Introdução às listas

Uma lista é uma colecção de dados que pode partilhar com membros da equipa e outros utilizadores do site. Por exemplo, pode criar uma folha de inscrição para um evento ou controlar eventos da equipa num calendário utilizando uma lista. Pode utilizar uma variedade de listas prontas a utilizar e modelos de lista, que lhe fornecem um bom ponto de partida para organização de itens de lista. A forma como organiza as listas depende das necessidades do seu grupo e de como prefere armazenar e procurar as informações. O artigo seguinte oferece uma descrição geral das funcionalidades das listas e daquilo que pode efectuar com listas, e fornece uma listagem de passos seguintes para que possa trabalhar com listas.

Neste artigo


Descrição geral das listas

Normalmente, um site SharePoint inclui muitas listas predefinidas (incluindo Hiperligações, Anúncios, Contactos, Controlo de Problemas, Inquéritos e Tarefas) que pode utilizar como ponto central para colaboração de equipa ou numa solução de negócio. Em muitos casos, estas listas predefinidas podem fornecer soluções rápidas e eficazes com nenhuma ou poucas modificações. Por exemplo, pode utilizar:

  • Inquéritos, que incluem ramificação condicional e quebras de página, para avaliação da satisfação dos clientes e dos empregados.
  • Controlo de Problemas, que inclui controlo de versões e armazenamento de histórico de versões, para uma análise mais aprofundada de projectos de grupo de trabalho e de tarefas de trabalho comuns.

As listas são avançadas e flexíveis e têm muitas funcionalidades incorporadas que fornecem uma forma robusta de armazenar, partilhar e trabalhar com dados. Pode:

  • Criar uma lista com várias colunas, incluindo Texto, Número, Escolha, Moeda, Data e Hora, Pesquisa, Sim/Não e Calculado. Também pode anexar um ou mais ficheiros a um item de lista para fornecer detalhes adicionais, tais como uma folha de cálculo com números de suporte ou um documento com informações gerais.
  • Criar vistas de lista para organizar, ordenar e filtrar dados de formas diferentes e específicas; alterar os metadados (por exemplo, adicionando e eliminando colunas e modificando regras de validação); e utilizar listas de forma consistente nos sites com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Por exemplo, pode ver apenas os eventos actuais a partir de um calendário numa home page e criar uma vista visual (semelhante a um calendário de parede) noutra página.
  • Criar relações entre listas utilizando uma combinação de colunas exclusivas, colunas de pesquisa e imposição de relação (eliminação em cascata e restrita), combinação esta que melhora a sua capacidade de criar soluções de negócio mais sofisticadas e ajuda a preservar a integridade dos seus dados.
  • Criar listas personalizadas, apresentar os dados em Peças Web e em Páginas de Peças Web, e importar, exportar e ligar a dados de outros programas, como o Microsoft Office Excel e Office Access.
  • Controlar versões e um histórico detalhado, exigir aprovação para modificação de dados, utilizar segurança de pasta e ao nível dos itens, dar entrada e dar saída, e ficar automaticamente a par de alterações utilizando alertas e feeds RSS.
  • Organizar conteúdo de uma lista em pastas para maior conveniência e melhor desempenho, e melhorar o desempenho geral com listas grandes utilizando indexação.

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Formas de trabalhar com listas

Seguem-se algumas formas de trabalhar com listas para o ajudar a gerir informações para o seu grupo.

Controlar versões e histórico detalhado    Pode controlar versões de itens de lista para ver quais os itens que foram alterados de versão para versão, bem como quem alterou os itens de lista. Se houver erros numa versão mais recente, pode repor uma versão anterior de um item. Controlar o histórico de uma lista é especialmente importante se a organização necessitar de monitorizar uma lista à medida que esta evolui.

Exigir aprovação    Pode especificar para que seja necessária a aprovação de um item de lista antes de ser visualizado por todas as pessoas. Os itens permanecem num estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por alguém que tenha permissão para os aprovar. Pode controlar quais os grupos de utilizadores que podem ver um item de lista antes da aprovação.

Personalizar permissões    Pode especificar se os participantes da lista podem ler e editar apenas os itens que criaram ou todos os itens na lista. As pessoas que têm permissão para gerir listas podem ler e editar todos os itens de lista. Também pode aplicar níveis de permissões específicos a um único item de lista, se o item contiver informação confidencial.

