Pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint, uma lista de contactos, uma lista de tarefas e uma lista de tarefas de projecto com o Microsoft Outlook 2010. Uma vez que muitos utilizadores do SharePoint 2010 também utilizam o Outlook 2010 para colaborar e coordenar actividades e projectos, a capacidade de sincronizar estas bibliotecas e listas pode ajudá-lo a tornar-se mais eficiente, especialmente se trabalhar offline ou não tiver sempre acesso prático aos sites SharePoint.
Neste artigo
Introdução à sincronização de conteúdo do SharePoint 2010 com o Outlook 2010
Pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint, uma lista de contactos, uma lista de tarefas e uma lista de tarefas de projecto com o Outlook 2010. Uma vez que muitos utilizadores do SharePoint 2010 também utilizam o Outlook 2010 para colaborar e coordenar actividades e projectos, a capacidade de sincronizar estas bibliotecas e listas pode ajudá-lo a tornar-se mais eficiente, especialmente se trabalhar offline e não tiver sempre acesso prático aos sites SharePoint.
Para sincronizar estas bibliotecas e listas, tem de ter o Outlook 2010 instalado no computador cliente e tem de ter a permissão de Colaboração para a biblioteca ou lista.
Para mais informações sobre a utilização do SharePoint 2010 com o Outlook 2010, consulte a secção Consulte Também e o sistema de Ajuda do Outlook 2010.
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Trabalhar com uma biblioteca de documentos sincronizada
Pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Depois de sincronizar uma biblioteca, a biblioteca é apresentada como uma pasta no Painel de Navegação do Outlook em Listas do SharePoint.
Quando utiliza a Pesquisa Instantânea, o Outlook pesquisa todos os documentos sincronizados do SharePoint. As pré-visualizações de documentos no Painel de Leitura do Outlook permitem navegar facilmente nos resultados da pesquisa. Poderá achar que abrir documentos do SharePoint e guardar alterações nos mesmos a partir do Outlook é mais rápido e mais prático. Em seguida, poderá pré-visualizar, editar e gerir documentos na biblioteca do SharePoint a partir do Outlook. Pode igualmente colocar as bibliotecas offline, trabalhar com os ficheiros do Office na biblioteca, colocá-las novamente online e, em seguida, sincronizar as alterações.
Esta sincronização é unidireccional para ficheiros do Office. As alterações efectuadas aos ficheiros na biblioteca do SharePoint podem ser transferidas para o Outlook, mas não pode efectuar alterações a ficheiros que não sejam do Office no Outlook e carregá-los novamente para a biblioteca do SharePoint. Se trabalhar com o Outlook, pode editar ficheiros do Office, tais como documentos do Word, folhas de cálculo do Excel e apresentações do PowerPoint. Quando voltar a estar online, poderá carregar as alterações para a biblioteca do SharePoint. Contudo, o Outlook não controla alterações a estes ficheiros do Office efectuadas na biblioteca do SharePoint. Para obter melhores resultados, primeiro dê saída destes ficheiros, se pretender efectuar alterações offline aos mesmos no Outlook.
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Trabalhar com uma lista de contactos sincronizada
Pode sincronizar uma lista de contactos do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Isto permite armazenar, partilhar e gerir contactos do SharePoint de forma mais eficiente no Outlook. Também pode colocar a lista de contactos offline, trabalhar com os contactos, colocá-la novamente online e, em seguida, sincronizá-la a partir do Outlook 2010 ou do SharePoint 2010.
No Outlook 2010, a lista de contactos sincronizada do SharePoint funciona como as restantes pastas de contactos do Outlook. Pode ver, editar, imprimir e até chamar estes contactos utilizando o Microsoft Office Communicator. Pode enviar-lhes mensagens de correio electrónico e pedidos de reunião, utilizar categorias de cor, armazenar vários números de telefone e endereços de correio electrónico, e incluir fotografias de contacto, Cartões de Visita Electrónicos, bem como informações de data de nascimento e aniversário.
Esta sincronização de lista de contactos é bidireccional. As alterações efectuadas no Outlook a estes contactos são automaticamente sincronizadas com a Lista de Contactos do SharePoint. As alterações efectuadas à Lista de Contactos do SharePoint são automaticamente sincronizadas com os contactos no Outlook.
