Criar e personalizar tipos de registo e listas

Com o Business Contact Manager para Outlook, pode personalizar formulários adicionando campos relevantes para o seu negócio, removendo campos que não são necessários e movendo campos para realçar as informações que são mais importantes para si. Pode criar novos formulários, adicionar listas, personalizar relatórios, modificar fases de venda e critérios de pontuação de oportunidades potenciais e escolher campos para os Cartões de Contacto.

Este artigo abrange a criação e personalização de formulários e a criação e edição de listas.

 Nota   Os formulários só podem ser personalizados pelo proprietário da base de dados.

Consulte os seguintes artigos para obter informações sobre personalização de relatórios; modificação de fases de venda, actividades de venda e lembretes; alteração de critérios de pontuação de oportunidades potenciais; e Cartões de Contacto:

O que pretende fazer?


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Criar um novo tipo de registo

O Business Contact Manager para Outlook inclui vários tipos diferentes de tipos de registo ou formulários personalizáveis, incluindo Conta (Conta: uma conta consiste numa empresa ou organização com a qual tem algum negócio ou actividade comercial. Se estiver a ser prestado um serviço como, por exemplo, serviços dentários ou médicos, uma Conta também pode ser um cliente.), Contacto Profissional (Contacto Profissional: pessoa com quem tem negócios ou alguma actividade comercial numa empresa ou organização.), Oportunidade Potencial (oportunidade: potencial cliente que tem de ser contactado por um representante de vendas e qualificado ou não qualificado como uma oportunidade de vendas.), Oportunidade (Oportunidade: possibilidade de vender os produtos ou serviços a uma Conta ou Contacto Profissional.) e Projecto de Negócio (Projecto de Negócio: projecto que é criado no Business Contact Manager para Outlook. Um Projecto de Negócio é constituído por uma ou várias tarefas de projecto.).

Pode utilizar os formulários predefinidos sem os alterar, ou pode criar novos tipos de registo para satisfazer as necessidades do seu negócio.

Também pode modificar formulários, adicionando e removendo campos. Para obter informações, consulte Adicionar ou remover um campo mais à frente neste artigo.

Os novos tipos de registo têm de basear-se no tipo de registo de Conta ou Contacto Profissional. A forma como os registos podem ser associados e as informações que são partilhadas entre eles mantêm-se em quaisquer novos tipos de registo que sejam criados.

Exemplo: Um grossista de bicicletas cria tipos de registo personalizados

Um grossista de bicicletas necessita de criar registos de Loja e Empregado da Loja.

Cada loja que compra ao grossista tem vários empregados responsáveis pelas compras. O grossista de bicicletas vende a várias lojas, cada uma com o seu próprio conjunto de empregados que toma decisões de compra. O grossista necessita de associar cada empregado da loja com a loja correspondente para ver a lista de empregados e qualquer comunicação com os empregados da loja quando estiver a rever as informações sobre uma loja.

Para tal, o grossista cria um registo de Loja baseado no tipo de registo de Conta e cria um registo de Empregado da Loja baseado no tipo de registo Contacto Profissional. O grossista escolhe basear o registo de Loja num registo de Conta, uma vez que os registos de Conta apresentam uma lista de Contactos Profissionais relacionados e todos os itens do histórico de comunicações de cada Contacto Profissional.

Criar um tipo de registo personalizado

  1. Clique no separador Ficheiro.
  1. Clique no separador Business Contact Manager.
  2. Clique no botão Personalizar e, em seguida, clique em Personalizar Tipos de Registo.
  3. Na caixa de diálogo Personalizar Tipos de Registo, efectue um dos seguintes procedimentos:
    • Clique em Tipo do Novo Contacto Profissional para criar um novo formulário baseado no tipo de registo Contacto Profissional.
    • Clique em Tipo da Nova Conta para criar um novo formulário baseado no tipo de registo Conta.

A caixa de diálogo Personalizar Tipos de Registo com o botão Tipo do Novo Contacto Profissional e o botão Tipo da Nova Conta destacados.


