Está sobrecarregado pelo número de mensagens de correio electrónico na pasta A Receber? Em vez de estar permanentemente a organizar manualmente um número crescente de mensagens, utilize o Assistente de Regras para ajudar a processar e organizar automaticamente as menagens. Depois de utilizar o Assistente de Regras para criar uma regra, o Outlook aplica-a quando as mensagens são recebidas na pasta A Receber ou quando enviar uma mensagem.

O que é uma regra?

No Microsoft Outlook, uma regra é um conjunto de condições, acções e excepções que processam e organizam automaticamente as mensagens e que é desencadeada por um evento.

Encare a relação entre o evento, a condição, a acção e a excepção da seguinte forma:

• Um evento desencadeia a regra. Por exemplo, é possível seleccionar Verificar mensagens quando chegam como o evento.
• Uma condição especifica as mensagens às quais a regra será aplicada. Por exemplo, é possível seleccionar como condições 'enviada apenas para mim' ou quando o nome do utilizador estiver na caixa 'Cc'. É possível seleccionar uma ou mais condições. A não selecção de condições, produz o mesmo efeito que a selecção de todas as condições.
• Uma acção especifica o que deveria ser feito relativamente à qualificação das mensagens. Pode seleccionar uma, várias ou nenhuma acção. Por exemplo, é possível seleccionar 'eliminá-la' se não pretender ler as mensagens com a palavra "piadas" na linha Assunto.
• Uma excepção especifica as mensagens que não serão afectadas pela regra. É possível seleccionar uma, várias ou nenhuma excepção. Uma regra não é aplicada a uma mensagem se qualquer uma das excepções especificadas for satisfeita. Por exemplo, é possível eliminar todas as mensagens com a palavra "piadas" na linha Assunto, excepto as enviadas por um primo (cujas piadas aprecia).

Qual a utilidade das regras?

É possível executar automaticamente os seguintes procedimentos:

• Mover mensagens para uma pasta específica com base no remetente.
• Mover determinados tipos de mensagem, como, por exemplo, mensagens Fora do Escritório, para outra pasta.
• Eliminar mensagens numa conversação.
• Sinalizar mensagens de uma determinada pessoa.
• Configurar uma notificação como, por exemplo, uma mensagem ou um som, quando são recebidas mensagens importantes.
• Redireccionar uma mensagem para uma pessoa ou lista de distribuição.
• Solicitar que o servidor responda automaticamente a um determinado tipo de mensagem utilizando uma mensagem previamente criada.
• Atribuir categorias a mensagens enviadas pelo utilizador com base no conteúdo das mensagens.
• Retardar a entrega de mensagens por um período de tempo especificado.
• Iniciar um programa.

Como tornar a execução das regras mais linear?

Ordenar a sequência de execução das regras

• Ordene as regras tendo em conta o seguinte: as regras em execução no servidor, como, por exemplo, o Microsoft Exchange Server, são sempre executadas primeiro, seguidas das regras executadas no Outlook, no computador.
• Nestas duas categorias, é possível alterar a sequência de execução das regras movendo-as para cima ou para baixo na lista Aplicar regras pela seguinte ordem no Assistente de Regras. Seleccione uma regra e, em seguida, clique em Mover para Cima ou Mover para Baixo.
• Para aplicar as regras apenas às mensagens no computador, seleccione 'só nesta máquina' como condição.
• Para evitar a execução de várias regras na mesma mensagem, principalmente se não pretender que a regra menos prioritária prevaleça no caso de serem aplicáveis múltiplas regras, seleccione 'pára o processamento de mais regras' como acção.

Evitar erros inadvertidos durante a criação de regras

• Para evitar erros ortográficos, crie regras com base numa mensagem. Abra uma mensagem e, em seguida, no menu Acções, clique em Criar Regra. São automaticamente preenchidas diversas condições e excepções.
• Para testar regras criadas recentemente, seleccione Executar esta regra agora nas mensagens que já se encontram na pasta A Receber.
• Para efectuar uma cópia de segurança das regras exportando-as para um ficheiro .rwz, na caixa de diálogo Assistente de Regras (menu Ferramentas, comando Assistente de Regras), clique em Opções e, em seguida, clique em Exportar Regras. Também poderá importar este ficheiro para outro computador ou computador portátil, para não ter de recriar as regras e arriscar a introdução de erros durante o processo.

Acelerar o processamento das regras

• Evite a utilização de condições e excepções que procurem palavras no corpo da mensagem. A menos que as mensagens de correio electrónico sejam curtas, esta procura pode demorar muito tempo.
• Seleccione 'com palavras específicas no endereço do destinatário' ou 'com palavras específicas no endereço do remetente' como condição, em vez de 'enviada para pessoas ou lista de distribuição' ou 'recebida de pessoas ou lista de distribuição'. A procura de uma palavra ou nome específico no campo Para ou De é mais rápida que a procura em listas de distribuição.