Este é o terceiro artigo do Guia de planeamento do SharePoint Online para Office 365 para empresas. Este artigo descreve como pode planear o conteúdo para os seus sites SharePoint Online.
Neste artigo
Quem deve ler este artigo?
Deverá ler este artigo se for administrador de colecções de sites, proprietário do site ou, de outro modo, responsável pelo planeamento de conteúdo em sites para o SharePoint Online para Microsoft Office 365 para empresas. Este artigo guiá-lo-á através das considerações-chave envolvidas no planeamento da estrutura e conteúdo para os seus sites.
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Que tipo de conteúdo terá nos sites?
Convém que os proprietários de sites planeiem o conteúdo que residirá nesses sites. O objectivo do planeamento de conteúdo consiste em determinar:
- Que tipos de conteúdo poderá pretender criar
- Que tipos de metadados (colunas do site) pretende associar aos tipos de conteúdo
- Que tipos de conjuntos de termos pretende criar e que colunas Metadados Geridos pretende associar aos tipos de conteúdo
- Que tipos de políticas de gestão de informações pretende configurar para os tipos de conteúdo
- Que tipos de listas ou bibliotecas pretende criar nos sites para organizar o conteúdo
É possível que a sua organização pretenda efectuar este tipo de planeamento de forma centralizada (especialmente no que diz respeito aos tipos de conteúdo). Em muitos casos, será necessária uma coordenação eficaz com o seu administrador de colecções de sites, assim como com o Administrador de Serviços SharePoint Online, uma vez que as decisões emergentes do planeamento de conteúdo poderão exigir que estes utilizadores configurem funcionalidades específicas na Administração do SharePoint Online ou ao nível da colecção de sites.
Necessita de definir tipos de conteúdo?
Os tipos de conteúdo permitem aos utilizadores de sites criar rapidamente tipos especializados de conteúdo utilizando o comando Novo Item ou Novo Documento numa lista ou biblioteca. Os tipos de conteúdo são úteis porque facultam aos proprietários de sites uma forma de assegurar que o conteúdo é consistente entre os sites. Além disso, os tipos de conteúdo também possibilitam que uma única lista ou biblioteca contenha múltiplos tipos de itens ou tipos de documentos. Os proprietários de sites podem pré-configurar detalhes específicos sobre o conteúdo quando configuram os tipos de conteúdo para um site, lista ou biblioteca.
Os proprietários de sites podem definir tipos de conteúdo para itens de lista, documentos ou pastas. No SharePoint Online para Office 365 para empresas, as definições para um tipo de conteúdo podem especificar:
- As colunas (metadados) que pretende atribuir a itens deste tipo (incluindo as colunas Metadados Geridos).
- Os formulários personalizados Novo, de Edição e Apresentação a utilizar com este tipo de conteúdo.
- Os fluxos de trabalho disponíveis para itens deste tipo de conteúdo.
- As soluções ou funcionalidades personalizadas associadas a itens deste tipo de conteúdo.
- As políticas de gestão de informações associadas a itens deste tipo de conteúdo.
- O Painel de Informações do Documento, que é apresentado em programas Microsoft Office compatíveis para itens deste tipo de conteúdo.
- O modelo de documento para novos itens deste tipo (apenas tipos de conteúdo de documento).
