Controlar mensagens de correio electrónico que requerem seguimento

Ao sinalizar mensagens de correio electrónico, pode controlar as respostas às mensagens que envia. Também pode certificar-se de que segue as mensagens que recebe. Em qualquer dos casos, pode incluir um alerta de lembrete.

Neste artigo


Acerca do controlo de mensagens de correio electrónico para seguimento

As mensagens de correio electrónico sinalizadas ajudam a melhor gerir o correio. As mensagens sinalizadas criam itens de acções a fazer apenas para o utilizador ou para o utilizador e os destinatários da mensagem de correio electrónico. Por exemplo, pode sinalizar uma mensagem de correio electrónico que solicita informações de que necessita até determinada data. Quando o destinatário recebe a mensagem, aparece um sinalizador junto da mesma e é apresentada uma mensagem especial na Barra de Informações do Painel de Leitura e na parte superior da mensagem quando é aberta no Outlook.

Uma mensagem sinalizada para o utilizador pode ajudá-lo a controlar quem respondeu à mensagem. No cenário anterior, enviou uma mensagem de correio electrónico sinalizada solicitando informações até determinada data. Ao sinalizar também a mensagem para si próprio, é-lhe lembrado para verificar as respostas. O Outlook pode até ajudá-lo a localizar automaticamente respostas à mensagem original sinalizada.

As mensagens sinalizadas são apresentadas na Barra de Acções a Fazer, nas Tarefas e na Lista de Tarefas Diárias no Calendário.

Início da Página Início da Página

Sinalizar uma mensagem enviada para lembrar os destinatários a darem seguimento

Necessita de respostas a uma mensagem de correio electrónico que está prestes a enviar. Para lembrar os destinatários a responderem, pode utilizar um sinalizador para enviar um lembrete juntamente com a mensagem.

 Sugestão   Utilize esta funcionalidade com descrição. Alguns destinatários poderão não apreciar o facto de terem lembretes adicionados ao respectivo Microsoft Outlook.

  1. Numa nova mensagem de correio electrónico, no separador Mensagem, no grupo Opções, clique em Dar SeguimentoImagem de botão .
  2. Clique em Sinalizar para Destinatários.
  3. Em Sinalizar para Destinatários, clique no tipo de sinalizador na lista Sinalizar.
  4. Por predefinição, a tarefa será acompanhada por um lembrete. Se pretender apenas o sinalizador sem o alerta de lembrete, desmarque a caixa de verificação Lembrete.

Depois de clicar em OK, a Barra de Informações apresentará a opção que escolher.

Barra de Informações do Outlook

 Nota   As mensagens de correio electrónico sinalizadas recebidas não são automaticamente adicionadas às Tarefas, Barra de Acções a Fazer ou Lista de Tarefas Diárias. Se for incluído um lembrete, o alerta do lembrete será activado a uma determinada hora, a menos que o item esteja aberto e o lembrete desactivado.

Início da Página Início da Página

Sinalizar uma mensagem enviada para lembrar o utilizador para verificar posteriormente as respostas

Por vezes sabe que necessita de uma resposta a uma mensagem de correio electrónico que está prestes a enviar. Para se certificar de que se lembra de verificar a resposta do destinatário, efectue o seguinte procedimento:

  1. Numa nova mensagem de correio electrónico, no separador Mensagem, no grupo Opções, clique em Dar SeguimentoImagem de botão .
  2. Indique quando pretende ser lembrado relativamente a esta mensagem.

Por predefinição, estão disponíveis as seguintes datas de Início, Conclusão e lembretes de sinalizador.

Sinalizador Data de início Data de conclusão Lembrete
Hoje Data actual Data actual Uma hora antes da hora de fim do dia de trabalho de hoje
Amanhã Data actual mais um dia Data actual mais um dia Hora de início do dia actual mais um dia de trabalho
Esta Semana Data actual mais dois dias, mas não depois do último dia de trabalho desta semana Último dia de trabalho desta semana Hora de início do dia actual mais dois dias de trabalho
Semana Seguinte Primeiro dia de trabalho da semana seguinte Último dia de trabalho da semana seguinte Hora de início do primeiro dia de trabalho da semana seguinte
Sem Data Sem data Sem data Data actual
Personalizar Data actual Data actual Data actual

Alternativamente, clique em Personalizar para criar uma Data de início e uma Data de conclusão que não apareça na lista. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo.

