Utilizar miniaplicações no Business Contact Manager

O Business Contact Manager para Outlook apresenta informações actualizadas sobre as actividades de negócio em gráficos especialmente concebidos - ou miniaplicações (miniaplicação: ferramenta que apresenta os dados de negócio em gráficos. As miniaplicações são apresentadas numa área de trabalho e no dashboard. Os exemplos são miniaplicações de funis de vendas, comparação de campanhas e projectos de negócio vencidos. ) - que pode adicionar ao Dashboard do Business Contact Manager ou a qualquer uma das áreas de trabalho (área de trabalho: as pastas Gestão de Contactos, Vendas, Marketing e Gestão de Projectos em que os utilizadores podem visualizar as informações comerciais, abrir registos e analisar dados de negócio. As áreas de trabalho estão divididas numa secção para miniaplicações e outra para separadores.).

Com as miniaplicações, pode escolher as informações pretendidas e onde pretende que sejam apresentadas. Também pode imprimir relatórios a partir dos dados apresentados.

Este artigo descreve as miniaplicações disponíveis no Business Contact Manager para Outlook e como pode trabalhar com as mesmas.

Neste artigo


Noções sobre miniaplicações

Pretende saber agora quais são os seus produtos mais vendidos? Observe a miniaplicação Produtos Principais.

Qual é o estado actual dos seus esforços na qualificação dessas oportunidades potenciais? Observe a miniaplicação Funil de Vendas.

Necessita de justificar as suas despesas na última campanha de marketing? A miniaplicação Comparação de Campanhas mostra a receita prevista gerada pelas campanhas activas.

O Business Contact Manager para Outlook dispõe de várias miniaplicações que pode utilizar para obter uma perspectiva imediata do estado do seu negócio. Estas miniaplicações apresentam gráficos e outros resumos visuais das informações introduzidas nos registos (registo: formulário preenchido de Conta, Contacto Profissional ou Oportunidade. O registo contém informações de Conta, Contacto Profissional ou Oportunidade, bem como os outros registos e itens a que estão ligados.). São actualizados sempre que abrir o Dashboard ou uma área de trabalho que contenha miniaplicações ou quando clicar em Actualizar.

 Nota   Quanto mais cuidadosos forem o utilizador e os seus empregados relativamente à introdução de dados nas Contas (Conta: uma conta consiste numa empresa ou organização com a qual tem algum negócio ou actividade comercial. Se estiver a ser prestado um serviço como, por exemplo, serviços dentários ou médicos, uma Conta também pode ser um cliente.) e nos Contactos Profissionais (Contacto Profissional: pessoa com quem tem negócios ou alguma actividade comercial numa empresa ou organização.), criando registos de Oportunidade (Oportunidade: possibilidade de vender os produtos ou serviços a uma Conta ou Contacto Profissional.), associando Oportunidades Potenciais (oportunidade: potencial cliente que tem de ser contactado por um representante de vendas e qualificado ou não qualificado como uma oportunidade de vendas.) a actividades de marketing (actividade de marketing: acção que se destina a vender ou identificar produtos e serviços junto de um grupo de destinatários seleccionado. As actividades de marketing podem incluir listas de chamadas, mensagens de correio electrónico e panfletos impressos.), e assim sucessivamente, mais valiosos serão os dados de resumo apresentados nas miniaplicações.

Onde as miniaplicações obtêm os dados?

Antes de poder ver quaisquer dados numa miniaplicação, tem de obter as informações comerciais a partir da base de dados do Business Contact Manager (base de dados do Business Contact Manager: base de dados onde estão armazenadas informações sobre Contas, Contactos Profissionais, Oportunidades, Projectos de Negócio e outros itens.). As miniaplicações consultam os dados armazenados para apresentar gráficos apenas com as informações de que necessita.

Utilize os formulários para introduzir manualmente os seus dados de negócio ou importe os dados conforme descrito no tópico sobre como importar os dados para o Business Contact Manager. As secções seguintes descrevem cada miniaplicação e como introduzir os dados que apresentam.

Miniaplicações de vendas

As miniaplicações de vendas concentram-se nas áreas do processo de vendas que necessitam de atenção, os destaques e os desafios. Duas miniaplicações especialmente detalhadas, Vendas em Curso e Funil de Vendas, são descritas em pormenor no tópico sobre como utilizar as miniaplicações de vendas em curso e de funil de vendas.

miniaplicação de funil de vendas

Miniaplicação que apresenta oportunidades de vendas por fase de venda.

