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Organizar reuniões com o Outlook

Comandos Novo Pedido de Reunião e Planear uma Reunião no menu Acções; Novo Pedido de Reunião no atalho depois de ter seleccionado a hora no calendário e ter clicado com o botão direito do rato

Os pedidos de reunião são sempre criados a partir do Calendário. Eis os três métodos diferentes de iniciar o pedido de reunião.
Chamada 1 No menu Acções, clique em Novo Pedido de Reunião. Este método permite-lhe criar a reunião a partir do zero, apresentando a caixa Para do pedido de reunião. Quando utilizar este método, terá de preencher manualmente todos os detalhes da reunião.
Chamada 2 No menu Acções, clique em Planear uma Reunião. Utilize este método quando o principal objectivo for localizar uma hora que esteja disponível nas agendas de todos os participantes.
Chamada 3 Clique com o botão direito do rato numa hora seleccionada no calendário e clique em Novo Pedido de Reunião. Pode utilizar este método quando pretender marcar a reunião a uma hora específica. Visto que seleccionou primeiro a hora, essa parte do pedido estará preenchida quando o pedido for aberto.

Como organizador da reunião, pode configurar e controlar a reunião no Calendário. O primeiro passo é criar o pedido de reunião a partir do Calendário.

A imagem à esquerda mostra-lhe três modos de iniciar o pedido de reunião. Não se preocupe se ainda não souber como e quando deverá utilizar estas opções. Nas próximas secções deste curso irá obter mais informações sobre os detalhes que o ajudarão a tomar uma decisão. Por agora, tudo o que precisa de saber é que todos os pedidos têm de incluir três detalhes básicos:

  • As pessoas que irão participar na reunião
  • A hora e a duração da reunião
  • O local da reunião

Um aspecto simpático: este processo é flexível. Após estar no Calendário, os passos exactos que irá tomar para criar o pedido e incluir estes detalhes podem variar, dependendo das suas necessidades específicas. O modo como irá continuar também depende do tipo de sistema de correio electrónico utilizado na sua empresa e pelo modo como a sua empresa processa a reserva de salas de conferência.

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