OneNote: Uma razão para deixar de usar o bloco de notas?

Por Paul Ford

Quando iniciei pela primeira vez o OneNote, não tinha bem a certeza sobre como o utilizar. A trabalhar há oito anos como copywriter e programador de Web sites (ou, para utilizar o termo mais bonito, "arquitecto de TIs"), tornei-me um veterano do Microsoft Office Word e não tinha a certeza se precisava de outra ferramenta de software para destaques hierárquicos.

Apesar disso, muitas vezes não pretendo criar uma hierarquia, em especial no início de um projecto. É nessas alturas que quero ser criativo, quero apenas anotar as minhas ideias e não me preocupar com o facto de se ajustarem no esquema geral do projecto. Antigamente, fazia isto em blocos de notas antiquados.

No entanto, o OneNote está a fazer-me reconsiderar. Nenhum outro software anterior ao OneNote se aproximou tanto da flexibilidade e simplicidade inerentes à utilização de uma caneta e de um pedaço de papel. Ao contrário de muitas outras aplicações, o OneNote não se centra apenas em documentos. Apesar de suportar uma organização hierárquica, liberta-se da ideia do "documento" e substitui-a pela ideia de um bloco de notas (completo com a opção de linhas azuis e vermelhas existentes num bloco de papel clássico).

Tal como um bloco de notas, o OneNote permite-me escrever tudo o que pretendo, em qualquer ponto da página. Ao contrário de um bloco de notas normal, o OneNote permite-me ordenar, estruturar e utilizar as minhas notas para criar documentos mais tradicionais (do tipo que criava normalmente no Word). O OneNote permite-me colocar qualquer ideia por escrito, no formato de esboço, gráfico ou de áudio sem ter de me preocupar sobre onde se ajusta no projecto.

Com tal versatilidade, o OneNote ajuda-me a pensar naquilo que o cliente está realmente a dizer antes de começar a pensar nos artigos a entregar e nos produtos finais; permite-me agilizar durante a fase de debate de ideias ao não impor qualquer estrutura sobre as minhas ideias ou forçar-me a pensar de forma hierárquica. Porque o meu trabalho consiste em ver as coisas sob um novo ponto de vista e ajudar os meus clientes a competir de forma mais eficaz, qualquer coisa que ajude a minha mente a trabalhar de formas novas e inesperadas dá-me vantagem sobre a concorrência.

Utilizar o OneNote para o debate de ideias

Descobri que o OneNote é particularmente útil quando pretendo capturar rapidamente os debates de ideias durante uma reunião e, em seguida, colocar as ideias originadas nessa sessão de debate de ideias numa hierarquia que posso enviar para o Word para criar documentos maiores, tais como propostas, especificações funcionais, cópias ou artigos a entregar.

Criar resumos rápidos com sinalizadores de notas

Reuni-me recentemente com o departamento de TIs de uma grande empresa de serviços financeiros que queria tornar o respectivo Web site mais flexível para os respectivos utilizadores. Utilizei o OneNote para manter um registo do que era dito.

Antes da reunião, personalizei os meus sinalizadores de notas do OneNote, indo para além dos sinalizadores predefinidos ao adicionar alguns pessoais, incluindo "páginas Web", "página Web de cópia de segurança da base de dados", "elemento de página Web" e "navegação na Web". Quando crio os meus sinalizadores de notas personalizados, posso associar ícones específicos aos mesmos. Por exemplo, utilizei o ícone com uma casa para "páginas Web" e um ícone de estrela para o sinalizador de nota "navegação na Web". Durante a reunião, à medida que um novo elemento do site era discutido, escrevi uma nota e sinalizei-a de acordo com o respectivo tipo.

Para proteger a confiança do meu cliente, não posso mostrar as notas reais dessa reunião, mas posso mostrar-lhe um esboço da mesma.

Está um bocado confuso, eu sei. Mas algo de excitante aconteceu a seguir: Abri o painel de tarefas Resumo dos Sinalizadores de Notas e criei uma página de resumo da secção actual das minhas notas. O OneNote ordenou automaticamente os meus itens sinalizados numa vista hierárquica clássica e colocou essa vista numa página na mesma secção do meu bloco de notas.

Depois da reunião voltei para o meu escritório e desloquei alguns itens com o rato, enviei tudo do OneNote directamente para um documento do Word que iria servir como a minha proposta final e acrescentei o meu comentário. Em pouco tempo tinha um destaque adequado que explicava aos meus clientes exactamente de que funcionalidade de página Web iríamos necessitar para o projecto e o que constaria em cada página. Uma vez que estava a utilizar o OneNote, consegui capturar rapidamente o que era dito, sendo também capaz de estruturar essas informações quase instantaneamente num destaque com o qual podia começar a trabalhar.

Para mim, a capacidade de o OneNote me transpor de uma situação de debate de ideias confusa e quase ao acaso para uma situação de destaques estruturados em tão pouco tempo é talvez o aspecto mais útil do programa. Poupa-me uma hora sempre que o utilizo, tempo que anteriormente gastava a transferir notas do bloco de notas para o Word, cortando e colando à medida que tentava encontrar a ordem mais lógica para as minhas ideias. Agora, os resumos dos sinalizadores de notas fazem cerca de 80 por cento deste trabalho por mim.

