Responder automaticamente a mensagens a receber quando está fora do escritório

Quando estiver ausente do computador e não estiver a verificar as mensagens de correio electrónico, poderá configurar o Microsoft Office Outlook 2007 para enviar uma resposta automática a algumas ou todas as pessoas que lhe enviam mensagens.

Neste artigo


Que tipo de conta de correio electrónico utiliza?

O tipo de conta de correio electrónico (conta de correio electrónico: nome de servidor, nome de utilizador, palavra-passe e endereço de correio electrónico utilizados pelo Outlook para estabelecer ligação com um serviço de correio electrónico. É possível criar uma conta de correio electrónico no Outlook utilizando as informações fornecidas pelo administrador ou pelo fornecedor de serviços Internet (ISP).) que utiliza determina as funcionalidades disponíveis:

  • Se souber qual o tipo de servidor de correio electrónico ao qual está ligado, poderá saltar para a secção aplicável.
  • Se necessitar de identificar o tipo de conta que utiliza, continue a ler esta secção.

Uma das formas mais fáceis de saber se está a utilizar uma conta do Exchange consiste em verificar se existe um comando Assistente Fora do Escritório no menu Ferramentas. Certifique-se de que clica no botão de expansão Botão de expansão na parte inferior do menu, de modo a que todos os comandos no menu Ferramentas sejam apresentados.

Se existir um comando Assistente Fora do Escritório no menu Ferramentas e, ao clicar no mesmo, for apresentada a seguinte caixa de diálogo, tal significa que tem uma conta no Exchange 2007. Nesse caso, avance para a secção Respostas automáticas de contas do Microsoft Exchange Server 2007.

Caixa de diálogo Assistente Fora do Escritório

Se existir um comando Assistente Fora do Escritório no menu Ferramentas e se, ao clicar no mesmo, for apresentada a caixa de diálogo abaixo, tal significa que tem uma conta no Exchange Server 2003 ou anterior. Nesse caso, avance para a secção Respostas automáticas a partir de contas do Microsoft Exchange Server 5.5-2003.

Caixa de diálogo Assistente Fora do Escritório

Se não houver nenhum comando Assistente Fora do Escritório no menu Ferramentas, então é provável que não tenha uma conta Exchange. Contudo, poderá aproximar grande parte do comportamento do Assistente Fora do Escritório utilizando regras. Para saber como, avance para a secção Respostas automáticas a partir de contas POP3 e IMAP.

MostrarForma alternativa para identificar o tipo de conta de correio electrónico que utiliza

Poderá consultar a caixa de diálogo Definições da Conta no Outlook para identificar os tipos de conta de correio electrónico que possui no perfil do Outlook.

  1. No menu Ferramentas, clique em Definições da Conta.
  2. No separador Correio Electrónico, a coluna Tipo lista o tipo de conta de cada endereço de correio electrónico.

Separador Correio Electrónico de Definições da Conta

Algumas funcionalidades poderão requerer versões específicas do Microsoft Exchange. Por exemplo, o Outlook Anywhere requer o Exchange 2003 ou superior.

Para identificar a versão do Exchange à qual está ligado, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange ao qual a minha conta liga.

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Respostas automáticas a partir de contas do Microsoft Exchange Server 2007

Esta funcionalidade requer uma conta do Microsoft Exchange 2007. A maior parte das contas domésticas e pessoais não utilizam o Exchange.

Nesta secção


Activar ou desactivar o Assistente Fora do Escritório

Quando utiliza o Outlook com uma conta do Exchange 2007, tem acesso às novas funcionalidades do Assistente Fora do Escritório e a uma interface de utilizador melhorada. As novas funcionalidades incluem:

  • Formatação RTF     Utilize tipos de letra, cores e formatação nas respostas.
  • Enviar respostas automáticas para pessoas fora da organização     É possível personalizar respostas automáticas Fora do Escritório para destinatários dentro e fora da organização do utilizador. Por exemplo, poderá pretender uma mensagem mais genérica para enviar para fora da empresa, talvez uma que não apresente nomes de contacto, números de telefone ou endereços de correio electrónico alternativos.
  • Agendar antecipadamente respostas automáticas Fora do Escritório com data/hora de início e fim     Nunca mais se esquecerá de activar (ou desactivar) a funcionalidade de respostas automáticas Fora do Escritório. Agende o período em que as respostas automáticas deverão ser enviadas.
  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente Fora do Escritório.

