Se costuma viajar para ter reuniões em locais com fusos horários diferentes ou tem de agendar reuniões com participantes em diferentes fusos horários, poderá ter tido alguns problemas na utilização do Microsoft® Outlook 2002 nestas situações. Este artigo tenta clarificar este problema e fornece algumas sugestões de procedimentos recomendados e soluções para problemas conhecidos no Outlook 2002.

Existem três factores que afectam o agendamento de reuniões no Outlook:

• A definição do relógio do computador (hora).
• A definição de fuso horário local do computador.
• A definição de ajuste à hora de Verão do computador.

Os três factores têm de estar correctamente definidos no computador do organizador da reunião e no computador de cada participante. Caso contrário, o Outlook não consegue agendar correctamente a hora da reunião.

Acerca dos fusos horários

Os fusos horários de todo o mundo baseiam-se no Tempo Médio de Greenwich (GMT), localizado a 0 graus de longitude em Greenwich, Inglaterra. Por exemplo, a Hora do Pacífico, o fuso horário da costa oeste da América do Norte, é GMT-8:00. Por outras palavras, existe uma diferença de oito horas entre Seattle e Greenwich.

A maioria dos fusos horários do mundo requer um ajuste da hora duas vezes por ano (normalmente, no primeiro domingo de Abril e no último domingo de Outubro) para reflectir a mudança de/para a hora de Verão. Este ajuste causa problemas em jurisdições de fusos horários como, por exemplo, no Arizona, Havai e Indiana nos Estados Unidos e Saskatchewan no Canadá, que não cumprem a hora de Verão.

Para resolver este problema, foi desenvolvido o Tempo Universal Coordenado (UTC) como norma de tempo universal. O UTC é semelhante ao GMT, mas não cumpre a hora de Verão e baseia-se num relógio de 24 horas. Zero (0) horas UTC corresponde à meia-noite GMT. A convenção de tempo de 24 horas local é convertida para UTC adicionando ou subtraindo horas com base na localização do utilizador em relação ao meridiano principal e nas considerações de hora de Verão locais.

As horas de início e de fim dos itens do Calendário do Outlook são armazenadas em UTC.

Nota  No que diz respeito aos fusos horários, não existe nenhuma diferença na forma como são tratados os compromissos, itens de reuniões e eventos de todo o dia.

Para mais informações técnicas sobre o UTC e os fusos horários mundiais, visite os seguintes Web Sites:

• Astronomical Time Keeping (Registo de Hora Astronómica)
• United States Naval Observatory: What is Universal Time?

Para definir o fuso horário no Outlook 2002

Quando o Outlook é instalado e executado pela primeira vez, utiliza as definições de fuso horário e de hora de Verão do sistema operativo Microsoft Windows®. É possível alterar o fuso horário actual e a definição de hora de Verão da seguinte forma:

1. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, no separador Preferências, clique em Opções de Calendário.
2. Em Opções Avançadas, clique em Fuso Horário.
3. Escolha um fuso horário a partir da lista pendente e clique em OK.

Para ajustar à hora de Verão, seleccione a caixa de verificação Ajustar à hora de Verão.

Notas

• Quando são ajustados os fusos horários e a definição de hora de Verão no Outlook, está a ajustar as mesmas definições no Windows.
• Alguns fusos horários não têm hora de Verão. Quando o Outlook é definido para um fuso horário sem hora de Verão, como o do Arizona, a caixa de verificação Ajustar à hora de Verão é desmarcada e desactivada.
• Quando o Outlook é definido para um fuso horário com hora de Verão, a caixa de verificação Ajustar à hora de Verão é seleccionada. É possível desmarcá-la, embora não seja recomendado.

Para apresentar um fuso horário adicional

É possível definir o Outlook para apresentar um segundo fuso horário no Calendário seleccionando a caixa de verificação Mostrar fuso horário adicional ao ver os dias na caixa de diálogo Fuso Horário. O segundo fuso horário é utilizado apenas para mostrar uma segunda barra de tempo na vista Calendário e não afecta a forma como os itens do Calendário são armazenados ou apresentados.

