Enquanto ferramenta de colaboração, o Microsoft Office OneNote 2007 disponibiliza muito mais do que a mera partilha de páginas estáticas de bloco de notas através de correio electrónico. Em função da equipa e natureza dos projectos, é possível utilizar o OneNote para debater ideias em conjunto nas reuniões, utilizar as páginas de bloco de notas como um quadro ou configurar blocos de notas partilhados nos quais todos os utilizadores possam visualizar, adicionar e editar informações.

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• Configurar um bloco de notas partilhado

• Ser anfitrião ou participar numa Sessão Partilhada em Directo

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Configurar um bloco de notas partilhado

O OneNote disponibiliza a capacidade de armazenar e manter blocos de notas partilhados num servidor de rede ou numa partilha de ficheiros, possibilitando o acesso de vários utilizadores em simultâneo a notas partilhadas e respectiva contribuição regular para as mesmas. A tomada de notas enquanto grupo trata-se de um processo de colaboração e muitas outras aplicações que "bloqueiam" ficheiros para edição por uma pessoa de cada vez não são as mais adequadas a esta tarefa. O OneNote permite que todos os utilizadores acedam a um conjunto de notas partilhado em simultâneo e sincroniza automaticamente as alterações de todos os utilizadores efectuadas no bloco de notas. Como resultado obtém-se um bloco de notas sempre actualizado e que mantém literalmente todos os utilizadores na mesma página.

A configuração de um bloco de notas partilhado é uma tarefa fácil. O Assistente de Novo Bloco de Notas orienta o utilizador nos passos que permitem criar um bloco de notas partilhado numa localização de rede à qual o utilizador e os membros da equipa têm acesso. Em alternativa, é possível criar o bloco de notas numa partilha de ficheiros no computador.

Quando vários utilizadores acedem a uma bloco de notas partilhado, o OneNote sincroniza de forma contínua as alterações efectuadas no bloco de notas. O OneNote também mantém uma cópia offline em separado das notas no computador de cada utilizador. Deste modo, os participantes podem editar as notas localmente, mesmo quando estão desligados da rede. Quando voltam a ligar ao bloco de notas partilhado, o OneNote intercala automaticamente as respectivas alterações com as alterações dos restantes utilizadores.

Criar um novo bloco de notas partilhado

1. No menu Ficheiro, clique em Novo e, em seguida, em Bloco de Notas.
2. No Assistente de Novo Bloco de Notas, efectue os seguintes procedimentos:
   • Na caixa Nome, introduza um nome para o bloco de notas partilhado (por exemplo, Relatórios de Estado Semanais da Equipa ou Notas do grupo de estudo de filosofia).
   • Opcionalmente, seleccione uma cor para a capa do bloco de notas, a apresentar como ícone na barra de navegação Blocos de Notas.
   • Opcionalmente, na lista A partir do Modelo, seleccione um modelo predefinido a aplicar às páginas do bloco de notas partilhado.
3. Clique em Seguinte.
4. Em Quem irá utilizar este bloco de notas?, clique em Múltiplas pessoas irão partilhar o bloco de notas e, em seguida, efectue um dos seguintes procedimentos:
   • Clique em Num servidor se o utilizador e as pessoas que vão utilizar o bloco de notas partilhado tiverem permissão de acesso e alteração de ficheiros num servidor ou partilha de ficheiros de rede.

      Nota   Poderá ser necessário contactar o administrador de rede para obter permissão para aceder a uma partilha de ficheiros num servidor.

   • Clique em Numa pasta partilhada neste computador para criar uma partilha de ficheiros no computador à qual os outros utilizadores possam aceder. Tem de iniciar sessão como Administrador no computador para criar uma pasta partilhada no disco rígido.

      Nota   Esta opção apenas deverá ser utilizada se o computador estiver quase sempre disponível na rede. Se colocar o computador offline ou se viajar com o mesmo frequentemente, é recomendado criar, em alternativa, o bloco de notas partilhado numa partilha de ficheiros na rede.

5. Clique em Seguinte.
6. Opte por uma localização partilhada adequada ao novo bloco de notas. São recomendadas as seguintes localizações para armazenar blocos de notas partilhados do OneNote:
   • Uma partilha de ficheiros interna ou pública na rede de computadores da empresa ou da escola
   • Uma pasta partilhada num computador no qual tenha permissões de administrador
   • Uma biblioteca de documentos num Web site do Microsoft Windows SharePoint Services
   • Uma unidade USB (Universal Serial Bus) de grande capacidade de armazenamento

    Atenção   Não é recomendada a utilização de blocos de notas partilhados com outra partilha de ficheiros ou pastas nem com tecnologias de sincronização.