Comando Fora do Escritório no menu Ferramentas

  1. Clique em Enviar respostas automáticas Fora do Escritório.
  2. No separador Dentro da Minha Organização, escreva a resposta que pretende enviar enquanto estiver fora do escritório.

Poderá utilizar os controlos para alterar o tipo de letra, tamanho de tipo de letra e outra formatação de texto.

Tem também a opção de enviar respostas automáticas para pessoas fora da organização. Poderá optar por enviar uma resposta automática a cada pessoa que lhe envia uma mensagem de correio electrónico ou apenas a pessoas listadas nos Contactos.

 Nota   O contacto terá de existir na pasta Contactos do Exchange. Se o contacto apenas existir numa pasta que faça parte de um ficheiro de Pastas Pessoais (.pst), a mensagem de resposta automática não será enviada.

  1. No separador Fora da Minha Organização, escreva a resposta que pretende enviar enquanto estiver fora do escritório.

Poderá utilizar os controlos para alterar o tipo de letra, tamanho de tipo de letra e outra formatação de texto.

  1. Seleccione a caixa de verificação Responder automaticamente a pessoas fora da minha organização.
  2. Clique em Apenas os Meus Contactos ou Qualquer pessoa fora da minha organização para especificar as pessoas a quem as respostas automáticas devem ser enviadas.

Quando a caixa de verificação Responder automaticamente a pessoas fora da minha organização estiver seleccionada, o separador Fora da Minha Organização apresenta (Activado) junto ao nome do separador.

Utilizar regras com o Assistente Fora do Escritório

Esta funcionalidade requer uma conta do Microsoft Exchange 2000, 2003 ou 2007. A maior parte das contas domésticas e pessoais não utilizam o Exchange. Para determinar a versão do Exchange ao qual a sua conta está ligada, consulte Determinar a versão Microsoft Exchange ao qual a minha conta liga.

Se não for verificar as mensagens de correio electrónico enquanto estiver fora do escritório, utilize o Assistente Fora do Escritório com regras para gerir automaticamente as mensagens a receber especificando a acção que o Outlook deverá tomar relativamente às mesmas. Por exemplo, poderá criar regras para mover e copiar automaticamente mensagens para outras pastas, para eliminar mensagens, para enviar respostas personalizadas, etc.

Se criar regras, é importante compreender a forma como as mesmas são aplicadas no Outlook:

  • As regras são aplicadas pela ordem de apresentação de cima para baixo na lista de regras.
  • Se seleccionar mais do que uma condição na caixa de diálogo Editar Regra, a regra só será aplicada às mensagens que satisfaçam todas as condições seleccionadas. Por exemplo, se especificar Luciana Ramos como remetente (condição) e "Reunião de Marketing" (condição) na caixa Assunto, a regra só será aplicada às mensagens que satisfaçam ambas as condições.
  • No entanto, se definir vários critérios para uma única condição, a regra será aplicada a qualquer mensagem que satisfaça pelo menos um critério dessa condição. Por exemplo, se especificar "Luciana Ramos;Francisco Chaves" na caixa De, a regra será aplicada às mensagens de Luciana Ramos ou Francisco Chaves.
  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente Fora do Escritório.
  2. Clique em Adicionar Regra.
  3. Em Quando chega uma mensagem que obedece às seguintes condições, especifique as condições que a mensagem terá de satisfazer para que a regra seja aplicada.
  4. Se pretender especificar mais condições, clique em Avançadas, seleccione as opções pretendidas e clique em OK.
  5. Se pretender especificar que esta regra terá de ser aplicada em último lugar, seleccione a caixa de verificação Parar de processar se esta regra for accionada.
  6. Em Realizar estas acções, seleccione as acções pretendidas. Poderá seleccionar mais do que uma acção.

