Utilizar relatórios e gráficos no Business Contact Manager

Um relatório é uma excelente ferramenta para obter conhecimentos aprofundados sobre as suas Contas, (Conta: uma conta consiste numa empresa ou organização com a qual tem algum negócio ou actividade comercial. Se estiver a ser prestado um serviço como, por exemplo, serviços dentários ou médicos, uma Conta também pode ser um cliente.) Contactos Profissionais (Contacto Profissional: pessoa com quem tem negócios ou alguma actividade comercial numa empresa ou organização.), Oportunidades Potenciais (oportunidade: potencial cliente que tem de ser contactado por um representante de vendas e qualificado ou não qualificado como uma oportunidade de vendas.), Oportunidades (Oportunidade: possibilidade de vender os produtos ou serviços a uma Conta ou Contacto Profissional.), Projectos de Negócio (Projecto de Negócio: projecto que é criado no Business Contact Manager para Outlook. Um Projecto de Negócio é constituído por uma ou várias tarefas de projecto.) e actividades de marketing (actividade de marketing: uma acção com o propósito de vender ou identificar produtos e serviços para um grupo seleccionado de destinatários. As actividades de marketing podem incluir listas de chamadas, mensagens de correio electrónico e folhetos impressos. Uma campanha de marketing pode ser composta por várias actividades de marketing.). Pode abrir dezenas de relatórios predefinidos no Business Contact Manager para Outlook, além de modificar, guardar, actualizar e reutilizar um número praticamente ilimitado de relatórios adicionais.

Este artigo descreve as funcionalidades de relatório no Business Contact Manager para Outlook e de que forma pode trabalhar com relatórios, personalizá-los e utilizá-los para iniciar outras actividades profissionais.

O que pretende fazer?


Abrir e modificar um relatório

O Business Contact Manager para Outlook fornece vários relatórios predefinidos. Se não encontrar exactamente aquele de que necessita, poderá abrir um relatório que seja semelhante e, em seguida, modificá-lo conforme for necessário. Também pode guardar os relatórios personalizados para reutilização posterior.

Abrir um relatório

  1. No Friso (friso: elemento que substitui a maioria dos menus, barras de ferramentas e painéis de tarefas. As funcionalidades do friso, separadores baseados em tarefas, contêm ferramentas e opções organizadas em grupos lógicos.), clique no separador Relatórios. Os relatórios disponíveis são agrupados pelas áreas de trabalho relacionadas: Gestão de Contactos, Vendas, Marketing ou Projectos de Negócio. O grupo Abrir contém relatórios modificados ou guardados pelo utilizador.

Separador Relatórios no Friso

  1. Para abrir um relatório predefinido, clique no botão relativo ao tipo de relatório que pretende ver e clique no nome do relatório na lista.
  2. Para abrir um relatório modificado que tenha guardado, clique em Relatórios Guardados, clique no nome do relatório na caixa de diálogo Abrir Relatórios Guardados e clique em Abrir.

 Sugestão    Se não tiver a certeza quanto ao grupo ou categoria que contém o relatório que procura, Consulte a lista de relatórios padrão.

Para obter ajuda para modificar um relatório, consulte Modificar um relatório para o tornar mais útil.

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Modificar um relatório

O utilizador tem um elevado grau de controlo sobre o aspecto dos relatórios no Business Contact Manager para Outlook.

Nesta secção


Alterar o esquema de um relatório

Existem várias formas de alterar o esquema ou aspecto de um relatório. Poderá utilizar estes métodos individualmente ou combinados; a ordem das alterações que efectuar não é importante.

  • Utilizar o painel Personalizar Relatório     No Friso, no grupo Esquema, clique em qualquer das opções para abrir o Painel Personalizar Relatório:
    • Escolher Coluna. Se pretender alterar as colunas apresentadas, clique neste botão e clique no sinal + (adição) para expandir a lista e consultar todos os itens nela contidos. As opções disponíveis variam com o relatório que está a modificar. Seleccione as caixas de verificação relativas às colunas que pretende apresentar e desmarque as caixas de verificação relativas aos itens que não pretende ver no relatório.
    • Cabeçalho e Rodapé. Se pretender adicionar um cabeçalho ou rodapé ao relatório ou adicionar notas ao relatório, clique neste botão e seleccione as caixas de verificação e introduza as informações relativas às colunas que pretende apresentar. Desmarque as caixas de verificação relativas às colunas que não pretende ver no relatório.
    • Tipos de Letra. Se pretender alterar a forma como os tipos de letra e números são apresentados, clique em Tipos de Letra. Clique nas opções que pretende gerir e actualize-as conforme for necessário. Poderá alterar o tipo de letra no corpo do relatório, nas etiquetas das linhas e colunas e nos campos numéricos relativos aos totais e subtotais.
  • Utilizar os controlos Ordenar e Filtrar      No Friso, no grupo Ordenar e Filtrar, efectue qualquer um dos seguintes procedimentos:
    • Filtrar. Poderá limitar os resultados apresentados no relatório filtrando o relatório. Para obter informações sobre como filtrar um relatório, consulte Filtrar registos no Business Contact Manager.
    • Ascendente ou Descendente. Clique numa destas opções para alterar a sequência de ordenação dos registos no relatório. Por predefinição, as listas são ordenadas por ordem alfabética com base no campo principal no relatório. Por exemplo, no relatório intitulado Contactos Profissionais por Conta, inicialmente a lista é ordenada pelo Nome da conta. Em Nome da conta, cada Contacto Profissional associado a uma Conta é apresentado por ordem alfabética.

