Utilizar Áreas de Trabalho da Reunião para organizar reuniões

Um site de Área de Trabalho da Reunião é um Web site que é um repositório de todas as informações e materiais necessários para uma ou mais reuniões. Pode configurar um site de Área de Trabalho da Reunião quando criar um convite de reunião no Microsoft Outlook 2010. O assunto, os nomes dos participantes, a data, a hora e a localização do pedido de reunião são adicionados automaticamente ao site de Área de Trabalho da Reunião pelo Outlook.

A primeira vez que cria uma Área de Trabalho da Reunião para uma reunião, tem de adicionar o comando Área de Trabalho da Reunião Ícone do comando Área de trabalho da reunião à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (QAT) ou ao friso.

MostrarComo posso adicionar um comando?

Num pedido de reunião aberto, efectue um dos seguintes procedimentos:

  • Adicionar um comando à QAT     Barra de Ferramentas de Acesso Rápido da janela Reunião com o comando Área de Trabalho da Reunião adicionado Para adicionar o comando Área de Trabalho da Reunião à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, efectue o seguinte:
    1. Abra um item de reunião.
    2. Na janela da reunião, clique na seta Personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e, em seguida, clique em Mais Comandos.
    3. Na caixa Escolher comandos de, clique em Comandos Fora do Friso.
    4. Na lista de comandos, clique em Área de Trabalho da Reunião e, em seguida, clique em Adicionar.

Caixa de diálogo Personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido com comandos adicionais

  • Adicionar um comando ao friso     Para adicionar o comando Área de Trabalho da Reunião ao friso, efectue o seguinte:
    1. Abra um item de reunião.
    2. Na janela da reunião, clique no separador Ficheiro.
    3. Clique em Opções.
    4. Clique em Personalizar Friso.
    5. Na caixa Escolher comandos de, clique em Comandos Fora do Friso.
    6. Na lista de comandos, clique em Área de Trabalho da Reunião, nas listas Personalizar o Friso, clique no separador e no grupo no qual pretende colocar o comando e, em seguida, clique em Adicionar.

Estes passos só são necessários uma vez. Depois de adicionar o comando Área de Trabalho da Reunião uma vez, este será apresentado em todos os pedidos de reunião que abrir.

O que pretende fazer?


Criar uma Área de Trabalho da Reunião

  1. Num pedido de reunião novo ou existente, clique em Área de Trabalho da Reunião Ícone do comando Área de trabalho da reunião.
  2. Efectue um dos seguintes procedimentos:
    • Configurar uma área de trabalho pela primeira vez     É necessário o endereço do servidor que pretende utilizar para criar uma Área de Trabalho da Reunião.
      1. No painel de tarefas Área de Trabalho da Reunião, clique em Alterar definições.

 Nota    Para obter informações sobre cada definição, clique em Mais informações na parte inferior do painel de tarefas.

  1. No passo 1 do painel de tarefas, seleccione a localização da área de trabalho. Se não vir a localização pretendida, clique em Outros e introduza o endereço do servidor.
  2. No passo 2 do painel de tarefas, seleccione Criar uma área de trabalho nova e, em seguida, seleccione um idioma e tipo de modelo. Estas serão as predefinições para as áreas de trabalho que criar no futuro.
  3. Depois de concluir as definições, clique em OK para regressar ao primeiro painel de tarefas.
  4. Clique em Criar.

 Nota    Depois de clicar em Criar, a área de trabalho passa a existir na localização especificada. Se pretendia utilizar uma localização ou modelo diferente para esta área de trabalho, tem de criar outra área de trabalho com as definições pretendidas. Deve eliminar a outra área de trabalho se não pretender utilizá-la.

  • Configurar áreas de trabalho adicionais    

Se tiver criado ou ligado anteriormente a uma Área de Trabalho da Reunião, essas definições de localização e modelo são agora as predefinições e serão apresentadas no primeiro painel de tarefas. Efectue um dos seguintes procedimentos:

  • Para utilizar as predefinições da nova área de trabalho, no painel de tarefas, clique em Criar.
  • Para alterar as predefinições, no painel de tarefas, clique em Alterar definições e, em seguida, seleccione as definições que pretende utilizar. Depois de concluir as definições, clique em OK para regressar ao primeiro painel de tarefas e, em seguida, clique em Criar.

