Introdução à utilização do IRM nas mensagens de correio electrónico

Este artigo descreve como restringir a permissão para mensagens de correio electrónico no Microsoft Office Outlook 2007 utilizando o IRM (Information Rights Management), disponível no Microsoft Office system de 2007. Para obter informações sobre como restringir a permissão para conteúdos em documentos, livros e apresentações, consulte Restringir permissão para informações confidenciais em ficheiros do Office.

Neste artigo


A finalidade da IRM e as suas limitações

O IRM (Information Rights Management) permite que os utilizadores especifiquem permissões de acesso para mensagens de correio electrónico. A utilização do IRM ajuda a evitar que as informações confidenciais sejam impressas, reencaminhadas ou copiadas por pessoas não autorizadas. Depois de a permissão para uma mensagem ser restringida através do IRM, as restrições de acesso e de utilização são impostas independentemente do local onde se encontram as informações, uma vez que as permissões de acesso a uma mensagem de correio electrónico são armazenadas no ficheiro da mensagem propriamente dito.

A IRM ajuda os utilizadores a impor as suas preferências pessoais relativamente à transmissão de informações pessoais ou privadas. A IRM também ajuda as organizações a impor políticas empresariais que regulam o controlo e a disseminação de informações confidenciais ou de propriedade.

A IRM ajuda no seguinte:

  • Impede que um destinatário autorizado de conteúdos restritos reencaminhe, copie, modifique, imprima, envie por fax ou corte e cole os conteúdos para utilização não autorizada
  • Impede que o conteúdo restrito seja copiado utilizando a funcionalidade Print Screen do Microsoft Windows
  • Restringe o conteúdo sempre e que é enviado
  • Fornece o mesmo nível de restrição para anexos de correio electrónico, desde que os ficheiros sejam criados através de outros programas do Microsoft Office, como, por exemplo o Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 ou Microsoft Office PowerPoint 2007
  • Suporta a expiração de ficheiros para que o conteúdo de documentos e mensagens de correio electrónico deixe de poder ser visualizados após um determinado período de tempo
  • Impõe políticas empresariais que regem a utilização e propagação de conteúdos na empresa

A IRM não impede o seguinte:

  • Que o conteúdo seja eliminado, furtado ou capturado e transmitido por programas maliciosos, tais como, Trojan, keystroke loggers e determinados tipos de spyware
  • Que o conteúdo se perca ou danifique divido a acções de vírus no computador
  • Que seja efectuada uma cópia manuscrita do documento ou que este seja escrito novamente a partir de uma visualização no ecrã de um destinatário
  • Que um destinatário tire uma fotografia digital do conteúdo restrito visualizado no ecrã
  • Que o conteúdo restrito seja copiado utilizando programas de captura de ecrã de terceiros

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Configurar o computador para utilizar IRM

Se utilizar um computador com o Windows Vista, o Cliente de RMS (Rights Management Services) do Windows já se encontra instalado. Se utilizar um computador com o Microsoft Windows XP, o Cliente de RMS (Rights Management Services) Service Pack 1 (SP1) do Windows terá de ser instalado no computador por si ou pelo administrador de RMS.

O administrador de RMS pode configurar políticas de IRM específicas da empresa, que definem quem pode aceder às informações e qual o nível de edição permitido para uma mensagem de correio electrónico. Por exemplo, um administrador da empresa poderá definir um modelo de direitos com o nome "Confidencial da Empresa", que especifica que uma mensagem de correio electrónico que utilize essa política só poderá ser aberta por utilizadores dentro do domínio da empresa.

Instalar o Cliente dos Serviços de Gestão de Direitos (RMS) do Windows

 Nota   Se utilizar um computador com o Windows Vista, o Cliente RMS (Rights Management Services) do Windows já se encontra instalado.

  1. No Windows XP, clique no botão Iniciar e, em seguida, clique em Painel de Controlo.
  2. Clique em Adicionar ou Remover Programas e, em seguida, clique em Adicionar ou Remover Programas.
  3. Clique em Adicionar Novos Programas.
  4. A partir da lista de programas, clique em Cliente de Serviços de Gestão de Direitos do Windows e, em seguida, clique em Adicionar.

