Tal como os revendedores e as empresas utilizam listas de correio postal para enviar a possíveis clientes catálogos e outras informações, é cada vez maior o número de revendedores e empresas que utilizam mensagens de correio electrónico como ferramenta de marketing directo. Algumas destas mensagens também podem ser para adultos ou poderão conter anúncios e hiperligações potencialmente ofensivos. Em seguida, são apresentadas formas de gerir ambos os tipos de correio electrónico.

Reduzir a quantidade recebida de correio publicitário não solicitado

Em seguida, são apresentadas várias formas de reduzir a quantidade recebida de correio publicitário não solicitado.

Evite responder ao remetente com REMOVE (remover) na linha de assunto

As mensagens recebidas poderão incluir instruções (como, por exemplo, para responder com REMOVE na linha de assunto) sobre como poderá remover o endereço de futuras distribuições de correio do indivíduo ou da organização. Infelizmente, muitos remetentes incluem estas instruções para tentar confirmar que conseguiram contactar um endereço de correio electrónico válido e não para o remover das distribuições de correio. A menos que esteja a anular a subscrição de uma lista de distribuição de correio que subscreveu ou que conheça o remetente da mensagem, recomenda-se a eliminação destas mensagens sem responder. Algumas mensagens contêm um número de telefone de contacto, mas muitas não contêm informações sobre como deixar de receber futuras distribuições de correio. Muitas vezes, se responder a estas mensagens, descobrirá que o endereço ou número de telefone de contacto é inválido ou de outra pessoa que não o verdadeiro remetente.

Altere o endereço de correio electrónico quando colocar uma mensagem pública

As organizações que vendem endereços de correio electrónico utilizam programas informáticos que pesquisam as páginas Web e os newsgroups para "colher" endereços de correio electrónico. Quando mostrar um endereço de correio electrónico numa página Web ou quando colocar uma mensagem pública em newsgroups, altere o endereço de correio electrónico para enganar os programas de procura, sem confundir os utilizadores. Por exemplo, se o endereço de correio electrónico for pat@transnorte.com, altere-o para patNOJUNKMAIL@transnorte.com. A maioria dos utilizadores saberá remover NOJUNKMAIL do endereço antes de o utilizar, mas os programas de procura não o saberão fazer.

Evite revelar o endereço de correio electrónico principal

Guarde o respectivo endereço de correio electrónico principal como se fosse o número de telefone. O endereço de correio electrónico pessoal é o que é dado aos amigos, familiares e colegas de trabalho. A menos que tenha um motivo específico para revelar o endereço de correio electrónico principal a novos conhecimentos ou a desconhecidos, considere utilizar um segundo endereço de correio electrónico quando preencher formulários na Internet (por exemplo, pedidos de informação, inscrições em ofertas especiais ou pedidos de assistência) que poderão, muito provavelmente, fazer com que o seu endereço seja vendido ou alugado a outras empresas.

Configure uma segunda conta de correio electrónico no Microsoft Outlook® e crie uma regra para mover mensagens dessa conta para uma pasta especial.

Para adicionar uma conta de correio electrónico

1. No menu Ferramentas, clique em Contas de Correio Electrónico.
2. Seleccione Adicionar uma nova conta de correio electrónico e, depois, clique em Seguinte.
3. Seleccione o servidor de correio electrónico utilizado para a respectiva conta e, depois, clique em Seguinte.
4. Nas caixas adequadas, escreva as informações que foram fornecidas pelo fornecedor de serviços Internet (ISP, Internet Service Provider) ou pelo administrador. Se pretender utilizar o Microsoft Outlook para ligar ao servidor do Hotmail, necessita apenas do respectivo endereço de correio electrónico do Hotmail e a respectiva palavra-passe.

   Notas

   • A menos que o ISP tenha indicado que o serviço utiliza autenticação de palavra-passe protegida (SPA, Secure Password Authentication), não seleccione a caixa de verificação Iniciar Sessão Com SPA.
   • Salvo especificação do ISP, todas as entradas de servidor e endereço são escritas em minúsculas. Alguns ISP requerem uma combinação de letras minúsculas e maiúsculas para palavras-passe, para obter maior segurança. Por exemplo, palaVRA-pasSE. Averigúe junto do ISP se é necessária uma palavra-passe sensível a maiúsculas e minúsculas.
   • Pode optar por configurar o Outlook para memorizar a palavra-passe escrevendo-a na caixa Palavra-passe e seleccionando a caixa de verificação Memorizar Palavra-passe. Apesar de significar que não tem de escrever a palavra-passe sempre que acede à conta, também significa que a conta fica vulnerável a qualquer pessoa que tenha acesso ao computador do utilizador.
5. Execute um dos seguintes procedimentos:
   • Se estiver a adicionar uma conta do Microsoft Exchange Server, clique em Verificar Nomes para verificar se o servidor reconhece o seu nome. O nome e o servidor introduzidos devem ficar sublinhados. Certifique-se de que o computador está ligado à rede. Se o nome não ficar sublinhado, contacte o administrador.
   • Se estiver a adicionar uma conta de servidor POP3, clique em Testar Definições da Conta para verificar se a conta está a funcionar. Se faltarem informações ou se estiverem incorrectas (por exemplo, a palavra-passe), será solicitado para as fornecer ou as corrigir. Certifique-se de que o computador está ligado à Internet.
6. Se pretender configurar definições adicionais como, por exemplo, a forma como pretende que o computador estabeleça ligação ao servidor de correio electrónico, clique em Mais Definições. Caso contrário, clique em Seguinte.
7. Clique em Concluir.

