Partilhar sites ou documentos com pessoas externas à sua organização

 Nota    Se estas informações não corresponderem ao que vê, poderá estar a utilizar o Office 365 anterior à atualização. Experimente Partilhar um site com utilizadores externos para encontrar informações que se apliquem à sua situação.
Estarei a utilizar o Office 365 após a atualização de serviço?

Se o seu trabalho envolver partilhar documentos ou colaborar diretamente com fornecedores ou clientes, poderá ser útil utilizar os seus sites para partilhar conteúdo com pessoas externas à sua organização e que não tenham licenças para a sua subscrição do Microsoft Office 365.

Pode fazê-lo de três formas:

Este tópico explica como partilhar um site ou um documento com pessoas externas à sua organização.

Informações úteis antes de começar

Antes de começar a partilhar conteúdos externamente, deverá consultar a secção Práticas recomendadas para partilhar com conta, peso e medida. Se quiser saber que utilizadores são considerados utilizadores externos e quais são os direitos de um utilizador externo, consulte o artigo O que é um utilizador externo? Para obter informações sobre como ativar e desativar a funcionalidade de partilha externa, consulte a secção Gerir a partilha externa.

Neste artigo


Partilhar um site

Quando partilha um site com utilizadores externos, envia-lhes um convite que eles podem utilizar para iniciar sessão no seu site. Pode enviar este convite para qualquer endereço de correio eletrónico. Quando o destinatário aceitar o convite, pode iniciar sessão com uma conta Microsoft ou com um ID de utilizador do Office 365 . Quando partilha um site, pode selecionar o tipo de permissões que pretende que esse utilizador tenha.

Tenha cuidado ao partilhar o seu site de Equipa ou outro site que a sua organização utilize essencialmente para assuntos e documentos internos, porque concederá acesso a utilizadores externos a esse site e a eventuais subsites que partilhem as permissões daquele. Poderá conceder acesso a conteúdo sensível aos utilizadores externos. Se precisar de colaborar constantemente com pessoas externas à sua organização, crie um site e utilize-o especificamente para a partilha externa e configure-o de modo a que as respetivas permissões sejam diferentes das dos outros sites. Para obter mais informações sobre a herança de permissões, consulte O que é a herança de permissões?

Para partilhar sites com utilizadores externos, tem de ser Proprietário do Site ou ter permissões de controlo total. Além disso, tem de ter ativada a funcionalidade de partilha externa na sua subscrição do Office 365 (consoante o seu plano, a ativação pode ser feita pelo seu administrador do Office 365 ou do SharePoint Online).

  1. Vá para o site que pretende partilhar com utilizadores externos.
  2. Clique em Partilhar
    Imagem do comando Partilhar no canto superior direito do ecrã.
  3. Na caixa de diálogo Partilhar, escreva os nomes dos utilizadores externos que pretende convidar. Por exemplo: alguem@outlook.com ou alguem@contoso.com.

    Lembrete: Também pode utilizar o comando Partilhar para conceder a utilizadores internos licenciados acesso ao site. Se pretende fazê-lo, só tem de escrever os nomes das pessoas que pretende convidar.
  4. Escreva uma mensagem para ser incluída no convite.
  5. Para atribuir um grupo de permissões específico ao utilizador externo, clique em Mostrar Opções e selecione o grupo pretendido.

    É aconselhável dar às pessoas o mínimo de permissões necessárias para executarem as tarefas pretendidas. Por exemplo, se convidar alguém que só precisa de ler os conteúdos, inclua essa pessoa no grupo Visitantes, que tem permissões de Leitura por predefinição. Se os utilizadores externos precisarem de editar ou atualizar os conteúdos, adicione-os ao grupo Membros, que tem permissões de Edição por predefinição. Tenha muita atenção quando a adicionar utilizadores externos a qualquer grupo que tenha permissões de Controlo Total.


    Imagem da caixa de diálogo Partilhar de um site povoada com os nomes de utilizador dos utilizadores externos.
  6. Clique em Partilhar.

Por predefinição, os convites que enviar para os utilizadores externos expiram ao fim de sete dias. Se um convidado não aceitar o convite no prazo de sete dias e, ainda assim, continuar a querer que tenha acesso ao seu site, terá de enviar um novo convite.

