Quando necessitar de procurar mensagens importantes recebidas anteriormente, configurar regras para arquivar mensagens de correio electrónico recebidas ou alternar entre a pasta A receber e outra pasta de caixa de correio, pode fazê-lo mais facilmente se utilizar a barra de ferramentas Avançada do Microsoft Outlook 2002®. É uma forma rápida de manter facilmente acessíveis várias ferramentas organizacionais que permitem poupar tempo.
Para visualizar a barra de ferramentas Avançada, no menu Ver, aponte para Barras de ferramentas e, em seguida, clique em Avançada. Na barra de ferramentas, pode escolher a partir das seguintes tarefas:
Alterar a vista actual
A lista Vista actual é uma forma mais rápida de alternar entre as vistas habitualmente utilizadas. Nesta lista, irá localizar todas as vistas da pasta A receber que estão disponíveis a partir do comando Vista actual (menu Ver).
Correio electrónico relacionado com grupos
Se utilizar a Caixa de agrupamento, pode agrupar mensagens na pasta A receber por um dos campos do cabeçalho de coluna. Por exemplo, pode agrupar mensagens por remetente para pesquisar por uma mensagem específica do seu chefe.
Sugestão
Para além do agrupamento por campos, pode ordenar as mensagens por qualquer cabeçalho de coluna simplesmente clicando no mesmo. Por exemplo, pode ordenar mensagens por data clicando no cabeçalho de coluna Recebido.
Alterar campos apresentados
Através da funcionalidade Selector de campos, pode adicionar ou remover os campos que são apresentados nos cabeçalhos de coluna da pasta A receber. Por exemplo, pode adicionar um cabeçalho de coluna por tamanho ou um cabeçalho que lista todas as pessoas que se encontram na linha Cc da mensagem. Para adicionar um cabeçalho de coluna, arraste a lista Selector de campos na parte superior da pasta A receber e largue-a no local onde pretende adicionar o cabeçalho da coluna.
Organizar automaticamente o correio electrónico
Quando clica no botão Assistente de regras da barra de ferramentas Avançada, inicia o Assistente de regras, no qual pode criar regras que o ajudam a organizar o correio electrónico. Através das regras, pode automaticamente arquivar mensagens recebidas nas diversas pastas de caixa de correio mesmo antes de aparecerem na pasta A receber. Também pode utilizar regras para mover mensagens que já estão na pasta A receber para outras pastas. E, melhor que tudo, é ser possível configurar regras para eliminar mensagens não pretendidas à medida que as vai recebendo.
Alternar rapidamente entre a pasta A receber e outras pastas
Os botões Retroceder e Avançar funcionam como os botões idênticos existentes num Web browser. São úteis quando alterna frequentemente entre a pasta A receber e uma ou duas outras pastas da caixa de correio. Se tiver muitas pastas os botões Retroceder e Avançar irão servir mais rapidamente os seus propósitos do que deslocar-se pela Lista de pastas para clicar numa das pastas sempre que pretender mudar de pasta.
