Gerir os clientes potenciais ou as oportunidades potenciais no Business Contact Manager

Com o Business Contact Manager para Outlook, pode controlar os clientes potenciais e progredir na aquisição de negócios.

Uma Oportunidade Potencial (oportunidade: potencial cliente que tem de ser contactado por um representante de vendas e qualificado ou não qualificado como uma oportunidade de vendas.) é uma pessoa, empresa ou organização potencialmente interessada nos produtos ou serviços oferecidos pela sua empresa. Pode utilizar o Business Contact Manager para Outlook para gerir as Oportunidades Potenciais ou clientes potenciais, controlando as informações sobre Oportunidades Potenciais individuais. Utilize os critérios de pontuação para classificar a qualidade das Oportunidades Potenciais, de modo a ter uma melhor ideia sobre onde concentrar os esforços de venda. Também pode utilizar o Business Contact Manager para Outlook para monitorizar o seu progresso ou o da sua equipa no que respeita a transformar Oportunidades Potenciais em Vendas.

O que pretende fazer?


Criar Oportunidades Potenciais

Uma oportunidade potencial pode ter qualquer origem - uma actividade de marketing (actividade de marketing: uma acção com o propósito de vender ou identificar produtos e serviços para um grupo seleccionado de destinatários. As actividades de marketing podem incluir listas de chamadas, mensagens de correio electrónico e folhetos impressos. Uma campanha de marketing pode ser composta por várias actividades de marketing.), uma referência de um cliente actual ou de viva voz. Enquanto proprietário de uma pequena empresa, é importante capturar e dar seguimento a todas as oportunidades potenciais. Se tiver a sorte de ter um grande número de oportunidades potenciais, irá pretender ter um processo para capturar e controlar informações sobre a oportunidade potencial e verificar se esta se transformou numa venda. Por exemplo, poderá pretender:

  • Capturar informações sobre o cliente potencial num registo de Oportunidade Potencial, incluindo informações que qualificam a oportunidade potencial.
  • Registar informações sobre os produtos e serviços que interessam à Oportunidade Potencial num formulário de Oportunidade.
  • Dar seguimento à pessoa e controlar a Oportunidade Potencial à medida que se torna num contacto profissional.

As Oportunidades Potenciais são apresentadas num separador na área de trabalho Vendas. Na área de trabalho (área de trabalho: as pastas Gestão de Contactos, Vendas, Marketing e Gestão de Projectos no Business Contact Manager, nas quais os utilizadores podem ver informações comerciais, abrir registos e analisar dados de negócio. As áreas de trabalho estão divididas numa secção para miniaplicações e numa secção para separadores. Cada separador lista um tipo de registo, tal como Oportunidades Potenciais, e inclui um painel de leitura que apresenta uma pré-visualização de um registo seleccionado.) Vendas, pode ver a Oportunidade Potencial individual e os registos de Oportunidades (registo de Oportunidade: localização para armazenar as informações de Oportunidade, incluindo informações que são introduzidas no formulário da Oportunidade, registos ligados e itens do histórico de comunicação.).

Nesta secção


Criar um novo registo de Oportunidade Potencial

As informações iniciais sobre alguém que possa estar interessado numa relação comercial consigo podem ser limitadas, mas não deixa de ser conveniente capturar o que sabe num registo de Oportunidade Potencial.

Pode introduzir informações detalhadas sobre uma oportunidade potencial, associar outros registos e itens do histórico de comunicações (item do histórico de comunicação: item como um compromisso, nota de negócio, mensagem de correio electrónico, ficheiro ou tarefa que é ligado a uma Conta, Contacto Profissional, Oportunidade ou Projecto de Negócio.), bem como adicionar campos personalizados. Todas estas informações são armazenadas como um registo (registo: formulário preenchido de Conta, Contacto Profissional ou Oportunidade. O registo contém informações de Conta, Contacto Profissional ou Oportunidade, bem como os outros registos e itens a que estão ligados.) de Oportunidade Potencial.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Vendas.
  1. No Friso (friso: elemento que substitui a maioria dos menus, barras de ferramentas e painéis de tarefas. As funcionalidades do friso, separadores baseados em tarefas, contêm ferramentas e opções organizadas em grupos lógicos.), no separador Base, no grupo Novo, clique em Oportunidade Potencial.
  2. Na secção Oportunidade Potencial, na caixa Nome Completo, escreva o nome da oportunidade potencial.