Quando os utilizadores externos recebem os respetivos convites, podem clicar num botão que os encaminhará para uma página na qual podem iniciar sessão no seu site do SharePoint Online com uma conta Microsoft ou com um ID de utilizador do Office 365. Caso ainda não tenham uma conta Microsoft, os utilizadores podem inscrever-se numa conta Microsoft gratuitamente.

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Partilhar um documento ao enviar ou publicar uma ligação de convidado anónima

Pode criar uma ligação de convidado anónima e partilhar em seguida a ligação, utilizando a unidade de multimédia que melhor se adequa a si. Por exemplo, publique-a numa página de comunicação social ou cole-a numa mensagem de correio eletrónico. Pode criar uma ligação de convidado que fornece permissões de edição ou apenas permissões de visualização.

Para partilhar documentos com utilizadores externos, tem de ser Proprietário do Site ou ter permissões de controlo total. Além disso, tem de ter ativada a funcionalidade de partilha externa nas Definições de Serviço do Office 365 ou no centro de administração do SharePoint Online (consoante o seu plano). A partilha externa também tem de estar ativada na sua coleção de sites (apenas em planos empresariais).

  1. Clique nas reticências (...) junto ao documento para abrir a janela de aviso e, em seguida, clique em Partilhar.
    Comece a partilhar um documento numa biblioteca do  SharePoint
  2. Na caixa de diálogo Partilhar, selecione Obter uma ligação.
  3. Selecione Criar uma ligação para o tipo de permissão que pretende conceder.
    É criado o URL de uma ligação de convidado.
  4. Selecione o URL da ligação de convidado e copie-o.
    Crie uma ligação de convidado anónima e copie-a
    Pode colar agora o URL da ligação de convidado na unidade de multimédia que preferir.
  • Se um documento estiver na biblioteca de um site de equipa, outros membros do site podem encontrar as ligações de convidado na caixa de diálogo Partilhar e enviá-las para outras pessoas.
  • Se o ficheiro que pretende partilhar estiver localizado numa biblioteca que utilize a Gestão de Direitos de Informação, não poderá partilhá-lo externamente.
  • As ligações de convidado anónimas podem, potencialmente, ser reencaminhadas ou partilhadas com outras pessoas que poderão também conseguir ver ou editar o conteúdo sem iniciar sessão. Evite utilizar as ligações de convidado anónimas no âmbito de conteúdos sensíveis.
  • As pessoas convidadas a aceder a documentos com as ligações de convidado anónimas apenas poderão ver ou ler ficheiros no Office Online relevante. Não poderão abrir ficheiros numa versão de ambiente de trabalho correspondente do programa do Office.
  • Se a partilha externa estiver desativada globalmente nas Definições do Serviço do Office 365 ou no centro de Administração do SharePoint Online, as ligações partilhadas deixarão de funcionar. Se a funcionalidade for reativada posteriormente, as ligações voltarão a funcionar. Também é possível desativar ligações individuais que tenham sido partilhadas se pretender revogar o acesso a um documento específico. Consulte Desativar uma ligação de convidado anónima.

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Permitir que as pessoas criem ligações de convidado com documentos que tenha partilhado com elas

Talvez lhe agrade partilhar alguns documentos em larga escala e, de facto, talvez seja preferível encorajar as pessoas a partilhá-los novamente. Para esse tipo de documentos, pode permitir que as pessoas criem ligações de convidado anónimas com documentos que partilha com elas.

Para permitir esta capacidade, tem de ter permissão de controlo total.

  1. Aceda à biblioteca onde pretende permitir que as pessoas criem ligações de convidado.
  2. Selecione o ícone de engrenagem e selecione Definições do site.
  3. Na página Definições do Site, em Utilizadores e Permissões, selecione Permissões do site.
  4. No separador Permissões, selecione Definições de Pedidos de Acesso.
  5. Na caixa de diálogo Definições de Pedidos de Acesso, selecione Permitir que os membros partilhem o site e ficheiros e pastas individuais.

Agora, quando as pessoas selecionarem documentos que partilhou com elas e abrirem a caixa de diálogo Partilhar, podem criar uma ligação de convidado. No entanto, tenha em atenção que apenas essas pessoas podem criar ligações de convidado que permitam aos convidados editar o documento caso lhes tenha dado permissão de edição quando partilhou o documento pela primeira vez. Se apenas têm permissão de visualização, apenas podem criar ligações de convidado que permitam a permissão de visualização.

