Personalizar (com impressão em série) documentos, mensagens de correio electrónico e criar etiquetas e envelopes utilizando registos do Business Contact Manager

Pode utilizar a funcionalidade de impressão em série (impressão em série: opção que permite ao utilizador intercalar informações num documento a partir de uma origem de dados, tal como um livro de endereços ou uma base de dados, para criar documentos personalizados como, por exemplo, cartas de formulário ou etiquetas de endereço.)* do Microsoft Office Word 2007 ou do Office Publisher 2007 para criar cartas ou mensagens de correio electrónico personalizadas, assim como etiquetas de endereço e envelopes com os dados dos registos de Conta (Conta: uma conta consiste numa empresa ou organização com a qual tem algum negócio ou actividade comercial. Se estiver a ser prestado um serviço como, por exemplo, serviços dentários ou médicos, uma Conta também pode ser um cliente.) ou Contacto Profissional (Contacto Profissional: pessoa com quem tem negócios ou alguma actividade comercial numa empresa ou organização.)   (registo: formulário preenchido de Conta, Contacto Profissional ou Oportunidade. O registo contém informações de Conta, Contacto Profissional ou Oportunidade, bem como os outros registos e itens a que estão ligados.).

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• Utilizar impressão em série* no Word* para criar um documento ou mensagem de correio electrónico endereçado a Contas ou Contactos Profissionais
• Utilizar impressão em série* no Publisher* com uma publicação dirigida a Contas ou Contactos Profissionais
• Utilizar impressão em série* no Word* ou Publisher* através de uma Campanha de Marketing
• Imprimir etiquetas de endereço utilizando registos de Conta, Contacto Profissional ou Clientes Potenciais
• Imprimir envelopes utilizando registos de Conta, Contacto Profissional ou Clientes Potenciais

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Utilizar impressão em série* no Word* para criar um documento ou uma mensagem de correio electrónico endereçada a Contas ou Contactos Profissionais

 Nota   Para obter ajuda na utilização da impressão em série* no Word 2007, consulte Utilizar impressão em série para criar e imprimir cartas e outros documentos e Utilizar impressão em série para enviar mensagens de correio electrónico personalizadas para a lista de endereços de correio electrónico.

No Word 2007, crie um novo documento ou abra um existente.

 Nota   Para criar um novo documento de impressão em série*, clique no separador Mailings. No Friso (friso: elemento que substitui a maioria dos menus, barras de ferramentas e painéis de tarefas. As funcionalidades do friso, separadores baseados em tarefas, contêm ferramentas e opções organizadas em grupos lógicos.), no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Iniciar Impressão em Série e, em seguida, seleccione o tipo de documento que pretende criar.

1. Num documento existente, clique no separador Mailings.
2. No Friso, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Seleccionar Destinatários e, em seguida, clique em Seleccionar Contactos do Outlook.
3. Na caixa de diálogo Seleccionar Contactos, seleccione a pasta do Business Contact Manager que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.
4. Na lista Destinatários da Impressão em Série, clique nas opções que pretende utilizar para refinar a lista de destinatários.

Para remover um destinatário da lista, desmarque a respectiva caixa de verificação e clique em OK.

5. Para inserir campos a partir de registos do Business Contact Manager para Outlook no documento, no Friso, no grupo Inserir Campos, clique em Livro de Endereços, Linha de Saudação ou Inserir Campo de Impressão em Série.

 Nota   Pode apenas inserir campos incluídos por predefinição nos registos do Business Contact Manager. Não é possível inserir campos definidos pelo utilizador (campo definido pelo utilizador: campo que pode criar ou definir para controlar informações específicas para o seu negócio.).

Campos do Business Contact para utilizar em documentos de impressão em série*

6. Para ver qual será o aspecto do documento, no Friso, no grupo Pré-visualizar Resultados, clique em Pré-visualizar Resultados.
7. No Friso, no grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar e seleccione como pretende produzir o documento.

 Sugestão   Se estiver a utilizar estas cartas ou mensagens para publicitar os seus produtos ou serviços, poderá pretender criar uma Campanha de Marketing (Campanhas de Marketing: programa de marketing que utiliza vários meios de comunicação, por exemplo, anúncios e direct mail para alcançar um resultado específico como, por exemplo, aumentar a quota de marketing, introduzindo novos produtos ou conservando os consumidores.) para que possa controlar os resultados do documento.

Para criar uma Campanha de Marketing a partir do documento intercalado, no Word, no separador Mailings, no grupo Marketing, clique em Criar Campanha. É aberto um formulário de Campanha de Marketing no Outlook. Para obter mais informações sobre como concluir o formulário de Campanha de Marketing, consulte Vista geral do formulário de Campanha de Marketing no Business Contact Manager.

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Utilizar impressão em série* no Publisher* com uma publicação direccionada para Contas ou Contactos Profissionais

 Nota   Para obter ajuda utilizando a impressão em série no Publisher 2007, consulte Criar uma impressão em série na Ajuda do Publisher 2007.

