Introdução às bibliotecas

Uma biblioteca é uma localização num site onde pode criar, recolher, actualizar e gerir ficheiros com membros da equipa. Cada biblioteca apresenta uma lista de ficheiros e informações chave sobre os ficheiros, o que ajuda os membros a utilizar os ficheiros para trabalhar em equipa. Pode escolher entre vários modelos de biblioteca e bibliotecas prontas a utilizar que fornecem um bom ponto de partida para organizar os ficheiros. Depois de criar uma biblioteca, pode personalizá-la de várias formas. Por exemplo, pode controlar a forma como os documentos são vistos, geridos e criados. Também pode controlar versões, incluindo a quantidade e o tipo de versões. Pode inclusivamente criar vistas, formulários e fluxos de trabalho personalizados para simplificar os seus projectos e processos de negócio.

Neste artigo


Descrição geral das bibliotecas

Em vez de a sua equipa procurar documentos em diferentes localizações, tais como computadores pessoais, discos de rede e pastas de correio electrónico, é muito mais eficiente utilizar uma biblioteca do SharePoint como uma localização central que todas as pessoas da equipa possam ver e utilizar.

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O que é uma biblioteca?

Uma biblioteca típica Uma biblioteca do SharePoint é uma localização num site onde pode criar, armazenar, actualizar e colaborar em ficheiros com membros da equipa. Cada tipo de biblioteca (de documentos, imagens, formulários, páginas wiki, elementos, relatórios, registos, ligações de dados e diapositivos) apresenta uma lista de ficheiros e informações básicas sobre os ficheiros, tais como quem foi a última pessoa a modificar o ficheiro. Pode escolher de entre vários tipos de bibliotecas, consoante os tipos de ficheiro que pretende armazenar e como planeia utilizá-los. Quando uma biblioteca deixar de ser útil, pode arquivar os ficheiros, eliminar a biblioteca não utilizada e poupar espaço em disco no servidor.

Também pode personalizar bibliotecas de várias formas. Pode controlar o modo como os documentos são vistos, controlados, geridos e criados. Pode controlar versões, incluindo a quantidade e o tipo de versões, bem como limitar quem pode ver documentos antes de serem aprovados. Para simplificar um processo de negócio, pode utilizar fluxos de trabalho para colaborar em documentos nas bibliotecas. Para reduzir a desorganização, pode especificar políticas de gestão de informações para gerir o processamento e a expiração de documentos nas bibliotecas.

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De que forma uma equipa típica utiliza uma biblioteca?

Uma equipa de marketing na Contoso necessita de trabalhar em conjunto em documentos de projecto e grupo. Os membros da equipa necessitam de uma localização central onde possam colaborar nos documentos, manter-se a par de calendários e reuniões, gerir projectos e controlar tarefas da equipa. Esta equipa tem um contratante numa localização remota, pelo que existe uma vantagem adicional na utilização de tecnologias SharePoint.

O primeiro passo para a equipa é designar um membro como o proprietário do site e uma pessoa para gerir o site. O proprietário do site assume a função de administrador do site, obtém a permissão Controlo Total da biblioteca e assegura, em primeiro lugar, que todas as pessoas da equipa têm o nível de permissões Contribuir para a biblioteca de documentos partilhados no site da equipa. Em seguida, o proprietário do site muda o nome para "Documentos de Marketing" e adiciona uma descrição detalhada para que todos os utilizadores, mas especialmente os novos utilizadores, obtenham uma ideia mais clara do objectivo da biblioteca e qual o conteúdo a ver ou adicionar à mesma. A equipa decidiu utilizar esta biblioteca para gerir comunicados de imprensa, ficheiros de orçamento, contratos, propostas e outros documentos de equipa pertinentes.