Para obter uma visão geral das Definições de Pedido de Acesso, consulte o Vídeo: Partilhar um site sem pedido de acesso.

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Partilhar um documento que exige o início de sessão no seu site

Para partilhar documentos com utilizadores externos, tem de ser Proprietário do Site ou ter permissões de controlo total. Além disso, tem de ter ativada a funcionalidade de partilha externa nas Definições de Serviço do Office 365 ou no centro de administração do SharePoint Online (consoante o seu plano). A partilha externa também tem de estar ativada na sua coleção de sites (apenas em planos empresariais).

  1. Clique nas reticências (...) junto ao documento para abrir a janela de aviso e, em seguida, clique em Partilhar.
    Comece a partilhar um documento numa biblioteca do  SharePoint
  2. Escreva os endereços de correio eletrónico das pessoas que está a convidar para partilhar o documento. Por exemplo: alguem@outlook.com, alguem@gmail.com ou utilizadorexterno@contoso.com.
  3. Na lista pendente, selecione o nível de permissão que pretende conceder a estes utilizadores.
  4. Se quiser, escreva uma mensagem a ser incluída com o correio eletrónico. A mensagem pode incluir informações ou instruções sobre o documento que partilhou.
  5. Selecione a caixa de verificação Exigir início de sessão.

 Atenção    Se não selecionar a caixa de verificação Exigir início de sessão, a mensagem de correio eletrónico terá uma ligação de convidado anónima para o documento. As ligações de convidado anónimas podem ser reencaminhadas ou partilhadas com outras pessoas, que por seu lado também poderão ver ou editar os conteúdos sem iniciar sessão.

  1. Clique em Partilhar.

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Como evitar a partilha excessiva

Melhores práticas para partilhar sites

Se tiver partilhado um site inteiro com um utilizador, esse utilizador poderá iniciar sessão no site e atuar como um membro total do site. Poderá navegar, pesquisar, ver e editar conteúdos (consoante o grupo de permissões ao qual o adicionou). Poderá fazer coisas como ver os nomes dos outros utilizadores do site no Selecionador de Pessoas ou ver metadados dos documentos. Os utilizadores externos também aparecerão no Selecionador de Pessoas como utilizadores do site. Significa que outras pessoas que utilizem o seu site podem conceder-lhes permissões diferentes daquelas que o utilizador concedeu inicialmente quando partilhou o site com eles. Antes de convidar utilizadores externos para o seu site, certifique-se de que conhece a identidade dos mesmos.

Se convidar utilizadores externos para o seu Site de equipa, eles serão capazes de visualizar conteúdo no Site de equipa e em todos os subsites. Se quiser evitar que utilizadores externos tenham acesso a conteúdo importante ou confidencial no seu Site de equipa, deverá criar um subsite do seu Site de equipa com permissões exclusivas e, em seguida, partilhar apenas esse subsite com utilizadores externos. Para saber mais sobre herança de permissões, consulte o artigo O que é a herança de permissões?

Do mesmo modo, se pretender partilhar um subsite criado na localização do seu OneDrive para Empresas, certifique-se de que tem permissões exclusivas, de modo a que não conceda, acidentalmente, permissões a sites ou conteúdos adicionais existentes no seu O Meu Site aos utilizadores.

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Melhores práticas para partilhar documentos

Se partilhar documentos utilizando as ligações de convidado anónimas, é possível que os destinatários do convite partilhem as ligações de convidado com outras pessoas, que podem as utilizar para ver conteúdo. Não utilize ligações de convidado para partilhar documentos confidenciais. Se pretender minimizar o risco de alguém partilhar uma ligação anónima, partilhe o documento exigindo o início de sessão.

Decidir como partilhar

Quando considerar se e como pretende partilhar conteúdos externamente, tenha em conta o seguinte:

  • A quem pretende conceder acesso ao conteúdo no seu Site de equipa e a qualquer outro subsite e o que pretende que eles possam fazer?
  • A quem na sua organização pretende dar permissão para partilhar conteúdo externamente?
  • Existe conteúdo que pretende assegurar que nunca esteja disponível para visualização por pessoas externas à sua organização?

As respostas a estas questões ajudá-lo-ão a planear a estratégia para a partilha de conteúdos.

Experimente isto: Se precisar de:

Partilhar um site

Se pretender partilhar um site, mas também pretender restringir os utilizadores externos de obterem acesso a algum conteúdo interno da sua organização, considere criar um subsite com permissões exclusivas que utiliza exclusivamente para a partilha externa.