 Notas 

  • Se necessitar de um novo tipo de registo para indivíduos, escolha Tipo do Novo Contacto Profissional.
  • Se necessitar de um novo tipo de registo para organizações ou para grupos com uma organização maior, escolha Tipo da Nova Conta. Todos os itens de comunicação de qualquer registo associado a uma Conta são listados no histórico de comunicações do registo de Conta. Para mais informações sobre registos de Conta, consulte o tópico sobre como armazenar informações sobre as contas no Business Contact Manager .
  1. Na caixa de diálogo Tipo do Novo Contacto Profissional ou Tipo da Nova Conta, escreva um nome singular e plural para o novo tipo de registo.
  2. Opcionalmente, clique em Procurar para alterar o ícone que irá aparecer em cada registo desse tipo.
  3. Clique em OK.

O novo tipo de registo é incluído na lista de tipos de registo na caixa de diálogo Personalizar Tipos de Registo.

 Nota   O novo tipo de registo inclui todas as páginas e campos predefinidos da Conta ou Contacto Profissional nos quais baseou o novo tipo de registo. Não inclui quaisquer páginas ou campos personalizados que tenham sido adicionados a outros formulários. Para personalizar o formulário alterando páginas e campos, consulte a secção Personalizar um formulário seguinte.

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Personalizar um formulário

Existem várias formas de personalizar formulários. Pode adicionar ou remover páginas, secções e campos. Pode reorganizar os campos de uma forma que faça sentido para o seu negócio.

 Nota   Os formulários só podem ser personalizados pelo proprietário da base de dados.

Pode exportar os formulários personalizados de modo a poderem ser partilhados com outros utilizadores. Para mais informações sobre a exportação, consulte o tópico sobre como exportar registos de negócio a partir do Business Contact Manager.

 Importante   Todas as alterações efectuadas a um formulário irão alterar todos os registos desse tipo. Por exemplo, se remover um campo do formulário de Contacto Profissional, esse campo será removido de todos os registos de Contacto Profissional.

Nesta secção


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Abrir um formulário para personalização

  1. Clique no separador Ficheiro.
  1. Clique no separador Business Contact Manager.
  2. Clique no botão Personalizar e, em seguida, clique em Personalizar Tipos de Registo.
  3. Na lista, clique no tipo de registo que pretende personalizar e, em seguida, clique no botão Personalizar Formulário.

A caixa de diálogo Personalizar Tipos de Registo com o botão Personalizar Formulário destacado.

 Sugestão   Também pode personalizar qualquer formulário que tenha aberto. No Friso, no grupo Personalizar, clique no botão Esquema de Formulário.

É apresentada uma versão personalizável do formulário. Em seguida, pode adicionar ou remover páginas, secções e campos, ou reorganizar secções e campos no formulário.

 Nota   A página Geral é apresentada por predefinição. Para apresentar uma página diferente, no separador Personalizar, no grupo Páginas, clique em Mostrar e, em seguida, clique no nome da página.

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Criar uma nova página

Pode criar até quatro páginas adicionais para qualquer formulário. Por predefinição, a maioria dos formulários incluem as páginas Geral, Detalhes e Histórico.

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. No separador Personalizar, no grupo Páginas, clique em Mostrar Ícone Mostrar e, em seguida, clique em Página de utilizador 1 ou numa das restantes páginas de utilizador.

É apresentada uma página em branco.

 Nota   Se o nome da página terminar com (Oculto), a página está oculta por predefinição. Terá de desactivar a funcionalidade Ocultar para poder introduzir dados nesta página do formulário.

  1. Se a página estiver oculta, desactive a funcionalidade Ocultar para mostrar a página. No grupo Páginas, clique em Ocultar Ícone Ocultar

 Nota   Para verificar se a página já não está oculta, no grupo Páginas, clique em Mostrar. Se a página seleccionada já não incluir (Oculto) a seguir ao nome da página, significa que está visível.

Agora poderá mudar o nome da página ou adicionar secções e campos. Para mais informações, consulte Adicionar ou remover secções e Adicionar ou remover campos mais à frente neste artigo.

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Atribuir um nome ou mudar o nome de uma página

  1. No separador Personalizar, no grupo Páginas, clique em Mostrar e, em seguida, clique na página à qual pretende mudar o nome.
  2. No grupo Páginas, clique em Mudar o Nome da Página Ícone Mudar o Nome da Página.
  3. Na caixa Nome da página, escreva o novo nome e, em seguida, clique em OK.