Uma das primeiras tarefas do proprietário do site é localizar e carregar vários documentos importantes na biblioteca, de modo a que a equipa se concentre em utilizar a biblioteca como localização central. Em seguida, o proprietário do site decide fazer o seguinte: definir a biblioteca para exigir que seja dada saída dos documentos, de modo a que ninguém substitua acidentalmente alterações aos documentos; e controlar as versões, de modo a que a equipa tenha um histórico da evolução dos ficheiros e possa restaurar uma versão anterior, se necessário. Para assegurar o cumprimento das normas da empresa, o proprietário do site também adiciona modelos padrão para relatórios de marketing, contratos de vendas, planeamentos de campanhas e folhas de cálculo de orçamento à biblioteca. Cada modelo contém o logótipo e a declaração de objectivos da empresa. Quando os membros criam um novo ficheiro a partir da biblioteca de documentos, podem facilmente seleccionar o modelo que pretendem utilizar.

À medida que os membros da equipa adicionam ficheiros e colaboram em documentos, a biblioteca é organizada mediante a adição de colunas e a criação de vistas que mostram o conteúdo de várias formas pertinentes para o trabalho. Por exemplo, o proprietário do site adiciona uma coluna "Nome do Projecto", de modo a que os membros possam filtrar ou ordenar por essa coluna.

Outros membros da equipa adicionam vistas públicas que são agrupadas por trimestre fiscal e filtram por contratos que expiram dentro de seis meses. Cada membro também cria vistas pessoais para os ajudar a encontrar informações rapidamente e a executar o trabalho.

Após grande debate numa reunião de pessoal, a equipa decide definir alertas ao nível da biblioteca para reportar actualizações uma vez por semana. Cada membro pode decidir como configurar alertas ou feeds RSS adicionais em ficheiros específicos conforme necessário. A equipa também se compromete com uma importante "melhor prática" neste novo mundo de colaboração. Quando os membros pretendem distribuir um documento numa biblioteca, resistem à tentação de o anexar a uma mensagem de correio electrónico e, em vez disso, enviam a hiperligação numa mensagem de correio electrónico. Inserir uma hiperligação de documento é fácil de fazer a partir do friso da biblioteca, garante que as pessoas estão a aceder à versão mais recente e ajuda a desobstruir a rede local de bits desnecessários.

Ocasionalmente, o acesso a conteúdo é bloqueado a membros da equipa e outros utilizadores por não terem as permissões apropriadas. Determinados documentos estão protegidos por terem conteúdo confidencial, tais como contratos ou informações sobre orçamentos. Contudo, como existe a possibilidade de pedir acesso junto de um proprietário do site, podem solicitar facilmente esse acesso a partir de uma página e o proprietário do site pode conceder a permissão apropriada para um documento.

Todos os membros da equipa de Marketing, mas especialmente o contratante, apreciam a possibilidade de colocar os conteúdos da biblioteca offline, trabalhar com os mesmos a partir de casa ou de um local remoto e, em seguida, sincronizar facilmente as alterações quando colocados novamente online, tudo mediante a utilização do Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Uma das responsabilidades críticas desta equipa de Marketing é propor campanhas de marketing para fomentar vendas e receitas. Quando os membros da equipa desenvolvem um novo plano de campanha, controlam versões secundárias do ficheiro. Se cometerem um erro numa versão, podem restaurar uma versão anterior. Quando terminarem o plano de campanha, podem criar uma versão principal e, em seguida, publicá-la para aprovação pelo departamento jurídico e pelo gestor. Quando o ficheiro é aprovado, outros empregados da empresa podem ver o ficheiro. O proprietário do site pesquisa os blogues, a formação e a documentação online e, em seguida, descobre, sem a utilização de um código, como configurar um fluxo de trabalho, associá-lo à biblioteca e automatizar o processo de reunir comentários, recolher assinaturas e publicar o documento final.

Após três meses de utilização, o site e a biblioteca de Marketing tornaram-se num componente crítico da equipa de Marketing e ajudaram a melhorar substancialmente a produtividade e visibilidade em toda a empresa. Não conseguem imaginar trabalhar sem eles e estão activamente a explorar outras formas de utilizar tecnologias SharePoint para uma melhor colaboração.

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Tipos de bibliotecas

Algumas bibliotecas são criadas automaticamente aquando da criação de um novo site, tal como a biblioteca Documentos Partilhados num site de equipa. Pode personalizar estas bibliotecas de acordo com os seus objectivos ou pode criar as suas próprias bibliotecas adicionais. Cada tipo de biblioteca tem um objectivo específico e algumas têm um conjunto diferente de comportamentos e funcionalidades.