 Sugestão   O Nome Completo é a única informação obrigatória no formulário de Oportunidade Potencial.

  1. Introduza todas as informações que tiver sobre a Oportunidade Potencial.

Um registo de Oportunidade Potencial tem uma página Geral e uma página Histórico.

MostrarA página Geral

A página Geral de um registo de Oportunidade Potencial está dividida em secções da seguinte forma:

Oportunidade Potencial    Introduza o cargo do contacto e, em seguida, clique na opção de arquivo pretendida no campo Arquivar Como. Se pretender seleccionar um empregado para dar seguimento à oportunidade potencial, clique no nome de um empregado na lista Atribuída a. Apenas as pessoas com quem tiver partilhado a sua base de dados são apresentadas nesta lista. Se pretendido, pode clicar no ícone de fotografia para adicionar uma fotografia da Oportunidade Potencial, clicando no botão de fotografia.

Formulário de Oportunidade Potencial com secção de nome da Oportunidade Potencial

Dados da Empresa    Introduza o nome da empresa que a oportunidade potencial representa.

Conta associada    Se pretender associar a oportunidade potencial a uma das suas Contas, clique no botão Conta e seleccione uma Conta na lista.

Internet, Números de telefone e Moradas    Introduza a informação de contacto da oportunidade potencial nestas secções. Nos campos que incluem uma seta, pode introduzir vários itens. Por exemplo, pode introduzir moradas de Empresa, Particular e Outra na secção Endereços e seleccionar a caixa de verificação da morada a utilizar para o envio de correio postal.

Informações de origem    Utilize esta secção para registar a forma como soube desta oportunidade potencial. Pode seleccionar um item na lista Origem ou introduzir uma nova origem. Em seguida, clique em Iniciada por para especificar a origem exacta. Por exemplo, se escolher De Viva Voz como a Origem e, em seguida, clicar em Iniciada por, a caixa de diálogo apresentada irá listar todos os Contactos Profissionais, e poderá seleccionar o nome do empregado ou cliente que lhe indicou a oportunidade potencial.

Registo de Oportunidade Potencial a mostrar a secção Origem

Pontuação da oportunidade potencial    Pontue ou classifique a oportunidade potencial pela probabilidade de comprar os seus produtos ou serviços. Pode introduzir manualmente uma pontuação, clicando no número de estrelas que pretende que a Oportunidade Potencial tenha, ou escolher um Tipo de pontuação automático. A pontuação automática baseia-se nos Critérios de pontuação, que pode personalizar, ou utilize simplesmente as entradas predefinidas.

Registo de Oportunidade Potencial com a pontuação da Oportunidade Potencial

Comentários    Adicione quaisquer informações adicionais sobre a Oportunidade Potencial no campo Notas. Clique em Adicionar Carimbo de Data/Hora para anexar a data e a hora a que introduziu as informações.

MostrarA página Histórico

Para abrir a página Histórico, no Friso, clique em Mostrar e, em seguida, clique em Histórico. Esta página contém todos os itens do histórico de comunicações (item do histórico de comunicação: item como um compromisso, nota de negócio, mensagem de correio electrónico, ficheiro ou tarefa que é ligado a uma Conta, Contacto Profissional, Oportunidade ou Projecto de Negócio.) associados a este registo (registo: formulário preenchido de Conta, Contacto Profissional ou Oportunidade. O registo contém informações de Conta, Contacto Profissional ou Oportunidade, bem como os outros registos e itens a que estão ligados.).