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Adicionar ou remover secções

As informações existentes num formulário estão organizadas em secções. Por exemplo, no formulário de Contacto Profissional, existe uma secção Números de telefone que inclui diferentes campos de número de telefone, tais como Empresa e Casa.

Ecrã Esquema de Formulário de Contacto Profissional com a secção Números de telefone realçada.

Adicionar uma secção

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. No separador Personalizar, no grupo Esquema, clique em Adicionar Secção Ícone Adicionar Grupo.
  3. Na caixa Nome da Secção, escreva um nome para a secção e, em seguida, clique em OK.

 Nota   Se pretende alterar a largura de uma secção, seleccione a secção. No separador Personalizar, clique em Alargar Ícone Alargar ou em Diminuir Ícone Diminuir.

Remover uma secção

  1. Clique na secção que pretende remover.

 Sugestão   Uma secção tem um nome com uma linha horizontal ao lado do nome. Para seleccionar uma secção, clique no nome da secção ou junto do mesmo.

A secção de números de telefone seleccionados

  1. No separador Personalizar, no grupo Esquema, clique em Remover Ícone Remover.


 Notas 

  • Todos os campos que estejam nesta secção são removidos, mas não são eliminados da base de dados do Business Contact Manager. Se pretender adicionar novamente os campos ao formulário, consulte Adicionar um campo mais à frente neste artigo. A remoção dos campos não elimina os campos nem os dados que contêm. Todos os dados introduzidos nos campos mantêm-se guardados na base de dados, a menos que elimine permanentemente os campos.
  • Quando remove uma secção, esta é eliminada da base de dados do Business Contact Manager. Os campos incluídos na secção não são eliminados juntamente com a secção. Se pretender adicionar a secção novamente, pode adicionar uma secção com o mesmo nome e, em seguida, adicionar outra vez os campos ao formulário dessa secção.

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Adicionar ou remover campos

Pode adicionar diferentes tipos de campos no Business Contact Manager para Outlook necessários para o seu negócio. O tipo de campo que adicionar irá determinar o tipo de informações que podem ser introduzidas ou seleccionadas no campo.

Por exemplo, se pretender introduzir informações numa caixa de texto, pode adicionar um campo de texto; se pretender clicar num item a partir de uma lista, pode adicionar uma lista previamente povoada (igualmente conhecida como lista pendente); se pretender associar um registo a outro registo, pode adicionar um campo de relação.

Uma florista poderá criar um campo de texto denominado "Flor Favorita" onde as pessoas terão de introduzir o tipo de flor no campo, e um especialista em aquecimento poderá criar um campo denominado "Modelo de Fornalha" com uma lista de opções de escolha. Para mais informações sobre listas, consulte Criar ou editar listas mais à frente neste artigo.

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Adicionar um campo

  1. Abrir um formulário para personalização.

 Sugestão   Antes do passo seguinte, clique na secção na qual pretende adicionar o campo. Se o campo não estiver no local pretendido, pode arrastá-lo para outra secção depois de o ter adicionado.

  1. No separador Personalizar, no grupo Esquema, clique em Adicionar Campos Ícone Adicionar Campo.
  2. Na caixa de diálogo Adicionar Campos, efectue um dos seguintes procedimentos:
    • Na lista, clique num dos campos listados e, em seguida, clique em Adicionar ao Formulário.

A caixa de diálogo Adicionar Campos.

  • Para criar um novo campo ou adicionar um campo que já tenha criado para outro formulário, clique em Novo.