Para criar uma regra para mover correio enviado para uma segunda conta de correio electrónico

1. Na barra de ferramentas padrão, clique em Organizar .
2. Clique em Assistente de Regras e, em seguida, clique em Novo.
3. Clique em Iniciar a partir de uma regra em branco, clique em Verificar mensagens quando chegam e, depois, clique em Seguinte.
4. Seleccione a caixa de verificação quando recebido através da conta especificada e, em seguida, na caixa abaixo, clique na palavra especificada sublinhada.
5. Clique no nome de uma conta de correio electrónico secundária, clique em OK e, depois, clique em Seguinte.
6. Seleccione a caixa de verificação move-a para a pasta especificada e, na caixa abaixo, clique na palavra especificada sublinhada.
7. Na lista, clique na pasta A Receber secundária, clique em OK e, depois, faça duplo clique em Seguinte.
8. Na caixa Especifique um nome para esta regra, escreva a descrição pretendida e, em seguida, clique em Concluir.

Faça uso da legislação de protecção ao consumidor contra correio electrónico comercial não solicitado (UCE)

Alguns estados e jurisdições já dispõem de legislação contra correio electrónico comercial não solicitado (UCE, Unsolicited Commercial E-mail). Uma boa fonte de informação é a Procuradoria Geral da República ou o Instituto de Defesa do Consumidor. A Direct Marketing Association (DMA), nos E.U.A, também presta um serviço gratuito semelhante ao respectivo programa para solicitações por telefone e postais, permitindo aos consumidores optar pela exclusão do UCE. É solicitado aos membros da DMA a eliminação, das respectivas listas de distribuição de correio, de todos os endereços de correio electrónico dos consumidores que solicitaram a respectiva remoção. Pode obter mais informações junto da DMA, no endereço http://www.the-dma.org.

Utilizar o Outlook para gerir correio publicitário não solicitado e com conteúdo para adultos

O Outlook pode procurar expressões compostas utilizadas frequentemente em mensagens de correio electrónico e mover as mensagens que contêm estas expressões da pasta A Receber para uma pasta de correio publicitário não solicitado criada pelo Outlook, para a pasta Itens Eliminados ou para qualquer pasta especificada. Pode encontrar uma lista dos termos que o Outlook utiliza para filtrar suspeitas de correio publicitário não solicitado num ficheiro denominado Filters.txt, localizado na pasta C:\Programas\Microsoft Office\Office10\IdentificadorDeRegião, em que IdentificadorDeRegião é o identificador de região (LCID) da respectiva instalação do Microsoft Office. Por exemplo, o LCID do idioma inglês (E.U.A.) é 1033. Para obter uma lista de valores LCID, consulte a Ajuda do Microsoft Office.

Também pode filtrar mensagens com uma lista de remetentes de correio publicitário não solicitado e com conteúdo para adultos. À medida que recebe mensagens de correio electrónico não solicitado, pode criar uma lista dos endereços de correio electrónico destes remetentes.

Quando começar a utilizar estas funcionalidades pela primeira vez ou quando efectuar alterações a estas funcionalidades, deverá rever as mensagens automaticamente removidas da pasta A Receber para garantir que não são acidentalmente removidas mensagens que pretende receber.

Para mover automaticamente correio publicitário não solicitado da pasta A Receber

1. Na barra de ferramentas padrão, clique em Organizar
2. Clique em Correio Publicitário Não Solicitado.
3. Nos itens com marcas para mensagens de Publicidade Não Solicitada e com Conteúdo Para Adultos, em cada uma das primeiras listas, clique em mover. Quando clicar em mover, a segunda lista de cada linha será alterada de uma lista de cores para uma lista de destinos de pastas.
4. Pode deixar o destino predefinido (Correio publicitário Não Solicitado), clicar em Itens Eliminados ou clicar em Outra pasta e escolher ou criar uma.
5. Clique em Activar para activar a funcionalidade.
6. Repita os passos 3 a 5 para as linhas Publicidade Não Solicitada e Conteúdo Para Adultos.

Além de utilizar os filtros incorporados do Outlook, é possível criar regras personalizadas para filtrar tipos específicos de mensagens não pretendidas. As regras personalizadas incluem palavras ou expressões compostas adicionais que não estão incluídas no ficheiro Filters.txt. À semelhança da funcionalidade incorporada, pode especificar que as regras criadas movem mensagens da pasta A Receber para a pasta de correio publicitário não solicitado, para a pasta Itens Eliminados ou para qualquer pasta especificada.

Para criar regras personalizadas:

• No menu Ferramentas, clique em Assistente de Regras e, depois, siga as instruções apresentadas no ecrã.

Para adicionar remetentes de correio electrónico à lista de correio publicitário não solicitado

1. Clique na pasta A Receber.
2. Seleccione uma mensagem e, em seguida, clique com o botão direito do rato na mesma.
3. Aponte para Correio Publicitário Não Solicitado e, em seguida, clique em Adicionar à Lista de Remetentes de Correio Publicitário Não Solicitado ou em Adicionar à Lista de Remetentes de Conteúdo Para Adultos.

Para rever ou eliminar remetentes de correio electrónico da lista de correio publicitário não solicitado

1. Na barra de ferramentas padrão, clique em Organizar .
2. Clique em Correio Publicitário Não Solicitado.
3. Clique na expressão composta sublinhada clique aqui.
4. No segundo item com marcas, clique em Editar Remetentes de Publicidade Não Solicitada ou Editar Remetentes de Conteúdo Para Adultos.

   Pode rever, adicionar, editar ou eliminar entradas da lista.