Nota  O fuso horário adicional não é afectado pelas definições de fuso horário actuais. São definições completamente independentes.

O que acontece quando é alterado o fuso horário

Quando o fuso horário actual é alterado, são actualizadas todas as vistas do Calendário para apresentarem o novo fuso horário (esta actualização é mais evidente se forem apresentados dois fusos horários no Calendário e for alterado o fuso horário actual). Todos os itens do Calendário são movidos para o novo fuso horário. Por exemplo, se mudar do fuso horário do Pacífico para o fuso horário das regiões montanhosas dos E.U.A., todos os compromissos serão apresentados uma hora mais tarde.

Os eventos de todo o dia também são movidos para se ajustarem à alteração do fuso horário e é neste aspecto que se torna mais evidente um dos problemas com fusos horários do Outlook: eventos de um dia que parecem ter mais de 24 horas. Por exemplo, o feriado de 4 de Julho nos E.U.A. começa às 00:00 de 4 de Julho e acaba à 01:00 de 5 de Julho quando o fuso horário é alterado da hora do Pacífico para a hora das regiões montanhosas dos E.U.A.. Para obter informações mais detalhadas, consulte a secção "Situações comuns e soluções" abaixo.

O que acontece quando são abrangidos vários fusos horários

Se estiver num fuso horário e enviar um pedido de reunião a um utilizador num fuso horário diferente, o item de reunião será apresentado a diferentes horas locais no calendário de cada pessoa (mas à mesma hora absoluta em UTC).

Por exemplo, se o organizador da reunião estiver no fuso horário do Pacífico e enviar um pedido de reunião com início às 14:00, hora do Pacífico, a um participante no fuso horário das regiões montanhosas dos E.U.A., o participante verá que a reunião começa às 15:00, hora das regiões montanhosas. Em ambos os casos, a reunião é armazenada nos respectivos servidores como tendo início à mesma hora em UTC (22:00). Para obter informações mais detalhadas, consulte a secção "Situações comuns e soluções" abaixo.

Situações comuns e soluções

O organizador está num fuso horário com hora de Verão e o fuso horário do participante não tem hora de Verão

Problema: Uma instância de uma reunião periódica do participante move-se uma hora no calendário sem que tenha sido efectuada qualquer alteração e o participante não recebeu nenhuma actualização de reunião.

Esta situação ocorre quando o organizador da reunião está num fuso horário com hora de Verão e o participante está num fuso horário diferente que não tem hora de Verão. Após a alteração de ou para a hora de Verão no fuso horário do organizador, a reunião move-se uma hora em relação ao UTC (para manter a reunião a uma hora constante para o organizador antes e depois da alteração) e, consequentemente, a reunião do participante move-se uma hora na hora local. É um procedimento automático. O fuso horário do organizador da reunião controla o UTC das reuniões e todas as outras pessoas nos outros fusos horários verão as reuniões à mesma hora UTC (hora local diferente).

Se os gestores tiverem um delegado, para que as reuniões sejam apresentadas correctamente, os gestores poderão ter de se organizar (ou seja, criar e enviar o pedido de reunião pessoalmente). Por exemplo, um delegado na sede, em Nova Iorque, gere os calendários de quatro vice-presidentes regionais, um dos quais tem o escritório em Phoenix, no Arizona. O delegado marca uma teleconferência mensal para terça-feira às 14:00 (hora de Phoenix) para este vice-presidente (VP). Após a alteração de ou para a hora de Verão em Nova Iorque, a reunião em Phoenix será antecipada ou atrasada em uma hora, porque o fuso horário do delegado é considerado o fuso horário do organizador da reunião. Se o VP de Phoenix pretender que a reunião ocorra sempre à mesma hora, deve ser o VP de Phoenix a marcar a reunião e não o delegado.

Solução: A pessoa para quem a hora da reunião não deve mudar deve ser o organizador da reunião.