 Sugestão    Os nomes são apresentados pelas informações presentes no campo Nome Completo. Se incluir títulos no nome completo, os títulos são incluídos na ordenação. Por exemplo, o nome completo Sr. Carlos Lacerda seria listado em S.

  • Reordenar colunas     Para alterar a ordem das colunas num relatório basta clicar num nome de coluna e arrastá-lo para onde o pretende colocar.
  • Ordenar itens num campo de dados secundário    Para inverter a ordem do texto ou dos números num campo secundário, clique no nome do campo no relatório. Por exemplo, no relatório com o título Contactos Profissionais por Conta, pode clicar na coluna Nome do Contacto Profissional para reordenar os nomes dos Contactos Profissionais listados em cada Nome de conta por ordem alfabética inversa. Clique novamente no título da coluna para restaurar a ordem original. Da mesma forma, se clicar no nome de coluna Morada - Código Postal, a lista de Contactos Profissionais em cada Nome de conta é reordenado por ordem numérica inversa.
  • Fechar ou expandir grupos num campo de dados secundário     Clique no sinal - (menos) em qualquer linha do relatório para fechar todos os subitens e apresentar apenas a primeira linha da entrada do relatório. Por exemplo, no campo com o título Contactos Profissionais por Conta, pode clicar no sinal - (menos) de um Nome de conta para ocultar a lista de Contactos Profissionais associados. Para indicar que uma lista está fechada, o sinal - (menos) muda para um sinal + (mais). Esta funcionalidade pode ser útil para reduzir o tamanho e complexidade do relatório. Para expandir um grupo, clique no sinal + mais.

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Modificar um relatório para o tornar mais útil

Existem várias formas em que pode modificar os relatórios para os tornar mais úteis para si ou para os seus colegas.

Para mais informações sobre como editar valores em listas, consulte Criar e personalizar tipos de registo e de lista.

 Nota    Se um campo definido pelo utilizador que tenha sido adicionado a um relatório for eliminado da base de dados do Business Contact Manager (base de dados do Business Contact Manager: base de dados onde estão armazenadas informações sobre Contas, Contactos Profissionais, Oportunidades, Projectos de Negócio e outros itens.), o relatório guardado não apresentará as informações do campo eliminado. Se exportar um relatório com as informações para Excel antes de o campo ser eliminado, esses relatórios não serão afectados.

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Corrigir erros de dados num relatório

Ao consultar um relatório, poderá detectar erros que pretende corrigir. Por exemplo, poderá constatar que um Contacto Profissional foi associado à Conta errada. Este tipo de erro não pode ser corrigido no relatório, mas tem de ser corrigido nos registos individuais envolvidos.

Para corrigir o erro neste exemplo, abra o registo do Contacto Profissional e, na Página Geral do registo, no campo Conta Associada, introduza a Conta correcta. Se, em seguida, regressar ao relatório e, no grupo Acções, clicar em Actualizar, o relatório será corrigido.

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Guardar, actualizar ou imprimir um relatório aberto

Depois de rever um relatório, poderá pretender guardar quaisquer alterações efectuadas ao mesmo, actualize os dados ou imprima o relatório. Comece com um relatório aberto para executar qualquer uma destas acções.

Guardar um relatório modificado

Não é necessário guardar um relatório que não tenha modificado, uma vez que está disponível a partir do separador Relatórios do Friso. Os relatórios guardados são armazenados na base de dados do Business Contact Manager para Outlook.

  1. No Friso, clique no separador Relatórios e, em seguida, clique no tipo de relatório que pretende abrir e clique no nome do relatório para o abrir.
  2. Personalize o relatório de acordo com o descrito em Abrir e modificar um relatório.
  3. No Friso, no grupo Acções, clique em Guardar Como.
  4. Na caixa de diálogo Guardar Como que é aberta, escreva um nome para o relatório e clique em OK.

