Quanto mais itens guardar na caixa do correio, mas difícil e demorado poderá ser a localização e organização da informação. Em seguida, são apresentadas algumas formas de reduzir a desordem:

Esvaziar a pasta Itens Eliminados   Por predefinição, o Outlook armazena os itens eliminados na pasta Itens Eliminados. É possível eliminar manualmente o conteúdo desta pasta, para evitar que a pasta e a caixa de correio fiquem demasiado grandes ou eliminar automaticamente o conteúdo sempre que fechar o Outlook. Para mais informações, escreva esvaziar itens eliminados no Assistente do Office ou no separador Assistente de Respostas e, em seguida, clique em Procurar.

Fazer cópia de segurança dos itens utilizados raramente para um ou mais ficheiros de arquivo; eliminar os itens expirados A funcionalidade Arquivar Automaticamente move os itens antigos da caixa de correio para uma localização de arquivo, onde é possível aceder aos mesmo sempre que for necessário e elimina os itens cujo conteúdo expirou ou já não é válido. Desta forma, o tamanho da caixa de correio é mantido reduzido, o que facilita e acelera a localização e gestão das informações utilizadas com maior frequência. Para mais informações, escreva arquivar no Assistente do Office ou no separador Assistente de Respostas e, em seguida, clique em Procurar.

Sugestão

Eliminar automaticamente ou reencaminhar correio electrónico recebido utilizando regras e os filtros de correio publicitário não solicitado ou com conteúdo para adultos   As regras são constituídas pelo conjunto formado pelas condições e pelas acções que desencadeiam, que processam e organizam mensagens automaticamente. Por exemplo, se pertencer a uma lista de distribuição que envia um relatório de estado semanal no qual não está interessado, utilize uma regra para apagar automaticamente a mensagem ou a reencaminhar para outra pessoa. O Assistente de Regras ajuda a criar regras, que serão aplicadas automaticamente pelo Microsoft Outlook quando as mensagens forem entregues na pasta A Receber ou em outras alturas definidas. Para mais informações, escreva criar regras no Assistente do Office ou no separador Assistente de Respostas e, em seguida, clique em Procurar.

Os filtros para correio publicitário não seleccionado ou com conteúdo para adultos contêm filtros de correio electrónico que movem automaticamente este tipo de mensagens da sua pasta A Receber para uma pasta Correio Publicitário Não Solicitado, para a pasta Itens Eliminados ou para qualquer outra pasta especificada. Em alternativa, é possível criar uma regra que elimine automaticamente este tipo de correio electrónico. Para mais informações, escreva correio publicitário não solicitado no Assistente do Office ou no separador Assistente de Regras e, em seguida, clique em Procurar.

Na organização da caixa do correio, o objectivo é manter as informações relacionadas juntas, de modo a poder localizar facilmente o conteúdo procurado e, se necessário, visualizar um conjunto de informações relacionadas em simultâneo. No entanto, existem diferentes maneiras de relacionar os itens na caixa de correio. Por exemplo, poderá necessitar de visualizar todas as mensagens num módulo de conversação em particular sobre um fornecedor específico. Também poderá necessitar de visualizar todas as mensagens, reuniões, outros itens do Outlook e documentos relativos ao fornecedor. Mais tarde, poderá necessitar de visualizar todas as informações relacionadas com todos os fornecedores e não apenas com um. Como poderá visualizar as respectivas informações de todas estas perspectivas diferentes?

• Criar pastas para organizar itens relacionados Normalmente, utiliza várias pastas com base no tipo de item do Outlook com o qual está a trabalhar e no tipo de conta de correio electrónico que possui. Por exemplo, pastas de correio electrónico separadas para o correio pessoal, para o correio relacionado com fornecedores e para o correio relacionado com um projecto específico. Em seguida, em vez de procurar em várias mensagens da pasta A Receber, poderá ir directamente para a pasta que contém os itens pretendidos. Para mais informações, escreva utilizar pastas no Assistente do Office ou no separador Assistente de Respostas e, em seguida, clique em Procurar.
• Classificar as informações   Uma categoria é uma palavra-chave ou expressão composta atribuída a cada item para auxiliar o respectivo controlo. Utilize a mesma categoria para diferentes tipos de itens relacionados mas armazenados em pasta diferentes. Por exemplo, pode controlar todas as reuniões, contactos e mensagens relacionados com os fornecedores Costa Azul criando uma categoria denominada Fornecedores da Costa Azul e atribuindo-lhe esses itens.

  As categorias também permitem controlar os itens sem os colocar em pastas separadas. Por exemplo, pode manter as tarefas profissionais e pessoais na mesma lista de tarefas e utilizar as categorias Profissional e Pessoal para visualizar as tarefas em separado. Para mais informações, escreva categorias no Assistente do Office ou no separador Assistente de Respostas e, em seguida, clique em Procurar.

• Associar os itens a um contacto específico   É possível associar qualquer item do Outlook ou documento do Microsoft Office a um contacto para ajudar a controlar as actividades associadas ao contacto. Por exemplo, é possível controlar todas as mensagens, reuniões, documentos e outros itens relacionados com um contacto de fornecedor específico. Para mais informações, escreva associar itens de contacto no Assistente do Office ou no separador Assistente de Respostas e, em seguida, clique em Procurar.
• Utilizar cor ou formatação para realçar itens   Na observação de uma lista extensa de itens como, por exemplo, mensagens, é difícil localizar os itens-chave que necessita. Para realçar itens específicos como, por exemplo, todas as mensagens de um determinado fornecedor, o Outlook pode realçar automaticamente as mensagens utilizando cor e formatação de texto. Para isso, personalize a vista actual ou crie uma nova vista da lista de itens e inclua formatação automática. Para mais informações, escreva realçar itens no Assistente do Office ou no separador Assistente de Respostas e, em seguida, clique em Procurar. Também poderá utilizar o painel Organizar para aplicar cor a determinadas mensagens, como, por exemplo, as que foram enviadas de uma pessoa específica ou as que pretende identificar como correio publicitário não solicitado.

  No Calendário, poderá colorir manualmente compromissos e reuniões individuais ou periódicos ou utilizar regras para colorir automaticamente itens que satisfaçam determinadas condições, como, por exemplo, quando uma determinada palavra é utilizada no assunto ou quando é enviado um pedido de reunião por uma determinada pessoa. Para mais informações, escreva cores no calendário no Assistente do Office ou no separador Assistente de Respostas e, em seguida, clique em Procurar.

• Organizar automaticamente os itens utilizando regras   Mova automaticamente os itens para pastas com base em determinados critérios, como, por exemplo, o remetente ou o assunto ou atribua categorias às mensagens com base no conteúdo. Para mais informações, escreva criar regras no Assistente do Office ou no separador Assistente de Respostas e, em seguida, clique em Procurar.

Depois de organizar as informações em pastas ou de atribuir categorias a itens, poderá visualizar as informações conforme pretender utilizando vistas. As vistas apresentam temporariamente a informação de diferentes formas, como, por exemplo, todas as mensagens agrupadas por tópico de conversação ou todas as tarefas em atraso. Algumas vistas são predefinidas. Outras podem ser personalizadas, quer aplicando filtros que ocultam temporariamente itens que não correspondem a determinados critérios, quer aplicando sequências de ordenação ou criando grupos. Para mais informações, escreva visualizar itens na janela do Outlook no Assistente do Office ou no separador Assistente de Respostas e, em seguida, clique em Procurar.