Biblioteca de documentos     Para muitos tipos de ficheiro, incluindo documentos e folhas de cálculo, utilize uma biblioteca de documentos. Pode armazenar outros tipos de ficheiro numa biblioteca de documentos, apesar de alguns tipos de ficheiro estarem bloqueados por motivos de segurança. Quando trabalha com programas que não estão bloqueados, pode criar esses ficheiros a partir da biblioteca. Por exemplo, a equipa de marketing pode ter a sua própria biblioteca de documentos para material de planeamento, comunicados de imprensa e publicações.

Biblioteca de imagens    Para partilhar uma colecção de imagens ou gráficos digitais, utilize uma biblioteca de imagens. Embora as imagens possam ser armazenadas noutros tipos de bibliotecas do SharePoint, as bibliotecas de imagens apresentam várias vantagens. Por exemplo, numa biblioteca de imagens, é possível ver imagens numa apresentação de diapositivos, transferir imagens para o computador e editar imagens com programas de gráficos compatíveis, tal como o Microsoft Paint. Pondere criar uma biblioteca de imagens se pretender armazenar imagens de eventos de equipa ou lançamentos de produtos. Também pode ligar a imagens da biblioteca a partir de outras localizações no site (por exemplo, wikis e blogues).

Biblioteca de formulários    Se necessitar de gerir um grupo de formulários comerciais baseados em XML, utilize uma biblioteca de formulários. Por exemplo, a sua organização poderá pretender utilizar uma biblioteca de formulários para relatórios de despesas. A configuração de uma biblioteca de formulários necessita de um editor de XML ou de um programa de estruturação de formulários XML, tal como o Microsoft InfoPath. O formulário preenchido é apenas um ficheiro .xml que contém os dados (e apenas os dados) que foram introduzidos no formulário, tais como a data da despesa e o montante. Tudo o resto que compõe o relatório de despesas é fornecido pelo modelo de formulário. Depois de preenchidos os formulários, pode intercalar os dados do formulário ou exportá-los para análise.

Biblioteca de páginas wiki    Para criar uma colecção de páginas wiki ligadas, utilize uma biblioteca de páginas wiki. Uma wiki permite que várias pessoas recolham informações de rotina num formato fácil de criar e modificar. Também pode adicionar à sua biblioteca páginas wiki que contenham imagens, tabelas, hiperligações e ligações internas. Por exemplo, se a sua equipa criar um site wiki para um projecto, o site poderá armazenar sugestões e truques numa série de páginas ligadas entre si.

Biblioteca de elementos     Para partilhar e gerir elementos de multimédia digitais, tais como ficheiros de imagem, áudio e vídeo, utilize uma biblioteca de elementos. Uma biblioteca de elementos facilita aos utilizadores a detecção e reutilização de ficheiros de multimédia digitais já criados por outras pessoas, tais como logótipos e imagens de empresa. Uma biblioteca de elementos também fornece tipos de conteúdo com propriedades e vistas para gerir e procurar elementos de multimédia, tais como miniaturas e palavras-chave de metadados. Por exemplo, poderá ser conveniente gerir e armazenar imagens de marca e fragmentos de conteúdo reutilizável de aplicações, de modo a estarem disponíveis em toda a empresa e a serem utilizados de forma consistente.

Biblioteca de Diapositivos     Para partilhar diapositivos de apresentação de forma eficaz e eficiente, utilize uma Biblioteca de Diapositivos. As Bibliotecas de Diapositivos ajudam a partilhar, armazenar e gerir diapositivos do Microsoft PowerPoint, ou de uma aplicação compatível. Quando publica uma apresentação numa Biblioteca de Diapositivos, os diapositivos são carregados como ficheiros individuais, de modo a poderem ser modificados e controlados de forma independente. A Biblioteca de Diapositivos mantém uma ligação para a apresentação, para que seja notificado quando os diapositivos forem alterados. A biblioteca permite ordenar diapositivos, dar saída dos mesmos e pode ajudar a controlar o histórico. As Bibliotecas de Diapositivos também fornecem funcionalidades especiais para localizar, gerir e reutilizar diapositivos.