Na caixa de diálogo Criar um Novo Campo, efectue um dos seguintes procedimentos:

MostrarCriar um novo campo    

  1. Na caixa Nome do campo, escreva um nome para o campo.
  2. Na lista Tipo de dados, clique no tipo de dados que o campo irá conter, por exemplo Número.
Para este tipo de dados Seleccione este tipo de dados
Palavras ou frases até 96 caracteres Texto
Números com ou sem vírgula decimal Número
Percentagens Percentagem
Preços, rendimentos ou quaisquer outros dados relacionados com moeda Moeda
Respostas a perguntas simples, tais como sim ou não, activado ou desactivado, ou verdadeiro ou falso Sim/Não
Informações de data ou hora em qualquer um dos formatos disponíveis no Outlook Data/Hora
Números inteiros Número Inteiro
Uma lista previamente povoada de itens (valores) para poupar tempo ou manter a consistência entre formulários Lista pendente
Endereço Web URL
Uma hiperligação para outro registo na base de dados Relação
  1.  Nota   Não pode alterar o tipo de dados de um campo depois de criar o campo. Se pretende alterar o tipo de dados, elimine o campo e, em seguida, adicione um novo com o tipo de dados pretendido.

  2. Se necessário, na lista Formato, clique num formato para os dados no campo.

 Nota   Alguns dos tipos de dados têm apenas um formato.

  1. Clique em OK.

O campo criado é apresentado na lista da caixa de diálogo Adicionar Campos.

  1. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar Campos, clique no campo e, em seguida, clique em Adicionar ao Formulário.

MostrarAdicionar um campo de outro formulário    

  1. Clique na opção Adicionar um campo de outro formulário.
  2. Clique num campo da lista e, em seguida, clique em OK.

 Nota   Tem de ter criado um campo para o mesmo aparecer nesta lista.

O campo seleccionado é apresentado na lista da caixa de diálogo Adicionar Campos.

  1. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar Campos, clique no campo e, em seguida, clique em Adicionar ao Formulário.

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Adicionar um campo de relação

Utilize um campo de relação para associar registos relacionados. Todos os registos que foram associados a um determinado registo são listados no registo seleccionado, que é conhecido como o registo de destino, de forma semelhante a como um registo de Conta lista todos os Contactos Profissionais a ele associados.

 Nota   Pode associar registos do mesmo tipo, bem como associar registos que sejam diferentes.

Por exemplo, na base de dados de Negócio Exemplo, para associar lojas de venda a retalho de bicicletas aos fornecedores cujas bicicletas existem nas lojas de venda a retalho, deverá:

  • Abrir o tipo de registo de Fornecedor para personalização. O campo de relação será adicionado a este tipo de registo.

A caixa de diálogo Personalizar Tipos de Registo na base de dados de Negócio de Exemplo com o tipo de registo de Fornecedor seleccionado.

  • Adicione um campo de relação denominado Lojas de Venda a Retalho ao tipo de registo de Fornecedor, com Lojas como o tipo de registo de destino e Nomes de Fornecedores como o nome do campo de destino.


 Notas 

  • Adicionar um campo de relação ao tipo de registo de origem também cria uma tabela que lista os registos relacionados no registo de destino. Neste exemplo, os registos de fornecedor (registos de origem) têm um campo de relação utilizado para associar a registos de loja. Os registos de loja (registos de destino) têm uma tabela que lista os registos de fornecedor a eles associados.
  • Uma tabela, ou campo de destino, não é editável. Para alterar os registos relacionados, utilize o campo de relação. Neste exemplo, aceda ao registo de fornecedor para remover uma loja ou para adicionar outra loja. Isto altera a lista de fornecedores na tabela dos registos de loja relacionados.

Criar um novo campo de relação na caixa de diálogo Criar um Novo Campo.

  • Utilize o campo de relação nos registos de fornecedor para associar os registos de lojas de venda a retalho de bicicletas aos registos de fornecedor.

Um registo de fornecedor com lojas listadas no campo de relação Lojas de Venda a Retalho.

  • Verifique o campo de destino nos registos de loja de venda a retalho de bicicletas para ver a lista de fornecedores que fornecem bicicletas a essas lojas.

Um registo de loja que mostra a tabela que lista os fornecedores que fornecem bicicletas a essa loja.

Para obter informações sobre a base de dados de negócio de exemplo, consulte o tópico sobre a Aventura Lavor e a base de dados de negócio de exemplo.

Como adicionar um campo de relação
  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. No separador Personalizar, no grupo Esquema, clique em Adicionar Campos Ícone Adicionar Campo.
  3. Na caixa de diálogo Adicionar Campos, clique em Novo.