 Nota   Na vista Clássica, faça duplo clique em Adicionar ou Remover Programas e, em seguida, no painel à esquerda, clique em Adicionar Novos Programas. A partir da lista de programas, clique em Cliente dos Serviços de Gestão de Direitos do Windows e, em seguida, clique em Adicionar.

Em alternativa, quando tentar abrir pela primeira vez ficheiros cujos direitos tenham sido geridos através do IRM, o versão Office de 2007 pedir-lhe-á que transfira o Cliente de Serviços de Gestão de Direitos do Windows se estiver a utilizar um computador que não tenha esse software. Para mais informações sobre o Cliente de Serviços de Gestão de Direitos do Windows, visite o Web site Serviços de Gestão de Direitos do Windows .

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Permissões de transferência

Quando tentar abrir uma mensagem de correio electrónico que utiliza permissão restrita pela primeira vez, terá de estabelecer ligação com um servidor de licenciamento para verificar as suas credenciais e transferir uma licença de utilização. A licença de utilização define o seu nível de acesso relativamente a um ficheiro. Este processo é obrigatório para todos os ficheiros que utilizam permissão restrita. Por outras palavras, o conteúdo com permissão restrita não pode ser aberto sem uma licença de utilização. A transferência de permissões requer que o Microsoft Office envie as suas credenciais (incluindo o seu endereço de correio electrónico) e informações sobre os seus direitos de permissão para o servidor de licenciamento. As informações incluídas na mensagem de correio electrónico não são enviadas para o servidor de licenciamento. Para mais informações, leia a Declaração de Privacidade.

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Ver mensagens sem que o IRM esteja disponível

Se necessitar de ler ou abrir conteúdo com permissão restrita, mas o versão Office de 2007 não estiver disponível no computador que está utilizar, pode transferir o Suplemento de Gestão de Direitos para o Internet Explorer, que lhe permite visualizar as mensagens no Microsoft Windows Internet Explorer. Com este suplemento, os destinatários só podem visualizar as mensagens. Não podem responder, reencaminhar, copiar ou imprimir as mensagens.

 Nota   Quando utilizar o Suplemento de Gestão de Direitos para ver mensagens, não poderá ver os anexos que possam ter sido enviados com a mensagem.

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Tipos de ficheiro abrangidos pelas políticas de IRM quando se encontram anexados às mensagens

Quando os tipos de ficheiro que se seguem se encontram anexados a uma mensagem de correio electrónico com gestão de direitos no Office Outlook 2007, a gestão de direitos é-lhes automaticamente aplicada também.

 Nota   Quando anexa um ficheiro de mensagem (.msg) a uma mensagem de correio electrónico com gestão de direitos, a mensagem anexada não é abrangida pela gestão de direitos. O IRM não aplica a gestão de direitos a tipos de ficheiro .msg.

Ficheiros do Word

Tipo de ficheiro Extensão
Documento .doc
Documento .docx
Documento com permissão para macros .docm
Modelo .dot
Modelo .dotx
Modelo com permissão para macros .dotm

Ficheiros do Excel

Tipo de ficheiro Extensão
Livro .xls
Livro .xlsx
Livro com permissão para macros .xlsm
Modelo .xlt
Modelo .xltx
Modelo com permissão para macros .xltm
Livro binário não XML .xlsb
Suplemento com permissão para macros .xla
Suplemento com permissão para macros .xlam

Ficheiros do PowerPoint

Tipo de ficheiro Extensão
Apresentação .ppt
Apresentação .pptx
Apresentação com permissão para macros .pptm
Modelo .pot
Modelo .potx
Modelo com permissão para macros .potm
Exibição .pps
Exibição .ppsx
Exibição com permissão para macros .ppsm
Tema do Office .thmx

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Aplica-se a:
Outlook 2007