Controlar os itens de tarefas e acções a fazer

Muitas pessoas mantêm uma lista de coisas a fazer — num papel, numa folha de cálculo ou utilizando uma combinação de métodos electrónicos e papel. No Microsoft Office Outlook 2007 pode combinar as várias listas numa lista melhorada com lembretes e controlo.

Neste artigo


Acerca dos itens de tarefas e acções a fazer

Barra de Acções a Fazer Uma tarefa é um item que o utilizador cria no Outlook para controlo até à respectiva conclusão. Um item de acções a fazer é qualquer item do Outlook — como, por exemplo uma tarefa, uma mensagem de correio electrónico ou um contacto — que tenha sido sinalizado para seguimento. Por predefinição, todas as tarefas são sinalizadas para seguimento quando são criadas, mesmo que não possuam data de início ou data de conclusão. Assim, sempre que criar uma tarefa, ou sinalizar uma mensagem de correio electrónico ou um contacto, é criado automaticamente um item de acções a fazer.

Quando necessita de indicar rapidamente que um item necessita de atenção posterior, a sinalização é a melhor opção. Quando sinaliza um item, é apresentado com um sinalizador na vista de Correio, em Tarefas, na Barra de Acções a Fazer e na Lista de Tarefas Diárias no Calendário. A sinalização de uma mensagem ou contacto não cria uma nova tarefa. Uma vez que o item de acções a fazer continua a ser uma mensagem de correio electrónico ou um contacto depois de ser sinalizado, o utilizador não possui a capacidade de o atribuir como uma tarefa a outra pessoa ou indicar o respectivo progresso ou percentagem de conclusão.

Uma tarefa pode ocorrer uma vez ou repetidamente. Uma tarefa repetitiva (periódico: itens que ocorrem várias vezes. Por exemplo, um compromisso ou tarefa que ocorre regularmente, como, por exemplo, uma reunião de estado semanal ou um corte de cabelo mensal, podem ser designados como periódicos.) pode repetir a intervalos regulares ou pode repetir-se com base na data que tenha assinalado para concluir a tarefa. Por exemplo, pode criar uma tarefa repetitiva para enviar um relatório de estado ao gestor na última sexta-feira de cada mês ou criar uma tarefa repetitiva para um corte de cabelo um mês a seguir ao último corte.

Ambos os itens de acções a fazer e tarefas aparecem em Tarefas, na Barra de Acções a Fazer e na Lista de Tarefas Diárias no Calendário. Independentemente da vista onde se encontra, a Barra de Acções a Fazer mantém o utilizador informado sobre o calendário, itens de acções a fazer e tarefas.

Existem várias formas de criar uma nova tarefa no Outlook. Pode utilizar o comando Tarefa (clique em Novo no menu Ficheiro), introduza uma tarefa na caixa de texto Escrever uma nova tarefa na Barra de Acções a Fazer a partir de qualquer vista no Outlook, escreva em qualquer espaço em branco na Lista de Tarefas Diárias no Calendário ou clique e escreva na caixa de texto Clique aqui para adicionar uma nova Tarefa na parte superior da vista de Tarefas. De todas estas formas, a mais rápida é utilizar a Barra de Acções a Fazer.

Também pode criar uma tarefa, arrastando um item como, por exemplo, uma mensagem de correio electrónico, para Tarefas no Painel de Navegação (Painel de Navegação: coluna que fornece acesso a pastas utilizadas para organizar as suas informações. Clique numa pasta para mostrar os itens que contém. Inclui também a secção Pastas Favoritas e botões para alternar entre o Correio, Calendário, Tarefas e outras vistas.). Em seguida, é criada uma cópia da mensagem de correio electrónico como uma tarefa.

Quer controle tarefas atribuídas a si (como, por exemplo, lembretes para responder a mensagens de correio electrónico) ou tarefas atribuídas a outras pessoas (como, por exemplo, o progresso do projecto de alguém), as tarefas do Outlook são a solução. Pode adicionar e actualizar rapidamente tarefas ou marcá-las como concluídas. Com as tarefas incorporadas na vista de Calendário, dispõe de uma interface rica para controlar não só os compromissos mas também as tarefas que necessita de executar num determinado dia.

