Mudar entre trabalhar offline e online

No Microsoft Office Outlook 2007, o utilizador possui a flexibilidade de fazer com que o Outlook funcione online ou offline com o servidor de correio, automaticamente ou quando apenas o define manualmente para tal.

Neste artigo


Acerca de trabalhar offline

Quando o utilizador trabalha online com o Outlook e o servidor de correio, receberá novo correio à medida que este chegue, sendo que o correio enviado é enviado automaticamente. Contudo, por vezes trabalhar online não é prático. Por exemplo, poderá haver alturas em que uma ligação de rede não esteja disponível devido à localização do utilizador. Também poderá haver alturas em que, apesar de uma ligação poder estar disponível, o utilizador não a pretende utilizar para evitar pagar taxas de ligação.

Se a sua conta se liga ao Exchange, as mensagens serão guardadas na caixa de correio do servidor. Quando estiver ligado ao servidor e a trabalhar online, poderá utilizar todas as funcionalidades do Outlook como, por exemplo, abrir itens, movê-los entre pastas e eliminá-los. Contudo, quando trabalha offline, perde acesso a todos os itens no servidor. É nessas alturas que as pastas offline, que são guardadas num ficheiro de Pastas Offline (.ost) no computador, são úteis.

O ficheiro .ost é uma réplica ou cópia da sua caixa de correio do Exchange. Quando está online, este ficheiro .ost é sincronizado automaticamente com o servidor, para que ambas as cópias sejam iguais e as alterações efectuadas numa cópia sejam aplicadas à outra. Poderá configurar o Outlook para iniciar automaticamente offline, caso não seja possível estabelecer uma ligação ao Exchange. Poderá também alternar manualmente entre os estados de ligação online e offline, bem como escolher as pastas do Exchange que são actualizadas localmente no computador.

Se utilizar uma conta do Exchange, recomenda-se que a utilize com o Modo Exchange em Cache. A maior parte dos motivos invocados para trabalhar offline são eliminados quando utiliza o Modo Exchange em Cache. A falta de uma ligação à rede é virtualmente transparente para o utilizador, porque é-lhe permitido continuar a trabalhar com os respectivos itens.

Por predefinição, o Modo Exchange em Cache cria e utiliza automaticamente um ficheiro de Pastas Offline (.ost) e, em seguida, transfere e mantém uma cópia sincronizada de todos os itens em todas as pastas da caixa de correio. Poderá trabalhar com as informações no computador, sendo que o Outlook as sincronizará com o servidor.

Quer esteja no escritório, em casa ou num avião, a disponibilidade ou alterações de rede são totalmente transparentes para o utilizador. Quando a ligação ao Exchange é interrompida, pode continuar a trabalhar com os dados. Quando a ligação é restabelecida, o Outlook sincroniza automaticamente as alterações e as pastas e itens no servidor e no computador ficam novamente idênticas. O Outlook gere a ligação ao servidor e mantém os dados actualizados. Não há necessidade de mudar para o modo offline e tentar restabelecer ligação ao servidor, é tudo automático.

O Modo Exchange em Cache também liberta o utilizador de ter de configurar Grupos de Envio/Recepção, pois escolhe as pastas que o utilizador pretende ter disponíveis offline e mantém essas pastas sincronizadas.

A única altura em que poderá ainda optar por trabalhar offline, será quando pretender ter um maior controlo sobre o que é transferido para a cópia local da caixa de correio do Exchange. Poderão ser situações em que esteja a utilizar um dispositivo de ligação ou serviço que cobra em função da quantidade de dados transferidos. O Modo Exchange em Cache mantém tudo actualizado. Trabalhar offline permite-lhe utilizar os grupos de Envio/Recepção para refinar o tipo e a quantidade de informações sincronizadas.

O que sucede se não estiver a utilizar uma conta do Exchange? Muitas pessoas utilizam uma conta POP3 ou IMAP do respectivo fornecedor de serviços Internet (ISP, Internet Service Provider) ou uma conta HTTP como, por exemplo, o Microsoft Windows Live Mail. Quando está online, isto significa que está disponível uma ligação ao servidor de correio e que o Outlook envia e recebe mensagens imediatamente para contas de correio electrónico do Exchange, IMAP e HTTP. Para contas de correio electrónico POP3, as mensagens são enviadas imediatamente caso a caixa de verificação Enviar imediatamente quando ligado esteja seleccionada no separador Configuração de Correio (menu Ferramentas, comando Opções). Quando está offline, todas as contas utilizam a hora de envio/recepção agendada na caixa de diálogo Grupos de Envio/Recepção. Além disso, para contas de correio electrónico IMAP, as pastas não estão disponíveis quando em modo offline.