Para abrir o browser e ver a área de trabalho, clique em Ir para a área de trabalho no painel de tarefas. Em alternativa, poderá clicar na hiperligação que foi adicionada ao corpo do pedido de reunião. Poderá adicionar informações ou personalizar a área de trabalho agora ou posteriormente. Para concluir o pedido de reunião, volte atrás premindo ALT+TAB.

Para enviar o pedido de reunião e convidar outras pessoas para a reunião e área de trabalho, clique em Enviar. Se se tratar de um pedido de reunião enviado anteriormente, clique em Enviar Actualização.

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Ligar a uma Área de Trabalho da Reunião existente

 Nota    Não é possível ligar a uma área de trabalho da reunião existente que contenha eventos periódicos.

  1. Num pedido de reunião novo ou existente, clique em Área de Trabalho da Reunião Ícone do comando Área de trabalho da reunião.
  2. Em Sugestão na parte inferior do painel de tarefas, clique no texto Também pode ligar a uma área de trabalho existente.
  3. No passo 1 do painel de tarefas, seleccione a localização que tem a área de trabalho à qual pretende ligar.
  4. No passo 2 do painel de tarefas, seleccione Ligar a uma área de trabalho existente e, em seguida, seleccione a área de trabalho que pretende utilizar. Se não tiver a certeza de que a área de trabalho seleccionada é a correcta, clique em Ver área de trabalho para verificar.
  5. Depois de concluir as definições, clique em OK para regressar ao primeiro painel de tarefas.
  6. Clique em Ligação.
  7. Para abrir o browser e ver a área de trabalho, clique em Ir para a área de trabalho no painel de tarefas. Em alternativa, poderá clicar na hiperligação que foi adicionada ao corpo do pedido de reunião. Poderá adicionar informações ou personalizar a área de trabalho agora ou posteriormente.
  8. Para concluir o pedido de reunião, volte ao Outlook 2010 premindo ALT+TAB.
  9. Efectue um dos seguintes procedimentos:
    • Para enviar o pedido de reunião e convidar outras pessoas para a reunião e área de trabalho, clique em Enviar. Se se tratar de um pedido de reunião enviado anteriormente, clique em Enviar Actualização.
    • Para guardar o pedido de reunião mas não o enviar, clique no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Guardar. Não serão enviadas informações sobre participantes à área de trabalho, mas serão enviados outros detalhes da reunião (assunto, título, data, hora e localização).

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Actualizar um pedido de reunião e uma Área de Trabalho da Reunião

Se tiver de alterar os participantes da reunião, a localização, a data ou a hora de uma Reunião, pode enviar uma actualização de reunião aos participantes da mesma e a Área de Trabalho da Reunião será actualizada automaticamente. Para alterar outras informações na Área de Trabalho da Reunião, tem de efectuar a alteração a partir da área de trabalho.

  1. Abra o pedido de reunião que contém a hiperligação para a área de trabalho.
  2. Altere as informações em qualquer um dos seguintes campos: Para, Localização, Hora de início, Hora de fim.
  3. Para enviar todas as actualizações à área de trabalho e aos participantes, clique em Enviar Actualização.

 Notas 

  • Se actualizar o pedido de reunião e clicar em Guardar e Fechar, as informações actualizadas não serão enviadas para a Área de Trabalho da Reunião. Para aplicar as actualizações à Área de Trabalho da Reunião, tem de clicar em Enviar Actualização..
  • Para obter informações sobre a alteração de outras informações na área de trabalho, consulte a Ajuda na área de trabalho.

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Eliminar uma Área de Trabalho da Reunião

Não é possível eliminar uma Área de Trabalho da Reunião do Outlook 2010. Pode eliminar o site da área de trabalho ou do Web site principal onde a área de trabalho é um subsite.

Para mais informações sobre como eliminar um site, consulte a Ajuda na área de trabalho.

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Aplica-se a:
Outlook 2010