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Criar uma tarefa a partir do menu Ficheiro

  1. No menu Ficheiro, aponte para Novo e, em seguida, clique em Tarefa.

Atalho do teclado  Para criar uma nova tarefa, prima CTRL+SHIFT+K.

  1. Na caixa Assunto, escreva um nome para a tarefa.

 Nota   Introduziu informações suficientes para criar uma tarefa. Os passos seguintes são opcionais e ajudam a gerir melhor as tarefas no Outlook.

  1. No separador Tarefa, no grupo Acções, clique em Guardar e Fechar ou continue os passos seguintes para personalizar a tarefa.
  2. Caso pretenda, defina a Data de início e a Data de conclusão para a tarefa.

Se especificar uma Data de início, o campo Data de conclusão é automaticamente definido para o mesmo dia. Pode alterar o campo Data de conclusão para qualquer data que pretenda.

  1. Se pretender que a tarefa se repita, no separador Tarefa, no grupo Opções, clique em Periodicidade.
  2. Na caixa de diálogo Tarefa Periódica, clique na frequência (Diária, Semanal, Mensal ou Anual) da periodicidade da tarefa e, em seguida, execute um dos seguintes procedimentos:
    • Tornar a tarefa periódica com base num intervalo regular     Na secção Periodicidade, seleccione as opções para o intervalo de frequência que pretende. Não seleccione Gerar nova tarefa, caso contrário a tarefa não ficará periódica a intervalos regulares.
    • Tornar a tarefa periódica com base na data de conclusão     Seleccione Gerar nova tarefa e, na caixa, escreva a quantidade de tempo após a qual a nova tarefa deverá ser gerada.

Sempre que marcar a tarefa como concluída, será criada uma nova tarefa com base nas especificações do utilizador.

 Sugestão   Esta é a melhor opção quando pretende que o lembrete seguinte apareça só quando a tarefa anterior for marcada como concluída. Se não marcar o item como concluído, o lembrete seguinte nunca parecerá. Por exemplo, se tiver um lembrete para pagar a factura do utilitário no dia 15 de cada mês e não marcar a ocorrência de dia 15 de Abril como concluída, em Maio ainda verá a tarefa de dia 15 de Abril ainda não concluída. A tarefa da ocorrência de dia 15 de Maio só aparecerá quando marcar a tarefa de dia 15 de Abril como concluída.

  1. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Tarefa Periódica.
  2. Se pretender adicionar um alerta de lembrete, seleccione a caixa de verificação Lembrete e, em seguida, introduza a data e hora do lembrete.
  3. Pode especificar um som personalizado para ser reproduzido com o lembrete. Clique em Imagem de botão, clique em Procurar, seleccione o ficheiro de som, clique em Abrir e, em seguida, clique em OK. Isto altera o som do lembrete apenas para esta tarefa.
  4. Se pretender controlar o progresso desta tarefa, nas caixas Estado, Prioridade e % de Conclusão, introduza os valores que pretende.

Os campos Estado e % de Conclusão estão interligados. Quando altera o valor em qualquer um dos campos, o valor no outro campo é alterado conformemente.

Estado % de Conclusão
Não Iniciada 0
Em Curso 1-99
Concluída 100
À espera de outra pessoa    0-100
Diferida 0-100
  1. Se pretender atribuir uma categoria de cores à tarefa, no separador Tarefa, no grupo Opções, clique em Categorizar e, em seguida, clique numa das categorias de cores no menu. Para obter mais categorias de cores, clique em Todas as Categorias.

A primeira vez que utilizar uma categoria de cores, ser-lhe-á pedido que forneça um nome significativo para a mesma. Pode criar categorias de cores personalizadas, associar cores personalizadas às categorias de cores e atribuir teclas de atalho às categorias de cores. Clique em OK para regressar à janela Tarefa.

