Aplica-se ao
Microsoft Office OneNote® 2003 Service Pack 1

Por Ben M. Schorr, MVP do Microsoft Office OneNote

O OneNote é uma ferramenta excelente para recolher e organizar material de pesquisa para a criação de relatórios, propostas e apresentações. As pastas, secções e páginas facilitam a categorização, armazenamento e revisão de informações, bem como a respectiva organização e reorganização. Pode arrastar informações, incluindo texto, URLs e gráficos da Web para o bloco de notas. As funcionalidades de gravação áudio e pesquisa do OneNote fornecem-lhe ferramentas adicionar para a recolha de informações, Na realidade, o bloco de notas pode transformar-se no seu repositório pessoa de todos os tipos de resultados de pesquisa, podendo consultá-lo para localizar apenas os factos e detalhes que procura.

 Nota   Algumas das funções ou funcionalidades descritas neste tópico só estarão disponíveis se tiver instalado o Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1. Para saber mais sobre o Service Pack e como o transferir, consulte Funcionalidades do Service Pack no OneNote 2003.

Antes de começar a utilizar o OneNote para as minhas pesquisas, imprimia páginas a partir da Web e, posteriormente, tentava ler todas elas, realçando as partes importantes. Não apenas desperdiçava muito papel como perdia muito tempo a introduzir as informações pertinentes em documentos do Microsoft Word. A minha secretárias estava apinhada de folhas e livros de referência! Adicionar Web sites ao menu Favoritos do Microsoft Internet Explorer não ajudava, porque era frequente esquecer-me da importância de um site sem a ajuda de uma descrição mais longa.

O OneNote permite-me arrastar apenas as informações relevantes da Web para as minhas notas e, visto que o OneNote adiciona automaticamente uma hiperligação para a origem, posso sempre consultar o Web site posteriormente se necessitar de mais informações ou para citar correctamente a fonte. Actualmente, estou a utilizar o OneNote para recolher informações para um projecto de pesquisa sobre o couraçado USS Missouri, para o qual me voluntariei como guia nos meus tempos livres. Espero que o processo que estou a utilizar para recolher as notas da pesquisa lhe possa dar ideias para organizar os seus projectos de pesquisa no OneNote.

Organizar a pesquisa com secções e páginas

Começo por identificar os principais tópicos e subtópicos de pesquisa. Para o tópico principal, crio uma nova secção do bloco de notas e chamo-lhe "USS Missouri". Quero um local apenas para recolher informações gerais sobre o navio e hiperligações da Web, pelo que chamo à primeira página "Recursos Gerais". Em seguida, crio páginas separadas para cada um dos subtópicos que sei antecipadamente que pretendo pesquisar: "Iwo Jima", "Okinawa" e "Cerimónia de Rendição".

Na página Recursos Gerais, resumo algumas das informações que já sei mas pretendo documentar, incluindo as especificações físicas do navio e uma descrição geral histórica. Agora, chegou o momento de começar a recolher informações aprofundadas a partir de outras origens, nomeadamente a Web.

Recolher informações de pesquisa a partir da Web com notas laterais

As notas laterais são excelentes para recolher informações a partir da Web. Uma nota lateral é uma janela do OneNote em miniatura que permanece aberta sobre as outras janelas no ecrã, para que possa facilmente copiar e colar, arrastar informações ou capturar um recorte de ecrã para o bloco de notas e organizá-lo posteriormente nas secções e páginas adequadas.

No entanto, se for como eu e gostar de organizar logo as informações recolhendo as informações da Web directamente para as páginas que criou, tente abrir o bloco de notas na página para onde pretende recolher as informações ou criar uma nova página. Em seguida, minimize a janela arrastando um canto da página até que a janela fique tão pequena que se transforme numa nota lateral. Quaisquer informações que arraste para esta nota lateral são guardadas nessa página específica do bloco de notas e a janela lateral permanece sobre as outras janelas à medida que navega na Web.

Veja como a minha página "Baía de Tóquio - Rendição Formal" é minimizada numa nota lateral. Esta janela permanece sobre a janela aberta do browser enquanto arrasto informações para ela.

 Nota   Também pode utilizar recortes de ecrã para capturar informações de páginas Web ou outros programas e inseri-las nas suas notas. Os recortes de ecrã permitem-lhe seleccionar exactamente a área do documento, programa ou do seu ambiente de trabalho que pretende copiar. É semelhante a tirar um instantâneo de uma área muito específica do ecrã. O recorte de ecrã é copiado para a secção Notas Laterais do bloco de notas, a partir da qual pode ser colocada em qualquer local do bloco de notas. Um carimbo de data e hora é também adicionado à imagem capturada. Se o recorte de ecrã for retirado da Web, é também adicionada uma hiperligação para a página original ao recorte de ecrã.

Controlar as páginas importantes

Começo a minha pesquisa na Web procurar sites interessantes sobre o USS Missouri — por exemplo, o Web site da USS Missouri Memorial Association. Visto que este site está repleto de informações interessantes, eu sei que o vou querer manter à mão, pelo que arrasto o nome do site para a minha página Recursos Gerais. Isto cria automaticamente no OneNote uma hiperligação para a página a partir da qual o texto foi copiado. A ilustração mostra a minha página Recursos Gerais com as notas que escrevi, bem como com o texto e os gráficos que arrastei da Web e as hiperligações correspondentes.