Para ver dados em qualquer uma das miniaplicações de vendas, tem primeiro de criar registos de Oportunidade. Dependendo do tipo de informações que pretende ver, também terá de adicionar itens de produtos e serviços (itens de produto e serviço: bens e serviços que compra ou vende ou disponibiliza para compra ou venda.) ao registo de Oportunidade.

Para uma miniaplicação apresentar informações de receitas, tem de introduzir uma percentagem de Probabilidade e adicionar itens de produtos e serviços aos registos de Oportunidade. A Receita prevista resulta da percentagem de Probabilidade e do total de itens de produtos e serviços nos registos. A Receita resulta do total de itens de produtos e serviços nos registos.

 Nota   Os registos de Oportunidade têm de ser associados a registos de Contas ou Contactos Profissionais.

Para ver dados nesta miniaplicação... ... introduza dados nestes campos num registo de Oportunidade A miniaplicação apresenta
Clientes Inactivos Fase de Venda (no mínimo, uma oportunidade que esteja associada ao registo de Conta ou Contacto Profissional tem de ter uma fase de venda de Fechada com Êxito para ser considerada um cliente) Contas e Contactos Profissionais com quem não teve contacto durante um determinado período de tempo, e a receita prevista que cada um representa.
Vendas em Curso
  • Probabilidade (tem de ser superior a 0%)
  • Data de fecho
  • Produtos e serviços
Oportunidades de vendas em aberto por datas de fecho previstas.
Funil de Vendas
  • Probabilidade (tem de ser superior a 0%)
  • Fase de Venda
  • Produtos e serviços
Oportunidades em aberto por fases de venda.
Clientes Principais Fase de Venda (tem de ser Fechada com Êxito) e Produtos e serviços Clientes que gastaram mais dinheiro com a sua empresa, por montante em euros ou margem bruta.
Produtos Principais Fase de Venda (tem de ser Fechada com Êxito), Data de Fecho e Produtos e serviços Gráfico dos produtos mais vendidos ao longo do tempo, por número de vendas, receita ou margem bruta.
Referenciadores Principais Iniciada por tem de incluir o nome da Conta ou Contacto Profissional que referenciou o negócio à sua empresa. Para ver os dados sobre a receita do negócio referenciado, também tem de seleccionar uma Fase de Venda de Fechada com Êxito e adicionar Produtos e serviços. Melhores fontes para novos negócios, por valor em euros ou número de contactos.

Miniaplicações de marketing

As comparações entre as actividades de marketing (actividade de marketing: acção que se destina a vender ou identificar produtos e serviços junto de um grupo de destinatários seleccionado. As actividades de marketing podem incluir listas de chamadas, mensagens de correio electrónico e panfletos impressos.) e as campanhas de marketing são a principal função das miniaplicações de marketing. Para tirar o máximo partido destas miniaplicações, será necessário criar registos detalhados para cada campanha e actividade de marketing que realizar. Pode comparar actividades e campanhas pelos números de Contas, Contactos Profissionais, Oportunidades Potenciais ou Oportunidades que originam, ou por receitas, despesas ou valores de orçamento.

Para obter informações financeiras precisas, certifique-se de que inclui estes detalhes em cada registo de actividade de marketing:

  • Campo Custo orçamentado na página Detalhes
  • Campo Custo real na página Controlar
  • Em todas as oportunidades de venda ou nos registos de Conta, Contacto Profissional ou Oportunidade Potencial resultantes de uma actividade de marketing, introduza o nome da actividade no campo Iniciada por de cada registo. O total dos produtos e serviços listados num formulário de Oportunidade é utilizado para calcular a Receita Prevista.

 Sugestão   Se pretender controlar o número de chamadas telefónicas relacionadas com uma actividade de marketing, escreva igualmente o nome da actividade no campo Iniciada por do registo de chamadas.