 Sugestão   Mudou de ideias em relação à atribuição de uma categoria de cores? Clique com o botão direito do rato na cor ou no nome da categoria de cores e, em seguida, clique em Limpar Nome da Categoria ou em Limpar Todas as Categorias.

  1. Se a tarefa envolver uma pessoa ou organização nos Contactos, poderá criar uma hiperligação rápida para o contacto, clicando em Contactos na parte inferior da janela e, em seguida, seleccionando uma entrada. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Seleccionar Contactos.

 Nota   Por predefinição, a ligação de Contactos não aparece nas janelas mensagem, contactos e tarefas. Para activar a ligação de Contactos, no separador Tarefa, no grupo Acções, clique em Guardar e Fechar. Na janela principal do Outlook, no menu Ferramentas, clique em Opções. No separador Preferências, clique em Opções para Contactos e, em seguida, na caixa de diálogo Opções para Contactos em Ligação de Contactos, seleccione a caixa de verificação Mostrar Ligação de Contactos em Todos os Formulários. Abra a tarefa para continuar este procedimento.

  1. Se não pretender que outras pessoas vejam uma entrada de tarefa partilhada, no separador Tarefa, no grupo Opções, clique em Privado.
  2. Se pretender introduzir a quilometragem, as horas de trabalho e outros dados para facturação, no separador Tarefa, no grupo Mostrar, clique em Detalhes. Escreva os dados nas caixas de texto Trabalho previsto, Trabalho real, Quilometragem e Dados para facturação.
  3. No separador Tarefa, no grupo Guardar, clique em Guardar e Fechar.

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Criar um item de tarefa ou acções a fazer a partir de uma mensagem de correio electrónico

Existem várias formas de transformar uma mensagem de correio electrónico num item de acções a fazer ou tarefa.

Efectue um dos seguintes procedimentos:

  • Assinalar uma mensagem de correio electrónico para seguimento

A sinalização de uma mensagem é a melhor opção quando necessita de assinalar rapidamente um item para seu cuidado posteriormente. Quando assinala um item, o mesmo é apresentado na vista de Correio com um sinalizador, em Tarefas, na Barra de Acções a Fazer e na Lista de Tarefas Diárias no Calendário. A sinalização de uma mensagem ou contacto não cria uma nova tarefa. Uma vez que o item de acções a fazer permanece uma mensagem de correio electrónico ou contacto depois de ser sinalizado, não tem capacidade de o atribuir a mais ninguém ou indicar o respectivo progresso ou percentagem de conclusão.

  1. Em Correio, clique com o botão direito do rato na coluna do sinalizador para uma mensagem de correio electrónico.
  2. Escolha a data de conclusão.

 Sugestão   Para adicionar rapidamente um sinalizador de seguimento, clique na coluna do sinalizador junto da mensagem de correio electrónico. São definidas automaticamente uma data de início e uma data de conclusão de hoje.

 Nota   Para alterar a hora do lembrete, o som do lembrete, a Data de início, a Data de conclusão ou o texto do sinalizador que é apresentado na Barra de Informações, ou para limpar o sinalizador do lembrete, clique com o botão direito do rato na coluna junto à mensagem de correio electrónico e, em seguida clique em Personalizar ou em Adicionar Lembrete. Ambas as opções abrem a mesma caixa de diálogo, embora quando utiliza a opção Adicionar Lembrete, a caixa de verificação do lembrete é seleccionada automaticamente.

Caixa de diálogo Dar Seguimento

  • Arrastar uma mensagem de correio electrónico para a Barra de Acções a Fazer para criar um item de acções a fazer

A Barra de Acções a Fazer deve estar disposta por Data de Início ou Data de conclusão para utilizar estes procedimentos.

  1. Clique numa mensagem de correio electrónico para a seleccionar e, em seguida, arraste a mensagem para a secção da lista de tarefas da Barra de Acções a Fazer.
  2. Quando visualizar uma linha vermelha com setas em cada extremidade onde pretende colocar a tarefa, liberte o botão do rato.