Poderá ser útil definir tipos de conteúdo caso o seu conteúdo cumpra qualquer um dos seguintes critérios:
| Se esta situação for verdadeira: |
Os tipos de conteúdo poderão ser-lhe úteis das seguintes formas: |
| Tem tipos específicos de documentos com um formato ou objectivo normalizado e pretende que sejam consistentes na sua organização. |
Configure tipos de conteúdo de site para estes tipos de documentos no site de nível superior na sua colecção de sites, de modo a que estejam disponíveis para utilização em todos os subsites. Assim, todos os utilizadores na sua organização criarão estes documentos de uma forma consistente. |
| Existem modelos específicos que as pessoas têm de utilizar para tipos específicos de documentos. |
Adicione estes modelos de documento aos tipos de conteúdo relevantes, para que todos os novos documentos criados a partir do tipo de conteúdo utilizem o modelo. |
| Existe um conjunto padrão de informações que pretende controlar para tipos específicos de documentos ou itens. |
Adicione colunas ao tipo de conteúdo para controlar estas informações. Se existirem informações particularmente vitais, pode designar essas colunas como obrigatórias. Também pode fornecer valores predefinidos para colunas específicas quando configurar o tipo de conteúdo. |
| Existe um processo de negócio definido para o modo como tipos específicos de documentos são sempre tratados ou revistos. |
Considere configurar fluxos de trabalho para tipos de conteúdo específicos. Pode utilizar fluxos de trabalho para gerir processos de negócio, tais como a revisão ou aprovação de documentos. |
Depois de identificar o conteúdo para o qual pretende definir tipos de conteúdo, deverá pensar a que nível pretende definir os tipos de conteúdo. Se definir tipos de conteúdo de site no site de nível superior na sua colecção de sites, esses tipos de conteúdo ficarão disponíveis globalmente para reutilização nas listas e bibliotecas em todos os subsites do site de nível superior. Os proprietários de sites individuais também podem definir tipos de conteúdo de site para os sites deles, embora estes tipos de conteúdo fiquem disponíveis para utilização apenas nas listas e bibliotecas nesse site e em quaisquer sites abaixo dele. Além disso, é possível partilhar tipos de conteúdo em colecções de sites SharePoint Online designando um site específico como concentrador para a publicação de tipo de conteúdo. A publicação de tipo de conteúdo ajuda as organizações a gerir o conteúdo e os metadados de uma forma consistente nos sites, uma vez que os tipos de conteúdo podem ser criados e actualizados centralmente e as actualizações podem ser publicadas em várias colecções de sites de subscrição.
Durante o planeamento dos tipos de conteúdo, poderá ser útil criar uma folha de cálculo ou tabela que capture as informações que pretende incluir quando definir os tipos de conteúdo. Por exemplo, poderá começar por criar algo básico como a tabela abaixo e, em seguida, adaptá-la para incluir informações adicionais cujo controlo considera útil, como, por exemplo, os sites ou equipas que utilizarão os tipos de conteúdo:
| Novo Tipo de Conteúdo |
Tipo de conteúdo principal |
Colunas |
Modelo de Documento |
Fluxos de trabalho |
Políticas de Gestão de Informações |
| Especifique o nome do tipo de conteúdo que pretende criar. |
Especifique o tipo de conteúdo principal a partir do qual o tipo de conteúdo será criado. |
Liste a coluna nova ou existente que pretende adicionar ao tipo de conteúdo. |
Especifique se haverá um modelo de documento associado ao tipo de conteúdo. |
Especifique se existirão fluxos de trabalho associados ao tipo de conteúdo. |
Especifique que políticas de gestão de informações poderão ser aplicáveis a este tipo de conteúdo. |
Para mais informações sobre como trabalhar com tipos de conteúdo, consulte os tópicos sobre tipos de conteúdo na Ajuda do SharePoint Online.
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Que tipos de listas ou bibliotecas de documentos pretende criar?
Além de pensar nos tipos de conteúdo, convém reflectir sobre os outros tipos de informações que serão armazenadas nos sites ou os tipos de tarefas que as pessoas na sua organização gostariam de gerir através da utilização de sites. Isto ajudá-lo-á a planear os diferentes tipos de listas ou bibliotecas que poderá adicionar aos sites para começar.
Não é necessário implementar nesta altura todas as listas ou bibliotecas de que poderá vir a precisar. Os proprietários de sites adicionarão e eliminarão novas listas e bibliotecas ao longo do tempo, segundo as necessidades de negócio. Mas um planeamento sobre a forma como pretende personalizar o conteúdo nos seus sites poderá ajudar a assegurar que os sites são úteis para os utilizadores logo à partida.
O SharePoint Online contém listas e bibliotecas úteis para vários objectivos empresariais, incluindo o armazenamento e gestão de documentos, gestão e controlo de projectos e comunicação. Pode utilizar qualquer um ou todos estes elementos num único site ou pode agrupar tipos específicos de listas e bibliotecas existentes em diferentes sites em sites com objectivos funcionais especializados, como, por exemplo, a gestão de documentos ou gestão de projectos.
| Se pretende utilizar sites para: |
Poderá criar um destes elementos: |
| Armazenar, gerir e colaborar em documentos ou ficheiros |
- Biblioteca de Elementos
- Biblioteca de Ligações de Dados
- Biblioteca de Documentos
- Biblioteca de Formulários
- Biblioteca de Relatórios
- Biblioteca de Diapositivos
- Biblioteca de Páginas Wiki
- Biblioteca de Imagens
|
| Comunicar informações |
- Lista de anúncios
- Lista de contactos
- Área de Debate
- Lista de Hiperligações
|
| Controlar projectos, informações, problemas ou opiniões |
- Lista de Hiperligações
- Calendário
- Lista de Controlo de Problemas
- Lista de Tarefas de Projecto
- Inquérito
- Lista de Estados
|
| Definir listas especializadas (por exemplo, se pretender recriar listas mantidas actualmente no Excel e partilhá-las de forma centralizada) |
- Lista Personalizada
- Lista Personalizada em Vista de Folha de Dados
- Importar Folha de Cálculo
|
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De que forma irão os seus utilizadores localizar e aceder ao conteúdo?