A caixa de diálogo Adicionar Campos.

  1. Na caixa de diálogo Criar um Novo Campo, na caixa Nome do campo, escreva o nome do campo de relação.
  2. Na lista Tipo de dados, clique em Relação.
  3. Na lista Tipo de registo de destino, clique no tipo de registo ao qual pretende associar o registo seleccionado.

 Nota   Se o tipo de registo de destino for igual ao tipo de registo que está a personalizar, o Nome do campo e o Nome do campo de destino têm de ser diferentes.

  1. Na caixa Nome do campo de destino, escreva o nome do campo de destino.

 Nota   O Nome do campo de destino é o nome da tabela que lista todos os registos relacionados que estão associados ao tipo de registo de destino.

  1. Clique em OK.

O campo seleccionado é apresentado na lista da caixa de diálogo Adicionar Campos.

  1. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar Campos, clique no campo que lista Relação na coluna Tipo de Dados e, em seguida, clique em Adicionar ao Formulário.

 Nota   O campo que lista Relação na coluna Tipo de Dados é o campo de entrada de dados. O campo que lista Lista de destino de relação na coluna Tipo de Dados é automaticamente adicionado ao Tipo de registo de destino e é a tabela que lista todos os registos relacionados introduzidos no campo de relação.

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Remover um campo

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. Clique no campo que pretende remover do formulário.

 Nota   Os campos obrigatórios, tais como Nome da conta, não podem ser removidos.

  1. No separador Personalizar, no grupo Esquema, clique em Remover Ícone Remover ou prima a tecla DELETE.

 Nota   O campo e todos os dados que contém podem ser adicionados novamente ao formulário, uma vez que o campo ainda está armazenado na base de dados do Business Contact Manager. O campo também pode ser adicionado a outros formulários a partir da caixa de diálogo Adicionar Campos.

Eliminar permanentemente um campo

 Aviso   Se eliminar um campo da caixa de diálogo Adicionar Campos, está a eliminar permanentemente o campo e irá perder todos os dados introduzidos nesse campo. Se remover ou eliminar um campo de um formulário, só está a eliminar o campo do formulário. Se adicionar o campo novamente ao formulário, poderá aceder aos dados.

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. No separador Personalizar, no grupo Esquema, clique em Adicionar Campos Ícone Adicionar Campo.
  3. Na caixa de diálogo Adicionar Campos, clique no campo que pretende eliminar e, em seguida, clique em Eliminar.

 Nota   Só pode eliminar permanentemente um campo se não for utilizado em mais nenhum formulário.

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Mudar o nome de secções e editar campos

Pode mudar o nome a qualquer secção de um formulário, mas só pode mudar o nome de campos que tenham sido criados por si.

Pode editar campos mudando-lhes o nome e alterando o formato dos dados que podem ser seleccionados no campo.

 Nota   Não pode alterar o tipo de dados de um campo. Pode eliminar o campo e, em seguida, adicionar um novo com o tipo de dados pretendido.

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. Clique na secção ou no campo que pretende editar ou cujo nome pretende mudar.

 Nota   Só pode mudar o nome de campos que tenham sido criados por si.

  1. No separador Personalizar, no grupo Esquema, clique em Editar Campo ou SecçãoO Ícone Editar Campo ou Secção.
  2. Efectue um dos seguintes procedimentos:
    • Mudar o nome de uma secção     Na caixa de diálogo Editar uma Secção, escreva um nome diferente para a secção.
    • Editar um campo que tenha sido criado por si     Na caixa de diálogo Editar um Campo, escreva um nome diferente para o campo.

Se pretender alterar o formato dos dados permitido no campo, na caixa Formato, clique num formato diferente. Alguns tipos de campo só têm uma opção de formatação.

Dispor itens num formulário

Num formulário personalizável, pode mover as secções numa página ou movê-las para uma página diferente e reorganizar os campos.

Mover uma secção ou reorganizar campos numa página

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. Clique na secção ou campo que pretende mover.

 Sugestão   Uma secção tem um nome com uma linha horizontal ao lado do nome. Para seleccionar uma secção, clique no nome da secção ou junto do mesmo.