Captura de ecrã da secção de compromissos da Barra de Acções a Fazer

  • Arraste uma mensagem de correio electrónico para o botão Tarefas para criar uma nova tarefa

Quando arrasta uma mensagem de correio electrónico para Tarefas no Painel de Navegação, pode utilizar todas as funcionalidades de um item de tarefa e o conteúdo da mensagem de correio electrónico, excepto os anexos, é copiado para o corpo da tarefa. Mesmo que a mensagem de correio electrónico original seja posteriormente eliminada, a tarefa, incluindo o conteúdo copiado, excepto os anexos, da mensagem de correio electrónico, continua disponível.

  1. Clique numa mensagem de correio electrónico para a seleccionar e, em seguida, arraste-a para o botão Tarefa no Painel de Navegação.

 Sugestão   Para adicionar a mensagem como um anexo em vez de colar o texto no corpo da tarefa, clique com o botão direito do rato na mensagem e arraste-a para a lista de tarefas. No menu de atalho, clique em Copiar para Aqui como Tarefa com Anexo.

É apresentada uma nova janela do item de tarefa e é colada uma cópia do conteúdo da mensagem de correio electrónico no corpo da tarefa. O assunto da mensagem de correio electrónico torna-se no assunto da tarefa. Se pretender, poderá alterar o assunto.

 Nota   Introduziu informações suficientes para criar uma tarefa. Os seguintes passos são opcionais, embora o ajudem a gerir melhor as tarefas no Outlook.

  1. No separador Tarefa, no grupo Acções, clique em Guardar e Fechar ou continue os seguintes passos para personalizar a tarefa.
  2. Se pretender, defina a Data de início e Data de conclusão para a tarefa.

Se especificar uma Data de início, o campo Data de conclusão será automaticamente definido para o mesmo dia. Pode alterar a Data de conclusão para uma data que pretenda.

  1. Se pretender que a tarefa se repita, no separador Tarefa, no grupo Opções, clique em Periodicidade.
  2. Na caixa de diálogo Tarefa Periódica, clique na frequência (Diária, Semanal, Mensal ou Anual) da periodicidade da tarefa e, em seguida, execute um dos seguintes procedimentos:
    • Tornar a tarefa periódica a intervalos regulares     Na secção Periodicidade, seleccione as opções para o intervalo de frequência que pretende. Não seleccione Gerar nova tarefa, caso contrário a tarefa não ficará periódica a intervalos regulares.
    • Tornar a tarefa periódica com base na data de conclusão     Seleccione Gerar nova tarefa e, na caixa, escreva a quantidade de tempo após a qual a nova tarefa deverá ser gerada.

Sempre que marcar a tarefa como concluída, será criada uma nova tarefa com base nas selecções do utilizador.

 Sugestão   Esta é a melhor opção quando pretende que o lembrete seguinte apareça só quando a tarefa anterior for marcada como concluída. Se não marcar o item como concluído, o lembrete seguinte nunca parecerá. Por exemplo, se tiver um lembrete para pagar a factura do utilitário no dia 15 de cada mês e não marcar a ocorrência de dia 15 de Abril como concluída, em Maio ainda verá a tarefa de dia 15 de Abril ainda não concluída. Assim que marcar a tarefa da ocorrência de dia 15 de Abril como concluída, será apresentada a tarefa de dia 15 de Maio.

  1. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Tarefa Periódica.
  2. Se pretender adicionar um lembrete, seleccione a caixa de verificação Lembrete para activar um alerta de lembrete. Introduza a data e hora que pretende para o lembrete.
  3. Pode especificar um som personalizado para ser reproduzido com o lembrete. Clique em Imagem de botão, clique em Procurar, seleccione o ficheiro de som, clique em Abrir e, em seguida, clique em OK. Isto altera o som do lembrete apenas para esta tarefa.
  4. Se pretender controlar o progresso desta tarefa, nas caixas Estado, Prioridade e % de Conclusão, escreva ou seleccione as opções que pretende.

Os campos Estado e % de Conclusão dependem um do outro. Ao alterar o valor num campo, o valor no outro campo é alterado conformemente.

