automática de direitos a um participante, receberá uma mensagem com instruções sobre o local no site de Área de Trabalho da Reunião onde pode adicionar o participante como um utilizador.

Se ligar a um site de Área de Trabalho da Reunião existente depois de enviar o pedido de reunião, todos os participantes terão direitos de acesso ao site automaticamente, se qualquer uma das seguintes condições for verdadeira:

• O site de Área de Trabalho da Reunião foi criado originalmente com permissões exclusivas diferentes do Web site principal.
• O site de Área de Trabalho da Reunião herdou as respectivas definições de permissão do site principal do SharePoint e os participantes têm direitos de acesso ao site principal.

Para mais informações, consulte a Ajuda no site de Área de Trabalho da Reunião.

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