Quando trabalha offline, o Outlook liga ao servidor de correio apenas quando o utilizador assim o decide. Quando em modo offline, o Outlook não tenta ligar ao servidor de correio para verificar a existência de novas mensagens, transferir cabeçalhos marcados para transferência nem enviar mensagens.

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Se tiver uma conta do Microsoft Exchange

Terá de reiniciar o Outlook para mudar entre trabalhar online e offline. Considere utilizar o Modo Exchange em Cache para maior flexibilidade quando muda entre os estados de ligação online e offline.

A forma mais rápida de trabalhar offline consiste em utilizar as predefinições do Outlook. Se pretender personalizar as definições, incluindo onde guardar o ficheiro de Pastas Offline (.ost), utilize as instruções de configuração personalizada.

Configuração rápida

  1. No menu Ficheiro, clique em Trabalhar Offline.

Comando Trabalhar Offline no menu Ficheiro

  1. Para configurar um ficheiro de Pastas Offline (.ost), clique em OK.

Por predefinição, a caixa de verificação Perguntar no arranque para que possa optar por trabalhar offline ou online está seleccionada. Se pretender que o Outlook trabalhe sempre online quando existe uma ligação, desmarque esta caixa de verificação.

Após o ficheiro .ost ser criado, quando sair e reiniciar o Outlook, terá de sincronizar a caixa de correio do Exchange com o ficheiro .ost. A forma mais rápida para tal é a seguinte: no menu Ferramentas, aponte para Enviar/Receber e, em seguida, clique em Enviar/Receber Tudo.

Configuração personalizada

Se pretender personalizar as definições do ficheiro de Pastas Offline (.ost), tal como a localização em que o ficheiro .ost é guardado no computador, efectue o seguinte procedimento:

  1. Se ainda não o tiver feito, crie um ficheiro de Pastas Offline (.ost).

MostrarCriar um ficheiro de Pastas Offline (.ost)

  1. No menu Ferramentas, clique em Definições da Conta.
  2. No separador Correio electrónico, seleccione a conta do Exchange e, em seguida, clique em Alterar.
  3. Clique em Mais Definições.
  4. Clique no separador Avançadas e clique em Definições de Ficheiros de Pastas Offline.
  5. Na caixa Ficheiro, escreva o caminho para o ficheiro que pretende utilizar como o ficheiro .ost.

O nome de ficheiro predefinido é Outlook.ost. Se o ficheiro já existir, é-lhe pedido um novo nome.

  1. No menu Ferramentas, clique em Definições da Conta.
  2. No separador Correio electrónico, seleccione a conta do Exchange e, em seguida, clique em Alterar.
  3. Clique em Mais Definições.
  4. Efectue um dos seguintes procedimentos:
  • Iniciar sempre o Outlook em modo offline     Clique em Controlar manualmente o estado da ligação e clique em Trabalhar offline e utilizar o acesso telefónico à rede.
  • Especificar se pretende trabalhar offline ou online sempre que inicia o Outlook     Clique em Controlar manualmente o estado da ligação e seleccione a caixa de verificação Escolher o tipo de ligação ao iniciar.
  • Ligar sempre à rede     Clique em Controlar manualmente o estado da ligação e clique em Estabelecer ligação com a rede.
  • O Outlook detecta automaticamente se está disponível uma ligação ao servidor     Clique em Detectar automaticamente o estado da ligação. Se o Outlook não conseguir estabelecer ligação com o servidor de correio, será iniciado automaticamente em modo offline.

 Nota    Para especificar o período de tempo a esperar por uma resposta do servidor antes de ser notificado para tentar novamente ou trabalhar offline, introduza um número na caixa Segundos até exceder o tempo da ligação ao servidor.

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Se utilizar a conta do Exchange no Modo Exchange em Cache

  • No menu Ficheiro, clique em Trabalhar Offline.

Comando Trabalhar Offline no menu Ficheiro

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Se utilizar uma conta POP3, IMAP ou HTTP

  • No menu Ficheiro, clique em Trabalhar Offline.

Comando Trabalhar Offline no menu Ficheiro

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Aplica-se a:
Outlook 2007