Outras formas de capturar e partilhar informações do projecto

O OneNote é também útil para me ajudar a manter um controlo das pessoas que encontro nas reuniões, bem como os detalhes dessas reuniões. Devido à integração próxima com o Microsoft Office Outlook® 2003, posso criar um contacto do Outlook a partir das informações escritas na página do OneNote. Posso efectuar o mesmo quando agendo uma reunião com um cliente, introduzo os detalhes no OneNote e, em seguida, crio um compromisso do Outlook a partir dessas informações. Posso também efectuar o inverso e inserir os detalhes do compromisso do Outlook, tal como a agenda e os nomes dos participantes, no OneNote para que as informações estejam disponíveis enquanto tomo notas durante a reunião.

A grande vantagem de ter informações de contactos e de reuniões no OneNote, versus o meu bloco de notas ou a parte de trás de um cartão de visita, é que posso procurar rapidamente no meu bloco de notas do OneNote o nome de uma pessoa ou os detalhes de uma reunião mais tarde.

Outras formas de capturar e partilhar informações do projecto

Tenho feito experiências com o OneNote para descobrir outras formas de capturar informações durante as reuniões com os clientes, incluindo a gravação de conversas telefónicas com os clientes no OneNote, desenhar com o OneNote, imprimir páginas do bloco de notas para partilhar com outros e copiar notas tomadas num Pocket PC com o OneNote.

Para gravar conversas telefónicas utilizando o áudio do OneNote, adquiri um pequeno dispositivo numa loja de aparelhos electrónicos. Numa das extremidades, o dispositivo tem uma tomada telefónica à qual ligo o meu telefone; na outra extremidade, tem uma saída de microfone que se liga directamente à tomada de microfone do meu computador. Com este dispositivo no lugar, posso registar conversas inteiras à medida que tomo notas. Mais tarde, posso utilizar as minhas notas digitadas como pontos de referência para saltar para qualquer ponto na conversa e ouvir o que foi dito durante a reunião. (Tenha em atenção que se gravar as conversas telefónicas, é obrigatório informar a outra parte de que está a gravar a conversa.)

Em reuniões cara a cara, posso utilizar um microfone externo ligado à tomada de microfone do meu computador portátil. (Alguns computadores portáteis e Tablet PCs têm microfones incorporados que podem ser utilizados da mesma forma.)

Apesar de não ter um Tablet PC, considero que as funcionalidades de desenho com o OneNote são extremamente úteis. Utilizo a consola sensível ao tacto no meu computador portátil ou um dispositivo de introdução da caneta para desenhar, por exemplo, posso criar uma grelha do tipo de conteúdo pretendido num Web site ou desenhar diagramas que ilustram processos.

Para imprimir, o OneNote tem resultados bastante bons para partilhar facilmente notas com outros membros da equipa. Os desenhos são guardados num formato vectorial, o que significa que se ajustam correctamente sem mostrarem quaisquer pixels. Isto melhora imenso a qualidade das impressões.

Finalmente, se utilizar um Pocket PC, pode transferir as notas tomadas no Pocket PC para o OneNote. Quando liga o Pocket PC ao computador, as notas são automaticamente copiadas para a secção de notas do Pocket PC do bloco de notas. Tomar notas num Pocket PC e transferi-las para o OneNote é óptimo para pequenas reuniões quando não tem acesso ao computador, para criar listas de tarefas e para debates de ideias rápidos, no meu caso, no metro a caminho do escritório!

Resumo

OneNote faz três coisas muito bem:

• Permite-lhe ser espontâneo na forma como organiza ideias e notas
• Permite-lhe organizar as suas notas e ideias de várias formas.
• Permite-lhe misturar diferentes tipos de suporte de dados.

O OneNote torna as minhas reuniões mais produtivas, uma vez que me permite capturar uma vasta gama de informações sobre o que é dito, quer esteja a utilizar texto, desenhos ou áudio gravado. A trabalhar ao serviço do cliente, considero que a agilidade do OneNote e o tempo que poupa ao não ser necessário digitar novamente as notas do papel beneficiam, em última análise, os meus clientes ao libertar a minha mente e a minha agenda, para que possa devotar mais tempo aos seus problemas. O OneNote beneficia a divisão entre a fase de debate de ideias e a fase de destaques e de planeamento, fornecendo uma ferramenta muito fácil de utilizar que permite manter facilmente conjuntos complexos de ideias e notas por vários graus de ordem.

Decidi que o OneNote constitui uma substituição completamente qualificada comparativamente ao fiável bloco de notas, fácil de obter e de utilizar, mas com a grande vantagem de me permitir reutilizar as minhas notas sem quaisquer problemas noutros programas. A reforma do meu bloco de notas não é uma decisão tomada de forma leviana, mas apesar de ter reparado que ainda trago um bloco de notas para as reuniões, este tem tendência a ficar na minha pasta enquanto utilizo o OneNote para organizar (ou desorganizar) as minhas ideias.

Paul Ford é autor, arquitecto de tecnologias da informação e programador em Brooklyn, Nova Iorque. Pode encontrá-lo em http://www.copywire.com, sendo um comentador ocasional de "All Things Considered" da NPR.