Criar e gerir vistas    O grupo pode criar diferentes vistas da mesma lista. O conteúdo da lista real não muda, mas os itens são organizados ou filtrados para que as pessoas possam localizar a informação mais importante ou interessante, dependendo das suas necessidades.

Actualizar listas    Independentemente do tipo de lista que estiver a actualizar, o processo é semelhante para adicionar, editar e eliminar itens de lista. Existem duas formas de adicionar ou editar um item numa lista.

  • Utilizando um formulário, que é o método predefinido.
  • Inline, que significa que adiciona o item directamente na página da lista.

A edição inline tem de ser activada pelo proprietário da lista ou por outro utilizador com permissão Estruturar para a lista. A edição inline é uma definição de vista (na página Editar Vista, defina a caixa de verificação Permitir edição inline na secção Edição Inline) e não uma definição de lista.

Se a lista estiver configurada para controlar versões, é criada uma nova versão do item de lista sempre que editar um item de lista. Pode ver um histórico das alterações efectuadas ao item e restaurar uma versão anterior, caso se engane numa versão mais recente.

Utilizar fórmulas e valores calculados    Pode utilizar fórmulas e valores calculados para gerar dinamicamente informação nas colunas de uma lista. As operações podem incluir informação de colunas numa lista, bem como funções do sistema, como [hoje] para indicar a data actual. Por exemplo, pode especificar uma data para conclusão predefinida que seja sete dias após a data actual.

Manter-se informado sobre as alterações    As listas e vistas podem utilizar RSS, para que os membros do grupo de trabalho possam receber automaticamente actualizações. RSS é uma tecnologia que permite às pessoas receber e ver actualizações ou feeds RSS de novidades e informação numa localização consolidada. Também pode criar alertas de correio electrónico para o notificar quando as listas são alteradas ou quando novos itens são adicionados. Os alertas são uma forma conveniente de ficar a par das alterações que são importantes para si.

Criar relações de lista    Para criar uma relação entre duas listas, na lista de origem, crie uma coluna de pesquisa que obtenha (ou "pesquise") um ou mais valores de uma lista de alvos, se esses valores corresponderem ao valor na coluna de pesquisa na lista de origem. Se pretender, pode continuar para acrescentar colunas adicionais da lista de alvos à lista de origem. Ao criar uma coluna de pesquisa, também pode decidir impor comportamento de relação definindo uma opção de eliminação em cascata ou eliminação restrita, o que ajuda a manter os dados válidos e a evitar inconsistências que poderiam causar problemas mais tarde.

Partilhar informação da lista com um programa de base de dados    Se tiver um programa de base de dados instalado (por exemplo, o Microsoft Office Access 2010), pode exportar e importar dados de e para o site, bem como ligar uma tabela a partir da base de dados a uma lista. Quando trabalha com os dados da lista numa base de dados do Access, também pode criar consultas, formulários e relatórios.

Utilizar listas de forma consistente nos sites    Se o seu grupo trabalhar com diversos tipos de lista, pode adicionar consistência em várias listas com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Estas funcionalidades permitem-lhe reutilizar as definições e a estrutura da lista de um modo eficiente. Por exemplo, pode criar um tipo de conteúdo para um problema de suporte ao cliente que especifique determinadas colunas (tal como o contacto do cliente) e processos de negócio para o tipo de conteúdo. Outro exemplo é a criação de uma coluna de site para nomes de departamentos que contenha uma lista pendente de departamentos. Pode reutilizar a coluna em várias listas para se certificar de que os nomes são sempre apresentados da mesma forma em cada lista.

Trabalhar nos itens de lista a partir de um programa de correio electrónico    Utilizando um programa de correio electrónico compatível com tecnologias SharePoint, pode levar consigo informações importantes das listas. Por exemplo, com o Microsoft Office Outlook 2010, pode ver e actualizar tarefas, contactos e áreas de debate no seu site a partir do Outlook.

Definir filtragem de conteúdos    Pode activar a segmentação de conteúdos para uma lista e, em seguida, fazer com que itens da lista apareçam apenas a pessoas que sejam membros de determinadas audiências ou grupos SharePoint e do Active Directory. Isto é efectuado através da utilização de Peças Web como, por exemplo, a Peça Web Consulta de Conteúdo, que utiliza a segmentação de conteúdos para filtrar a lista com base na associação do utilizador a um grupo. Antes de os itens numa lista poderem ser activados para uma determinada audiência, a própria lista tem de ser configurada com a coluna Segmentação de Conteúdos.