Outro Web site que visito está tão repleto de informações que arrasto algum do texto para o OneNote. Este texto está posteriormente disponível nas minhas notas, juntamente com a hiperligação para o site se necessitar de mais informações.

Depois de concluir as procuras por informações gerais, estou preparado para começar a pesquisar os subtópicos específicos.

Organizar informações em destaques com sinalizadores de notas

Começo por criar uma linha temporal vaga, em formato de destaques, sobre cada batalha. Em seguida, procuro páginas com informações gerais sobre as batalhas. Posteriormente, poderei aprofundar os detalhes. Utilizo sinalizadores de notas para controlar as informações específicas de que irei necessitar posteriormente.

Utilizo o sinalizador de nota Pergunta para marcar as falhas nas minhas informações à medida que tomo notas. Por exemplo, se necessitar de saber quantas canetas foram utilizadas pelo General MacArthur durante a cerimónia de rendição, marco a nota com o sinalizador Pergunta. Similarmente, utilizo o sinalizador de nota Importante para marcar detalhes cruciais que pretendo voltar a localizar com facilidade. Para controlar factos específicos (ou informações interessantes mas que talvez não estejam directamente relacionadas com o meu trabalho) crio sinalizadores de notas personalizados. Utilizo o meu sinalizador personalizado "Navios Irmãos" para marcar informações sobre outros couraçados de classe Iowa. O sinalizador de nota facilita a localização dessas informações se as pretender consultar posteriormente por outros motivos.

Utilizando o painel de tarefas Resumo de Sinalizadores de Notas, posso procurar todos os sinalizadores de notas existentes na secção USS Missouri. A ilustração mostra o modo como as minhas notas sinalizadas são apresentadas no painel de tarefas.

Posso concluir a minha pesquisa consultando a lista de sinalizadores de nota Pergunta e procurando na Web as informações necessárias para colmatar essas falhas. Convenientemente, basta-me clicar num item existente na lista do painel de tarefas para passar directamente para a localização específica nas minhas notas.

Utilizar áudio ou vídeo para conduzir uma entrevista de pesquisa

Por muito útil que a Web possa ser para pesquisar, nada substitui os testemunhos na primeira pessoa. Antes de iniciar a minha pesquisa na Web, tive a rara oportunidade de falar com um dos membros da tripulação que se encontrava a bordo do navio em 1945. Pretendia capturar as suas palavras exactas e a funcionalidade de gravação de áudio do OneNote era a ferramenta perfeita. Utilizando o OneNote, gravei a totalidade da entrevista enquanto tomei notas. Estas notas, juntamente com a gravação da conversa, irão permitir-me procurar facilmente detalhes específicos da entrevista quando elaborar o relatório final.

A funcionalidade de gravação de vídeo do OneNote é outro método útil para gravação de entrevistas e outras informações. É possível capturar e armazenar vídeo directamente no OneNote a partir de qualquer câmara de vídeo digital ligada directamente que seja suportada pelo Microsoft Windows. Tal como acontece com qualquer gravação de áudio, pode tomar notas numa página do OneNote enquanto captura vídeo e, posteriormente, poderá utilizar estas notas para procurar detalhes sobre a gravação de vídeo.

Utilizar o painel de tarefas Pesquisa para localizar informações

O painel de tarefas Pesquisa coloca materiais de consulta online ao alcance dos seus dedos. Esta funcionalidade fornece acesso directo a vários Web sites e serviços de informações, incluindo um dicionário, um dicionário de sinónimos e uma enciclopédia. Quando me deparei com algum termo militar menos comum, tal como "barbeta", "balso" ou " tombadilho de popa", basta-me introduzir essa palavra na caixa Procurar e, em seguida, seleccionar o recurso que pretendo utilizar para a procura.

Partilhar a pesquisa

Depois de recolher todas as informações necessárias e criar um destaque coerente da minha pesquisa, envio o resultado compilado para o curador do navio. O OneNote facilita bastante esta tarefa. Utilizando o Microsoft Office Outlook® 2003, pode enviar o trabalho ao curador numa mensagem de correio electrónico, sem ter de o transferir para outro programa — mesmo que o curador não tenha o OneNote instalado! As minhas notas são enviadas como uma mensagem baseada em HTML, com todo o texto, gráficos e hiperligações.

Enviar o destaque para o Microsoft Office Word 2003 para criar o relatório final

Depois de debater a pesquisa com o curador, posso começar o relatório. Visto que tenho o destaque quase completo, posso enviá-lo facilmente do OneNote para o Word para que este seja aberto num novo documento do Word.

 Nota   Tem de ter o Microsoft Office Word 2003 instalado no computador para enviar as notas do OneNote para o Word.

O OneNote constitui um ponto único de recolha de notas e pensamentos, onde os posso organizar num produto final. Visto que não tenho de imprimir páginas a partir da Web nem de copiar notas a partir de livros, poupo tempo e papel enquanto pesquiso e posso transformar facilmente essa pesquisa num documento mais formal. Em seguida, posso aperfeiçoar o trabalho, substituindo o formato de notas por uma narrativa mais fluente.