Gerir mensagens de correio eletrónico com regras

Uma regra é uma ação que o Microsoft Outlook realiza automaticamente sobre mensagens recebidas ou enviadas com base em condições que tenha especificado. É possível criar uma regra a partir de um modelo, de uma mensagem ou utilizando as suas próprias condições.

Utilizar o Outlook Web App em alternativa? Veja as regras da pasta A receber para saber mais sobre como criar e gerir as suas regras que também funcionam com o programa de ambiente de trabalho do Outlook.

Neste artigo


Como as regras ajudam a gerir mensagens de e-mail

Uma regra é uma ação que o Microsoft Outlook executa automaticamente sobre uma mensagem recebida ou enviada que cumpra as condições especificadas na regra. É possível selecionar várias condições e ações utilizando o Assistente de Regras.

As regras enquadram-se numa de duas categorias — organização e notificação. As regras não funcionam em mensagens que tenham sido lidas, apenas nas mensagens que não foram lidas.

Modelos de regras no Assistente de Regras

O Assistente de Regras inclui modelos para as regras utilizadas mais frequentemente, que incluem as seguintes:

  • Continuar Organizado     Estas regras ajudam-no a arquivar e a seguir mensagens. Por exemplo, pode criar uma regra para mensagens de um remetente específico, tal como Tomás Mota, com a palavra "vendas" na linha Assunto, para ser sinalizada para seguimento, categorizada como Vendas e movida para uma pasta chamada Vendas do Tomás.
  • Continuar Atualizado     Estas regras notificam-no sempre que receber uma mensagem específica. Por exemplo, pode criar uma regra que envia automaticamente um alerta para um dispositivo móvel quando receber uma mensagem de um familiar.
  • Iniciar a partir de uma regra em branco     Estas são regras criadas sem a ajuda de um modelo de regra e que pode personalizar na íntegra.

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Criar uma regra

O Outlook inclui modelos de regras para cenários comuns. Utilize estes modelos de regras ou crie as suas próprias regras personalizadas.

Utilizar modelos de regras do Outlook

  1. Clique no separador Ficheiro.
  2. Clique em Gerir Regras e Alertas.
  3. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, no separador Regras de Correio Eletrónico, clique em Nova Regra.
  4. Em Passo 1: Selecionar um modelo, selecione o modelo pretendido a partir da coleção de modelos Continuar Organizado ou Continuar Atualizado .
  5. Em Passo 2: Editar a descrição da regra, clique num valor sublinhado. Por exemplo, se clicar na ligação da pessoas ou grupo público, o Livro de Endereços abre-se.
  6. Clique em Seguinte.
  7. Em Passo 1: Selecionar uma ou mais condições, selecione as condições que pretende que as mensagens cumpram para que a regra seja aplicável.
  8. Em Passo 2: Editar a descrição da regra, clique num valor sublinhado de qualquer condição que tenha adicionado e, em seguida, especifique o valor.
  9. Clique em Seguinte.
  10. Em Passo 1: Selecionar uma ou mais ações, selecione a ação que pretende que a regra efetue quando as condições especificadas forem cumpridas.
  11. Em Passo 2: Editar a descrição da regra, clique num valor sublinhado de qualquer ação tenha adicionado e, em seguida, especifique o valor.
  12. Clique em Seguinte.
  13. Em Passo 1: Selecionar uma ou mais exceções, selecione exceções à regra e, em seguida, clique em Seguinte.
  14. Em Passo 2: Editar a descrição da regra, clique num valor sublinhado de qualquer exceção que tenha adicionado e, em seguida, especifique o valor.
  15. Clique em Seguinte.
  16. Em Passo 1: Especificar um nome para esta regra, introduza um nome.
  17. Em Passo 2: Configurar opções da regra, selecione as caixas de verificação relativas às opções que pretende.
    • Se pretender executar esta regra em mensagens que já se encontram na pasta A Receber, selecione a caixa de verificação Executar esta regra nas mensagens que já estão em “A Receber".
    • Por predefinição, a nova regra está ativada. Para desativá-la, desmarque a caixa de verificação Ativar esta regra.
    • Para aplicar esta regra a todas as suas contas de correio eletrónico configuradas no Outlook, selecione a caixa de verificação Criar esta regra em todas as contas.
  18. Clique em Concluir.