 Nota   Se especificar que uma mensagem tem de ser eliminada, as regras que se seguem à regra de eliminação na lista de regras na caixa de diálogo Assistente Fora do Escritório não irão afectar a mensagem.

Editar regras utilizadas com o Assistente Fora do Escritório

Esta funcionalidade requer uma conta do Microsoft Exchange 2000, 2003 ou 2007. A maior parte das contas domésticas e pessoais não utilizam o Exchange. Para determinar a versão do Exchange ao qual a sua conta está ligada, consulte Determinar a versão Microsoft Exchange ao qual a minha conta liga.

  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente Fora do Escritório.

Comando Fora do Escritório no menu Ferramentas

  1. Para editar as regras, efectue qualquer um dos seguintes procedimentos:
    • Alterar uma regra específica    
      1. Clique em Regras, seleccione a regra pretendida e clique em Editar Regra.
      2. Efectue alterações às condições e acções da regra.
    • Alterar a ordem pela qual as regras são aplicadas às mensagens a receber    
  1. Em Estas regras serão aplicadas às mensagens a receber enquanto estiver fora do escritório, clique na regra que pretende mover para cima ou para baixo na lista.
  2. Clique em Mover para cima ou Mover para baixo.
  • Eliminar uma regra    
  1. Em Estas regras serão aplicadas às mensagens a receber enquanto estiver fora do escritório, clique na regra que pretende eliminar.
  2. Clique em Eliminar Regra.

Activar ou desactivar regras utilizadas com o Assistente Fora do Escritório

Esta funcionalidade requer uma conta do Microsoft Exchange 2000, 2003 ou 2007. A maior parte das contas domésticas e pessoais não utilizam o Exchange. Para determinar a versão do Exchange ao qual a sua conta está ligada, consulte Determinar a versão Microsoft Exchange ao qual a minha conta liga.

  1. Para activar ou desactivar as regras para quando está fora do escritório, no menu Ferramentas, clique em Assistente Fora do Escritório.

Comando Fora do Escritório no menu Ferramentas

  1. Clique em Regras.
  2. Na coluna Estado, seleccione ou desmarque a caixa de verificação junto à regra que pretende activar ou desactivar.

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Respostas automáticas para contas do Microsoft Exchange Server 2000 e Exchange Server 2003

Esta funcionalidade requer uma conta do Microsoft Exchange 2000 ou 2003. A maioria das contas pessoais não utilizam o Exchange. Para determinar a versão do Exchange ao qual a sua conta está ligada, consulte Determinar a versão Microsoft Exchange ao qual a minha conta liga.

Nesta secção


Activar ou desactivar o Assistente Fora do Escritório

  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente Fora do Escritório.
  2. Clique em Estou actualmente Fora do Escritório.
  3. Na caixa Resposta automática apenas uma vez a cada remetente com o seguinte texto, escreva a mensagem que pretende enviar para outras pessoas enquanto estiver fora.
  4. Se assim o pretender, crie regras para gerir o correio a receber.
    1. No menu Ferramentas, clique em Assistente Fora do Escritório.

Comando Fora do Escritório no menu Ferramentas

 Nota   O comando Assistente Fora do Escritório não aparece a menos que esteja a utilizar uma conta de correio electrónico do Exchange Server.

  1. Clique em Adicionar Regra.
  2. Em Quando chega uma mensagem que obedece às seguintes condições, especifique as condições que a mensagem terá de satisfazer para que a acção associada à regra ocorra.
  3. Se pretender especificar mais condições, clique em Avançadas, seleccione as opções pretendidas e clique em OK.
  4. Se pretender especificar que esta regra terá de ser aplicada em último lugar, seleccione a caixa de verificação Parar de processar se esta regra for accionada.
  5. Em Realizar estas acções, seleccione as opções pretendidas. Pode seleccionar mais do que uma opção.