1. No Publisher 2007, crie uma nova publicação ou abra uma existente.
2. No menu Ferramentas, aponte para Mailings e Catálogos e clique em Impressão em Série.
3. Siga os passos no Painel de Tarefas Impressão em Série.
1. Passo 1: Criar lista de destinatários    
1. Clique em Seleccionar Contactos do Outlook e clique em Seguinte.
2. Seleccione a pasta do Business Contact Manager que pretende utilizar.
3. Na caixa de diálogo Destinatários de Impressão em Série, ordene ou filtre a lista para seleccionar os nomes que pretende utilizar.
2. Passo 2: Preparar a publicação    
1. No painel de tarefas Impressão em Série, arraste os campos Conta ou Contacto Profissional para a respectiva nova localização na publicação.
2. Clique em Pré-visualizar destinatário para ver o aspecto da publicação para cada destinatário.
3. Passo 3: Criar publicações intercaladas    
1. Seleccione a forma como pretende criar publicações intercaladas.
2. Seleccione o que fazer com a nova lista de destinatários.
3. Seleccione se pretende controlar isto através do Business Contact Manager para Outlook, que vai abrir um formulário de nova Campanha de Marketing.

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Utilizar a impressão em série* no Word* ou Publisher* através de uma Campanha de Marketing

1. No menu Business Contact Manager, clique em Campanha de Marketing e, em seguida, clique em Nova.
2. Crie uma nova Campanha de Marketing, seleccionando Direct Mail ou Correio Electrónico como um tipo de Campanha de Marketing, para que possa utilizar a impressão em série* no Word* ou Publisher*.
3. Em A quem se destina?, seleccione uma lista existente de nomes ou crie uma nova lista.

 Sugestão   Poderá modificar esta lista ao clicar em Rever e Filtrar.

4. Em Como terão acesso à campanha?, seleccione Impressão em Série do Word ou Impressão em Série do Publisher.
5. Em O que vão obter?, procure um ficheiro existente no Word* ou Publisher*. Se pretender alterar o ficheiro, clique em Editar.
6. Na caixa Pronto para iniciar, clique no botão Iniciar.
7. O ficheiro é apresentado no Word* ou Publisher*, com o Painel de Tarefas Impressão em Série também apresentado. O documento foi concluído.
8. Para continuar, consulte as seguintes instruções para pré-visualizar e imprimir no Word 2007.

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Imprimir etiquetas de endereço utilizando registos de Conta, Contacto Profissional ou Cliente Potencial

 Nota   Para obter ajuda na impressão de etiquetas no Word 2007, consulte Criar e imprimir etiquetas para envio em massa de correio.

1. Inicie o Word 2007.

É aberto um documento em branco por predefinição.

2. Clique no separador Mailings.
3. No Friso, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Iniciar Impressão em Série.
4. Clique em Etiquetas.
5. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, seleccione as opções pretendidas e clique em OK.
6. No Friso, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Seleccionar Destinatários.
7. Clique em Seleccionar Contactos do Outlook.
8. Na caixa de diálogo Seleccionar Contactos, clique na pasta do Business Contact Manager que pretende utilizar e clique em OK.
9. Na lista Destinatários da Impressão em Série, estão seleccionados todos os nomes por predefinição. Clique para desmarcar a caixa de verificação dos nomes que pretende imprimir e clique em OK.
10. Clique na primeira etiqueta no documento do Word.
11. No separador Mailings, no grupo Escrever e Inserir Campos, clique em Bloco de Endereços.
12. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereços, clique nas opções pretendidas e clique em OK.
13. No separador Mailings, no grupo Escrever e Inserir Campos, clique em Actualizar Etiquetas.

O conteúdo da primeira etiqueta é replicado para todas as outras etiquetas.

14. Se pretender pré-visualizar as etiquetas, no grupo Pré-visualizar Resultados, clique em Pré-visualizar Resultados.
15. Para imprimir as etiquetas, no grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar e, em seguida, clique em Imprimir Documentos.

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Imprimir envelopes utilizando registos de Conta, Contacto Profissional ou Cliente Potencial

Para obter ajuda na impressão de envelopes no Word 2007, consulte Criar e imprimir envelopes para envio em massa de correio.

1. Inicie o Word 2007.

É aberto um documento em branco por predefinição.

2. Clique no separador Mailings.
3. No Friso, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Iniciar Impressão em Série.
4. Clique em Envelopes.
5. Na caixa de diálogo Opções de Envelope, seleccione as opções pretendidas e clique em OK.
6. No Friso, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Seleccionar Destinatários.
7. Clique em Seleccionar Contactos do Outlook.
8. Na caixa de diálogo Seleccionar Contactos, clique na pasta do Business Contact Manager que pretende utilizar e clique em OK.
9. Na lista Destinatários da Impressão em Série, estão seleccionados todos os nomes por predefinição. Clique para desmarcar a caixa de verificação dos nomes que pretende imprimir e clique em OK.
10. Clique na secção onde os endereços dos destinatários vão estar listados.
11. No separador Mailings, no grupo Escrever e Inserir Campos, clique em Bloco de Endereços.
12. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereços, clique nas opções pretendidas e clique em OK.
13. No Friso, no grupo Pré-visualizar Resultados, clique em Pré-visualizar Resultados.
14. No Friso, no grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar e, em seguida, clique em Imprimir Documentos.

*A impressão em série requer o Publisher ou Word. A edição autónoma do Business Contact Manager para Outlook 2007 pode ser utilizada com as versões de 2007 ou de 2003 do Publisher e Word. Os procedimentos descritos aplicam-se ao Publisher 2007 e ao Word 2007. Consulte a Ajuda do Publisher 2003 e do Word 2003 para saber como utilizar a impressão em série.

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