Estado % de Conclusão
Não Iniciada 0
Em Curso 1-99
Concluída 100
À espera de outra pessoa    0-100
Diferida 0-100
  1. Se pretender atribuir uma categoria de cores à tarefa, no separador Tarefa, no grupo Opções, clique em Categorizar e, em seguida, clique numa das entradas a partir do menu. Para obter mais categorias de cores, clique em Todas as Categorias.

A primeira vez que utilizar uma categoria de cores, ser-lhe-á pedido que forneça um nome significativo. Pode criar categorias de cores personalizadas, associar cores personalizadas a categorias de cores e atribuir teclas de atalho. Clique em OK para regressar à janela Tarefa.

 Sugestão   Mudou de ideias em relação à atribuição de uma categoria de cores? Clique com o botão direito do rato na cor ou no nome da categoria de cores e, em seguida, clique em Limpar Nome da Categoria ou em Limpar Todas as Categorias.

  1. Se a tarefa envolver uma pessoa ou organização nos Contactos, poderá criar uma hiperligação rápida para o contacto, clicando em Contactos na parte inferior da janela e, em seguida, seleccionando uma entrada. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Seleccionar Contactos.
  2. Se não pretender que outras pessoas vejam uma entrada de tarefa partilhada, no separador Tarefa, no grupo Opções, clique em Privado.
  3. Se pretender introduzir a quilometragem, as horas de trabalho e outros dados para facturação, no separador Tarefa, no grupo Mostrar, clique em Detalhes. Escreva os dados nas caixas de texto Trabalho previsto, Trabalho real, Quilometragem e Dados para facturação.
  4. No separador Tarefa, no grupo Guardar, clique em Guardar e Fechar.

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Criar um item de acções a fazer a partir de um contacto

A sinalização de um contacto é a melhor opção quando necessita de assinalar rapidamente um contacto para seu cuidado posteriormente. A sinalização de um contacto cria um item de acções a fazer, com o texto do sinalizador na Barra de Informações. O contacto sinalizado também é apresentado na lista Tarefas, Barra de Acções a Fazer e na Lista de Tarefas Diárias do Calendário. A sinalização de um contacto não cria um novo item de tarefa. Uma vez que o item de acções a fazer permanece um contacto, não tem a capacidade para o atribuir como uma tarefa a outra pessoa ou para indicar o respectivo progresso ou percentagem de conclusão.

  1. Em Contactos, clique com o botão direito do rato no contacto.
  2. Aponte para Seguimento no menu de atalho e, em seguida, clique na data de conclusão.

 Sugestão   Para alterar a hora do lembrete, o som do lembrete, a Data de início, a Data de conclusão ou o texto do sinalizador que é apresentado na Barra de Informações, ou para limpar o sinalizador do lembrete, clique em Personalizar ou em Adicionar Lembrete. (Ambas as opções abrem a mesma caixa de diálogo, embora quando utiliza a opção Adicionar Lembrete, a caixa de verificação do lembrete é seleccionada automaticamente.)

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Criar uma tarefa na Barra de Acções a Fazer

Por predefinição, a Barra de Acções a Fazer aparece em todas as vistas do Outlook. É possível activar ou desactivar a Barra de Acções a Fazer. Além disso, pode optar por visualizar uma versão minimizada da Barra de Acções a Fazer, que utilize menos espaço no ecrã. Quando activa ou desactiva a Barra de Acções a Fazer, ou a minimiza numa vista específica, a definição aplica-se apenas a essa vista. Por exemplo, se desactivar a Barra de Acções a Fazer na vista de Correio, permanecerá desactivada sempre que estiver na vista de Correio, incluindo a próxima vez que iniciar o Outlook. No entanto, permanecerá activada noutras vistas como, por exemplo, Calendário, Notas e Tarefas.