A Barra de Informações apresentará a opção que escolher.

 Nota   Se pretender personalizar posteriormente o sinalizador especificando as datas de Início e Conclusão ou alterando a altura em que será apresentado um lembrete, siga os passos na secção Sinalizar mensagens para o utilizador e outros destinatários. Pode sempre desmarcar a caixa de verificação Sinalizar para Destinatários para personalizar os sinalizadores apenas para si.

Início da Página Início da Página

Sinalizar uma mensagem enviada para lembrar os destinatários para darem seguimento e para lembrar o utilizador para verificar posteriormente as respostas

Para sinalizar uma mensagem para si e para os destinatários, efectue o seguinte procedimento:

  1. Numa nova mensagem de correio electrónico, no separador Mensagem, no grupo Opções, clique em Dar SeguimentoImagem de botão .
  2. Clique em Sinalizar para Destinatários.

As caixas Sinalizar para Destinatários e Lembrete para os destinatários estão seleccionadas. Se pretender que um destinatário receba um sinalizador, mas não receba nenhum alerta de lembrete, desmarque a caixa de verificação Lembrete.

  1. Seleccione a caixa de verificação Sinalizar para Mim Próprio e, se pretender, a caixa de verificação Lembrete.
  2. Pode especificar uma Data de início e uma Data de fim para a caixa de verificação Sinalizar para Mim Próprio.
  3. Seja para si ou para os destinatários, pode introduzir o texto do sinalizador que pretende visualizar. Se a lista Sinalizar não contiver o texto que pretende, escreva uma nova entrada na caixa de texto e, em seguida, prima ENTER.
  4. Se não estiver seleccionada a caixa de verificação Lembrete para Sinalizar para Mim Próprio ou Sinalizar para Destinatários, pode especificar uma hora para activação de um lembrete.
  5. Clique em OK.

A Barra de Informações apresentará as opções que escolher.

Barra de Informações do Outlook

 Nota   Não é possível alterar o texto do sinalizador ou definir as datas de início e de conclusão se estiver a utilizar uma conta de correio electrónico IMAP.

Início da Página Início da Página

Localizar as respostas a mensagens sinalizadas enviadas

Esta funcionalidade requer que guarde as mensagens de correio electrónico enviadas. Por predefinição, as mensagens enviadas são guardadas na pasta Itens Enviados. Se a localização predefinida de entrega,  o local onde é guardado o correio a receber  for um servidor com o Microsoft Exchange, certifique-se de que não move, nem manualmente nem através da funcionalidade Arquivar Automaticamente, os itens enviados para um ficheiro de Pastas Pessoais (.pst) (Ficheiro de pastas pessoais (.pst): ficheiro de dados que armazena mensagens e outros itens no computador. É possível designar um ficheiro .pst para ser a localização predefinida de entrega das mensagens de correio electrónico. É possível utilizar um ficheiro .pst para organizar e efectuar cópias de segurança de itens para salvaguarda.) no computador. Se tal acontecer, a funcionalidade não funcionará.

  1. Execute um dos seguintes procedimentos:
    • Abra a mensagem original na pasta Itens Enviados.
    • Abra a mensagem enviada sinalizada na Barra de Acções a Fazer.
    • Abra qualquer mensagem de correio electrónico que seja uma resposta à mensagem original, clique na Barra de Informações e, em seguida, clique em Abrir mensagem original sinalizada.
  2. Clique na Barra de Informações e, em seguida, clique em Localizar mensagens relacionadas.

A caixa de diálogo Localização Avançada será aberta e começará a procurar mensagens de correio electrónico relacionadas.

Início da Página Início da Página

Parar de controlar uma conversa por correio electrónico

Pode optar por desactivar um sinalizador de controlo numa mensagem em qualquer altura.

Execute um dos seguintes procedimentos:

  • Compôs uma mensagem de correio electrónico e seleccionou um sinalizador mas agora pretende remover o sinalizador    
    1. No rascunho da mensagem, no separador Mensagem, no grupo Opções, clique em Dar SeguimentoImagem de botão.
    2. Clique em Remover Sinalizador.
  • Enviou uma mensagem de correio electrónico que sinalizou para si ou para outros mas agora pretende remover o sinalizador    

Execute um dos seguintes procedimentos:

  • Elimine a mensagem de correio electrónico original sinalizada da Barra de Acções a Fazer.