Para ver dados nesta miniaplicação... ... necessita de... ... e a miniaplicação
Análise do Tipo de Actividade Criar mais de um registo de actividade de marketing do mesmo tipo e introduzir o máximo de detalhes possível. Compara todas as actividades de um único tipo, tais como actividades de listas de chamadas ou correio electrónico em massa. (Para ver os resultados de uma única actividade, utilize o separador Análise da área de trabalho (área de trabalho: as pastas Gestão de Contactos, Vendas, Marketing e Gestão de Projectos em que os utilizadores podem visualizar as informações comerciais, abrir registos e analisar dados de negócio. As áreas de trabalho estão divididas numa secção para miniaplicações e outra para separadores.) Marketing.)
Análise da Campanha Criar um ou mais registos de actividade de marketing de qualquer tipo, atribuí-los a uma campanha e introduzir o máximo de detalhes possível. Apresenta os resultados de cada actividade num gráfico numa campanha de marketing seleccionada.
Comparação de Campanhas Criar mais de uma campanha de marketing e introduzir o máximo de detalhes possível para cada actividade que contenham. Compara o êxito de todas as campanhas de marketing.

Miniaplicações de gestão de projectos

As miniaplicações de gestão de projectos apresentam o progresso de todos os projectos de negócio num gráfico, apresentados por datas para conclusão, linhas cronológicas e percentagem concluída.

Para ver dados nesta miniaplicação... Abra este registo... ... e introduza dados nestes campos
Projectos de Negócio - Em Atraso Projecto de Negócio
  • Data de Início
  • Data para Conclusão (tem de ser anterior à data actual)
  • % Concluída
Projectos de Negócio - Conclusão Seguinte Projecto de Negócio
  • Data de Início
  • Data para Conclusão
  • % Concluída
Projectos de Negócios - Tudo Projecto de Negócio
  • Data de Início
  • Data para Conclusão
  • % Concluída
Tarefas de Projecto - Em Atraso Tarefa de Projecto
  • Data de Início
  • Data para Conclusão (tem de ser anterior à data actual)
  • % Concluída
Tarefas de Projecto - Conclusão Seguinte Tarefa de Projecto
  • Data de Início
  • Data para Conclusão
  • % Concluída
Tarefas de Projecto - Tudo Tarefa de Projecto
  • Data de Início
  • Data para Conclusão
  • % Concluída

miniaplicação de tarefas de projecto

Miniaplicação que apresenta as tarefas relacionadas com Projectos de Negócio com datas para conclusão próximas.

Miniaplicação Geral

Esta miniaplicação não é específica para nenhuma função, mas pode ser útil em várias localizações.

  • Itens de Negócio Recentes. Lista dos itens abertos mais recentemente, com ícones a indicar o tipo de item de cada um.

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Adicionar ou remover uma miniaplicação

As miniaplicações no Business Contact Manager para Outlook são categorizadas pelas áreas de trabalho (área de trabalho: as pastas Gestão de Contactos, Vendas, Marketing e Gestão de Projectos em que os utilizadores podem visualizar as informações comerciais, abrir registos e analisar dados de negócio. As áreas de trabalho estão divididas numa secção para miniaplicações e outra para separadores.) nas quais existe maior probabilidade de as utilizar, mas pode adicionar qualquer miniaplicação a qualquer área de trabalho ou ao Dashboard.

Adicionar um miniaplicação ao Dashboard

  1. No Painel de Navegação, clique em Business Contact Manager.
  2. No Friso, no separador Base em grupo Adicionar Miniaplicações, clique numa das seguintes opções:
  • Vendas
  • Marketing
  • Gestão de Projectos
  • Geral
  1. Clique na miniaplicação que pretende visualizar.

A miniaplicação aparece no Dashboard. Desloque-se para baixo para ver outras miniaplicações.

Adicionar uma miniaplicação a uma área de trabalho

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique numa das seguintes pastas para apresentar o espaço de trabalho:
    • Gestão de Contactos.
    • Vendas
    • Marketing.
    • Gestão de Projectos.
  1. No Friso, clique no separador Miniaplicações.
  2. No grupo Adicionar Miniaplicações, clique numa das seguintes opções:
    • Vendas
    • Marketing
    • Gestão de Projectos
    • Geral

separador miniaplicações

Separador Miniaplicações no Friso.
  1. Clique na miniaplicação que pretende visualizar.

A miniaplicação aparece na parte superior da área de trabalho.