  • Para activar e desactivar a Barra de Acções a Fazer, clique em Ver, aponte para Barra de Acções a Fazer e, em seguida, clique em Normal, Minimizada ou Desactivado.
  1. Para criar uma nova tarefa na Barra de Acções a Fazer, clique na caixa de texto Escrever uma nova tarefa (designada por Painel de Entrada de Tarefas, escreva um assunto para a tarefa e, em seguida, prima ENTER.

Painel de Entrada de Tarefas

Por predefinição, será atribuída uma data de conclusão e uma data de início à tarefa com base na definição Definir Clique Rápido do sinalizador. Quando instala pela primeira vez o Outlook, esta definição é configurada como Hoje.

Se criar uma tarefa e alterar o sinalizador para outra opção de Data de conclusão, quaisquer tarefas futuras que introduzir na Barra de Acções a Fazer utilizarão a nova definição. Pode sempre substituir a opção apresentada e escolher outra. No entanto, quando reiniciar o Outlook, a primeira tarefa introduzida será predefinida para a definição do sinalizador Definir Clique Rápido.

 Sugestão   Para alterar a predefinição do sinalizador, clique com o botão direito do rato em qualquer vista, clique em Definir Clique Rápido e, em seguida, escolha a definição do sinalizador que pretende. As opções incluem Sem Data. Se escolher o sinalizador Sem Data fará com que o item seja apresentado no grupo Sem Data na Barra de Acções a Fazer.

 Nota   Introduziu informações suficientes para criar uma tarefa. Os seguintes passos são opcionais, embora o ajudem a gerir melhor as tarefas no Outlook.

  1. Continue os seguintes passos para personalizar a tarefa clicando duas vezes na mesma na Barra de Acções a Fazer.
  2. Se pretender, defina a Data de início e Data de conclusão para a tarefa.

Se especificar uma Data de início, o campo Data de conclusão será automaticamente definido para o mesmo dia. Pode alterar a Data de conclusão para uma data que pretenda.

  1. Se pretender que a tarefa se repita, no separador Tarefa, no grupo Opções, clique em Periodicidade.
  2. Na caixa de diálogo Tarefa Periódica, clique na frequência (Diária, Semanal, Mensal ou Anual) da periodicidade da tarefa e, em seguida, execute um dos seguintes procedimentos:
    • Tornar a tarefa periódica a intervalos regulares     Na secção Periodicidade, seleccione as opções para o intervalo de frequência que pretende. Não seleccione Gerar nova tarefa, caso contrário a tarefa não ficará periódica a intervalos regulares.
    • Tornar a tarefa periódica com base na data de conclusão     Seleccione Gerar nova tarefa e, na caixa, escreva a quantidade de tempo após a qual a nova tarefa deverá ser gerada.

Sempre que marcar a tarefa como concluída, será criada uma nova tarefa com base nas selecções do utilizador.

 Sugestão   Esta é a melhor opção quando pretende que o lembrete seguinte apareça só quando a tarefa anterior for marcada como concluída. Se não marcar o item como concluído, o lembrete seguinte nunca parecerá. Por exemplo, se tiver um lembrete para pagar a factura do utilitário no dia 15 de cada mês e não marcar a ocorrência de dia 15 de Abril como concluída, em Maio ainda verá a tarefa de dia 15 de Abril ainda não concluída. Assim que marcar a tarefa da ocorrência de dia 15 de Abril como concluída, será apresentada a tarefa de dia 15 de Maio.

  1. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Tarefa Periódica.
  2. Se pretender adicionar um lembrete, seleccione a caixa de verificação Lembrete para activar um alerta de lembrete. Introduza a data e hora que pretende para o lembrete.
  3. Pode especificar um som personalizado para ser reproduzido com o lembrete. Clique em Imagem de botão, clique em Procurar, seleccione o ficheiro de som, clique em Abrir e, em seguida, clique em OK. Isto altera o som do lembrete apenas para esta tarefa.
  4. Se pretender controlar o progresso desta tarefa, nas caixas Estado, Prioridade e % de Conclusão, escreva ou seleccione as opções que pretende.

Os campos Estado e % de Conclusão dependem um do outro. Ao alterar o valor num campo, o valor no outro campo é alterado conformemente.