Para criar um histórico mais detalhado sobre a Oportunidade Potencial, clique no botão Novo e, em seguida, associe um item, tal como uma nota de negócio (nota de negócio: permite que um utilizador registe os detalhes de uma comunicação ou transacção do negócio e que os ligue ao histórico de uma Conta, Contacto Profissional, Oportunidade ou Projecto de Negócio.), um registo de chamadas (registo telefónico: detalhes de uma chamada telefónica que pode estar associada ao histórico de uma Conta, Contacto Profissional, Oportunidade ou Projecto de Negócio.), um compromisso ou uma tarefa (tarefa: projecto, compromisso ou incumbência pessoal ou relacionada com o trabalho a acompanhar até ser concluída.), ao registo. Para mais informações sobre o histórico de comunicações, consulte o tópico sobre como controlar as comunicações com os clientes no Business Contact Manager.

  1. Clique em Guardar e Fechar ou, se tiver de criar mais registos de Oportunidades Potenciais, clique em Guardar e Novo para abrir um formulário de Oportunidade Potencial em branco.

Início da Página Início da Página

Criar oportunidades potenciais a partir de mensagens de correio electrónico ou através de importação

Também pode criar um registo de Oportunidade Potencial a partir de uma mensagem de correio electrónico ou importando registos.

Criar uma oportunidade potencial a partir de uma mensagem de correio electrónico

Pode capturar o nome e o endereço de correio electrónico de uma Oportunidade Potencial directamente a partir de uma mensagem de correio electrónico.

  1. No Microsoft Outlook, faça duplo clique na mensagem de correio electrónico do contacto.
  2. No Friso, no separador Mensagem, no grupo Companhia, clique em Criar Registo.
  3. Clique em Oportunidade Potencial na lista. É apresentado um novo formulário de Oportunidade Potencial com o nome da pessoa, se conhecido, e o endereço de correio electrónico já introduzidos.
  4. Preencha o formulário e, em seguida, clique em Guardar e Fechar.

Início da Página Início da Página

Importar e exportar registos de Oportunidades Potenciais

Pode importar informações da Oportunidade Potencial a partir de outros programas, tais como ACT! e Microsoft Excel. Para obter informações sobre a importação de registos de Oportunidades Potenciais e outros dados, consulte o tópico sobre como importar dados para o Business Contact Manager.

Uma vez que as Oportunidades Potenciais são um tipo de registo de Contacto Profissional, pode exportá-las (exportar: copiar os dados de negócio do Business Contact Manager para Outlook para um ficheiro de um formato diferente para utilizar numa base de dados, folha de cálculo ou outro programa.) com os dados do Business Contact Manager para Outlook. Para obter informações sobre a exportação de registos de Oportunidades Potenciais e outros dados, consulte o tópico sobre como exportar os registos de negócio no Business Contact Manager.

Início da Página Início da Página

Qualificar ou pontuar Oportunidades Potenciais

Quando qualifica uma Oportunidade Potencial, está a indicar que a mesma é alguém que necessita dos seus produtos ou serviços. Por exemplo, se a sua empresa vender produtos de jardinagem, a Oportunidade Potencial irá necessitar de ter um jardim.

São fornecidos vários critérios de pontuação predefinidos no formulário de Oportunidade Potencial. Pode utilizar estes critérios para calcular automaticamente a pontuação de uma Oportunidade Potencial, personalizá-los de acordo com o seu negócio ou eliminá-los e introduzir os seus próprios critérios.

Utilize as informações de pontuação para pontuar todos os registos de Contactos Profissionais ou quaisquer registos personalizados baseados no tipo de registo de Contacto Profissional. Não se esqueça que todos os critérios de pontuação afectam a pontuação de uma Oportunidade Potencial ou contacto. As caixas de verificação seleccionadas aumentam a pontuação automaticamente calculada de um contacto, enquanto as caixas de verificação desmarcadas baixam a pontuação do contacto.