Quando abrir um contacto do SharePoint no Outlook ou abrir a Lista de Contactos no SharePoint 2010, verá as alterações mais recentes. Se forem efectuadas alterações no contacto no Outlook enquanto a Lista de Contactos do SharePoint estiver aberta, tem de actualizar o browser para ver as alterações mais recentes na lista do SharePoint. Se forem efectuadas alterações na Lista de Contactos do SharePoint enquanto o contacto estiver aberto no Outlook, tem de utilizar o comando Enviar/Receber para ver as alterações mais recentes no contacto do Outlook.
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Trabalhar com uma lista de tarefas sincronizada
Pode sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Pode trabalhar com uma lista de tarefas padrão ou uma lista de tarefas de projecto, que é semelhante a uma lista de tarefas padrão, com a excepção de que uma lista de tarefas de projecto fornece uma apresentação gráfica dos itens de tarefa designada por vista de Gantt. Também pode colocar uma lista de tarefas offline, trabalhar com as tarefas na lista, colocá-la novamente online e, em seguida, sincronizá-la a partir do Outlook.
O conteúdo da lista de tarefas sincronizada é apresentado em Outras Tarefas no Painel de Navegação e consolidado na Barra de Acções a Fazer. Para controlar o estado, o progresso e o histórico dos projectos, as tarefas podem ser criadas, atribuídas, actualizadas, respondidas e eliminadas por si ou pelos membros da equipa ao trabalhar nas pastas do Outlook respectivas.
Também pode aplicar sinalizadores e categorias às tarefas sincronizadas tal como faz com as tarefas do Outlook. Os sinalizadores e as categorias não aparecem no site SharePoint, mas os sinalizadores e as categorias estão disponíveis quando trabalha com as tarefas sincronizadas no Outlook. As notificações de tarefa do SharePoint também estão totalmente integradas nas tarefas e nos calendários, e pode escolher definições para gerar automaticamente lembretes e mensagens de correio electrónico de notificação.
Esta sincronização de lista de tarefas é bidireccional. As alterações efectuadas no Outlook a estas tarefas são automaticamente sincronizadas com a Lista de Tarefas do SharePoint ou a Lista de Tarefas de Projecto. As alterações efectuadas à Lista de Tarefas do SharePoint ou à Lista de Tarefas de Projecto são automaticamente sincronizadas com as tarefas no Outlook. Quando abre a tarefa no Outlook, ou abre a Lista de Tarefas do SharePoint ou a Lista de Tarefas de Projecto no SharePoint 2010, vê as alterações mais recentes.
Se forem efectuadas alterações na tarefa no Outlook enquanto a Lista de Tarefas do SharePoint estiver aberta, tem de actualizar o browser para ver as alterações mais recentes na lista. Se forem efectuadas alterações na Lista de Tarefas do SharePoint enquanto a tarefa estiver aberta no Outlook, tem de utilizar o comando Enviar/Receber para ver as alterações mais recentes na tarefa do Outlook.
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Pontos de integração adicionais
O Outlook 2010 tem pontos de integração adicionais com o SharePoint 2010 incluindo o seguinte:
- Apresentação de calendários do SharePoint 2010 e Outlook 2010 lado a lado
- Gestão de alertas do SharePoint e Feeds RSS
- Criação de uma área de trabalho da reunião
- Utilização de Peças Web Outlook no SharePoint 2010 para, por exemplo, visualizar mensagens do Outlook
- Utilização do suplemento Outlook Social Connector para gerir feeds de rede social dos seus colegas.
Para mais informações sobre estes pontos de integração adicionais, consulte os sistemas de Ajuda do Outlook 2010 e do SharePoint.
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Sincronizar uma biblioteca do SharePoint com o Outlook 2010
- No browser, navegue até ao site SharePoint que contém a biblioteca que pretende sincronizar.
- Clique no nome da biblioteca na Iniciação Rápida, ou clique em Acções do Site, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, na secção de biblioteca apropriada, clique no nome da biblioteca.
Nota Um site SharePoint pode sofrer modificações significativas em termos de aspecto e navegação. Se não conseguir localizar uma opção, tal como um comando, botão ou hiperligação, contacte o administrador do SharePoint.