Estado % de Conclusão
Não Iniciada 0
Em Curso 1-99
Concluída 100
À espera de outra pessoa    0-100
Diferida 0-100
  1. Se pretender atribuir uma categoria de cores à tarefa, no separador Tarefa, no grupo Opções, clique em Categorizar e, em seguida, clique numa das entradas a partir do menu. Para obter mais categorias de cores, clique em Todas as Categorias.

A primeira vez que utilizar uma categoria de cores, ser-lhe-á pedido que forneça um nome significativo. Pode criar categorias de cores personalizadas, associar cores personalizadas a categorias de cores e atribuir teclas de atalho. Clique em OK para regressar à janela Tarefa.

 Sugestão   Mudou de ideias em relação à atribuição de uma categoria de cores? Clique com o botão direito do rato na cor ou no nome da categoria de cores e, em seguida, clique em Limpar Nome da Categoria ou em Limpar Todas as Categorias.

  1. Se a tarefa envolver uma pessoa ou organização nos Contactos, poderá criar uma hiperligação rápida para o contacto, clicando em Contactos na parte inferior da janela e, em seguida, seleccionando uma entrada. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Seleccionar Contactos.
  2. Se não pretender que outras pessoas vejam uma entrada de tarefa partilhada, no separador Tarefa, no grupo Opções, clique em Privado.
  3. Se pretender introduzir a quilometragem, as horas de trabalho e outros dados para facturação, no separador Tarefa, no grupo Mostrar, clique em Detalhes. Escreva os dados nas caixas de texto Trabalho previsto, Trabalho real, Quilometragem e Dados para facturação.
  4. No separador Tarefa, no grupo Guardar, clique em Guardar e Fechar.

 Sugestão   Para mover uma tarefa para cima ou para baixo na lista, clique e arraste o item para a posição que pretende. À medida que arrasta a tarefa, uma linha vermelha com setas indica o local no qual a tarefa será colocada quando libertar o botão do rato.

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Criar uma tarefa na Lista de Tarefas Diárias no Calendário

A Lista de Tarefas Diárias aparece apenas nas vistas de dia e semana do Calendário do Outlook. Para activar ou desactivar a Lista de Tarefas Diárias, no Calendário, clique em Ver, aponte para Lista de Tarefas Diárias e, em seguida, clique em Normal, Minimizada ou Desactivado.

Lista de Tarefas Diárias

Para visualizar apenas o número total de tarefas, efectue um dos seguintes procedimentos:

  • No Calendário, clique em Ver, aponte para Lista de Tarefas Diárias e, em seguida, clique em Minimizada.
  • Aponte para a extremidade superior da Lista de Tarefas Diárias. Quando o apontador se tornar num Ícone de alça de dimensionamento, arraste a extremidade para a parte inferior da janela.

 Sugestão   Para criar novas tarefas na Lista de Tarefas Diárias, terá de utilizar a definição de Lista de Tarefas Diárias Normal.

  1. Na Lista de Tarefas Diárias, quando o cursor pairar no apontador, é apresentado Clique para adicionar tarefa.
  2. Clique em qualquer espaço em branco por baixo de uma coluna de dia.
  3. Escreva um assunto para a tarefa e, em seguida, prima ENTER.

Por predefinição, será atribuída uma Data de início e uma Data de conclusão à tarefa com o dia da coluna acima da Lista de Tarefas Diárias. Para alterar a Data de início e a Data de conclusão da tarefa, arraste a tarefa criada para o dia de conclusão da tarefa. Em vez de arrastar a tarefa, pode abri-la e, em seguida, alterar as datas de início e de conclusão. Para tal, pode clicar com o botão direito do rato na tarefa e, em seguida, clicar em Abrir ou seleccionar o item, premir ESC e, em seguida, premir ENTER.