Para abrir um relatório personalizado, clique em Relatórios Guardados.

 Sugestão    O relatório é guardado na mesma categoria que o relatório que foi modificado para criar o relatório guardado.

Actualizar dados num relatório

Os dados do relatório são actualizados sempre que abrir um relatório guardado. Também poderá actualizá-lo consoante for necessário.

  1. No Friso, clique no separador Relatórios e, em seguida, clique no tipo de relatório que pretende abrir e clique no nome do relatório para o abrir.
  2. No Friso, no grupo Acções, clique em Actualizar.

Imprimir um relatório

  1. No Friso, clique no separador Relatórios e, em seguida, clique no tipo de relatório que pretende abrir e clique no nome do relatório para o abrir.
  2. No Friso, no grupo Acções, clique em Imprimir.

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Criar um gráfico a partir de um relatório

Poderá criar um gráfico a partir da maioria dos relatórios no Business Contact Manager para Outlook e a partir dos relatórios personalizados que tenham sido criados a partir de um relatório. Os relatórios que podem ser apresentados sob a forma de gráfico apresentarão um botão Gráfico activo (botão de gráfico ) no Friso. Os relatórios que não têm dados não podem ser visualizados como gráficos.

  1. Abra o relatório que pretende ver como um gráfico.
  2. No Friso, no grupo Mostrar, clique em Gráfico. Se um gráfico for demasiado largo para apresentar no monitor, será apresentada uma barra de deslocamento horizontal sob o gráfico.

 Sugestão    Se pretender criar gráficos mais sofisticados, exporte os dados do relatório para Excel e utilize esse programa para criar o gráfico. Para mais informações sobre como exportar os dados do relatório para Excel, consulte Exportar um relatório para Excel ou outro programa para análise.

exemplo de gráfico

  1. Utilize os controlos no grupo Gráfico no Friso para personalizar os gráficos.
  • Etiquetas     Clique em Etiquetas para adicionar ou remover os Títulos dos eixos e uma Legenda.
  • Valores     Clique em Valores para seleccionar os dados apresentados no relatório. Por exemplo, no gráfico para Oportunidades por Origem, pode apresentar os dados Número de Oportunidades    ou Receita.
  • Esperado     e Total    Seleccione estas caixas de verificação se pretender que o gráfico apresente a receita real, receita prevista ou ambas.

 Nota    Estas caixas de verificação não estão disponíveis em todos os gráficos.

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Exportar um relatório para Excel ou outro programa para análise

Pode exportar facilmente um relatório do Business Contact Manager para Outlook para o Microsoft Excel ou outro programa para uma análise mais aprofundada. Para exportar os dados do relatório para um programa sem ser o Excel, comece por exportar os dados para Excel. Em seguida, no Excel, poderá guardar os dados num formato de ficheiro que o outro programa consiga abrir. Por exemplo, um ficheiro Excel guardado com o formato de ficheiro Valores Separados por Vírgulas (.csv) pode ser aberto em vários programas.

Efectue um dos seguintes procedimentos:

Guardar o relatório como um ficheiro Excel no computador    

  1. Abra o relatório que pretende exportar para Excel.
  2. No Friso, no grupo Acções, clique em Exportar para Excel. O relatório é aberto no Excel.
  3. No Excel, clique no botão Guardar para abrir a caixa de diálogo Guardar Como. Escolha entre mais de 20 formatos de ficheiros para guardar o relatório.

Enviar o relatório por correio electrónico como um anexo de ficheiro do Excel    

  1. Abra o relatório que pretende enviar como anexo de correio electrónico.
  2. No Friso, no grupo Acções, clique em Enviar Como Correio Electrónico. É aberto um formulário de mensagem de correio electrónico do Outlook com o relatório anexado como um ficheiro do Excel (formato .xlsx).
  3. Preencha as linhas Para e Assunto, escreva uma mensagem (opcional) e clique em Enviar.

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Iniciar uma actividade de marketing a partir de um relatório

Pode utilizar um relatório que contenha os endereços, números de telefone ou endereços de correio electrónico das Contas, Contactos Profissionais ou Oportunidades Potenciais para iniciar uma actividade de marketing no Business Contact Manager para Outlook.

  1. Abra o relatório que pretende utilizar como base de uma actividade de marketing.
  2. Clique em CTRL+T para realçar todos os registos na lista.
  3. No Friso, no grupo Comunicar, clique em Nova Lista de Chamadas, Correio Electrónico em Massa ou Impressão de Mailing Directo e clique em Todos os Destinatários ou em Destinatários Seleccionados.
  4. No formulário de actividade de marketing aberto, crie a lista de destinatários para a actividade e o conteúdo.

