É possível adicionar novos contactos (contacto: pessoa, dentro ou fora da organização, acerca da qual é possível guardar vários tipos de informações como, por exemplo, os endereços de residência e de correio electrónico, os números de telefone e de fax e os URLs de páginas Web.) aos Contactos do Microsoft Office Outlook 2007 escrevendo todas as informações directamente num formulário de contacto (formulário de contacto: vista de um contacto individual que contém todas as informações armazenadas no contacto.) novo ou tirando partido da informação de contacto que lhe é enviada para preencher automaticamente algumas ou todas as informações. Encontrará diversas opções nas secções que se seguem.
Sugestão: Criar um grupo de contactos
No Office Outlook 2007, cada um dos contactos é igualmente apresentado como um Cartão de Visita Electrónico (cartão de visita electrónico: vista de uma informação específica sobre um contacto, num formato semelhante ao de um cartão de visita em papel, o qual pode ser inserido em mensagens.). Quaisquer informações adicionadas a um contacto serão implementadas automaticamente no Cartão de Visita Electrónico correspondente e vice-versa.
Um formulário de contacto que contém as informações sobre Manuel Oliveira.
Uma vista da caixa de diálogo
Editar Cartão de Visita, com os campos correspondentes preenchidos para o Cartão de Visita Electrónico de Manuel Oliveira.
O que pretende efectuar?
Criar um contacto a partir de Contactos
- No menu Ficheiro, aponte para Novo e, em seguida, clique em Contacto.
Atalho do teclado Para criar um contacto, prima Ctrl+Shift+C.
- Escreva um nome para o contacto.
- Introduza as informações que pretende incluir para o contacto.
Notas
- Para especificar o modo como pretende que o nome do contacto seja apresentado na linha Para de uma mensagem, escreva o nome na caixa Mostrar Como.
- Para introduzir diversas entradas num campo como, por exemplo, mais do que um número de telefone ou endereço de correio electrónico, clique na seta para baixo junto ao campo.
- Se existir mais de um endereço para correspondência para um contacto, seleccione a caixa de verificação End. para correspondência para estabelecer que endereço deve ser utilizado durante uma impressão em série.
Sugestão Pode criar rapidamente outro contacto com as mesmas informações sobre a empresa. No contacto actual, no menu Acções, clique em Novo contacto na mesma empresa.
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Criar um contacto a partir de outro contacto
Pode criar um novo contacto (contacto: pessoa, dentro ou fora da organização, acerca da qual é possível guardar vários tipos de informações como, por exemplo, os endereços de residência e de correio electrónico, os números de telefone e de fax e os URLs de páginas Web.) a partir de um contacto existente utilizando o contacto existente como modelo e, em seguida, alterando qualquer uma das informações, conforme necessário.
- Em Contactos, na vista Cartões de Visita, clique no contacto que pretende utilizar como modelo.
Nota Também pode levar a cabo este procedimento nas vistas Cartões de Endereço e Cartões de Endereço Detalhados.
- Prima CTRL+C e, em seguida, prima CTRL+V.
- Na caixa Contacto Duplicado Detectado, seleccione a opção Adicionar novo contacto.
Quando guardar um contacto ou um Cartão de Visita Electrónico (cartão de visita electrónico: vista de uma informação específica sobre um contacto, num formato semelhante ao de um cartão de visita em papel, o qual pode ser inserido em mensagens.) com o mesmo nome ou com um nome de correio electrónico igual a um já existente na pasta Contactos, o Microsoft Outlook apresenta uma caixa de diálogo com opções para adicionar o contacto duplicado como um novo contacto ou actualizar o contacto existente com as novas informações do contacto duplicado. Para obter mais informações, consulte Resolver ou eliminar contactos duplicados.
- Clique em Adicionar.
O novo contacto será apresentado na vista Cartões de Visita ao lado do contacto copiado.