 Nota   Se especificar que uma mensagem tem de ser eliminada, as regras que se seguem à regra de eliminação na lista de regras na caixa de diálogo Assistente Fora do Escritório não irão afectar a mensagem.

Utilizar regras com o Assistente Fora do Escritório

Esta funcionalidade requer uma conta do Microsoft Exchange 2000 ou 2003. Para determinar a versão do Exchange ao qual a sua conta está ligada, consulte Determinar a versão Microsoft Exchange ao qual a minha conta liga.

Se não for verificar as mensagens de correio electrónico enquanto estiver fora do escritório, utilize o Assistente Fora do Escritório com regras para gerir automaticamente as mensagens a receber especificando a acção que o Outlook deverá tomar relativamente às mesmas. Por exemplo, poderá criar regras para mover e copiar automaticamente mensagens para outras pastas, para eliminar mensagens, para enviar respostas personalizadas, etc.

Se criar regras, é importante compreender a forma como as mesmas são aplicadas no Outlook:

  • As regras são aplicadas pela ordem de apresentação de cima para baixo na lista de regras.
  • Se seleccionar mais do que uma condição na caixa de diálogo Editar Regra, a regra só será aplicada às mensagens que satisfaçam todas as condições seleccionadas. Por exemplo, se especificar Luciana Ramos como remetente (condição) e "Reunião de Marketing" (condição) na caixa Assunto, a regra só será aplicada às mensagens que satisfaçam ambas as condições.
  • No entanto, se definir vários critérios para uma única condição, a regra será aplicada a qualquer mensagem que satisfaça pelo menos um critério dessa condição. Por exemplo, se especificar "Luciana Ramos;Francisco Chaves" na caixa De, a regra será aplicada às mensagens de Luciana Ramos ou Francisco Chaves.
  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente Fora do Escritório.

Comando Fora do Escritório no menu Ferramentas

  1. Clique em Regras.
  2. Clique em Adicionar Regra.
  3. Em Quando chega uma mensagem que obedece às seguintes condições, especifique as condições que a mensagem terá de satisfazer para que a acção associada à regra ocorra.
  4. Se pretender especificar mais condições, clique em Avançadas, seleccione as opções pretendidas e clique em OK.
  5. Se pretender especificar que esta regra terá de ser aplicada em último lugar, seleccione a caixa de verificação Parar de processar se esta regra for accionada.
  6. Em Realizar estas acções, seleccione as opções pretendidas. Pode seleccionar mais do que uma opção.

 Nota   Se especificar que uma mensagem tem de ser eliminada, as regras que se seguem à regra de eliminação na lista de regras na caixa de diálogo Assistente Fora do Escritório não irão afectar a mensagem.

Editar regras utilizadas com o Assistente Fora do Escritório

Esta funcionalidade requer uma conta do Microsoft Exchange 2000 ou 2003. Para determinar a versão do Exchange ao qual a sua conta está ligada, consulte Determinar a versão Microsoft Exchange ao qual a minha conta liga.

  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente Fora do Escritório.

Out of Office command on Tools menu

O comando Assistente Fora do Escritório não aparece a menos que esteja a utilizar uma conta de correio electrónico do Exchange Server.

  1. Para editar as regras, efectue qualquer um dos seguintes procedimentos:
    • Alterar uma regra específica    
      1. Seleccione a regra pretendida e clique em Editar Regra.
      2. Efectue alterações às condições e acções da regra.
    • Alterar a ordem pela qual as regras são aplicadas às mensagens a receber    
  1. Em Estas regras serão aplicadas às mensagens a receber enquanto estiver fora do escritório, clique na regra que pretende mover para cima ou para baixo na lista.
  2. Clique em Mover para cima ou Mover para baixo.
  • Eliminar uma regra    
  1. Em Estas regras serão aplicadas às mensagens a receber enquanto estiver fora do escritório, clique na regra que pretende eliminar.
  2. Clique em Eliminar Regra.