7. Na caixa Localização, verifique a localização sugerida do bloco de notas partilhado.

    Nota   O nome do bloco de notas introduzido no passo 2 será automaticamente adicionado ao caminho da localização.

8. Para compor uma mensagem de correio electrónico com uma ligação para a localização do bloco de notas partilhado que pretende enviar para os outros utilizadores, seleccione a caixa de verificação Criar uma mensagem de correio electrónico com uma hiperligação para este bloco de notas que eu possa enviar a outras pessoas.

    Sugestão   Para enviar uma ligação ao bloco de notas partilhado após ter sido criado, no menu Partilhar, clique em Enviar Hiperligação do Bloco de Notas a Outros.

9. Clique em Criar.

    Nota   O OneNote cria um bloco de notas partilhado na localização cujo nome atribui. Em função das opções seleccionadas no Assistente de Novo Bloco de Notas, o OneNote apresenta uma caixa de diálogo e um tópico da Ajuda adicional para orientar o utilizador nos passos que permitem definir permissões para outros utilizadores.

Partilhar um bloco de notas existente

Se já tiver criado um bloco de notas do OneNote no computador e pretender conceder permissões a outros utilizadores para a respectiva visualização e edição, efectue os seguintes procedimentos:

1. No OneNote, feche o bloco de notas que pretende partilhar. Na barra de navegação Blocos de Notas, clique com o botão direito do rato no título do bloco de notas e, em seguida, clique em Fechar este bloco de notas no menu de atalho.
2. No menu Ficheiro, clique em Sair para sair do OneNote.
3. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar , aponte para Todos os Programas, aponte para Acessórios e, em seguida, aponte para Explorador do Windows.
4. Na pasta Os Meus Documentos, faça duplo clique em Blocos de Notas do OneNote.

    Nota   Se tiver alterado a localização predefinida dos blocos de notas durante o Programa de Configuração do OneNote, navegue para a pasta que contém os blocos de notas do OneNote.

5. Clique com o botão direito na pasta do bloco de notas que pretende partilhar e, em seguida, clique em Cortar no menu de atalho.
6. Utilizando o Explorador do Windows, navegue para a localização partilhada na qual os restantes utilizadores poderão aceder ao bloco de notas. No menu Editar do Explorador do Windows, clique em Colar.

    Nota   Ao cortar e colar uma pasta do bloco do notas existente move de forma eficaz a pasta do disco rígido do computador para a localização partilhada seleccionada. Não é recomendada a cópia de blocos de notas com esta finalidade.

7. Após o Explorador do Windows mover a pasta do bloco de notas para a nova localização, feche o Explorador do Windows e inicie o OneNote.
8. No menu Ficheiro do OneNote, clique em Abrir e, em seguida, em Bloco de Notas.
9. Na caixa de diálogo Abrir Bloco de Notas, navegue para a localização partilhada para a qual moveu o bloco de notas nos passos anteriores, clique para seleccionar a pasta do bloco de notas e, em seguida, clique em Abrir.

    Sugestão   É possível enviar uma mensagem de correio electrónico para outros utilizadores de modo a que fiquem a saber como aceder ao bloco de notas na respectiva localização partilhada. No menu Partilhar do OneNote, clique em Enviar Hiperligação do Bloco de Notas a Outros.

Terminar a partilha de um bloco de notas existente no computador

1. No OneNote, navegue para uma página de um bloco de notas partilhado no computador cuja partilha pretenda terminar.
2. No menu Partilhar, clique em Terminar Partilha do Bloco de Notas.
3. Na caixa de diálogo de confirmação, clique em Sim para terminar a partilha do bloco de notas seleccionado.

    Nota   O bloco de notas poderá continuar acessível a outras pessoas se tiver partilhado esta pasta com vários nomes ou se o bloco de notas se encontrar noutra pasta partilhada. Nestes casos, clique com o botão direito do rato na pasta do bloco de notas partilhado no Explorador do Windows e, em seguida, clique em Partilha e Segurança no menu de atalho. No separador Partilhar da caixa de diálogo Propriedades da pasta, clique em Não partilhar esta pasta e, em seguida, clique em OK.