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Tipos de listas

O tipo de lista que utiliza depende do tipo de informações que está a partilhar.

Anúncios    Utilize uma lista de anúncios para partilhar notícias e estados e para fornecer lembretes. Os anúncios suportam uma formatação avançada com imagens, hiperligações e texto formatado.

Contactos    Utilize uma lista de contactos para armazenar informações sobre pessoas ou grupos com quem trabalha. Se estiver a utilizar um programa de correio electrónico ou de gestão de contactos compatível com tecnologias SharePoint, pode ver e actualizar os seus contactos a partir do site SharePoint nesse programa. Por exemplo, pode actualizar uma lista de todos os fornecedores da organização a partir de um programa de correio electrónico compatível com tecnologias SharePoint, como o Outlook 2010. Uma lista de contactos não gere efectivamente os membros do site, mas pode ser utilizada para armazenar e partilhar contactos para a sua organização, tais como uma lista de fornecedores externos.

Áreas de debate    Utilize uma área de debate para fornecer um local central para registo e armazenamento de debates de equipa que é semelhante ao formato dos newsgroups. Se o seu administrador tiver activado as listas no site para recepção de mensagens de correio electrónico, as áreas de debate poderão armazenar debates por correio electrónico a partir dos programas de correio electrónico mais comuns. Por exemplo, pode criar uma área de debate para o lançamento do novo produto da sua organização.

Hiperligações    Utilize uma lista de hiperligações como localização central para hiperligações para a Internet, intranet da empresa e outros recursos. Por exemplo, pode criar uma lista de hiperligações para os Web sites dos clientes.

Calendário    Utilize um calendário para todos os eventos da sua equipa ou para situações específicas, tais como as férias da empresa. Um calendário fornece vistas (semelhantes a um calendário de secretária ou de parede) dos eventos da equipa, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos que ocupem um dia completo. Também pode controlar marcos da equipa, tais como prazos ou datas de lançamento de produtos, que não estejam relacionados com um intervalo de tempo específico. Se estiver a utilizar um programa de correio electrónico ou de calendário que seja compatível com tecnologias SharePoint, pode ver e actualizar o calendário a partir do seu site enquanto trabalha no outro programa. Por exemplo, pode comparar e actualizar o calendário no site com datas do calendário do Office Outlook 2010, visualizando ambos os calendários lado a lado ou sobrepostos no Office Outlook 2010.

Tarefas    Utilize uma lista de tarefas para controlar informações sobre projectos e outras tarefas de eventos do seu grupo. Pode atribuir tarefas a pessoas, bem como controlar o estado e a percentagem de conclusão à medida que a tarefa se aproxima da conclusão. Se estiver a utilizar um programa de correio electrónico ou de gestão de tarefas que seja compatível com tecnologias SharePoint, poderá ver e actualizar as tarefas a partir do site no outro programa. Por exemplo, poderá criar uma lista de tarefas para o processo de orçamentação da organização e, em seguida, consultá-lo e actualizá-lo no Office Outlook 2010, juntamente com as outras tarefas.

Tarefas de projecto    Utilize uma lista de tarefas de projecto para armazenar informações de tarefa com barras de progresso e uma vista Gantt. Poderá controlar o estado e a percentagem de conclusão à medida que a tarefa se aproxima da conclusão. Se estiver a utilizar um programa de correio electrónico ou de gestão de tarefas que seja compatível com tecnologias SharePoint, poderá ver e actualizar as tarefas de projecto a partir do site no outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas de projecto no seu site para identificar e atribuir o trabalho de criação de um manual de formação e, em seguida, controlar o progresso da organização a partir do Office Project 2010.

Controlo de problemas    Utilize uma lista de controlo de problemas para armazenar informações sobre problemas específicos (por exemplo, problemas de suporte) e controlar o respectivo progresso. Pode atribuir problemas, categorizá-los e relacioná-los entre si. Por exemplo, pode criar uma lista de controlo de problemas para gerir problemas e soluções de suporte ao cliente. Também pode comentar problemas sempre que os edita, criando um histórico de comentários sem alterar a descrição original do problema. Por exemplo, um representante de suporte ao cliente pode registar cada passo dado para resolver um problema e os resultados. Também é possível utilizar uma lista de Controlo de Problemas com um fluxo de trabalho de Três Estados para ajudar a organização a gerir o controlo de projectos ou problemas.