Viajar através de vários fusos horários

Problema: Ao viajar através de dois ou vários fusos horários necessita que o Calendário apresente a hora local de cada compromisso. Por exemplo, suponha que é vendedor em Nova Iorque e que tem um pequeno-almoço de negócios às 08:00, em seguida viaja de avião para Chicago para ter uma reunião às 13:00 e, depois, irá de avião até Las Vegas, onde tem uma reserva para jantar às 18:00. O Outlook apresenta todos estes compromissos em relação ao fuso horário em que o utilizador se encontrava quando introduziu as entradas no Calendário. Assim, ao olhar para o Calendário em Nova Iorque, o utilizador veria o pequeno-almoço às 08:00, a reunião de Chicago às 13:00 e o jantar de Las Vegas às 18:00, mas, ao olhar para o calendário em Chicago, o pequeno-almoço teria lugar às 09:00, a reunião local (Chicago) às 14:00 e o jantar às 19:00.

Solução: O utilizador não deve alterar o fuso horário original e deve utilizar a funcionalidade de fuso horário adicional para apresentar a hora local. Infelizmente, só é possível apresentar um fuso horário adicional, pelo que poderá ser necessário alterar o segundo fuso horário sempre que mudar de fuso horário.

Reuniões e compromissos periódicos

Quando é criado um compromisso ou reunião periódica, o Outlook cria um único item com uma hora de início e de fim em UTC. Em seguida, o Outlook altera esse item único para uma série. A série tem horas de início e de fim únicas que são aplicáveis a todas as instâncias da série que não sejam uma excepção. Quando uma série é expandida para apresentação no Calendário, cada instância tem a mesma hora de início e de fim em UTC.

Se mudar de fuso horário, todas as instâncias, incluindo as excepções, são movidas de forma a reflectir o novo fuso horário. As excepções à série continuam a ser identificadas como parte da série para a maioria das acções, mas cada excepção tem as suas próprias horas de início e de fim.

Se a série abranger uma alteração para a hora de Verão, as instâncias da série continuam a ser apresentadas à mesma hora, mas antecipadas ou atrasadas uma hora em relação ao UTC.

Problema: As reuniões periódicas que incluam domingo às 2:00 e abranjam mais de um fuso horário serão apresentadas incorrectamente no dia da alteração para a hora de Verão.

Por exemplo, a reunião poderá estar marcada da meia-noite às 08:00 e, assim, incluir as 02:00. O Outlook não altera a vista Calendário para apresentar duas instâncias das 02:00 ou para ignorar as 02:00, pelo que todas as reuniões que abranjam as 02:00 terão uma hora a mais ou a menos, dependendo do sentido da alteração. Além disso, se uma reunião abranger dois ou vários fusos horários e um desses fusos horários mudar para a hora de Verão antes da meia-noite em relação aos fusos horários subsequentes, a reunião será apresentada incorrectamente nos calendários dos participantes, porque a apresentação está definida para as 00:00 quando apenas um fuso horário foi alterado.

Solução: O ideal é evitar agendar reuniões para a madrugada de domingo! Este problema fica automaticamente corrigido à meia-noite do dia seguinte (segunda-feira), a não ser que a periodicidade comece exactamente às 02:00 ou exista um lembrete definido para as 02:00. Neste caso, deve mudar o computador para o fuso horário do organizador, eliminar a instância única que abrange a alteração para a hora de Verão e, em seguida, mudar novamente para o seu fuso horário.

Eventos de todo o dia

Problema: Quando existem eventos de todo o dia no Calendário e, em seguida, o fuso horário é alterado, os eventos de todo o dia abrangem dois dias em vez de um.

O Outlook trata os aniversários, os feriados e as datas de nascimento como eventos de todo o dia (um evento de todo o dia é definido da meia-noite à meia-noite no fuso horário local). Quando o fuso horário é alterado, os eventos de todo o dia são movidos. Assim, quando o fuso horário do computador é alterado, o evento de todo o dia é movido de forma a ser apresentado no novo fuso horário. Um evento como um feriado ou uma data de nascimento serão apresentados no calendário em dois dias consecutivos. Por exemplo, uma data de nascimento poderá ser apresentada das 06:00 de um dia às 06:00 do dia seguinte.