- No friso, no separador Biblioteca, no grupo Ligar e Exportar, clique em Ligar ao Outlook.
- Quando lhe for pedido para abrir um programa no computador, clique em Permitir.
- Se lhe for pedido para confirmar a operação, clique em Sim.
No Outlook, a biblioteca é adicionada ao Painel de Navegação em Listas do SharePoint. Os ficheiros da biblioteca comportam-se de forma semelhante às mensagens de correio electrónico. Para ficheiros do Office, clique para pré-visualizar o ficheiro no Painel de Leitura ou faça duplo clique no ficheiro para o abrir. Clique com o botão direito do rato no ficheiro para obter mais opções.
Notas
- Se a biblioteca tiver subpastas e pretender ter acesso a todos os ficheiros do Outlook, veja a biblioteca no seu nível superior e, em seguida, ligue-a ao Outlook. Por predefinição, se estiver numa subpasta de uma biblioteca e, em seguida, ligar a biblioteca ao Outlook, apenas o conteúdo dessa pasta será ligado.
- Existem duas opções para aceder apenas ao conteúdo de uma única pasta no Outlook. Se a pasta que contém os ficheiros aos quais pretende aceder no Outlook não estiver aberta, aponte para a pasta, clique na seta Menu Abrir apresentada e, em seguida, clique em Ligar ao Outlook. Se a pasta que pretende ligar já estiver aberta, siga os passos para ligar uma biblioteca.
- Depois de ligar uma biblioteca ao Outlook, pode convidar outros membros da equipa a ligarem-se à biblioteca. Clique com o botão direito do rato no nome da biblioteca no Outlook e, em seguida, clique em Partilhar Esta Pasta.
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Sincronizar uma lista de contactos do SharePoint com os contactos do Outlook 2010
- No browser, navegue até ao site SharePoint que contém a lista de contactos que pretende sincronizar.
- Clique no nome da lista de contactos na Iniciação Rápida, ou clique em Acções do Site, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, na secção de lista apropriada, clique no nome da lista de contactos.
Nota Um site SharePoint pode sofrer modificações significativas em termos de aspecto e navegação. Se não conseguir localizar uma opção, tal como um comando, botão ou hiperligação, contacte o administrador do SharePoint.
- No friso, no separador Lista, no grupo Ligar e Exportar, clique em Abrir no Outlook.
- Quando lhe for pedido para ligar os contactos do SharePoint ao Outlook, clique em OK.
No Outlook 2010, os contactos são adicionados em Contactos no Painel de Navegação.
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Sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint com as tarefas do Outlook 2010
- No browser, navegue até ao site SharePoint que contém a Lista de tarefas ou Lista de tarefas de projecto que pretende sincronizar.
- Clique no nome da tarefa ou lista de tarefas de projecto na Iniciação Rápida, ou clique em Acções do Site, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, na secção de lista apropriada, clique no nome da tarefa ou lista de projectos.
Nota Um site SharePoint pode sofrer modificações significativas em termos de aspecto e navegação. Se não conseguir localizar uma opção, tal como um comando, botão ou hiperligação, contacte o administrador.
- No friso, no separador Lista, no grupo Ligar e Exportar, clique em Abrir no Outlook.
- Quando lhe for pedido para ligar a Lista de Contactos do SharePoint ao Outlook, clique em OK.
No Outlook 2010, as tarefas são adicionadas em Outras Tarefas no Painel de Navegação e na Barra de Acções a Fazer.
Nota Pode trabalhar com as tarefas a partir do site SharePoint de forma semelhante a como trabalha com as tarefas do Outlook. Pode copiar ou arrastar tarefas para trás e para a frente entre as pastas do Outlook e do site SharePoint. Contudo, as tarefas periódicas e os pedidos de tarefa do Outlook são convertidos em tarefas normais no site SharePoint.
Sugestão Depois de ligar uma Lista de tarefas ou Lista de tarefas de projecto ao Outlook, pode enviar uma mensagem de partilha aos restantes membros da equipa com um convite de ligação às tarefas. Clique com o botão direito do rato no nome da lista no Outlook e, em seguida, clique em Partilhar Tarefas de nome de lista. Deste modo, cria uma mensagem de correio electrónico que contém uma hiperligação e um comando de ligação à lista.
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