Não seria fantástico enviar automaticamente diferentes mensagens de resposta quando está de férias? Por exemplo, poderia enviar uma resposta aos associados da empresa e outra aos amigos. Tudo isso é possível, se utilizar o Assistente de Regras e os modelos do Microsoft Outlook®. Eis como poderá criar uma resposta personalizada para um grupo de pessoas.

Nota  As respostas só serão enviadas quando o Outlook estiver em execução. No entanto, se estiver a utilizar o Microsoft Exchange Server, poderá criar uma variante desta regra e o servidor enviará automaticamente respostas quer tenha, ou não, o Outlook em execução.

Em primeiro lugar, crie um modelo de resposta automática

Para guardar uma mensagem como modelo, tem de desactivar temporariamente o Microsoft Word como editor de correio electrónico predefinido.

1. Abra uma nova mensagem do Outlook
2. No corpo da mensagem, escreva as informações que pretende que sejam apresentados na resposta personalizada.
3. No menu Ficheiro, clique em Guardar Como.
4. Na caixa Nome de ficheiro, introduza o nome do modelo de resposta.
5. Na caixa Guardar com o tipo, clique em Modelo do Outlook e, em seguida, clique em Guardar.
6. No menu Ficheiro, clique em Fechar e quando for solicitado que guarde o ficheiro, clique em Não.

Em seguida, crie uma regra para enviar uma resposta automática

1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Regras.
2. Na lista Aplicar alterações a esta pasta, clique na pasta A Receber para a qual pretende criar a regra.
3. Clique em Novo.
4. Clique em Iniciar a partir de uma regra em branco.
5. Clique em Verificar mensagens quando chegam e, depois, clique em Seguinte.
6. Na lista Quais as condições que pretende verificar, seleccione a caixa de verificação De pessoas ou lista de distribuição.
7. Na lista Descrição da regra, clique na expressão composta sublinhada, pessoas ou lista de distribuição.
8. Na caixa Escreva o nome ou seleccione-o da lista, escreva o nome de cada pessoa que pretende que receba a resposta personalizada e clique em De depois de especificar todos os nomes.
9. Clique em OK e, em seguida, clique em Seguinte.
10. Na lista O que deseja fazer com a mensagem, seleccione a caixa de verificação Responder utilizando um modelo específico.
11. Na lista Descrição da regra, clique na expressão composta sublinhada, um modelo específico.
12. Na lista Procurar em, clique em Modelos do Utilizador no Sistema de Ficheiros.
13. Clique no modelo criado anteriormente, clique em Abrir e, depois, clique em Seguinte.
14. Seleccione a caixa de verificação junto a qualquer excepção pretendida e, depois, clique em Seguinte.
15. Na caixa Especifique um nome para esta regra, escreva o nome da regra.
16. Clique em Concluir e, em seguida, clique em OK.

Nota   Para esta regra ser aplicada a todas as contas e pastas A Receber, clique em Criar esta regra em todas as contas.

O procedimento está concluído. Quando receber uma mensagem de uma pessoa especificada no passo 8 descrito anteriormente, essa pessoa receberá automaticamente a resposta personalizada.

Importante  Quando configurar uma regra para responder automaticamente a alguém, o Assistente de Regras enviará uma resposta para cada mensagem que receber dessa pessoa.