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Conceber uma regra personalizada

  1. Clique no separador Ficheiro.
  2. Clique em Gerir Regras e Alertas.
  3. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, no separador Regras de Correio Eletrónico, clique em Nova Regra.
  4. Em Iniciar a partir de uma regra em branco, clique em Verificar mensagens quando chegam ou em Verificar mensagens depois de enviar.
  5. Clique em Seguinte.
  6. Em Passo 1: Selecionar uma ou mais condições, selecione as condições que pretende que as mensagens cumpram para que a regra seja aplicável.
  7. Em Passo 2: Editar a descrição da regra, clique num valor sublinhado de qualquer condição que tenha adicionado e, em seguida, especifique o valor.
  8. Clique em Seguinte.
  9. Em Passo 1: Selecionar uma ou mais ações, selecione a ação que pretende que a regra efetue quando as condições especificadas forem cumpridas.
  10. Em Passo 2: Editar a descrição da regra, clique num valor sublinhado de qualquer ação tenha adicionado e, em seguida, especifique o valor.
  11. Clique em Seguinte.
  12. Em Passo 1: Selecionar uma ou mais exceções, selecione exceções à regra e, em seguida, clique em Seguinte.
  13. Em Passo 2: Editar a descrição da regra, clique num valor sublinhado de qualquer exceção que tenha adicionado e, em seguida, especifique o valor.
  14. Clique em Seguinte.
  15. Em Passo 1: Especificar um nome para esta regra, introduza um nome.
  16. Em Passo 2: Configurar opções da regra, selecione as caixas de verificação relativas às opções que pretende.
    • Se pretender executar esta regra em mensagens que já se encontram na pasta A Receber, selecione a caixa de verificação Executar esta regra nas mensagens que já estão em “A Receber".
    • Por predefinição, a nova regra está ativada. Para desativá-la, desmarque a caixa de verificação Ativar esta regra.
    • Para aplicar esta regra a todas as suas contas de correio eletrónico configuradas no Outlook, selecione a caixa de verificação Criar esta regra em todas as contas.
  17. Clique em Concluir.

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Criar uma regra com base nos remetentes ou destinatários de uma mensagem

É possível criar rapidamente uma regra a partir de qualquer mensagem. A vantagem deste método é que as regras são sugeridas com base no remetente ou no destinatários das mensagens. Por exemplo, quando começa uma mensagem, é sugerida uma regra que consiste em mover todas as mensagens desse remetente para uma pasta que o utilizador escolher.

  1. Clique na mensagem para a qual pretende criar uma regra e, em seguida, no separador Base, no grupo Mover, clique em Regras.

As regras sugeridas aparecem com base no remetente e nos destinatários da mensagem.

  1. Faça uma das seguintes opções:
  • Clique numa das regras sugeridas, clique numa pasta de destino e , em seguida, clique em OK.
  • Para mais opções de regras com base no remetente, nos destinatários ou no assunto da mensagem, clique em Criar Regra.

Se escolheu Criar Regra no Passo 2, é apresentada a caixa de diálogo Criar Regra. Continue com os passos seguintes.

  1. Em Quando receber correio eletrónico com todas as condições selecionadas, selecione as caixas de verificação das condições que pretende.
  2. Em Faça o seguinte, selecione as caixas de verificação da ação que pretende que a regra realize quando as condições especificadas forem cumpridas.
  3. Selecione a caixa de verificação Mover o item para a pasta.
  4. Clique numa pasta existente ou clique em Novo para criar uma pasta para armazenar as mensagens.

Para adicionar mais condições, ações ou exceções à regra, clique em Opções Avançadas e, em seguida, siga as restantes instruções no Assistente de Regras. Este é o mesmo assistente que aparece quando clica em Gerir Regras e Alertas na vista Backstage (ao clicar no separador Ficheiro). Para obter mais informações, consulte Conceber uma regra personalizada.

  1. Clique em OK.

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Importar ou exportar regras

Veja o artigo Importar ou exportar um conjunto de regras para saber como importar ou exportar regras para que outras pessoas as possam utilizar.

Executar regras manualmente

Se pretender executar uma ou mais regras manualmente, efetue o seguinte procedimento:

  1. Clique no separador Ficheiro.
  2. Clique em Gerir Regras e Alertas.
  3. Clique em Executar Regras Agora.
  4. Na caixa de diálogo Executar Regras Agora, em Selecionar regras a executar, selecione a caixa de verificação junto a cada regra que pretender executar.
  5. Na caixa Executar na Pasta, se pretender selecionar uma pasta diferente, clique em Procurar, clique na pasta e, em seguida, clique em OK.

Selecione a caixa de verificação Incluir subpastas para incluir todas as pastas abaixo da pasta que foi especificada no Passo 5.

  1. Na lista Aplicar regras a, a predefinição são todas as mensagens. Pode alterar esta predefinição para mensagens lidas ou não lidas.
  2. Clique em Executar Agora.

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Regras baseadas no servidor e regras só de cliente

Existem dois tipos de regras no Outlook — baseadas no servidor e só de cliente.