Nesta secção


Pontuar ou classificar as oportunidades potenciais

Utilize os critérios de pontuação para classificar as Oportunidades Potenciais de acordo com a probabilidade de efectuarem compras.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Vendas.
  1. Clique no separador Oportunidades Potenciais e, em seguida, faça duplo clique num registo para o abrir.
  2. No registo de Oportunidade Potencial, na secção Pontuação da oportunidade potencial, seleccione uma caixa de verificação para indicar que a Oportunidade Potencial satisfaz esse critério. Uma vez que cada critério está incluído nos cálculos de pontuação automáticos, uma caixa de verificação seleccionada irá aumentar a pontuação da Oportunidade Potencial e uma caixa de verificação desmarcada irá baixá-la.
  3. Se pretender, pode alterar a base de uma pontuação, clicando em Critérios de Pontuação. É atribuído um peso de baixo, normal ou alto a cada critério de pontuação. Ao alterar o peso de cada critério, irá alterar até que ponto influenciará a pontuação total.

Com base na quantidade de critérios concluídos e na importância relativa atribuída a cada um, o Business Contact Manager para Outlook calcula a pontuação e apresenta-a no número de estrelas amarelas na secção Pontuação da oportunidade potencial.

  1. Se pretender substituir o processo de pontuação automático, pode atribuir uma pontuação fixa à Oportunidade Potencial. Na lista Tipo de pontuação , clique em Manual e, em seguida, clique no número de estrelas que pretende atribuir.

Início da Página Início da Página

Personalizar os critérios de pontuação da Oportunidade Potencial

O Business Contact Manager para Outlook inclui critérios de pontuação predefinidos, mas pode alterar os critérios de modo a corresponderem melhor aos seus processos de vendas.

  1. Clique no separador Ficheiro.
  2. Clique em Business Contact Manager.
  3. Clique em Personalizar e, em seguida, clique em Modificar Critérios de Pontuação.

 Sugestão    Também pode personalizar os critérios de pontuação da Oportunidade Potencial, abrindo um registo de Oportunidade Potencial e, na secção Pontuação da oportunidade potencial, clicando em Critérios de pontuação.

Registo de Oportunidade Potencial com a pontuação da Oportunidade Potencial

  1. Para editar um critério, seleccione-o e, em seguida, clique em Editar. Altere a descrição do item, a importância, ou ambos e, em seguida, clique em OK.
  2. Para criar um novo critério, clique em Adicionar. Introduza uma descrição, seleccione a importância e, em seguida, clique em OK.
  3. Para eliminar um critério, seleccione-o e clique em Eliminar.

Atribuir Oportunidades Potenciais

O Business Contact Manager para Outlook armazena os dados de negócio numa base de dados. Pode partilhar esses dados de negócio com colegas de trabalho, de modo a terem as informações necessárias para servir os seus clientes. Pode atribuir uma Oportunidade Potencial a qualquer pessoa com quem tenha partilhado a base de dados.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Vendas.
  1. Clique no separador Oportunidades Potenciais e, em seguida, seleccione a Oportunidade Potencial ou as Oportunidades Potenciais que pretende atribuir.

MostrarMostrar um exemplo

Para seleccionar registos adjacentes, prima a tecla SHIFT e, em seguida, clique no primeiro e último registos do grupo que pretende adicionar. Para seleccionar registos não adjacentes, prima a tecla CTRL e, em seguida, clique nos registos individuais. Para seleccionar todos os registos, clique num e, em seguida, prima CTRL+T.

  1. No Friso, no grupo Acções, clique em Atribuir a e, em seguida, seleccione a pessoa que pretende que trabalhe com a Oportunidade Potencial.