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Ser anfitrião ou participar numa Sessão Partilhada em Directo

Quando o computador está ligado à Internet ou a uma rede, é possível participar em sessões partilhadas de tomada de notas com outros utilizadores do OneNote como, por exemplo, colegas de trabalho, colegas de turma ou amigos. As sessões partilhadas de tomada de notas possibilitam a todos os participantes visualizar e editar as respectivas notas em tempo real.

Durante uma sessão partilhada de tomada de notas pode partilhar uma ou mais secções específicas num bloco de notas. O texto escrito e a tinta digital manuscrita são transmitidos em tempo real, como se estivesse a assistir ao trabalho de um participante no respectivo computador. É aconselhável utilizar um método adicional de comunicação durante uma sessão partilhada de tomada de notas, como um conversa telefónica ou mensagens instantâneas. Isto ajuda a transmitir informações adicionais e a determinar quais os participantes que estão a adicionar comentários ou a editar notas.

Como um utilizador do OneNote, pode iniciar uma nova sessão partilhada de tomada de notas ou aderir a uma sessão existente como participante. Quando participa numa sessão partilhada de tomada de notas, os nomes de todos os participantes aparecem listados no painel de tarefas Sessão Em Directo Actual. Se iniciar a sessão partilhada de tomada de notas, pode definir uma palavra-passe para a sessão, para que apenas adiram os participantes que introduzam a palavra-passe.

Se iniciar uma sessão partilhada de tomada de notas, pode seleccionar a sessão que pretende partilhar e, em seguida, convidar os participantes com os quais pretende colaborar. Se o OneNote estiver instalado no computador, quando convida outros para uma sessão partilhada de tomada de notas, é automaticamente criada uma mensagem de correio electrónico com o convite para participar na sessão, o endereço IP do computador anfitrião da sessão e a palavra-passe para a sessão, se for necessária. Depois de rever a mensagem de correio electrónico, pode enviá-la para os participantes.

Os participantes podem abandonar uma sessão partilhada de tomada de notas em qualquer altura.

 Notas 

• Utilize palavras-passe seguras que combinem maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. As palavras-passe pouco seguras não combinam estes elementos. Palavra-passe segura: Y6dh!et5. Palavra-passe pouco segura: Casa27. As palavras-passe devem ter 8 ou mais caracteres de comprimento. Uma frase de acesso que utilize 14 ou mais caracteres é melhor. Para obter mais informações, consulte Ajudar a proteger as suas informações pessoais com palavras-passe seguras.

  É fundamental que memorize a palavra-passe. Se se esquecer da palavra-passe, a Microsoft não a poderá recuperar. Guarde as palavras-passe que anotar num local seguro, longe das informações que as palavras-passe ajudam a proteger.

• Se pretender enviar a palavra-passe ou o endereço IP para uma sessão partilhada de tomada de notas, recomenda-se que utilize um programa de correio electrónico que suporte a Gestão de Direitos da Informação, como o Microsoft Office Outlook 2007. Criando uma mensagem de correio electrónico com permissão restrita, pode ajudar a proteger a palavra-passe ou o endereço IP de uma sessão partilhada de tomada de notas. Se os destinatários não tiverem o Microsoft Office Outlook 2007 instalado no computador, podem transferir o Suplemento de Gestão de Direitos de Informação do Windows para o Internet Explorer ou outro programa que suporte conteúdo com permissão restrita.

Ser o anfitrião de uma sessão partilhada de tomada de notas

Se for o anfitrião de uma sessão partilhada de tomada de notas, pode efectuar os seguintes procedimentos:

Iniciar uma Sessão Partilhada Em Directo.

1. Abra o bloco de notas e a secção que pretende partilhar com outros utilizadores.
2. No menu Partilhar, aponte para Sessão Partilhada em Directo e, em seguida, clique em Começar a Partilhar Secção Actual.

   O painel de tarefas Iniciar Sessão em Directo é aberto.

3. Para atribuir uma palavra-passe que os participantes terão fornecer para participar na Sessão Partilhada em Directo, escreva uma palavra-passe na caixa Palavra-passe da sessão no painel de tarefas Iniciar Sessão em Directo.

