Pode sincronizar dados entre uma lista do SharePoint e um programa de folha de cálculo e manter ambos os conjuntos de dados actualizados. Por exemplo, poderá pretender manter um inventário de produtos numa lista do SharePoint, de modo a facilitar a partilha e a actualização, mas também efectuar uma análise periódica do inventário utilizando um programa de folha de cálculo, tal como o Microsoft Excel 2010.
Neste artigo
Introdução à sincronização de uma lista do SharePoint com um programa de folha de cálculo
Pode sincronizar dados entre uma lista do SharePoint e um programa de folha de cálculo compatível e manter ambos os conjuntos de dados actualizados. Por exemplo, poderá pretender manter um inventário de produtos numa lista do SharePoint, de modo a facilitar a partilha e a actualização, mas também efectuar uma análise periódica do inventário utilizando um programa de folha de cálculo, tal como o Excel 2010.
Existem três formas de sincronizar dados entre uma lista do SharePoint e um programa de folha de cálculo. Independentemente da forma que escolher, esta sincronização é unidireccional. As alterações efectuadas na lista do SharePoint podem ser actualizadas no programa de folha de cálculo, mas quaisquer alterações efectuadas no programa de folha de cálculo não são guardadas na lista do SharePoint.
Para sincronizar uma lista do SharePoint, tem de ter um programa de folha de cálculo compatível, tal como o Excel 2010, instalado no computador cliente e tem de ter permissão de leitura para a lista.
Para mais informações sobre a utilização do SharePoint 2010 com o Excel 2010, consulte a secção Consulte Também e o sistema de Ajuda do Excel 2010.
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Sincronizar dados da lista utilizando o comando Exportar para Folha de Cálculo
Pode sincronizar os dados numa lista do SharePoint com um programa de folha de cálculo compatível utilizando o comando Exportar para Folha de Cálculo no friso da lista. À medida que a lista do SharePoint continua a ser actualizada, dependendo do seu programa de folha de cálculo, também poderá utilizar um comando no programa de folha de cálculo para actualizar manualmente a folha de cálculo com os dados mais recentes.
Por exemplo, no Excel 2010, pode actualizar a ligação de dados, que substitui os dados do Excel pelos dados da lista actual. Se a sua lista do SharePoint contiver pastas, a estrutura de pastas não aparece na tabela resultante do Excel. Contudo, as colunas Tipo de Item e Caminho são adicionadas à tabela do Excel para poder filtrar e ordenar os dados com base no tipo e na localização ou subpasta da lista.
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Sincronizar dados da lista utilizando o comando Consultar Lista com o Excel na vista de folha de dados
Se tiver o Excel 2010 instalado no computador cliente, também pode sincronizar uma lista do SharePoint a partir da vista de folha de dados utilizando o comando Consultar Lista com o Excel disponível no painel de tarefas da vista de folha de dados. Ao utilizar comandos adicionais no painel de tarefas, também pode sincronizar os dados da lista e efectuar o seguinte:
- Criar um gráfico do Excel
- Criar uma tabela dinâmica do Excel
- Imprimir a lista a partir do Excel
Para mais informações, consulte o sistema de Ajuda da vista de folha de dados (Na parte inferior da vista de folha de dados, clique na hiperligação Ajuda).
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Sincronizar dados da lista utilizando o comando Exportar Tabela no Excel
No Excel 2010, também pode exportar uma tabela existente do Excel para uma nova Lista do SharePoint utilizando o Assistente de Exportação de Tabelas para Lista do SharePoint. Esta abordagem é útil quando já tem os dados numa tabela do Excel e pretende criar uma lista do SharePoint durante o processo de sincronização.
Para mais informações sobre a exportação de uma tabela do Excel, consulte o sistema de Ajuda do Excel 2010.
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Sincronizar uma lista do SharePoint com um programa de folha de cálculo
Nota As seguintes instruções utilizam o Excel 2010 como exemplo. Não pode sincronizar uma lista do SharePoint com uma versão do Excel anterior ao Excel 2010. Se estiver a utilizar um programa de folha de cálculo diferente, consulte as informações de Ajuda desse programa.
- Navegue até ao site SharePoint que contém a lista que pretende sincronizar com um programa de folha de cálculo.
- Clique no nome da lista do SharePoint na Iniciação Rápida, ou clique em Acções do Site, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, na secção de lista apropriada, clique no nome da lista.
Nota Um site SharePoint pode sofrer modificações significativas em termos de aspecto e navegação. Se não conseguir localizar uma opção, tal como um comando, botão ou hiperligação, contacte o administrador.
- No friso, clique no separador Lista e, em seguida, no grupo Ligar e Exportar, clique em Exportar para Folha de Cálculo.
- Se lhe for pedido para confirmar a operação, clique em OK.
- Na caixa de diálogo Transferência de Ficheiros, clique em Abrir.
- Se lhe for perguntado se pretende activar ligações de dados no computador, clique em Activar se for da opinião que é seguro activar a ligação aos dados no site SharePoint.
O Excel cria uma Tabela do Excel com uma ligação de dados com base num ficheiro de consulta na Web.
Para ver mais alterações efectuadas à lista do SharePoint no programa de folha de cálculo, tem de actualizar manualmente os dados. Por exemplo, no Excel 2010, na tabela do Excel ligada a uma lista do SharePoint, no separador Estrutura, no grupo Dados de Tabela Externos, clique em Actualizar.
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