Biblioteca de registos     Para manter um repositório central para armazenamento e gestão dos registos ou documentos de negócio importantes da organização, utilize uma biblioteca de registos. Por exemplo, a sua organização poderá ter de cumprir normas que necessitam de um processo organizado para gerir documentos pertinentes. Um site do Centro de Registos pode conter várias bibliotecas de registos para armazenar diferentes tipos de registos. Para cada biblioteca, pode definir políticas que determinem os registos a armazenar, como encaminhar e gerir os documentos, e o período de tempo durante o qual estes registos têm de ser mantidos.

Biblioteca de relatórios     Para simplificar a criação, a gestão e o fornecimento de páginas Web, documentos e indicadores chave de desempenho (KPI) de métricas e objectivos, utilize uma biblioteca de relatórios. A biblioteca de relatórios é um local central onde pode criar e guardar relatórios, tais como livros do Excel e páginas de dashboard. Quando publica um livro do Excel numa biblioteca de relatórios, basta um único clique para o abrir na vista de browser, uma forma prática de ver o livro sem ter de o adicionar a uma Página de Peças Web.

Biblioteca de Diagramas de Processos (Métrica e Unidades dos E.U.A.)    Para armazenar e partilhar documentos de processos de diagramas, tais como os que são criados com o Microsoft Visio 2010, utilize uma Biblioteca de Diagramas de Processos. As bibliotecas Métrica e Unidades dos E.U.A. são personalizadas de acordo com as medidas correspondentes.

 Nota   Dependendo do site e da configuração, são criadas automaticamente bibliotecas de sistema adicionais, tais como a biblioteca de estilos, a biblioteca de elementos do site e a biblioteca de páginas do site. Contudo, não pode criar estas bibliotecas específicas através da interface de utilizador.

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Formas para trabalhar com bibliotecas

Seguem-se algumas formas para trabalhar com bibliotecas e fazer com que sejam mais úteis para o grupo:

Criar vistas    Pode utilizar uma vista (vista: conjunto de colunas de uma página Web que apresenta itens numa lista ou biblioteca de documentos. A vista pode apresentar itens ordenados ou filtrados, uma selecção de colunas ou um esquema personalizado.) para ver os itens de uma biblioteca que são mais importantes para si ou que melhor se adequam a um determinado fim. O conteúdo da biblioteca real não muda, mas os ficheiros são organizados ou filtrados para que seja mais fácil localizá-los e efectuar pesquisas neles de uma forma significativa.

Exigir a saída dos ficheiros    Quando exige a saída (dar saída: bloquear um ficheiro durante a edição do mesmo para impedir que terceiros efectuem substituições ou o editem inadvertidamente. Apenas o utilizador que dá saída a um documento o pode editar.) de um ficheiro, garante que apenas uma pessoa pode editar o ficheiro até que seja dada entrada (dar entrada: libertar o bloqueio para edição e permitir que os outros utilizadores visualizem o ficheiro actualizado ou dêem saída do ficheiro.) do ficheiro. Exigir a saída de documentos evita que várias pessoas efectuem alterações ao mesmo tempo, o que poderia criar conflitos de edição e provocar confusões. Exigir a saída também pode ajudar a fazer com que os membros da equipa se lembrem de adicionar um comentário quando dão entrada de um ficheiro, para que seja mais fácil controlar o que foi alterado em cada versão.

Controlar versões     Se necessitar de manter versões (versões: processo de criação de uma cópia numerada de um ficheiro ou item sempre que é guardada uma revisão na biblioteca ou lista.) anteriores de ficheiros, as bibliotecas podem ajudar a controlar, armazenar e restaurar os ficheiros. Pode optar por controlar todas as versões da mesma forma. Também pode optar por designar algumas versões como principais (por exemplo, a adição de um novo capítulo a um manual) e algumas versões como secundárias (por exemplo, a correcção de um erro de ortografia). Para ajudar a gerir o espaço de armazenamento, pode escolher opcionalmente o número de cada tipo de versão que pretende armazenar.

