Este é o sétimo artigo do Guia de planeamento do SharePoint Online para Office 365 para empresas. Explica as tarefas de monitorização e manutenção de sites que os administradores de colecções de sites e os proprietários de sites podem executar. A manutenção regular pode ajudar a melhorar a experiência de utilizador nos sites e garantir o funcionamento das colecções de sites com a máxima eficiência.
Neste artigo
Quem deve ler este artigo?
Deve ler este artigo se é administrador de colecções de sites ou proprietário do site para um site SharePoint Online para Microsoft Office 365 para empresas. Este artigo contém informações sobre como monitorizar o armazenamento, manter permissões, planear listas e bibliotecas, e optimizar a pesquisa.
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Monitorizar armazenamento de colecções de sites
Quando se inscreve para utilizar o SharePoint Online, é atribuído espaço de armazenamento à sua organização e a cada utilizador licenciado. Este armazenamento será consumido quando criar colecções de sites, sites e subsites, e quando os utilizadores carregarem documentos ou criarem conteúdo nesses sites. Se estiver prestes a atingir o seu limite de armazenamento atribuído, tem três opções:
- Mover conteúdo para outra localização para libertar espaço.
- Eliminar conteúdo ou sites para libertar espaço.
- Comprar mais espaço à Microsoft ou ao seu parceiro Office 365.
É importante monitorizar a quantidade de espaço utilizado. Caso um site exceda a quota correspondente, o Administrador do SharePoint Online pode atribuir mais armazenamento a um site individual a partir do conjunto partilhado de armazenamento atribuído. Se não restar mais armazenamento partilhado neste conjunto, a sua organização terá de comprar mais armazenamento através do portal Office 365.
Para obter uma descrição geral das Quotas de Armazenamento ao nível da Administração do SharePoint Online, consulte o tópico alterar o armazenamento de colecções de sites e quotas de utilização de recursos. As tarefas de gestão de quotas devem ser executadas pelo Administrador do SharePoint Online.
Para mais informações sobre como planear sites na sua colecção de sites, consulte os tópicos sobre Passo 2: planear sites e gerir utilizadores e ABC da Governação: melhores práticas para a criação e gestão de sites de equipa.
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Gerir permissões de utilizador
Quando o administrador do Microsoft Online Services subscreve o SharePoint Online utilizando o portal Office 365, é iniciado o processo de migração de utilizadores e grupos da empresa para o SharePoint Online. Depois de os utilizadores e grupos terem sido migrados, o administrador designa um administrador de colecções de sites principal para gerir a colecção de sites. Esta pessoa é um utilizador com permissões administrativas. A partir desse momento, o novo administrador pode começar a gerir as permissões de utilizador.
Recomendamos que os administradores de sites criem uma estratégia de permissões que suporte os objectivos para os sites e a colecção de sites. Em seguida, os administradores de sites devem implementar e impor essa estratégia de modo consistente. Se não desenvolver uma estratégia de permissões, poderá chegar à conclusão de que a gestão de permissões se torna uma actividade morosa capaz de suscitar frustração junto dos utilizadores, além de poder constituir um factor inibidor à expansão e utilização apropriada dos seus sites. É conveniente documentar a estratégia de permissões da sua organização e incentivar a leitura e assimilação da mesma por parte dos utilizadores dos sites. Uma orientação cuidada e um processo bem definido podem ajudar os utilizadores a compreender melhor as permissões e a ter acesso às informações que lhes são obrigatoriamente necessárias. Para mais informações sobre como criar uma estratégia de permissões eficaz, consulte o tópico Planear a sua estratégia de permissões. Além disso, para ajudar na futura manutenção das permissões, pondere utilizar uma ferramenta como a Folha de Cálculo de Segurança de Conteúdo e Sites ou desenvolver algum outro método para documentar o esquema e a segurança do seu site, incluindo todos os sites, listas ou itens importantes protegidos de forma exclusiva.
Uma vez definida a estratégia de permissões, o administrador de colecções de sites pode atribuir os utilizadores a grupos de permissões em qualquer site na colecção de sites. Recomendamos a atribuição de permissões a grupos, em vez de o fazer directamente a utilizadores individuais, já que o controlo e gestão de permissões individuais pode tornar-se uma tarefa complexa. A gestão de permissões ao nível do grupo revela-se mais fácil para os administradores de colecções de sites na medida em que envolve um overhead menor no que se refere à manutenção da estrutura de segurança. Além disso, o administrador de colecções de sites pode — e deve — especificar administradores de colecções de sites adicionais como administradores de reserva para o caso de o administrador principal não estar disponível para gerir a colecção de sites.
Para modificar as permissões de utilizador ou administrador, ou para configurar grupos, clique em Acções do Site e, em seguida, em Definições do Site. Utilize as opções em Utilizadores e Permissões.
Para mais informações sobre como planear permissões, alterar níveis de permissões ou criar grupos de segurança do SharePoint, consulte os artigos sobre Gestão de permissões na Ajuda do SharePoint Online.
