Se utilizar o Microsoft Exchange Server, o Microsoft Outlook® 2002 terá uma funcionalidade denominada pastas públicas que permite que grupos partilhem facilmente informações. Imagine que é um professor interessado em partilhar ferramentas como os planos das aulas com outros professores da sua área. Pode telefonar e enviar mensagens de correio electrónico para configurar o projecto ou marcar reuniões. Tem de esperar pelas respostas dos outros professores e, em seguida, partilhar as actualizações com o grupo. À medida que surgirem problemas, terá de enviar mais actualizações e questionar-se se as suas mensagens se tornaram confusas.

No final, terá de contactar novamente toda a gente para se certificar de que todos têm as informações correctas. Tudo isto ainda antes de começar a partilhar os planos das aulas, o que requer mais combinações. Certamente que seria útil dispor de uma forma de partilhar as informações atempadamente e com eficácia. As pastas públicas podem ser a resposta.

O que são as pastas públicas?

As pastas públicas fornecem uma forma eficaz de reunir, organizar e partilhar informações com outros utilizadores da sua empresa. São pastas centrais, partilhadas, que qualquer pessoa pode visualizar para partilhar informações e ideias. As pastas públicas podem conter qualquer tipo de item do Outlook como, por exemplo, mensagens, compromissos, contactos, tarefas, entradas de diário, notas, formulários, ficheiros e afixações. Uma vez ligado ao Exchange Server, as Pastas Públicas são apresentadas na Lista de Pastas do Outlook.

O que posso fazer com as pastas públicas?

As pasta públicas ajudam a manter a segurança enquanto fornecem um vasto número de formas de colaboração de registo de itens:

• Partilhar ficheiros É possível abrir e visualizar um ficheiro do Microsoft Office directamente numa pasta pública. É, também, possível criar um ficheiro num programa do Office e, em seguida, colocá-lo numa pasta pública utilizando a opção Enviar para no menu Ficheiro do programa do Microsoft Office. Será colocada uma cópia do ficheiro; o ficheiro original permanece inalterado. Também é possível copiar ficheiros directamente do Microsoft Windows® Explorer para as pastas públicas.
  
• Partilhar calendários, contactos e tarefas É possível partilhar calendários, listas de contactos e tarefas do Outlook. Isto permite acompanhar as agendas, criar listas de contactos de grupo e controlar o progresso de um indivíduo num projecto.
  
• Centralizar informações partilhadas Nas pastas públicas, é possível a qualquer número de pessoas visualizar as mesmas informações, desde que tenha sido concedida permissão ou acesso à pasta pública. É possível colocar mensagens para informar, questionar, analisar, rever e solicitar. As colocações (afixações) podem destinar-se a todo o grupo ou a indivíduos seleccionados, dependendo das necessidades. O proprietário da pasta pública pode organizar os ficheiros para satisfazer da melhor forma as necessidades do grupo, de modo a que os utilizadores possam percorrer um ou vários ficheiros em simultâneo.
  
• Controlar e arquivar informações   Utilizando a vista Por Tópico de Conversação das pastas públicas, é possível controlar as respostas às colocações e a frequência dessas respostas. Quando uma colocação é datada, é possível arquivar as informações utilizando a funcionalidade Arquivar Automaticamente do Microsoft Outlook.
  
• Manter as informações seguras   A cada pasta pública estão associadas permissões de segurança, permitindo que apenas grupos ou pessoas específicas tenham acesso. Este é o procedimento recomendado para partilhar informações seguras. O proprietário de uma pasta pública pode conceder permissões de utilizador, atribuir regras e definir vistas predefinidas. Normalmente, os utilizadores podem ler colocações, adicionar novas colocações e modificar colocações por eles criadas. Também podem guardar vistas pessoais da pasta pública.
  
• Liderar debates online É possível hospedar debates online baseados no correio electrónico, à semelhança de newsgroups da Internet, utilizando pastas públicas. Os debates online podem, ou não, ser moderados (para filtrar apenas as colocações pertinentes).

Como configurar pastas públicas?

As pastas públicas têm de ser configuradas num Microsoft Exchange Server. O administrador do Exchange Server tem de conceder ao proprietário permissões para criar a pasta pública. Depois de criar a pasta pública, pode definir opções como, por exemplo, permissões de utilizador, regras e vistas predefinidas. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos de ajuda:

• Criar uma pasta pública
• Alterar a vista predefinida de uma pasta pública
• Cria ou modificar uma regra de uma pasta pública

Como utilizar pastas públicas?

Para obter procedimentos detalhados para trabalhar com pastas públicas, consulte os seguintes tópicos:

• Abrir uma pasta pública
• Colocar informações numa pasta pública
• Responder a informações colocadas numa pasta pública
• Adicionar um endereço de correio electrónico para uma pasta pública à pasta Contactos
• Adicionar um atalho para uma pasta pública à pasta Favoritos
• Permitir que outros acedam a uma pasta
• Procurar uma pasta pública

Mais informações

Para mais informações, consulte a Ajuda do Outlook.