Exigir a aprovação de documentos     Pode especificar que a aprovação de um documento é obrigatória. Os documentos permanecem num estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por uma pessoa com permissão para tal. Pode controlar que grupos de utilizadores podem ver um documento antes de ser aprovado. Esta funcionalidade pode ser útil se a biblioteca contiver procedimentos ou directrizes importantes que necessitem de ser finais antes de poderem ser vistos por outras pessoas.

Especificar permissões    Os grupos e níveis de permissões do SharePoint ajudam a gerir de forma eficaz o acesso a conteúdos. Por predefinição, as permissões em bibliotecas, pastas em bibliotecas e documentos são herdadas do site principal. A atribuição de níveis de permissões a um item específico pode ajudar a proteger conteúdo confidencial, tal como um contrato ou informações sobre um orçamento, sem restringir o acesso ao resto do site.

Manter-se informado sobre as alterações     As bibliotecas suportam tecnologia RSS, para que os membros do grupo de trabalho possam receber e ver automaticamente actualizações, ou feeds, de notícias e informações numa localização consolidada. Pode utilizar a tecnologia RSS para ser alertado de quaisquer alterações efectuadas numa biblioteca, tal como quando ficheiros armazenados na biblioteca são alterados. Os feeds RSS permitem que os membros do grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de ficheiros que foram alterados. Também pode criar alertas por correio electrónico, de modo a ser notificado quando houver alterações a ficheiros.

Criar fluxos de trabalho     Uma biblioteca de documentos ou tipo de conteúdo pode utilizar fluxos de trabalho definidos pela organização para processos de negócio, tais como gerir a revisão ou aprovação de documentos. O seu grupo pode aplicar processos de negócio aos documentos, conhecidos por fluxos de trabalho, que especificam acções que necessitam de ser realizadas numa sequência, tais como a aprovação de documentos. Um fluxo de trabalho do SharePoint é uma forma automatizada de mover documentos ou itens ao longo de uma sequência de acções ou tarefas. Por predefinição, estão disponíveis três fluxos de trabalho para bibliotecas: Aprovação, que encaminha um documento para um grupo de pessoas para aprovação; Recolher Comentários, que encaminha um documento para um grupo de pessoas para obter comentários e devolve o documento à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho como uma compilação; e Recolher Assinaturas, que encaminha um documento para um grupo de pessoas para recolher as assinaturas digitais delas.

Definir tipos de conteúdo     Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de ficheiro, tais como folhas de cálculo, apresentações e documentos, pode expandir a funcionalidade da biblioteca activando e definindo vários tipos de conteúdo (tipo de conteúdo: grupo reutilizável de definições para uma categoria de conteúdo. Utilize os tipos de conteúdo para gerir os metadados, modelos e comportamentos de itens e documentos consistentemente. Os tipos de conteúdo são definidos ao nível do site e são utilizados em listas e bibliotecas.). Os tipos de conteúdo acrescentam flexibilidade e consistência em várias bibliotecas. Cada tipo de conteúdo pode especificar um modelo e até mesmo processos de fluxo de trabalho (fluxo de trabalho: o movimento automatizado de documentos ou itens através de uma sequência específica de acções ou tarefas relacionadas com um processo comercial. Os fluxos de trabalho podem ser utilizados para gerir consistentemente processos empresariais comuns, tais como a aprovação ou revisão de documentos.). Os modelos funcionam como ponto de partida para formatação e qualquer texto automático e para propriedades que se apliquem aos documentos desse tipo, tais como o nome do departamento ou o número do contrato.

Integração de clientes    Determinados programas clientes compatíveis funcionam com as funcionalidades do SharePoint directamente a partir do cliente. Por exemplo, quando utiliza o Microsoft Word 2010, pode gerir mais facilmente a entrada e a saída de documentos. No Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 ou Microsoft Outlook 2010, pode colocar conteúdo da biblioteca offline, trabalhar no mesmo a partir de um local remoto e, em seguida, sincronizar facilmente as alterações quando voltar a estar online.