Inquérito    Utilize um inquérito para recolher e compilar comentários; por exemplo, um questionário ou inquérito sobre a satisfação dos empregados. Pode conceber as suas perguntas e respostas de várias formas diferentes e ver uma descrição geral dos comentários. Se tiver instalado um programa de folha de cálculo ou de base de dados que seja compatível com tecnologias SharePoint, poderá exportar os resultados para analisá-los mais detalhadamente.

Personalizada    Utilize uma lista personalizada para começar uma lista do nada. Também pode criar uma lista personalizada baseada numa folha de cálculo, se tiver um programa de folha de cálculo compatível com tecnologias SharePoint. Por exemplo, pode importar uma lista do Office Excel 2010 que tenha criado para armazenar e gerir contratos com fornecedores.

Lista personalizada na vista de Folha de Dados    Utilize a lista personalizada na vista de folha de dados para criar uma lista vazia semelhante a uma lista personalizada, mas para apresentar a lista por predefinida na vista de folha de dados. A vista de folha de dados fornece uma grelha de dados para visualização e edição de dados como linhas e colunas. Pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e sequências de ordenação, apresentar totais e valores calculados, bem como editar comodamente dados nas células de grelha. A vista de folha de dados requer o Office 2010 instalado num computador cliente de 32 bits e um browser que suporte controlos ActiveX. Pode encontrar mais informações sobre a utilização da vista de folha de dados na Ajuda da Folha de Dados, que pode consultar apresentando uma lista na vista de folha de dados e clicando em Ajuda na barra de estado.

Lista de estados    Utilize uma lista de estados para apresentar e controlar os objectivos do seu projecto. Esta lista inclui um conjunto de ícones coloridos para transmitir o nível de cumprimento dos objectivos.

Circulações    Utilize uma lista de circulações para enviar informações, incluindo carimbos de confirmação, para os membros da sua equipa.

Lista de Dicionários IME da Microsoft    Utilize a lista de Dicionários IME da Microsoft quando pretender utilizar dados na lista como um dicionário IME da Microsoft. Pode converter os itens de coluna "A ler" em "Apresentar" utilizando o Microsoft IME e ver o conteúdo em "Comentário" na janela de comentário IME. Os dados podem ser ligados a um URL específico.

Lista de Conteúdo do PerformancePoint    Utilize uma lista de Conteúdo do PerformancePoint para armazenar itens de dashboard, tais como tabelas de indicadores, relatórios, filtros e páginas de dashboard, e outros itens de dashboard que crie utilizando o Designer de Dashboards do PerformancePoint.

Idiomas e Tradutores    Utilize uma lista de Idiomas e Tradutores com um fluxo de trabalho de Gestão de Traduções numa Biblioteca de Gestão de Traduções. O fluxo de trabalho utiliza a lista para atribuir tarefas de tradução ao tradutor especificado na lista para cada idioma. Pode criar esta lista manualmente ou escolher que seja criada automaticamente quando adicionar um Fluxo de Trabalho de Gestão de Traduções a uma biblioteca de Gestão de Traduções.

Lista de KPIs    Utilize uma lista de KPIs para controlar Indicadores Chave de Desempenho que lhe permitem avaliar rapidamente o progresso relativamente a objectivos mensuráveis. Pode configurar listas de KPIs para controlar o desempenho, utilizando uma de quatro origens de dados: dados introduzidos manualmente, dados numa lista do SharePoint, dados em livros do Microsoft Office Excel ou dados do Analysis Services (um componente do Microsoft SQL Server). Depois de criada a lista de KPIs, poderá utilizá-la para visualizar o estado do indicador numa página de dashboard.

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Organizar listas num site

Apesar de poder utilizar as funcionalidades das listas de várias formas, a forma como as utiliza depende do tamanho e número de listas que tem e das necessidades da organização.

Armazenar muitos itens numa lista

Pode pretender uma lista grande para servir diversas necessidades. Por exemplo, pode ter um elevado número de problemas técnicos para controlar na organização e os problemas podem aplicar-se a múltiplos projectos e grupos.