  • Regras baseadas no servidor     Quando utiliza uma conta do Microsoft Exchange Server, algumas regras que cria são baseadas no servidor. Estas regras são executadas na sua caixa de correio no servidor de correio do Exchange, mesmo quando o Outlook não se encontra em execução no seu computador. As regras baseadas no servidor têm de ser aplicadas às mensagens antes de estas serem entregues na sua pasta A receber e têm de ser executadas até estarem concluídas no servidor. Por exemplo, uma regra que especifique que uma mensagem seja impressa não pode ser executada enquanto não estiver concluída no servidor. Se não for possível aplicar uma regra no servidor, essa regra é aplicada quando o utilizador inicia o Outlook e passa, então, a ser uma regra só de cliente.
  • Regras só de cliente     As regras só de cliente são regras que são executadas apenas no seu computador. Estas são regras que não podem ser executadas enquanto não estiverem concluídas no servidor, como, por exemplo, regras que especifiquem a impressão de determinadas mensagens. As regras só de cliente só podem ser executadas quando o Outlook está em execução.

Se a sua lista contiver ambos os tipos de regra, as regras baseadas no servidor são aplicadas em primeiro lugar, seguidas pelas regras só de cliente.

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Aplicar regras a outros itens do Outlook

Recibos de entrega, respostas de voto e Respostas Automáticas

Quando as regras são aplicadas, os recibos de entrega, os recibos de leitura, as respostas de voto e as Respostas Automáticas (notificações de Fora do Escritório) são processados como se fossem mensagens. Por exemplo, uma regra que move itens (item: item é o elemento básico que contém informações no Outlook (semelhante a um ficheiro noutros programas). Os itens incluem mensagens de correio electrónico, compromissos, contactos, tarefas, entradas de diário, notas, itens colocados e documentos.) com a palavra "reunião" na linha de assunto para uma pasta específica, também move os recibos de entrega, respostas de votos ou Respostas Automáticas que contenham a palavra "reunião" na linha de assunto.

 Nota    Quando uma regra move respostas de votação da pasta A receber para outra pasta, o controlo dos votos é afetado. Quando abrir uma mensagem enviada que inclua um botão de votação, as informações de controlo não incluirão uma contagem para as respostas movidas por uma regra. Mover ou eliminar manualmente uma resposta não afeta o controlo.

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Pedidos de reunião, pedidos de tarefa e documentos

Quando são aplicadas regras, os pedidos de reunião, pedidos de tarefa e documentos são tratados como mensagens. Por exemplo, ao criar uma regra que move itens (item: item é o elemento básico que contém informações no Outlook (semelhante a um ficheiro noutros programas). Os itens incluem mensagens de correio electrónico, compromissos, contactos, tarefas, entradas de diário, notas, itens colocados e documentos.) com a palavra "reunião" na caixa Assunto para uma pasta específica, qualquer pedido de tarefa ou pedido de reunião que satisfaça essa condição também será movido. No entanto, tenha presentes as seguintes limitações quando criar regras que afetem estes tipos de itens:

  • Um item movido para uma pasta que não seja uma pasta de correio poderá não funcionar tal como esperado depois de ser movido. Por exemplo, se for movida uma mensagem para a pasta Calendário, não é criado um novo compromisso.
  • Se uma reunião ou resposta a tarefa for movida para a pasta Itens Eliminados através da utilização de uma regra, a resposta não é controlada pelo item original.
  • Se for automaticamente movido um convite para reunião para a pasta Itens Eliminados, a reunião não é adicionada ao Calendário.
  • As regras que afetam as mensagens que envia não são aplicadas a pedidos de tarefas nem a convites para reuniões.

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Grupos de Contactos

Uma regra que inclua um Grupo de Contactos pode ter um comportamento diferente, dependendo da forma como a regra é criada.

  • Mover mensagens enviadas para uma pasta de Grupo de Contactos      Esta regra só está disponível se estiver a utilizar uma conta do Exchange Server. Só são movidas para a pasta especificada as mensagens que forem enviadas para o Grupo de Contactos. As mensagens de pessoas que sejam membros do Grupo de Contactos não são movidas para a pasta especificada.

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Reencaminhar mensagens fora da organização

Por predefinição, se estiver a utilizar uma conta do Microsoft Exchange Server 2010, não pode utilizar regras para reencaminhar mensagens para endereços de correio eletrónico fora da sua organização. Esta definição ajuda a evitar a divulgação de informações confidenciais e privadas da organização e só pode ser alterada por um administrador do Exchange.

Para obter mais informações, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange Server à qual a minha conta estabelece ligação.

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Aplica-se a:
Outlook 2010