Controlo de Auditoria    Se tiver um grupo de ficheiros confidenciais, e for útil saber como os documentos estão a ser utilizados, pode definir uma política que permita activar o controlo de Auditoria dos eventos, tais como alterações, cópias ou eliminação de ficheiros.

Definir políticas    As definições de política são definições que permitem a expiração, eliminação automática ou revisão periódica (através de um fluxo de trabalho) de documentos que atingiram uma idade especificada. Dado que as bibliotecas evoluem, a utilização destas definições de disposição pode poupar tempo e esforço despendidos a tentar limpar manualmente espaço num disco rígido totalmente cheio e evitar que se atinja limites de quota.

Utilizar um site do Centro de Documentos    Pode utilizar um site do Centro de Documentos quando pretender criar, gerir e armazenar uma grande quantidade de documentos. Um Centro de Documentos é baseado num modelo de site e é concebido para funcionar como um repositório centralizado para gestão de vários documentos. As funcionalidades, tais como navegação na vista de árvore e metadados, tipos de conteúdo e peças Web, ajudam a organizar e obter documentos de uma forma eficiente e significativa para os utilizadores. Os "Responsáveis pelo Conteúdo" podem configurar rapidamente a navegação condicionada por metadados para um bom desempenho na maioria das bibliotecas sem criar índices explicitamente, mas também obter ajuda durante a criação de índices adicionais para melhorar o desempenho numa gama mais vasta de filtros e vistas. Pode utilizar um site do Centro de Documentos como um ambiente de criação (os utilizadores dão entrada e saída de ficheiros activamente e criam estruturas de pastas para esses ficheiros) ou um arquivo de conteúdos (os utilizadores apenas vêem ou carregam documentos).

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Organizar bibliotecas num site

A forma como organiza os ficheiros numa biblioteca depende das necessidades do seu grupo e de como prefere armazenar e procurar as informações. Algum planeamento pode ajudá-lo a configurar a estrutura que melhor se adequa ao grupo. As bibliotecas têm várias funcionalidades que ajudam a trabalhar com vários ficheiros numa biblioteca. Contudo, várias bibliotecas podem adequar-se melhor ao grupo.

Armazenar documentos numa biblioteca

Pode pretender que uma biblioteca sirva diversas necessidades. Por exemplo, poderá ter vários projectos no mesmo grupo ou vários grupos a trabalhar no mesmo projecto. Considere a utilização de uma única biblioteca quando:

  • O seu grupo necessitar de ver informações de resumo sobre o mesmo conjunto de ficheiros ou vistas diferentes do mesmo. Por exemplo, um gestor poderá pretender ver todos os ficheiros agrupados por departamento ou por data para conclusão.
  • As pessoas quiserem procurar ficheiros na mesma localização num site.
  • Pretender aplicar as mesmas definições aos ficheiros, tais como controlar versões de ficheiros ou exigir aprovação.
  • Os grupos que estiverem a trabalhar com a biblioteca partilharem características semelhantes, como os mesmos níveis de permissões.
  • Pretender analisar informações sobre os ficheiros numa folha de cálculo ou receber actualizações consolidadas sobre os ficheiros.

Para trabalhar de forma eficaz com os documentos numa biblioteca, pode organizar ficheiros numa biblioteca adicionando colunas, definindo vistas ou criando pastas.

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Armazenar documentos em várias bibliotecas

Poderá pretender criar várias bibliotecas quando existirem diferenças distintas entre os conjuntos de ficheiros que pretende armazenar e gerir ou entre os grupos de pessoas que trabalham com os ficheiros. Utilize várias bibliotecas quando:

  • Os tipos de ficheiros que pretende armazenar e gerir forem distintos e não estiver à espera que as pessoas visualizem frequentemente resumos de ficheiros ou procurem os ficheiros em conjunto.
  • Os grupos de pessoas que estão a utilizar os ficheiros forem distintos e tiverem diferentes níveis de permissões.
  • Necessitar de aplicar definições diferentes como, por exemplo, aprovação ou controlo de versões, em diferentes conjuntos de ficheiros.
  • Não tiver de analisar os ficheiros em conjunto ou receber actualizações consolidadas sobre os ficheiros.
  • Pretender fornecer conjuntos diferentes de opções para criar novos ficheiros ou pretender que as opções no menu Novo de uma biblioteca apareçam numa ordem diferente.

