Agendar uma reunião

Uma reunião consiste num compromisso para o qual o utilizador convida pessoas ou reserva recursos. Poderá criar e enviar pedidos de reunião, bem como reservar recursos para reuniões ao vivo ou para reuniões online. Quando cria uma reunião, identifica as pessoas a convidar e os recursos a reservar, escolhendo também uma hora para a reunião. As respostas ao pedido de reunião aparecem na pasta A Receber. Também é possível adicionar pessoas a uma reunião existente ou reagendar uma reunião.

O que pretende efectuar?


Agendar uma reunião presencial

  1. No menu Ficheiro, aponte para Novo e, em seguida, clique em Pedido de reunião.

Atalho do teclado  Para criar um novo pedido de reunião, prima CTRL+SHIFT+Q.

  1. Na caixa Assunto, escreva uma descrição.
  2. Na caixa Localização, escreva uma descrição ou clique em Salas para escolher uma das salas disponíveis para agendamento automático utilizando o Microsoft Exchange.
  3. Nas listas Hora de início e Hora de fim, seleccione as horas de início e de fim da reunião. Se se tratar de um evento de todo o dia, seleccione a caixa de verificação Todo o dia.

Um evento de todo o dia consiste num evento de 24 horas completas, da meia-noite à meia-noite.

 Nota   Por predefinição, é utilizada a definição de fuso horário actual do seu computador para agendar reuniões. Se pretender agendar reuniões com base num fuso horário alternativo, no separador Reunião, no grupo Opções, clique em Fusos Horários.

  1. Escreva as informações que pretende partilhar com os destinatários, anexe ficheiros ou crie uma Área de Trabalho da Reunião.

Para obter mais informações sobre as Áreas de Trabalho de Reunião, consulte a secção Consulte Também.

  1. No separador reunião, no grupo Mostrar, clique em Assistente de Agendamento.

O Assistente de Agendamento ajuda-o a encontrar a melhor hora para a reunião.

  1. Clique emAdicionar Outros e, em seguida, clique em Adicionar do Livro de Endereços.
  2. Na caixa de diálogo Seleccionar Participantes e Recursos, na caixa Procurar, introduza o nome de um contacto ou recurso que pretende convidar para a reunião. Se estiver a efectuar a procura com a opção Mais Colunas, clique em Ir.
  3. Seleccione o nome a partir da lista de resultados e clique em Obrigatório, Opcional ou recursos e, em seguida, clique em OK.

Os participantes com a definição Obrigatório e Opcional aparecem na caixa Para no separador Reunião, e os Recursos aparecem na caixa Localização.

A grelha de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Uma linha vertical verde representa o início da reunião. Uma linha vertical vermelha representa o fim da reunião.

Grelha de disponibilidade

O painel Horas Sugeridas encontra a melhor hora para a reunião, a qual é definida como a hora em que a maioria dos participantes está disponível. A melhor hora para a reunião aparece na parte superior do painel. Para seleccionar qualquer uma das horas sugeridas, clique na sugestão de hora no painel Horas Sugeridas. Também poderá escolher manualmente uma hora na grelha de disponibilidade.

Painel Horas Sugeridas

  1. Se pretender tornar a reunião periódica, no separador Reunião, no grupo Opções, clique em Periodicidade, seleccione o padrão de periodicidade e, em seguida, clique em OK.

Quando adiciona uma periodicidade a um pedido de reunião, o separador Reunião é alterado para Reunião Periódica.

  1. No separador Reunião, no grupo Mostrar, clique em Compromisso.
  2. Clique em Enviar.

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Alterar uma reunião

  1. Abra a reunião que pretende alterar.
  2. Execute um dos seguintes passos:
    • Alterar opções de uma reunião que não faz parte de uma série    
      1. Altere as opções como, por exemplo, o assunto, localização e hora que pretende.
      2. Clique em Enviar Actualização.
    • Alterar opções para todas as reuniões numa série    
  1. Clique em Abrir a série.
  2. Altere em qualquer uma das opções como, por exemplo, o assunto, localização e hora que pretende.
  3. Para alterar as opções de periodicidade, no separador Reunião Periódica, no grupo Opções, clique em Periodicidade, altere as opções pretendidas como, por exemplo, a hora, o padrão de periodicidade ou a vigência e clique em OK.
  4. Clique em Enviar Actualização.
  • Alterar opções de uma reunião que não faz parte de uma série    
  1. Clique em Abrir esta ocorrência.
  2. No separador Reunião Periódica, altere as opções pretendidas como, por exemplo, o assunto, a localização e hora que pretende.
  3. Clique em Enviar Actualização.

 Sugestão   No Calendário, pode arrastar a reunião para uma data diferente, bem como editar o assunto clicando no texto de descrição, premindo F2 e, em seguida, escrevendo as alterações.

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Tornar uma reunião periódica

  1. Abra a reunião que pretende tornar periódica.
  2. No separador Reunião, no grupo Opções, clique em Periodicidade.
  3. Clique na frequência (Diária, Semanal, Mensal ou Anual) de periodicidade pretendida para a reunião, seleccione as opções relativas à frequência e, em seguida, clique em OK.
  4. Clique em Enviar Actualização.

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Tornar uma reunião privada

  1. Crie ou abra a reunião que pretende tornar privada.
  2. No separador Reunião, no grupo Opções, clique em Opções e, em seguida, clique em Privado.

 Importante   Não deverá depender da funcionalidade Privado para impedir que outras pessoas acedam aos detalhes de uma reunião, contacto ou tarefa. Para se certificar de que outras pessoas não podem ler o item marcado como privado, não lhes conceda permissão de leitura nas pastas Calendário, Contactos ou Tarefas. Uma pessoa com permissão de leitura para aceder às pastas poderia utilizar métodos de programação ou outras aplicações de correio electrónico para ver os detalhes de um item privado. Utilize a funcionalidade Privado apenas quando partilha pastas com pessoas em quem confia.

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Configurar ou remover um lembrete

Execute um dos seguintes passos:

  • Para todas as novas reuniões que criar    
    1. No menu Ferramentas, clique em Opções.
    2. Para activar ou desactivar automaticamente um lembrete para novas reuniões, seleccione ou desmarque a caixa de verificação Lembrete predefinido.
    3. Se tiver seleccionado a caixa de verificação, introduza quanto tempo antes da reunião pretende que o lembrete apareça.
  • Para reuniões existentes    
  1. Abra a reunião ou série de reuniões se a reunião for periódica.
  2. Para activar ou desactivar um lembrete, no separador Reunião, no grupo Opções, seleccione Nenhum ou uma hora de lembrete listada.

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Aplica-se a:
Outlook 2007