Dedique algum tempo a planear a forma como os utilizadores do site localizarão e utilizarão o conteúdo nos seus sites SharePoint Online. Este tipo de planeamento ajudá-lo-á a tomar decisões relacionadas com a configuração da navegação e pesquisa para o Site de Equipa e os subsites correspondentes.
Que sites pretende incluir na sua navegação global?
Para planear a sua navegação, poderá ser útil criar um diagrama dos sites existentes na hierarquia de sites. Se já tiver criado um diagrama durante o planeamento dos sites, poderá começar com esse diagrama e modificá-lo. Inclua todos os subsites do Site de Equipa. Também poderá incluir quaisquer listas ou bibliotecas importantes existentes no Site de Equipa e subsites correspondentes. Isto ajudá-lo-á a identificar rapidamente os destinos importantes que os utilizadores do site poderão querer localizar caso utilizem a home page do seu site de nível superior como ponto de partida.
Nos sites SharePoint, a barra de hiperligações superior fornece o que é designado como navegação global. Esta barra de hiperligações superior é apresentada na parte superior de todas as páginas no site, abaixo do título do site.
Por predefinição, cada site utiliza a sua própria barra de hiperligações superior exclusiva, mas pode permitir que os sites herdem a barra de hiperligações superior do site principal, de modo a que a experiência de navegação seja consistente em todos os sites. Pode configurar os sites que aparecem na barra de hiperligações superior e também pode personalizar a barra de hiperligações superior para incluir hiperligações para qualquer outro URL que pretenda, caso queira integrar hiperligações para recursos externos na navegação do seu site. Se pretender adicionar, remover ou reorganizar as hiperligações numa barra de hiperligações superior, utilize a página Barra de Hiperligações Superior nas Definições do Site.
Pense na forma como um utilizador localizará conteúdo a partir da home page do seu site de nível superior. Se existirem muitos subsites na sua colecção de sites, é possível que não queira expô-los todos na barra de hiperligações superior, uma vez que isto pode ser muito confuso para os utilizadores do site. Por outro lado, também não pretende dificultar a detecção dos sites e conteúdos importantes. Utilize o diagrama da hierarquia de sites para identificar os sites principais que pretende expor na sua navegação global.
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De que forma irão as pessoas navegar nos sites?
Além da barra de hiperligações superior, os sites também apresentam elementos de navegação no lado esquerdo da página. Estes elementos de navegação incluem a Iniciação Rápida e a vista de árvore.
Normalmente, a Iniciação Rápida apresenta hiperligações específicas do site actual e pode ser utilizada para realçar o conteúdo mais importante.
À semelhança do que sucede com a barra de hiperligações superior, pode personalizar a Iniciação Rápida para adicionar ou remover hiperligações para as listas e bibliotecas no site. Também pode agrupar hiperligações nos cabeçalhos personalizados. Se decidir que todos os subsites herdam a navegação global, será importante que os Proprietários de Sites personalizem a navegação na Iniciação Rápida porque será o meio principal de localização de conteúdo num site por parte dos utilizadores quando abrirem o site. Se decidir que os subsites não herdam a navegação global do site de nível superior, os utilizadores poderão utilizar a barra de hiperligações superior e a Iniciação Rápida num subsite para localizar o conteúdo nele existente.
A navegação na vista de árvore apresenta o conteúdo do site, como listas, bibliotecas e sites, abaixo do site actual de forma hierárquica. Normalmente, a navegação na vista de árvore aparece à esquerda de cada página num site. Por predefinição, a navegação na vista de árvore está desactivada.
Se pretender apresentar o conteúdo do seu site de forma hierárquica, pode apresentar a vista de árvore para os utilizadores do seu site. Para activar a vista de árvore para um site, utilize a página Vista de árvore nas Definições do Site.
Para mais informações sobre a configuração da navegação, consulte os tópicos sobre navegação na Ajuda do SharePoint Online.