Em seguida, são apresentadas algumas formas de trabalhar eficazmente com várias bibliotecas.

Configurar colunas e modelos de site    Se a sua organização pretender estabelecer algumas definições consistentes nas bibliotecas, poderá configurar modelos e colunas de site. Pode partilhar as definições em várias bibliotecas para não ter de recriar sempre as definições.

Enviar ficheiros para outra localização    Se pretender que um ficheiro esteja disponível em várias bibliotecas, poderá armazená-lo numa biblioteca e, em seguida, enviar uma cópia para outras bibliotecas. Pode optar por ser lembrado para actualizar as cópias do documento quando efectuar alterações no original.

Criar modelos de biblioteca    Se pretender estabelecer algumas definições uniformes para as bibliotecas ou reutilizar características nas bibliotecas, pode guardar uma biblioteca como um modelo. Os modelos de biblioteca estão disponíveis como uma opção no site quando clica em Criar no menu Acções do Site.

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Organizar ficheiros numa biblioteca

Existem várias formas de organizar ficheiros numa biblioteca. Pode adicionar colunas, definir vistas e criar pastas. Cada abordagem tem as suas próprias vantagens e pode combinar as abordagens para satisfazer as necessidades exclusivas da sua biblioteca e equipa.

Adicionar colunas

Por predefinição, as bibliotecas controlam o nome de um ficheiro, bem como as informações sobre o estado de um ficheiro, tais como se foi dada entrada do mesmo. Mas pode especificar colunas adicionais que ajudem o grupo a categorizar e controlar ficheiros, tais como um nome de uma campanha ou o número de um projecto, ou outras informações que sejam importantes para a equipa. Existem diversas opções para o tipo de coluna que criar, incluindo uma única linha de texto, uma lista pendente de opções, um número calculado a partir de outras colunas, ou mesmo o nome e a imagem de uma pessoa no site.

As colunas fornecem cabeçalhos de coluna que facilitam a ordenação e filtragem dos documentos. Quando vê ficheiros numa biblioteca, pode ordenar ou filtrar temporariamente os ficheiros apontando para o nome de uma coluna e, em seguida, clicando na seta para baixo junto ao nome. Este procedimento é útil se necessitar de ver os ficheiros de uma determinada forma, mas terá de repetir os passos da próxima vez que vir a biblioteca.

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Definir vistas

Será que os utilizadores irão pretender ver frequentemente todos os documentos relacionados com um projecto específico, todos os documentos que pertencem a um determinado departamento ou agrupar os documentos pelo mês para conclusão? Se tencionar ver os ficheiros de uma determinada forma frequentemente, poderá definir uma vista. Pode utilizar esta vista sempre que trabalhar com a biblioteca. Quando cria uma vista, a mesma é adicionada à lista pendente de Vistas Actuais localizada no friso da biblioteca.

Uma vista de biblioteca é uma selecção de colunas numa página que apresenta itens numa biblioteca e define frequentemente uma sequência de ordenação, um filtro, um agrupamento e um esquema personalizado específicos. As bibliotecas podem ter vistas pessoais e vistas públicas. Qualquer pessoa que tenha o nível de permissões Contribuir pode criar uma vista pessoal para ver os ficheiros de uma determinada forma ou filtrar apenas pelos ficheiros que pretende ver. Se tiver permissão para criar uma biblioteca, poderá criar uma vista pública que qualquer pessoa possa utilizar ao ver a biblioteca. Também pode tornar qualquer vista pública na vista predefinida, para que as pessoas vejam automaticamente essa vista da biblioteca.

Se os membros do grupo virem as bibliotecas num dispositivo móvel, poderá criar vistas móveis que forneçam limites, tais como o número de itens apresentados numa vista, que sejam os ideais para a largura de banda e limitações dos dispositivos.