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Planear listas e bibliotecas com muitos itens
Quando uma lista ou biblioteca tem um grande número de itens, tem de planear, organizar e justificar cuidadosamente o modo como os dados são acedidos. Ao planear e utilizar funcionalidades-chave de lista e biblioteca, tais como limitações de recursos, pode garantir que os utilizadores conseguem localizar rapidamente as informações sem afectar de modo adverso o desempenho do resto do site. As decisões que toma quando configura um site SharePoint podem ter um impacto muito significativo no desempenho do site, nomeadamente de qualquer site que contenha listas e bibliotecas com muitos itens.
Para mais informações sobre como planear listas e bibliotecas com muitos itens, consulte o tópico Gerir listas e bibliotecas com muitos itens. É muito importante compreender os requisitos e as melhores práticas para configurar listas e bibliotecas. Recomendamos que todos os proprietários de sites e administradores de colecções de sites se familiarizem com estes requisitos.
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Políticas de gestão de informações e definições de auditoria da Colecção de Sites
Auditoria de eventos
Os Administradores de Colecções de Sites podem recorrer à auditoria para monitorizar eventos ao nível dos ficheiros. A auditoria pode ajudar a controlar quem foram os utilizadores em particular que efectuaram acções específicas nos sites, tipos de conteúdo, listas, bibliotecas, itens de lista e ficheiros de bibliotecas de colecções de sites. A capacidade de controlar informações sobre acções de conteúdo específicas é essencial para inúmeros requisitos comerciais, tal como a conformidade regulamentar e a gestão de registos. Na qualidade de administrador de colecções de sites, pode obter o histórico das acções efectuadas por um determinado utilizador e também pode obter o histórico das acções efectuadas durante um determinado intervalo de datas. Por exemplo, pode determinar que utilizadores editaram um documento específico e quando o fizeram.
Uma vez que estes registos de auditoria são recolhidos ao longo da utilização da colecção de sites, e armazenados nas bases de dados, pode optar por cortar automaticamente o registo de auditoria ou retê-lo durante um número específico de dias. O Administrador de Colecções de Sites pode optar por efectuar a auditoria de acções que envolvam:
- Documentos e Itens
- Editar itens.
- Dar saída ou entrada de itens.
- Mover ou copiar itens para outras localizações no site.
- Eliminar ou restaurar itens.
- Listas, Bibliotecas e Sites
- Editar colunas e tipos de conteúdo.
- Procurar conteúdo do site.
- Editar utilizadores e permissões.
Para mais informações sobre a configuração de definições de auditoria ou visualização de relatórios de auditoria, consulte os tópicos Configurar definições de auditoria para uma colecção de sites e Ver relatórios de registo de auditoria.
Políticas de gestão de informações
É possível definir políticas de gestão de informações que estabelecem regras específicas relativamente à forma como o conteúdo é controlado e retido. Uma política de gestão de informações consiste num conjunto de regras para um tipo específico de conteúdo. Cada regra numa política é uma funcionalidade de política. Por exemplo, uma funcionalidade de política de gestão de informações pode especificar o tempo durante o qual um tipo de conteúdo deverá ser retido. Outra funcionalidade de política pode especificar quais as acções nesse conteúdo que devem ser sujeitas a auditoria. Se forem criadas políticas de informações ao nível da colecção de sites, estas serão designadas por políticas de colecções de sites, encontrando-se disponíveis para utilização em todos os tipos de conteúdo numa colecção de sites, ajudando assim a impor uma gestão de conteúdos consistente entre os sites.
Para mais informações sobre políticas de gestão de informações e sobre como as configurar e associar a tipos de conteúdo, consulte o tópico Criar e aplicar políticas de gestão de informações.
De realçar que, opcionalmente, tanto os proprietários de listas como os gestores de listas podem optar por não gerir a retenção através de Tipos de Conteúdo como parte das suas definições de política de gestão de Informações. Se tomarem esta decisão, irão substituir as políticas criadas pelo Administrador de Colecções de Sites.
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Planear funcionalidades de pesquisa para ajudar os utilizadores a localizar conteúdo
Os seus utilizadores estão mais predispostos a utilizar o SharePoint Online quando conseguem encontrar facilmente as informações de que necessitam.
Forma de disponibilização do conteúdo na pesquisa
O serviço de pesquisa está agendado para pesquisar o conteúdo do SharePoint Online de cinco em cinco minutos. Após a adição de um item a um site SharePoint Online, decorrerá um determinado período de tempo antes de este ser indexado e devolvido nos resultados da pesquisa. Este período de tempo varia consoante as actividades do utilizador actual. Tarefas como a migração, actualização e manutenção de sites aumentam a carga no pipeline de indexação. Normalmente, os novos itens de conteúdo deverão ser apresentados nos resultados da pesquisa no espaço de uma hora.