Utilize uma lista única quando:

  • O seu grupo necessitar de ver informações de resumo sobre os itens da lista ou vistas diferentes do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gestor poderá pretender ver o progresso de todos os problemas técnicos da organização ou ver todos os problemas que foram reportados no mesmo período de tempo.
  • As pessoas pretenderem procurar os problemas na mesma localização num site.
  • Pretender aplicar as mesmas definições aos itens da lista, tais como controlar versões ou exigir aprovação.
  • Os grupos que estiverem a trabalhar na lista partilharem características semelhantes, tais como os mesmos níveis de permissões. Pode ser aplicada uma permissão exclusiva a itens específicos da lista; contudo, se os níveis de permissões variarem muito, considere utilizar várias listas.
  • Pretender analisar informações sobre a lista ou receber actualizações consolidadas sobre a lista. Pode receber alertas quando os itens da lista forem alterados ou ver as alterações a uma lista utilizando tecnologia RSS. Os feeds RSS permitem que os membros do grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

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Criar múltiplas listas

Pode querer múltiplas listas quando existem diferenças distintas entre os itens que pretende gerir ou entre os grupos de pessoas que trabalham com essas listas.

Utilize múltiplas listas quando:

  • Não achar que as pessoas necessitem de resumos dos itens em conjunto.
  • Os grupos de pessoas que trabalham com a informação forem distintas e tiverem diferentes níveis de permissões.
  • Necessitar de aplicar definições diferentes, como controlo de versões ou aprovação, a vários conjuntos de itens.
  • Não necessitar de analisar os itens em conjunto ou receber actualizações consolidadas sobre a lista.

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Organizar itens numa lista

Seguem-se algumas formas para organizar listas e itens de lista:

Adicionar colunas    Para ajudar o seu grupo a identificar os itens mais importantes, pode adicionar colunas à lista. Por exemplo, pode adicionar a coluna Projecto a uma lista para que as pessoas que estão a trabalhar em projectos específicos possam ver e trabalhar mais facilmente com os itens delas. Também pode adicionar mais colunas se pretender reunir informações adicionais para cada item da lista, como o nome do departamento ou o nome de um empregado.

Se tiver vários itens numa lista, poderá considerar a indexação de determinadas colunas, de forma a melhorar o desempenho ao visualizar vários itens ou quando muda de vista. Esta funcionalidade não altera a forma como os itens são organizados, embora possa permitir que as organizações armazenem mais facilmente um grande número de itens numa lista. No entanto, a indexação pode ocupar mais espaço da base de dados.

Criar vistas    Se as pessoas no grupo tiverem necessidade de ver dados de uma determina forma frequentemente, pode utilizar vistas. As vistas utilizam colunas para ordenar, agrupar, filtrar e apresentar os dados. Também pode seleccionar quantos itens são apresentados de uma vez em cada vista. Por exemplo, as pessoas podem procurar numa lista em conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo das suas preferências e da velocidade da ligação.

As vistas permitem a flexibilidade para armazenar um elevado número de itens numa lista, mas para ver apenas os subconjuntos que pretende num dado momento; por exemplo, apenas os problemas publicados este ano ou apenas os eventos actuais num calendário. Pode criar vistas pessoais disponíveis apenas para si e, se tiver permissão para modificar uma lista, pode criar vistas públicas disponíveis para todas as pessoas.

Criar pastas    Pode adicionar pastas à maioria dos tipos de lista, se o proprietário da lista tiver permitido a criação de pastas. Tal é particularmente útil, se os itens da lista puderem ser divididos de uma determinada forma, como por projecto ou por grupo. As pastas ajudam as pessoas a analisar e gerir mais facilmente os itens da lista. As tecnologias SharePoint fornecem uma vista de árvore que permite que as pessoas naveguem nos sites e pastas de forma semelhante à que trabalham com as pastas no disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter a sua própria pasta.

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Passos seguintes

Agora que tem uma visão geral das listas, são apresentadas em seguida tarefas comuns e úteis que pode realizar com listas.

  • Criar ou eliminar uma lista nativa, uma lista externa ou relações de lista
  • Criar ou eliminar colunas, pastas e vistas
  • Criar tipos diferentes de listas, tais como calendários e áreas de debate
  • Criar e gerir listas de tarefas de projecto
  • Adicionar, editar ou eliminar itens em listas
  • Gerir uma lista com muitos itens
  • Configurar vistas por localização
  • Trabalhar com modelos de lista e tipos de conteúdo
  • Sincronizar uma lista do SharePoint no computador com programas clientes
  • Definir permissões e definições avançadas numa lista
  • Personalizar o acesso de utilizador a pastas e itens de lista
  • Utilizar fluxos de trabalho com uma lista

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Aplica-se a:
SharePoint Online para empresas, SharePoint Online para profissionais e PME