    Nota   

   Utilize palavras-passe seguras que combinem maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. As palavras-passe pouco seguras não combinam estes elementos. Palavra-passe segura: Y6dh!et5. Palavra-passe pouco segura: Casa27. As palavras-passe devem ter 8 ou mais caracteres de comprimento. Uma frase de acesso que utilize 14 ou mais caracteres é melhor. Para obter mais informações, consulte Ajudar a proteger as suas informações pessoais com palavras-passe seguras.

   É fundamental que memorize a palavra-passe. Se se esquecer da palavra-passe, a Microsoft não a poderá recuperar. Guarde as palavras-passe que anotar num local seguro, longe das informações que as palavras-passe ajudam a proteger.

4. Clique em Iniciar Sessão Partilhada em Directo.
5. No painel de tarefas Sessão Em Directo Actual, defina as opções pretendidas.

Convidar participantes para uma Sessão Partilhada em Directo

1. No painel de tarefas Sessão Em Directo Actual, efectue um dos seguintes procedimentos:
   • Para permitir que os participantes na Sessão Partilhada em Directo editem as páginas partilhadas pelo utilizador, seleccione a caixa de verificação Permitir que os participantes editem.
   • Para permitir que os participantes na Sessão Partilhada em Directo visualizem, mas não alterem, as páginas partilhadas pelo utilizador, desmarque a caixa de verificação Permitir que os participantes editem.
2. Clique em Convidar participantes.
3. Na caixa Para da mensagem de correio electrónico aberta, escreva os endereços de correio electrónico dos participantes que pretende convidar e, em seguida, clique em Enviar.

 Notas 

• Pode criar mensagens de correio electrónico com permissão restrita utilizando um programa de correio electrónico que suporte a Gestão de Direitos da Informação, tal como o Office Outlook 2007. Criando uma mensagem de correio electrónico com permissão restrita, pode ajudar a proteger a palavra-passe ou o endereço IP de uma sessão partilhada de tomada de notas. Se os destinatários não tiverem o Outlook instalado nos respectivos computadores, poderão transferir o Suplemento de Gestão de Direitos da Informação do Windows para o Internet Explorer ou outro programa que suporte conteúdo com permissão restrita.
• Se não tiver o Outlook instalado no computador, quando clicar em Convidar participantes, aparecerá uma caixa de diálogo com as informações acerca da sessão partilhada de tomada de notas. Deverá enviar aos participantes informações relevantes, como, por exemplo, a palavra-passe ou o endereço IP, utilizando um método de comunicação seguro.

• Utilize palavras-passe seguras que combinem maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. As palavras-passe pouco seguras não combinam estes elementos. Palavra-passe segura: Y6dh!et5. Palavra-passe pouco segura: Casa27. As palavras-passe devem ter 8 ou mais caracteres de comprimento. Uma frase de acesso que utilize 14 ou mais caracteres é melhor. Para obter mais informações, consulte Ajudar a proteger as suas informações pessoais com palavras-passe seguras.

  É fundamental que memorize a palavra-passe. Se se esquecer da palavra-passe, a Microsoft não a poderá recuperar. Guarde as palavras-passe que anotar num local seguro, longe das informações que as palavras-passe ajudam a proteger.

Abandonar uma sessão partilhada de tomada de notas

• No painel de tarefas Sessão Em Directo Actual, clique em Abandonar a Sessão Partilhada.

   Nota   Ao fechar o painel de tarefas Sessão Em Directo Actual não termina a sessão.

Participar numa sessão partilhada de tomada de notas

Se não for o anfitrião de uma sessão partilhada de tomada de notas, pode efectuar os seguintes procedimentos:

Participar numa sessão partilhada de tomada de notas

1. No menu Partilhar, aponte para Sessão Partilhada e, em seguida, clique em Participar na Sessão.
2. Na caixa Endereço da Sessão Partilhada em Directo do painel de tarefas Participar na Sessão Em Directo, escreva o endereço IP do computador anfitrião da sessão.
3. Se for necessária uma palavra-passe para participar na sessão, na caixa Palavra-Passe da Sessão, escreva a palavra-passe.
4. Clique em Participar na Sessão.

    Nota   Contacte o anfitrião da sessão se não souber qual é a palavra-passe.

Abandonar uma sessão partilhada de tomada de notas

• No painel de tarefas Sessão Em Directo Actual, clique em Abandonar a Sessão Partilhada em Directo.

   Nota   Ao fechar o painel de tarefas Sessão Em Directo Actual não termina a sessão.

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