Melhorar os resultados da pesquisa
Existem vários procedimentos que podem ser levados a cabo na qualidade de proprietário do site para melhorar a experiência de pesquisa do utilizador. Algumas das funcionalidades de gestão de conteúdos abordadas neste artigo, tais como tipos de conteúdo e metadados geridos, podem ajudar a tornar o conteúdo mais pesquisável. Também é possível efectuar configurações específicas relacionadas com a pesquisa para melhorar este processo, tal como configurar âmbitos de pesquisa e configurar palavras-chave e Melhores Propostas. Também é possível optar pela remoção de sites ou listas e bibliotecas específicas dos resultados da pesquisa, para que o conteúdo presente nessas localizações não seja apresentado nos resultados da pesquisa. Trata-se de uma abordagem útil caso se pretenda remover conteúdo confidencial ou obsoleto dos resultados da pesquisa.
Âmbitos de pesquisa Um âmbito de pesquisa define um subconjunto de informações no índice de pesquisa. Por exemplo, se tiver uma colecção de sites com muitos sites, poderá configurar um âmbito de pesquisa para a Caixa de pesquisa dos sites, que permite que os utilizadores centrem uma pesquisa numa localização ou conjunto de conteúdos específico.
Normalmente, os âmbitos de pesquisa abrangem fontes de conteúdos e tópicos específicos importantes e comuns para os utilizadores da organização. Por exemplo, é possível criar um âmbito de pesquisa para todos os itens relacionados com um projecto específico ou para todos os itens relacionados com um grupo específico na organização como, por exemplo, Finanças ou Marketing. Também é possível criar um âmbito de pesquisa que inclua vários outros âmbitos.
Palavras-chave e Melhores Propostas Outra forma de ajudar os utilizadores a localizar conteúdo é utilizando palavras-chave e Melhores Propostas. Pode realçar informações importantes nos resultados da pesquisa para os utilizadores de sites utilizando palavras-chave e Melhores Propostas. Quando um utilizador introduz um termo de palavra-chave pré-configurado na caixa de pesquisa, as Melhores Propostas são assinaladas com uma estrela amarela
e apresentadas em posição de destaque na parte superior da página de resultados da pesquisa principal. As palavras-chave podem ser utilizadas em consultas a partir da Caixa de pesquisa.
As palavras-chave e Melhores Propostas são armazenadas em tabelas de bases de dados próprias, de modo a entrarem imediatamente em vigor. A definição de termos de pesquisa utilizados com frequência como palavras-chave permite fornecer um glossário padrão de nomes, processos e conceitos que fazem parte dos "conhecimentos comuns" partilhados pelos membros de uma organização.
Por exemplo, pretende orientar os empregados recém-contratados para um site que contém informações sobre como obter formação relacionada com ferramentas e processos. Poderia definir a palavra-chave "formação" ou os nomes das suas ferramentas internas com o URL do site que contém as informações. Sempre que os novos empregados procurassem o nome da ferramenta ou a palavra “formação”, seria apresentado o Web site correcto como uma Melhor Proposta na parte superior dos resultados da pesquisa.
Controlar o tipo de conteúdo pesquisável
Se existirem sites, listas ou bibliotecas específicas com conteúdo que pretende excluir dos resultados da pesquisa, poderá concretizar este objectivo removendo estas localizações da pesquisa. Para mais informações sobre o controlo do tipo de conteúdo pesquisável, consulte o artigo Permitir que o conteúdo seja pesquisável.
Para mais informações sobre as outras funcionalidades de pesquisa abordadas neste artigo, consulte os artigos sobre Pesquisa na Ajuda do SharePoint Online. Para mais informações sobre como planear e utilizar âmbitos ou como utilizar palavras-chave e Melhores Propostas, consulte os artigos sobre Pesquisa na Ajuda do SharePoint Online.
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Planear novas versões e manutenção agendada
Periodicamente, ficam disponíveis novas versões do SharePoint. As organizações têm um período máximo de 12 meses após o lançamento de um produto para mudar para a nova versão e para a equipa do centro de dados do SharePoint Online executar a actualização do sistema. Será fornecida uma notificação, juntamente com informações relevantes para os utilizadores finais sobre a nova versão. Poderá ter de actualizar o software de cliente. Isso inclui os browsers e o Microsoft Office.
Os intervalos de manutenção agendada correspondem ao tempo durante o qual os administradores implementarão as alterações que possam afectar os serviços orientados para os clientes no ambiente de produção. As alterações ocorrem durante estes intervalos, normalmente em fins-de-semana alternados, em geral ao domingo das 16:00 às 20:00 Hora do Pacífico (UTC-8). Deverá estar ciente deste intervalo, pelo que é possível que tenha de adaptar as suas práticas de negócio para acomodar a agenda.
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Planear captura de conhecimento dos processos
À medida que os utilizadores dos sites trabalham com os sites e os conteúdos dos sites, as suas competências e os seus conhecimentos vão aumentando. Porém, esse conhecimento crescente pode permanecer na posse de indivíduos isolados. Através da utilização de blogues e wikis para capturar e partilhar este conhecimento à medida que evolui, pode ajudar a propagar a aprendizagem por toda a organização.
Por exemplo, é possível que um site utilize um wiki para recolher informações sobre um projecto da empresa ou sobre como trabalhar com um sistema de gestão das relações com os clientes específico.
Para mais informações sobre blogues, consulte o tópico sobre Criar um blogue.
Para mais informações sobre wikis, consulte o tópico sobre Criar e editar um wiki.
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