 Sugestão   Adicionar uma miniaplicação faz com que a área da miniaplicação seja automaticamente apresentada.

Remover uma miniaplicação

  • Na miniaplicação que pretende remover, clique no botão Remover Remover miniaplicação.

A miniaplicação é fechada e as restantes miniaplicações irão deslocar-se para cima ou para os lados para preencher o espaço deixado pela miniaplicação removida.

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Trabalhar com miniaplicações

Cada miniaplicação inclui vários botões.

Clique em Resultado
Actualizar miniaplicação Actualizar     Actualiza os dados consultando a base de dados do Business Contact Manager (base de dados do Business Contact Manager: base de dados onde estão armazenadas informações sobre Contas, Contactos Profissionais, Oportunidades, Projectos de Negócio e outros itens.) e, em seguida, apresentando as informações actuais.
Criar relatório Iniciar relatório     Apresenta o relatório no qual se baseiam os dados da miniaplicação.
Opções Opções     Abre uma caixa de diálogo que pode utilizar para seleccionar os dados na miniaplicação e a forma como os dados são apresentados.
Fechar miniaplicação

Remover     Remove a miniaplicação de uma área de trabalho ou do dashboard.

 Nota   As áreas de trabalho e o dashboard funcionam de forma independente. Remover uma miniaplicação de uma área de trabalho não remove a miniaplicação do dashboard.

 Nota   As miniaplicações não são redimensionáveis.

Escolher os dados que são apresentados numa miniaplicação

Cada miniaplicação apresenta apenas uma pequena amostra das informações, mas pode escolher exactamente que informações pretende ver. Até pode adicionar a mesma miniaplicação ao dashboard ou área de trabalho mais de uma vez, escolhendo dados diferentes para serem apresentados em cada uma delas.

  1. Clique no botão Opções Opções numa miniaplicação.
  2. Reveja as selecções nas listas e caixas de verificação na caixa de diálogo e, em seguida, clique nas opções que pretende ver na miniaplicação.
  3. Se pretender que sejam apresentadas etiquetas na miniaplicação, em Gráfico, seleccione qualquer uma das seguintes caixas de verificação para apresentar etiquetas na miniaplicação:
    • Títulos dos Eixos. Apresenta etiquetas para os dados em ambos os eixos x e y do gráfico da miniaplicação.
    • Subtítulo. Apresenta uma etiqueta com a descrição dos dados da miniaplicação, tal como Oportunidades Geradas por Actividades Actuais.
    • Legenda. Apresenta etiquetas para cada uma das cores e barras da miniaplicação. Nem todas as miniaplicações têm esta opção.
  4. Clique em OK. Os dados da miniaplicação são actualizados.

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Dispor ou mover miniaplicações

Pode mover miniaplicações nas áreas de trabalho ou no Dashboard.

Para mover uma miniaplicação, arraste-a para a nova localização na área de trabalho ou no Dashboard. No Dashboard, as restantes miniaplicações irão mover-se na vertical ou horizontal para preencher o espaço.

As áreas de trabalho apresentam miniaplicações numa única linha. Para ver miniaplicações que não estejam visíveis numa área de trabalho, clique nas setas para se deslocar para a direita ou para a esquerda.

O Dashboard apresenta miniaplicações em colunas, e pode ser expandido na vertical para apresentar até 20 miniaplicações. Pode optar por visualizar as miniaplicações numa a quatro colunas.

  1. No Painel de Navegação, clique em Business Contact Manager para visualizar o Dashboard.
  2. No Friso, clique no separador Ver.
  3. No grupo Colunas, clique no número de colunas que pretende visualizar.

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Ver um relatório de uma miniaplicação

Cada miniaplicação pode gerar um relatório a partir dos dados apresentados. Para ver um relatório de uma miniaplicação, efectue um dos seguintes procedimentos:

  • Clique no botão Iniciar relatório. Criar relatório na miniaplicação.

O relatório irá apresentar todos os dados da miniaplicação, bem como outras informações relacionadas. Por exemplo, se abrir o relatório da miniaplicação Clientes Inactivos, poderá ver uma lista de clientes que não contactaram a sua empresa nos últimos 30 dias, juntamente com o nome de conta, o número de telefone, a fase de venda e a data de fecho de cada cliente.

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Aplica-se a:
Outlook 2013, Outlook 2010