Quando publica a agenda está a disponibilizá-la para todos aqueles que, doutra forma, não têm acesso ao calendário. Encorajar os indivíduos a publicar também eles as respectivas agendas, torna a coordenação dos horários de reunião mais fácil e mais eficiente para todos.

Existem várias formas de publicar a agenda do Microsoft Outlook®. Pode publicar apenas as horas em que está disponível e as horas em que se encontra ocupado, dando conhecimento disso às outras pessoas num pedido de reunião ou num calendário de grupo no qual esteja incluído, ou pode publicar um snapshot de um mês do calendário, acessível para as outras pessoas.

Publicar as informações de disponibilidade

Pode publicar as informações de disponibilidade numa localização partilhada no serviço Microsoft Office Internet Free/Busy Service ou noutra localização da Internet ou da intranet. Caso pretenda limitar o acesso às informações, publique as mesmas no serviço Free/Busy Service. Apenas outros membros do serviço que tenha especificamente autorizado a visualizar a sua disponibilidade podem aceder às informações publicadas, desde que estejam a utilizar o Outlook 2002. Quando agendam uma reunião consigo, a disponibilidade que publicou no serviço será apresentada automaticamente na forma de barras sombreadas no separador Agendar nos respectivos pedidos de reunião, pelo que saberão quando estará disponível. O Outlook actualiza periodicamente as informações no serviço de forma automática, de modo a reflectir a agenda mais recente.

Em alternativa, pode publicar as informações de disponibilidade numa intranet ou numa localização da Internet que não no serviço. Não é necessária qualquer autorização ou ser membro. As pessoas acedem às informações indo para o endereço onde estão localizadas ou, se tiver a localização especificada nas definições de disponibilidade do Outlook, num pedido de reunião ou num calendário de grupo.

Independentemente do método escolhido para publicar a agenda, não serão apresentados detalhes sobre outras reuniões ou compromissos.

Guardar um calendário do Outlook como uma página Web

Em vez de publicar apenas a disponibilidade, pode publicar um snapshot de um mês do calendário numa página Web e, se pretender, publicar detalhes sobre as reuniões ou outros compromissos. As pessoas podem visualizar estas informações que as ajudarão a agendar reuniões consigo mas não poderão introduzir informações na página. Para além disso, a página Web não actualiza automaticamente quando adiciona, remove ou revê compromissos no Calendário, pelo que terá de guardar o calendário sempre que pretender actualizar a versão para a Web.