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De que forma irão os utilizadores navegar nas listas ou bibliotecas?
Se planeia utilizar as funcionalidades de Metadados Geridos disponíveis no SharePoint Online para criar conjuntos de termos, que podem ser utilizados pelos contribuintes do site para marcar conteúdo com termos geridos, existem opções adicionais para melhorar a capacidade de detecção do conteúdo nos sites. Pode configurar a navegação de metadados para facilitar aos utilizadores a localização de conteúdo em listas e bibliotecas de grandes dimensões. A navegação de metadados permite que os utilizadores filtrem dinamicamente e localizem conteúdo em listas e bibliotecas utilizando um controlo de árvore de hierarquia de navegação para aplicar à vista diferentes filtros baseados em metadados. É possível utilizar Filtros Chave em conjunto com a hierarquia de navegação para refinar a lista de itens apresentados.
Para mais informações sobre como configurar a navegação de metadados ou trabalhar com Metadados Geridos, consulte os tópicos sobre metadados geridos na Ajuda do SharePoint Online.
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O que deverá ter em consideração ao planear a pesquisa?
Os seus utilizadores estão mais predispostos a utilizar o SharePoint Online quando conseguem encontrar facilmente as informações de que necessitam.
Forma de disponibilização do conteúdo na pesquisa
O serviço de pesquisa está agendado para pesquisar o conteúdo do SharePoint Online de cinco em cinco minutos. Após a adição de um item a um site SharePoint Online, decorrerá um determinado período de tempo antes de este ser indexado e devolvido nos resultados da pesquisa. Este período de tempo varia consoante as actividades do utilizador actual. Tarefas como a migração, actualização e manutenção de sites aumentam a carga no pipeline de indexação. Normalmente, os novos itens de conteúdo deverão ser apresentados nos resultados da pesquisa no espaço de uma hora
Melhorar os resultados da pesquisa
Existem vários procedimentos que podem ser levados a cabo na qualidade de proprietário do site para melhorar a experiência de pesquisa do utilizador. Algumas das funcionalidades de gestão de conteúdos abordadas neste artigo, tais como tipos de conteúdo e metadados geridos, podem ajudar a tornar o conteúdo mais pesquisável. Também é possível efectuar configurações específicas relacionadas com a pesquisa para melhorar este processo, tal como configurar âmbitos de pesquisa e configurar palavras-chave e Melhores Propostas. Também é possível optar pela remoção de sites ou listas e bibliotecas específicas dos resultados da pesquisa, para que o conteúdo presente nessas localizações não seja apresentado nos resultados da pesquisa. Trata-se de uma abordagem útil caso se pretenda remover conteúdo confidencial ou obsoleto dos resultados da pesquisa.
Âmbitos de pesquisa Um âmbito de pesquisa define um subconjunto de informações no índice de pesquisa. Por exemplo, se tiver uma colecção de sites com muitos sites, poderá configurar um âmbito de pesquisa para a Caixa de pesquisa dos sites, que permite que os utilizadores centrem uma pesquisa numa localização ou conjunto de conteúdos específico.
Normalmente, os âmbitos de pesquisa abrangem fontes de conteúdos e tópicos específicos importantes e comuns para os utilizadores da organização. Por exemplo, é possível criar um âmbito de pesquisa para todos os itens relacionados com um projecto específico ou para todos os itens relacionados com um grupo específico na organização como, por exemplo, Finanças ou Marketing. Também é possível criar um âmbito de pesquisa que inclua vários outros âmbitos.
Palavras-chave e Melhores Propostas Outra forma de ajudar os utilizadores a localizar conteúdo é utilizando palavras-chave e Melhores Propostas. Pode realçar informações importantes nos resultados da pesquisa para os utilizadores de sites utilizando palavras-chave e Melhores Propostas. Quando um utilizador introduz um termo de palavra-chave pré-configurado na caixa de pesquisa, as Melhores Propostas são assinaladas com uma estrela amarela
e apresentadas em posição de destaque na parte superior da página de resultados da pesquisa principal. As palavras-chave podem ser utilizadas em consultas a partir da Caixa de pesquisa.
As palavras-chave e Melhores Propostas são armazenadas em tabelas de bases de dados próprias, de modo a entrarem imediatamente em vigor. A definição de termos de pesquisa utilizados com frequência como palavras-chave permite fornecer um glossário padrão de nomes, processos e conceitos que fazem parte dos "conhecimentos comuns" partilhados pelos membros de uma organização.