Esta acção também eliminará a mensagem de correio electrónico das pastas de Correio.

  • Clique com o botão direito do rato na mensagem e, em seguida, clique em Marcar como Concluída ou em Remover Sinalizador.

 Nota   Os destinatários da mensagem de correio electrónico continuarão a ver o sinalizador. A remoção do sinalizador só afecta o que o utilizador vê.

  • Aparece um lembrete de sinalizador e o utilizador pretende remover o sinalizador    
  • Quando o alerta de lembrete aparecer, clique com o botão direito do rato no mesmo e, em seguida, clique em Marcar como Concluída ou em Remover Sinalizador.

MostrarClique aqui para saber a diferença entre Marcar como Concluída e Remover Sinalizador

Marcar como Concluída     O item permanece marcado com um sinalizador de seguimento, embora seja agora apresentado a rasurado. Se a Barra de Acções a Fazer ou as Tarefas estiver configurada para mostrar todas as tarefas e itens de acções a fazer, independentemente de estarem ou não concluídos, continuará a ver a mensagem até a eliminar das pastas de Correio.

Remover Sinalizador     O sinalizador é removido da mensagem de correio electrónico, não havendo registo de a mensagem ter aparecido nas vistas Barra de Acções a Fazer e Tarefas.

Se pretender manter um registo dos itens concluídos, utilize Sinalizar como Concluída. Contudo, assim que eliminar a mensagem de correio electrónico, o item desaparecerá completamente de todas as vistas do Outlook.

  • É recebida uma resposta de correio electrónico a uma mensagem sinalizada e o utilizador pretende remover o sinalizador    
  1. No Painel de Leitura ou na mensagem aberta, clique na Barra de Informações e, em seguida, clique em Abrir Mensagem Original Sinalizada.
  2. No separador Mensagem, no grupo Controlo, clique em Dar SeguimentoImagem de botão.
  3. Clique em Remover Sinalizador.

Início da Página Início da Página

Sinalizar uma mensagem recebida

Pode sinalizar uma mensagem de correio electrónico recebida para o lembrar para dar seguimento ou executar uma acção posteriormente. Para sinalizar uma mensagem recebida, efectue um dos seguintes procedimentos:

  1. Na lista de mensagens, clique na coluna do sinalizador junto da mensagem para sinalizar a mensagem com o sinalizador predefinido.

A menos que tenha alterado o sinalizador predefinido, o mesmo possui uma data de início e uma data de conclusão de hoje.

  1. Na lista de mensagens, clique com o botão direito do rato na coluna do sinalizador junto da mensagem.
  2. Seleccione a data para conclusão da tarefa. Por exemplo, se seleccionar Semana Seguinte especifica uma data de início para a próxima segunda-feira e uma data para conclusão para a próxima sexta-feira. Clique em Personalizar para criar uma data de início e uma data para conclusão que não apareçam na lista.

Depois de clicar em OK, a Barra de Informações apresentará a opção que escolher.

A mensagem sinalizada aparecerá na Barra de Acções a Fazer, nas Tarefas e na Lista de Tarefas Diárias no Calendário.

Por predefinição, estão disponíveis as seguintes datas de início, conclusão e lembretes de sinalizador.

Sinalizador Data de início Data de conclusão Lembrete
Hoje Data actual Data actual Uma hora antes da hora de fim do dia de trabalho de hoje
Amanhã Data actual mais um dia Data actual mais um dia Hora de início do dia actual mais um dia de trabalho
Esta Semana Data actual mais dois dias, mas não depois do último dia de trabalho desta semana Último dia de trabalho desta semana Hora de início do dia actual mais dois dias de trabalho
Semana Seguinte Primeiro dia de trabalho da semana seguinte Último dia de trabalho da semana seguinte Hora de início do primeiro dia de trabalho da semana seguinte
Sem Data Sem data Sem data Data actual
Personalizar Data actual Data actual Data actual

Início da Página Início da Página

 
 
Aplica-se a:
Outlook 2007