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Criar pastas

As pastas (igualmente denominadas contentores) fornecem outra forma de agrupar e gerir conteúdo numa biblioteca ou lista. Se as pastas estiverem activadas para a biblioteca, poderá adicionar pastas à maioria dos tipos de biblioteca. Se a biblioteca contiver vários itens, as pastas também melhoram a eficácia do acesso a esses itens. Quando cria uma pasta, está a criar um índice interno em segundo plano. Este índice interno também é criado para a pasta raiz, ou nível superior, de uma biblioteca ou lista. Quando acede a itens numa pasta, está a utilizar de forma eficaz este índice interno para aceder aos dados.

Se uma biblioteca contiver vários itens que possam ser agrupados de uma determinada forma, poderá utilizar pastas para organizar conteúdo na biblioteca. Bons exemplos de grupos incluem projectos, equipas, departamentos, categorias de produtos, faixas etárias, listagens por ordem alfabética e subgrupos por ordem alfabética (A-C, D-F, etc.). As pastas podem ajudar as pessoas a analisar e gerir vários ficheiros de uma forma familiar.

Pastas numa biblioteca

Por predefinição, uma biblioteca com pastas activadas apresenta pastas na vista predefinida da biblioteca sem quaisquer filtros. Isto é útil, pois os utilizadores podem escolher a pasta apropriada quando inserem novos documentos. A apresentação de todas as pastas também reduz a probabilidade de os itens serem incorrectamente adicionados fora das pastas na biblioteca. Pode reconhecer facilmente documentos em diferentes pastas da biblioteca, utilizando o comando Abrir com o Explorador do Windows disponível no friso da biblioteca.

 Nota    Uma vista de biblioteca pode ser definida como Ordenar tal como está, em que as pastas não são apresentadas primeiro antes de quaisquer itens na vista. Poderá não pretender utilizar esta opção de ordenação da vista se pretender que os utilizadores localizem facilmente a pasta correcta.

Embora as pastas da biblioteca não sejam apresentadas na secção Documentos da Iniciação Rápida, o proprietário do site ou um utilizador com permissão para criar um site pode activar a Vista de Árvore, que apresenta a secção Hierarquia do Site na Iniciação Rápida e permite expandir, fechar e navegar facilmente nas pastas ou bibliotecas.

Pastas numa Vista de Árvore

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Combinar a utilização de colunas, vistas e pastas

As três abordagens podem funcionar em conjunto. As mesmas colunas que utiliza para controlar projectos na vista predefinida de uma biblioteca podem ser utilizadas para criar uma vista com vários critérios de filtragem. Uma vista também pode ser ordenada e filtrada de forma dinâmica, clicando-se nos cabeçalhos de coluna para isolar ainda mais e identificar o conteúdo necessário no momento. Se uma estrutura de pastas tiver sido definida na biblioteca, pode "simplificar" uma vista de biblioteca, definindo a opção Mostrar todos os itens sem pastas na secção Pastas quando criar ou modificar a vista. Cada abordagem pode complementar a outra para obter o conteúdo certo no momento certo e na forma apropriada às suas necessidades.

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Passos seguintes

Agora que tem uma visão geral das bibliotecas, são apresentadas em seguida tarefas comuns e úteis que pode realizar com as bibliotecas.

  • Criar ou eliminar uma biblioteca, ou uma pasta numa biblioteca
  • Adicionar, abrir e eliminar ficheiros numa biblioteca
  • Adicionar colunas a uma biblioteca e criar vistas de biblioteca
  • Trabalhar com modelos de biblioteca e tipos de conteúdo
  • Sincronizar uma biblioteca do SharePoint no computador com programas clientes
  • Mover e copiar documentos entre bibliotecas
  • Utilizar fluxos de trabalho com uma biblioteca
  • Definir permissões e definições avançadas numa biblioteca
  • Utilizar bibliotecas de diapositivos, imagens e elementos de multimédia
  • Gerir uma biblioteca com vários documentos
  • Gerir bibliotecas de registos e documentos grandes utilizando metadados

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Aplica-se a:
SharePoint Online para empresas, SharePoint Online para profissionais e PME