Activar ou desactivar regras utilizadas com o Assistente Fora do Escritório

Esta funcionalidade requer uma conta do Microsoft Exchange 2000 ou 2003. Para determinar a versão do Exchange ao qual a sua conta está ligada, consulte Determinar a versão Microsoft Exchange ao qual a minha conta liga.

  1. Para activar ou desactivar as regras para quando está fora do escritório, no menu Ferramentas, clique em Assistente Fora do Escritório.

Out of Office command on Tools menu

  1. Na coluna Estado, seleccione ou desmarque a caixa de verificação junto à regra que pretende activar ou desactivar.

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Respostas automáticas para contas POP3 e IMAP

Se o perfil do utilizador não incluir uma conta de correio electrónico Exchange Server, será possível combinar um modelo de correio electrónico do Outlook com regras do Outlook para reproduzir as funcionalidades do Assistente Fora do Escritório. Utilizando esta combinação, poderá utilizar a sua conta de correio electrónico POP3 ou IMAP para enviar respostas automáticas a mensagens a receber.

 Importante   Terá de deixar o computador ligado e o Outlook em execução para que as respostas automáticas sejam enviadas.

Nesta secção


Criar um modelo de mensagem

  1. No menu Ficheiro, aponte para Novo e clique em Mensagem de Correio.
  2. No separador Opções, no grupo Formatar, clique em Texto Simples.
  3. No corpo da mensagem, escreva a mensagem que pretende enviar como resposta automática.
  4. Na janela da mensagem, clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão e, em seguida, clique em Guardar Como.
  5. Na caixa de diálogo Guardar Como, na lista Guardar com o tipo, clique em Modelo do Outlook (*.oft).
  6. Na caixa Nome do ficheiro, escreva um nome para o modelo de mensagem e clique em Guardar.

Criar uma regra para responder automaticamente a novas mensagens de correio electrónico

Efectue um dos seguintes procedimentos:

  1. No menu Ferramentas, clique em Regras e Alertas.
  2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique em Nova Regra.
  3. Em Iniciar a partir de uma regra em branco, clique em Verificar mensagens quando chegam e clique em Seguinte.
  4. Em Quais as condições que pretende verificar?, seleccione a caixa de verificação enviada apenas para mim e qualquer outro critério pretendido, e clique em Seguinte.
  5. Quando for apresentada uma caixa de diálogo informando-o que esta regra será aplicada a todas as mensagens que receber, clique em Sim.
  6. Em O que deseja fazer com a mensagem?, seleccione a caixa de verificação responder utilizando um modelo específico.
  7. Em Passo 2: Editar a descrição da regra (clicar num valor sublinhado), clique em um modelo específico.
  8. Na caixa de diálogo Seleccionar um Modelo de Resposta, na caixa Procurar Em, clique em Modelos do Utilizador no Sistema de Ficheiros.
  9. Seleccione o modelo que criou na secção anterior e clique em Abrir.
  10. Clique em Seguinte.
  11. Opcionalmente, seleccione as caixas de verificação de qualquer excepção que pretenda à regra de resposta automática.
  12. Clique em Seguinte.
  13. Em Passo 1: Especificar um nome para esta regra, escreva um nome para a regra de resposta automática e clique em Concluir.

A regra responder utilizando um modelo específico no Assistente de Regras envia a resposta automática apenas uma vez para cada remetente durante uma única sessão. Esta regra evita que o Outlook envie respostas repetitivas a um único remetente do qual receba várias mensagens. Durante uma secção, o Outlook mantém registo dos utilizadores aos quais já respondeu. Contudo, se o utilizador sair do Outlook e depois o reiniciar, a lista de remetentes que receberam respostas automáticas será reposta.

 Importante   Para que o Assistente de Regras envie automaticamente uma resposta, o Outlook terá de estar em execução e configurado para verificar periodicamente a existência de novas mensagens.

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Aplica-se a:
Outlook 2007