Início da Página Início da Página

Editar mais de uma Oportunidade Potencial de cada vez

É fácil editar simultaneamente vários registos de Oportunidades Potenciais, por exemplo, para actualizar várias pontuações manuais ou identificar todas as Oportunidades Potenciais de uma origem específica.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Vendas.
  1. Clique no separador Oportunidades Potenciais e, em seguida, clique nos registos que pretende alterar.

MostrarComo seleccionar mais de um registo?

Para seleccionar registos adjacentes, prima a tecla SHIFT e, em seguida, clique no primeiro e último registos do grupo que pretende adicionar. Para seleccionar registos não adjacentes, prima a tecla CTRL e, em seguida, clique nos registos individuais. Para seleccionar todos os registos, clique num e, em seguida, prima CTRL+T.

  1. No Friso, no separador Base, em grupo Editar, clique em Edição em Massa.

Botão Edição em Massa no Friso

  1. Clique no campo que pretende editar na lista Seleccione o campo.
  2. Introduza o novo valor que pretende no campo, ou clique em Desmarcar o valor para eliminar a entrada do campo em cada um dos registos seleccionados.
  3. Clique em OK para concluir a edição em massa e feche a caixa de diálogo.

Início da Página Início da Página

Converter uma Oportunidade Potencial num Contacto Profissional

Em qualquer conjunto de Oportunidades Potenciais, algumas não irão resultar em vendas e serão eliminadas; outras revelar-se-ão importantes. Pode converter estas Oportunidades Potenciais importantes em Contactos Profissionais. Os registos de Contactos Profissionais são utilizados para contactos com quem tenha uma relação comercial em curso.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Vendas.
  1. Na área de trabalho, seleccione o separador Oportunidades Potenciais e, em seguida, faça duplo clique num registo de Oportunidade Potencial para o abrir.
  2. No Friso, no grupo Editar, clique em Converter Em e, em seguida, clique em Contacto Profissional.
  3. Edite o registo de Contacto Profissional conforme necessário e, em seguida, clique em Guardar e Fechar.

 Nota    Os formulários de Contacto Profissional são muito semelhantes aos formulários de Oportunidade Potencial, mas têm páginas adicionais: Detalhes e Campos definidos pelo utilizador. Para mais informações sobre o preenchimento de um formulário de Contacto Profissional, consulte o tópico sobre como utilizar Contactos Profissionais no Business Contact Manager.

Início da Página Início da Página

Criar relatórios a partir de registos de Oportunidades Potenciais

Os relatórios de Oportunidades potenciais estão incorporados no Business Contact Manager para Outlook e podem ser facilmente modificados para satisfazerem as suas necessidades.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique numa das seguintes pastas para visualizar a área de trabalho:
  • Gestão de Contactos.
  • Vendas.
  • Marketing.
  • Gestão de Projectos.
  1. Para ver um dos relatórios de Oportunidades Potenciais predefinidos, no Friso, clique no separador Relatórios. No grupo Gestão de Contactos , clique em Oportunidades Potenciais e, em seguida, seleccione um relatório:
  • Oportunidades Potenciais por Atribuída a.
  • Oportunidades Potenciais por Atribuída a e Classificação.
  • Oportunidades Potenciais por Pontuação.
  1. Para criar um novo relatório, abra um relatório predefinido. Clique nas opções no grupo Esquema ou Ordenar e Filtrar para alterar o aspecto do relatório e os dados apresentados.
  2. Clique em Guardar Como e escreva um nome para o relatório. O relatório é guardado na categoria Oportunidades Potenciais. Para abri-lo, clique em Relatórios Guardados, clique em Oportunidades Potenciais na lista, clique no nome do relatório na caixa de diálogo e, em seguida, clique em Abrir.

Para mais informações sobre a criação e personalização de relatórios, consulte o tópico sobre como utilizar relatórios e gráficos no Business Contact Manager.

Início da Página Início da Página

 
 
Aplica-se a:
Outlook 2013, Outlook 2010