Se enviar correio electrónico para as mesmas pessoas com frequência, pode automatizar o processo de criação e endereçamento da mensagem. Com o Microsoft Outlook®, pode adicionar um botão de barra de ferramentas personalizado que liste as pessoas a quem envia correio electrónico com mais frequência. Em seguida, com um simples clique, poderá criar uma nova mensagem endereçada à pessoa para quem a pretende enviar. Além disso, se enviar regularmente correio electrónico com a mesma linha de assunto como, por exemplo, um relatório semanal, também poderá criar uma mensagem com a linha do assunto preenchida.

A criação de uma lista de destinatários personalizada é constituída por duas partes. Primeiro, crie o botão da barra de ferramentas. Em seguida, adicione os endereços de correio electrónico e os assuntos.

Criar um botão de barra de ferramentas personalizado

1. No menu Ferramentas, clique em Personalizar e, em seguida, clique no separador Comandos.
2. Na lista Categorias, clique em Novo Menu.
3. Na lista Comandos, clique em Novo Menu e arraste-o para a barra de ferramentas. Quando o apontador tiver o aspecto de ponteiro I, liberte o botão do rato.
4. Na barra de ferramentas, clique com o botão direito do rato no botão Novo Menu e, na caixa Nome do menu de atalho, introduza o nome do novo botão da barra de ferramentas.

Adicionar endereços de correio electrónico e assuntos

1. Na lista Categorias mencionada no passo 2 acima, clique em Ficheiro.
2. Na lista Comandos, clique em Mensagem de Correio e arraste-o para o botão de menu personalizado adicionado à barra de ferramentas. Quando apontar com o rato para o botão personalizado, será apresentada uma caixa cinzenta. Arraste o comando Mensagem de Correio para a caixa cinzenta (se estiver a adicionar um comando subsequente, não será apresentada nenhuma caixa cinzenta. Arraste o comando para o comando que adicionou mais recentemente).
   
   Se pretender utilizar um ícone diferente, escolha o comando a partir da lista Comandos que contém o ícone pretendido. Por exemplo, se adicionar uma lista de distribuição, poderá utilizar o comando Lista de Distribuição para obter o ícone da lista de distribuição.
   
3. Na barra de ferramentas, clique com o botão direito do rato no comando Mensagem de Correio e, na caixa Nome do menu de atalho, escreva o nome da pessoa, lista de distribuição ou alias que está a atribuir ao comando.
4. Em seguida, no menu de atalho, aponte para Atribuir Hiperligação e, em seguida, clique em Abrir.
5. Em Ligar a, clique em Endereço de Correio Electrónico.
6. Na caixa Endereço de Correio Electrónico, introduza o endereço de correio electrónico da pessoa, lista de distribuição ou alias que pretende atribuir ao comando. Se pretender que esta mensagem endereçada automaticamente também tenha um assunto padrão, como, por exemplo, Relatório de Estado, escreva-o na caixa Assunto.

Repita estes passos para cada pessoa, grupo ou assunto padrão que pretender adicionar ao botão.