A secção de números de telefone seleccionados

  1. Arraste a secção ou o campo para uma nova localização na página, ou utilize as teclas de seta do teclado para mover a secção ou o campo.

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Mover uma secção para outra página

  1. Clique na secção que pretende mover.

A secção de números de telefone seleccionados

  1. No separador Personalizar, no grupo Esquema, clique em Mover para Ícone Mover.
  2. Na caixa de diálogo Mover para a Página, clique na página para a qual pretende mover a secção e, em seguida, clique em OK.

 Nota   Se uma página estiver oculta, terá de desactivar a funcionalidade Ocultar para poder introduzir dados na página. No separador Personalizar, no grupo Mostrar, clique na página. No grupo Páginas, clique em Ocultar Ícone Ocultar.

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Eliminar um formulário

 Aviso   Se eliminar um tipo de registo, irá perder todos os dados introduzidos nesse tipo de registo.

  1. Clique no separador Ficheiro.
  1. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão Personalizar.
  2. Clique em Personalizar Tipos de Registo.
  3. Na caixa de diálogo Personalizar Tipos de Registo, clique num tipo de registo que tenha criado.

 Nota   Só pode eliminar tipos de registo que tenham sido criados por si. Não pode eliminar tipos de registo predefinidos.

  1. Clique em Eliminar Tipo de Registo.

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Criar ou editar listas

Quando introduz frequentemente os mesmos dados num formulário, é conveniente e mais consistente criar uma lista de onde possa escolher.

Criar uma lista

  1. Abrir um formulário para personalização.
  2. No separador Personalizar, no grupo Esquema, clique em Adicionar Campos Ícone Adicionar Campo.
  3. Na caixa de diálogo Adicionar Campos, clique em Novo.
  4. Na lista Tipo de dados, seleccione Lista pendente.

 Nota   A única opção de formato de uma lista é igualmente Lista pendente.

  1. Clique em OK.
  2. Adicione itens à lista.

MostrarComo?

  1. Na caixa de diálogo Editar Listas, clique em Adicionar para adicionar um item (um valor) à lista.
  2. Na caixa de diálogo Adicionar Item, na caixa Nome do item, escreva o nome do valor.
  3. Clique em OK.

Na caixa de diálogo Editar Listas, na coluna Valor, é apresentado o item adicionado.

  1. Para adicionar o item à lista, repita este processo.
  1. Para mover um item para cima ou para baixo na lista, clique no valor que pretende mover e, em seguida, clique no botão de seta para cima ou para baixo.
  2. Para escolher um item para ser o valor predefinido no campo, clique no valor e, em seguida, clique no botão Predefinir.

 Nota   Se existir um item que irá ser utilizado com maior frequência, pode torná-lo no valor predefinido para poupar tempo quando estiver a preencher um formulário.

  1. Clique em OK.

Editar uma lista

  1. Clique no separador Ficheiro.
  1. Clique no separador Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão Personalizar.
  2. Clique em Editar Listas.
  3. Na caixa de diálogo Editar Listas, clique na lista que pretende editar.

Quando selecciona uma lista, os itens na lista são apresentados na coluna Valor.

A caixa de diálogo Editar Listas

  1. Efectue um dos seguintes procedimentos para editar a lista:

Adicionar um valor à lista      Clique no botão Adicionar, escreva o nome do item e, em seguida, clique em OK.

Mudar o nome de um valor     Clique num item e, em seguida, clique no botão Mudar o Nome. Escreva o novo nome e, em seguida, clique em OK.

Remover um valor ou substitui-lo por outro valor     Clique num item e, em seguida, clique no botão Eliminar. Se pretender substituir o valor, seleccione outro valor na lista e, em seguida, clique em OK. Se pretender removê-lo, clique em OK.

Mover um valor para cima ou para baixo na lista     Clique num item e, em seguida, clique no botão de seta para cima ou para baixo.

Tornar um item no valor predefinido     Clique no item e, em seguida, clique no botão Predefinir.

  1. Depois de ter concluído todas as alterações, na caixa de diálogo Editar Listas, clique em OK.

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Aplica-se a:
Outlook 2013, Outlook 2010