- Faça duplo clique no novo contacto para o abrir e, em seguida, edite as informações, conforme necessário.
- Clique em Guardar e Fechar.
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Criar um contacto a partir de uma mensagem de correio electrónico recebida
- Abra ou pré-visualize a mensagem de correio electrónico que contém o nome que pretende adicionar à lista de contactos.
- Clique com o botão direito do rato no nome do remetente que pretende transformar num contacto e, em seguida, clique em Adicionar a 'Contactos' no menu de atalho.
Nota No Outlook, não existe qualquer opção para adicionar informações de contacto automaticamente aos Contactos ou ao Livro de Endereços quando é enviada uma resposta para um contacto.
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Criar um contacto a partir de um Cartão de Visita Electrónico recebido
Quando um Cartão de Visita Electrónico recebido numa mensagem de correio electrónico é guardado, é criado um novo contacto. Se já existir um contacto com o mesmo nome, é possível guardar o duplicado como um novo contacto ou actualizar o original.
- Numa mensagem aberta, clique com o botão direito do rato no cartão e, em seguida, clique em Adicionar a 'Contactos' no menu de atalho. O novo contacto abre-se no formulário de contacto.
- No separador Contacto, no grupo Guardar, clique em Guardar e Fechar.
- Se já existir um contacto com o mesmo nome, o Outlook detecta o duplicado. Efectue um dos seguintes procedimentos:
- Seleccione Adicionar o novo contacto. Deste modo, é criado um contacto duplicado, incluindo um formulário de contacto e Cartão de Visita Electrónico.
- Seleccione Actualizar as informações. Os contactos duplicados existentes são listados. Faça duplo clique no contacto para o actualizar e, em seguida, actualize as informações no formulário de contacto e guarde-o.
A nova informação de contacto passa a ser guardada nos Contactos, encontrando-se igualmente disponível como um Cartão de Visita Electrónico noutras vistas. É possível efectuar alterações à informação de contacto antes e depois de esta ser guardada. Para efectuar alterações ao cartão após ser guardado, consulte as instruções em Criar Cartões de Visita Electrónicos.
Notas
- É igualmente possível clicar com o botão direito do rato no ficheiro .vcf em anexo no cabeçalho da mensagem para abrir o menu de atalho e adicionar o contacto ou seleccionar outras opções.
- Se clicar na opção Guardar e Novo no formulário de contacto, o contacto aberto é guardado e é aberto um novo formulário de contacto em branco.
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Criar um contacto numa pasta pública
Esta funcionalidade requer que esteja a utilizar uma conta do Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007. A maioria das contas domésticas ou pessoais não utilizam o Microsoft Exchange.
- Abra a pasta pública na qual pretende criar um contacto.
Como?
- Se a Lista de pastas não estiver visível, clique no menu Ir para e, em seguida, clique em Lista de pastas.
- Clique em Pastas públicas e, em seguida, clique na pasta que deseja abrir.
Se a pasta que pretende abrir estiver localizada dentro de outra pasta, clique no sinal de adição (+) junto a cada subpasta até localizar a pasta pretendida.
- No menu Ficheiro, aponte para Novo e, em seguida, clique em Contacto.
- Escreva um nome para o novo contacto.
- Introduza as informações que deseja incluir para o contacto.
Notas
- Para especificar o modo como pretende que o nome do contacto seja apresentado na linha Para de uma mensagem, escreva o nome na caixa Mostrar Como.
- Para introduzir diversas entradas num campo como, por exemplo, mais do que um tipo de número de telefone ou endereço, clique na seta para baixo junto ao campo.
- Se existir mais de um endereço para correspondência para um contacto, seleccione a caixa de verificação End. para correspondência para estabelecer que endereço deve ser utilizado durante uma impressão em série.
- Clique em Guardar e Fechar .
Apenas é possível criar um novo contacto numa pasta de Contactos. Por exemplo, não é possível criar um novo contacto numa pasta de correio.
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