Para obter informações sobre como criar uma lista de chamadas, consulte Criar e utilizar Listas de Chamadas no Business Contact Manager. Para obter informações sobre como criar outras actividades de marketing, consulte Efectuar o marketing de produtos e serviços no Business Contact Manager.

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Abrir um relatório a partir de uma miniaplicação

Para abrir um relatório a partir de uma miniaplicação, clique no ícone do relatório na miniaplicação. Os relatórios abertos a partir de miniaplicações têm um comportamento semelhante aos relatórios abertos a partir do Friso.

Para mais informações sobre miniaplicações, consulte Utilizar miniaplicações no Business Contact Manager.

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Consultar a lista de relatórios padrão

A seguinte lista de relatórios padrão disponíveis no Business Contact Manager para Outlook está organizada por tipo de registo.

 Sugestão    A maioria dos relatórios pode ser convertida em gráfico, tal como descrito em Criar um gráfico a partir de um relatório.

MostrarRelatórios de Contas    

  • Contas por Atribuída a
  • Contas por Localidade
  • Contas por Distrito
  • Contas por Código Postal
  • Contas por Território
  • Contas por Categoria
  • Contas por Classificação
  • Contas por Estado do Pagamento
  • Contas por Origem
  • Resumo de Actividades da Conta
  • Actividade por Conta
  • Contas Negligenciadas
  • Lista de Contas Rápida

MostrarRelatórios de Contactos Profissionais    

  • Contactos Profissionais por Conta
  • Contactos Profissionais por Atribuído a
  • Contactos Profissionais por Localidade
  • Contactos Profissionais por Distrito
  • Contactos Profissionais por Código Postal
  • Contactos Profissionais por Categoria
  • Contactos Profissionais por Classificação
  • Contactos Profissionais por Estado do Pagamento
  • Contactos Profissionais por Origem
  • Contactos Profissionais por Aniversário de Casamento
  • Contactos Profissionais por Aniversário
  • Resumo de Actividades de Contacto Profissional
  • Actividade por Contacto Profissional
  • Contactos Profissionais Negligenciados
  • Lista de Contactos Profissionais Rápida

MostrarRelatórios de Oportunidades Potenciais

  • Oportunidades Potenciais por Atribuída a
  • Oportunidades Potenciais por Atribuída a e Classificação
  • Oportunidades Potenciais por Pontuação

MostrarRelatórios de Oportunidades

  • Oportunidades por Produto ou Item de Serviço
  • Oportunidades por Atribuída a
  • Oportunidades por Origem
  • Oportunidades por Conta
  • Oportunidades por Contacto Profissional
  • Oportunidades em Atraso
  • Funil de Vendas
  • Vendas em Curso
  • Actividade por Oportunidade

MostrarOutros Relatórios de Vendas

  • Clientes Principais Por Receita: Contas
  • Clientes Principais Por Receita: Contactos Profissionais
  • Produtos Principais: Produtos Mais Vendidos
  • Produtos Principais: Produtos Mais Lucrativos
  • Produtos Principais: Produtos com Maior Margem
  • Referenciadores Principais: Por Volume de Oportunidades Potenciais
  • Referenciadores Principais: Por Vendas Totais
  • Clientes Inactivos: Nos Últimos 30 Dias
  • Clientes Inactivos: Nos Últimos 90 Dias
  • Clientes Inactivos: Nos Últimos 180 Dias
  • Clientes Inactivos: Nos Últimos 365 Dias

MostrarRelatórios de Marketing

  • Oportunidades por Actividade de Marketing
  • Contactos Profissionais por Actividade de Marketing
  • Contas por Actividade de Marketing
  • Actividades de Marketing por Campanha
  • Actividades de Marketing por Tipo
  • Registos de Chamadas por Lista de Chamadas

MostrarRelatórios de Projectos de Negócio

  • Projectos de Negócio - Tudo
  • Projectos de Negócio - Conclusão Seguinte
  • Projectos de Negócio - Em Atraso
  • Projectos de Negócio por Estado
  • Projectos de Negócio por Data para Conclusão
  • Projectos de Negócio por Atribuído a
  • Projectos de Negócio por Tipo
  • Projectos de Negócio por Prioridade
  • Projectos de Negócio por Conta
  • Projectos de Negócio por Contacto Profissional
  • Tarefas de Projecto - Tudo
  • Tarefas de Projecto - Conclusão Seguinte
  • Tarefas de Projecto - Em Atraso
  • Tarefas de Projecto por Projecto
  • Tarefas de Projecto por Atribuído A

 
 
Aplica-se a:
Outlook 2013, Outlook 2010