  1. Se pretender que a tarefa se repita, no separador Tarefa, no grupo Opções, clique em Periodicidade.
  2. Na caixa de diálogo Tarefa Periódica, clique na frequência (Diária, Semanal, Mensal ou Anual) da periodicidade da tarefa e, em seguida, execute um dos seguintes procedimentos:
    • Tornar a tarefa periódica a intervalos regulares     Na secção Periodicidade, seleccione as opções para o intervalo de frequência que pretende. Não seleccione Gerar nova tarefa, caso contrário a tarefa não ficará periódica a intervalos regulares.
    • Tornar a tarefa periódica com base na data de conclusão     Seleccione Gerar nova tarefa e, na caixa, escreva a quantidade de tempo após a qual a nova tarefa deverá ser gerada.

Sempre que marcar a tarefa como concluída, será criada uma nova tarefa com base nas selecções do utilizador.

 Sugestão   Esta é a melhor opção quando pretende que o lembrete seguinte apareça só quando a tarefa anterior for marcada como concluída. Se não marcar o item como concluído, o lembrete seguinte nunca parecerá. Por exemplo, se tiver um lembrete para pagar a factura do utilitário no dia 15 de cada mês e não marcar a ocorrência de dia 15 de Abril como concluída, em Maio ainda verá a tarefa de dia 15 de Abril ainda não concluída. Assim que marcar a tarefa da ocorrência de dia 15 de Abril como concluída, será apresentada a tarefa de dia 15 de Maio.

  1. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Tarefa Periódica.
  2. Se pretender adicionar um lembrete, seleccione a caixa de verificação Lembrete para activar um alerta de lembrete. Introduza a data e hora que pretende para o lembrete.
  3. Pode especificar um som personalizado para ser reproduzido com o lembrete. Clique em Imagem de botão, clique em Procurar, seleccione o ficheiro de som, clique em Abrir e, em seguida, clique em OK. Isto altera o som do lembrete apenas para esta tarefa.
  4. Se pretender controlar o progresso desta tarefa, nas caixas Estado, Prioridade e % de Conclusão, escreva ou seleccione as opções que pretende.

Os campos Estado e % de Conclusão dependem um do outro. Ao alterar o valor num campo, o valor no outro campo é alterado conformemente.

Estado % de Conclusão
Não Iniciada 0
Em Curso 1-99
Concluída 100
À espera de outra pessoa    0-100
Diferida 0-100
  1. Se pretender atribuir uma categoria de cores à tarefa, no separador Tarefa, no grupo Opções, clique em Categorizar e, em seguida, clique numa das entradas a partir do menu. Para obter mais categorias de cores, clique em Todas as Categorias.

A primeira vez que utilizar uma categoria de cores, ser-lhe-á pedido que forneça um nome significativo. Pode criar categorias de cores personalizadas, associar cores personalizadas a categorias de cores e atribuir teclas de atalho. Clique em OK para regressar à janela Tarefa.

 Sugestão   Mudou de ideias em relação à atribuição de uma categoria de cores? Clique com o botão direito do rato na cor ou no nome da categoria de cores e, em seguida, clique em Limpar Nome da Categoria ou em Limpar Todas as Categorias.

  1. Se a tarefa envolver uma pessoa ou organização nos Contactos, poderá criar uma hiperligação rápida para o contacto, clicando em Contactos na parte inferior da janela e, em seguida, seleccionando uma entrada. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Seleccionar Contactos.
  2. Se não pretender que outras pessoas vejam uma entrada de tarefa partilhada, no separador Tarefa, no grupo Opções, clique em Privado.
  3. Se pretender introduzir a quilometragem, as horas de trabalho e outros dados para facturação, no separador Tarefa, no grupo Mostrar, clique em Detalhes. Escreva os dados nas caixas de texto Trabalho previsto, Trabalho real, Quilometragem e Dados para facturação.
  4. No separador Tarefa, no grupo Guardar, clique em Guardar e Fechar.

 Sugestão   Para mover uma tarefa para cima ou para baixo na lista, clique e arraste o item para a posição que pretende. À medida que arrasta a tarefa, uma linha vermelha com setas indica o local no qual a tarefa será colocada quando libertar o botão do rato.

 
 
Aplica-se a:
Outlook 2007