Forneça a alguém fora da sua organização acesso contínuo a informação e conteúdo num site. Essa pessoa precisa de ser capaz de agir como um utilizador completo do seu site e criar, editar e visualizar conteúdo.
Partilhar um documento e exigir início de sessão. Fornecer acesso seguro a documentos específicos para consulta ou colaboração a pessoas externas à sua organização, mas essas pessoas não necessitam de acesso contínuo a outros conteúdos no seu site interno.
Partilhe um documento, utilizando uma ligação de convidado anónima. Partilhe uma ligação a um documento que não é sensível ou confidencial com pessoas fora da sua organização para que possam visualizá-lo ou atualizá-lo com feedback. Essas pessoas não exigem acesso contínuo a conteúdo no seu site interno.

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Ver quem tem acesso a um site ou documento específico

Também pode utilizar o comando Partilhar para ver rapidamente a lista de pessoas com as quais um documento foi partilhado.

Execute um dos seguintes procedimentos:

  • Para ver quem tem acesso a um site, clique em Partilhar no canto superior direito da página e, em seguida, clique na ligação a seguir a Partilhado com, na caixa de diálogo Partilhar, para ver uma lista das pessoas que têm acesso ao site.
  • Para ver quem tem acesso a um documento, a uma pasta ou a um Conjunto de Documentos, selecione o item na biblioteca de documentos e, em seguida, clique em Partilhado com no separador Ficheiros.

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Retirar convites

Se pretender retirar um convite que enviou a um utilizador externo, pode revogar o convite antes deste ser aceite.

Aceda ao site no qual pretende retirar o convite.

  1. Vá a DefiniçõesBotão Definições >Definições do Site.
  2. Em Utilizadores e Permissões, clique em Pedidos e convites de acesso.
  3. Em Convites de Utilizadores Externos, localize a pessoa a quem quer anular o convite para o site e clique em Abrir Menu.
  4. Na janela de propriedades, clique em Retirar.

Se um utilizador externo já aceitou um convite e pretender removê-lo do seu site, pode fazê-lo removendo-o do grupo de permissões do SharePoint ao qual o atribuiu. A pessoa na sua organização que possui permissões como administrador do Office 365 ou administrador do SharePoint Online também pode removê-lo da lista de utilizadores do seu ambiente. Para mais informações, consulte os artigos listados na secção Gerir partilha externa.

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Desativar uma ligação de convidado anónima

Se um documento tiver sido partilhado através de uma ligação de convidado, pode ver esta informação no balão do documento.

Caixa de diálogo Propriedades a mostrar que um documento foi partilhado com uma ligação de convidado.

Pode revogar o acesso a um documento que foi partilhado através de uma ligação de convidado ao desativar a ligação.

  1. Vá para a biblioteca que contém o documento cuja ligação de convidado pretende remover.
  2. Aponte para o documento e clique em Abrir Menu.
  3. Clique em uma ligação de convidado na frase Aberto a todos com uma ligação de convidado.
  4. Junto ao URL da ligação de convidado, clique no botão Desativar.
  5. Quando lhe for perguntado se pretende desativar a ligação, clique em Desativar Ligação.
    Caixa de diálogo a perguntar se pretende desativar a ligação de convidado para um documento que foi partilhado de modo a não funcionar mais.

Quando os utilizadores externos à sua organização tentarem aceder aos conteúdos com a ligação de convidado, verão uma mensagem que indica que não podem aceder aos mesmos.

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Gerir a partilha externa

As definições de administração da partilha externa variam consoante o plano do Office 365 que a sua organização subscreveu. Para obter informações sobre como ativar ou desativar a funcionalidade de partilha externa, ou ainda sobre como configurá-la, consulte os tópicos seguintes:

Se a sua organização utilizar o Office 365 Pequenas Empresas, consulte Gerir a partilha com utilizadores externos.

Se a sua organização utilizar um dos planos empresariais do Office 365, consulte Gerir a partilha externa para o seu ambiente do SharePoint Online.

Para obter informações sobre como configurar e gerir pedidos de acesso a sites, consulte Configurar e gerir pedidos de acesso.

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Aplica-se a:
Centro de Administração do SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E1 e E2), SharePoint Online Enterprise (E3 e E4), SharePoint Online Médias Empresas, SharePoint Online Pequenas Empresas