Solução: Pode executar um dos seguintes procedimentos:

• Utilize a funcionalidade de fuso horário adicional do Outlook para apresentar o fuso horário local e não alterar o fuso horário do sistema operativo.
• Corrija os eventos de todo o dia para a definição de fuso horário actual (consulte o artigo da Base de Dados de Conhecimento abaixo mencionado).
• Altere o fuso horário para o que estava a ser utilizado quando os itens foram criados (consulte o artigo da Base de Dados de Conhecimento abaixo mencionado).

Para mais informações, consulte o seguinte artigo da Base de Dados de Conhecimento: (Q197718) OL2000: All Day Events Indicate Two Days Across Time Zones.

Fusos horários, como, por exemplo, Catmandu, com desfasamentos inferiores a 30 minutos

Problema: Alguns fusos horários utilizam um desfasamento de 15 minutos em vez de um desfasamento de 30 minutos e esta situação provoca problemas de apresentação, porque o Outlook só pode apresentar itens do calendário em blocos de 30 minutos.

A barra de tempo lateral na vista Calendário só consegue apresentar desfasamentos em blocos de 30 minutos. Assim, quando forem apresentados fusos horários que utilizem desfasamentos de 15 minutos, como, por exemplo, Catmandu (GMT+5:45), os itens do calendário serão apresentados incorrectamente.

Solução: Se estiver neste tipo de fuso horário, deverá basear-se nas informações da reunião e não prestar atenção à barra de tempo lateral na vista Calendário.

Contrapropor uma ocorrência de uma reunião periódica

Problema: O organizador não consegue aceitar uma contraproposta de um participante num fuso horário diferente para uma ocorrência de uma reunião periódica.

O Outlook não armazena a propriedade de fuso horário nas excepções a séries periódicas e a mensagem da contraproposta enviada pelo participante, que se encontra num fuso horário diferente, não é reconhecida pelo cliente do organizador. Quando o organizador da reunião abre a mensagem da contraproposta e clica em Aceitar Proposta ou Ver Todas as Propostas, é apresentada a seguinte mensagem:

Esta reunião não se encontra no Calendário; pode ter sido movida ou eliminada. Uma vez que não é possível encontrar esta reunião, a proposta não poderá ser aceite.

Este problema não ocorre no caso de reuniões únicas ou para a série periódica; só são afectadas as ocorrências únicas de uma série periódica.

Solução: O organizador necessita de aceitar a contraproposta actualizando manualmente a hora da reunião. Abra a ocorrência da reunião para a qual o participante apresentou uma contraproposta, altere a hora e, em seguida, envie a actualização. Este problema também poderá ocorrer se o Outlook não estiver definido para ajustar à hora de Verão. Para mais informações, consulte o seguinte artigo da Base de Dados de Conhecimento: (Q293069) OL2002: Accepting Attendee's Proposal for a Time Change Generates Error Message That the Meeting Cannot Be Found.

Necessita que os compromissos sejam marcados a horas fixas, independentemente do fuso horário em que se encontra

Problema: Pretende que um compromisso seja apresentado no Calendário a uma hora fixa, independentemente do fuso horário em que se encontra. No entanto, quando altera o fuso horário, o compromisso é alterado de forma a reflectir o novo fuso horário.

Um exemplo desta situação poderá ser a necessidade de receber um lembrete para tomar medicamentos exactamente à mesma hora, independentemente do fuso horário em que se encontra.

Solução: O Outlook não pode obrigar um compromisso a permanecer fixo quando o fuso horário é alterado. Se necessitar que um compromisso permaneça fixo, não deve alterar o fuso horário actual. É possível adicionar o fuso horário adicional para manter um registo dos fusos horários secundários. Para alterar a definição de fuso horário no Outlook sem alterar a hora dos compromissos, é necessário exportar os dados da pasta Calendário, alterar a definição de fuso horário e, em seguida, voltar a importar os dados para o Outlook.

Para mais informações, consulte o seguinte artigo da Base de Dados de Conhecimento: (Q197480) OL2000: Changing the Time Zone Without Changing Appointment Times.

Conclusão

Sempre que possível, o tratamento dos fusos horários no Outlook segue as convenções padrão. As "convenções padrão" de uma pessoa poderão não ser iguais às de outra e esse é um dos desafios de conceber um produto de agendamento utilizado no mundo inteiro.

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