Por exemplo, pretende orientar os empregados recém-contratados para um site que contém informações sobre como obter formação relacionada com ferramentas e processos. Poderia definir a palavra-chave "formação" ou os nomes das suas ferramentas internas com o URL do site que contém as informações. Sempre que os novos empregados procurassem o nome da ferramenta ou a palavra “formação”, seria apresentado o Web site correcto como uma Melhor Proposta na parte superior dos resultados da pesquisa.
Controlar o tipo de conteúdo pesquisável
Se existirem sites, listas ou bibliotecas específicas com conteúdo que pretende excluir dos resultados da pesquisa, poderá concretizar este objectivo removendo estas localizações da pesquisa. Para mais informações sobre o controlo do tipo de conteúdo pesquisável, consulte o artigo Permitir que o conteúdo seja pesquisável.
Para mais informações sobre as outras funcionalidades de pesquisa abordadas neste artigo, consulte os artigos sobre Pesquisa na Ajuda do SharePoint Online.
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O que precisam os utilizadores de fazer com o conteúdo?
Convém incorporar perguntas específicas sobre cenários de utilização de conteúdo no processo de planeamento de conteúdo porque estas perguntas ajudá-lo-ão a determinar como necessita de configurar determinados sites, listas ou bibliotecas e que funcionalidades específicas poderão os utilizadores do site precisar de utilizar em conjunto com o conteúdo.
Também é conveniente rever o tópico sobre Requisitos de software para Office 365 para empresas de modo a poder antecipar se indivíduos específicos da sua organização se irão deparar com problemas quando trabalharem com conteúdo do SharePoint Online tendo em conta a configuração dos computadores locais dos mesmos. Por exemplo, os utilizadores têm de ter o Microsoft Office 2007 Service Pack 2 (SP2) ou Microsoft Office 2010 instalados nos computadores para abrir ou criar documentos num site SharePoint Online.
| Perguntas a explorar: |
Considerações para a configuração de conteúdo: |
| Necessita de controlar versões de tipos específicos de documentos ou itens de lista? |
- Considere activar o controlo de versões nestas listas ou bibliotecas.
- Considere tornar obrigatório que seja dada saída dos documentos ou itens antes de serem modificados.
|
| Os utilizadores do site necessitarão de trabalhar ou colaborar simultaneamente em tipos específicos de documentos? |
- Considere activar a co-criação para as bibliotecas relevantes, para facilitar a colaboração.
|
| É necessário aprovar tipos específicos de conteúdo antes de ficarem acessíveis de forma global? |
- Considere activar a aprovação de conteúdo para bibliotecas ou utilizar fluxos de trabalho para gerir a aprovação.
|
| Existem certos tipos de documentos sujeitos a processos de negócio ou fluxos de trabalho humanos específicos? |
- Considere criar ou configurar fluxos de trabalho para os tipos de conteúdo aplicáveis a estes documentos ou para as bibliotecas em que estes documentos residirão.
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| Vai utilizar listas para orientar ou gerir processos? |
- Considere criar ou configurar fluxos de trabalho baseados em listas para processos, como, por exemplo, gestão e controlo de problemas.
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| Os sites terão conteúdo confidencial cujo acesso geral é necessário restringir? |
- Considere criar bibliotecas ou sites específicos configurados com permissões exclusivas para armazenar conteúdo confidencial.
- Considere a permissão ao nível de itens se a necessidade de restringir o acesso ao conteúdo for mínima.
- Considere utilizar a segmentação de conteúdos para apresentar conteúdos diferentes a utilizadores diferentes.
- Considere se é necessário excluir da indexação da pesquisa listas ou bibliotecas específicas.
|
| Os utilizadores necessitarão de receber actualizações sobre as alterações de conteúdo? |
- Considere activar o RSS para as listas e bibliotecas principais.
|
| Os utilizadores vão publicar bases de dados do Microsoft Access nos sites? |
- Poderá ser necessário assegurar que o Access Services está correctamente activado e configurado para o seu site.
|
| Os utilizadores vão publicar livros do Microsoft Excel nos sites? |
- Poderá ser necessário assegurar que o Excel Services está correctamente activado e configurado para o seu site.
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| Os utilizadores vão publicar diagramas do Microsoft Visio como desenhos Web? |
- Poderá ser necessário assegurar que o Visio Services está correctamente activado e configurado para o seu site.
|
| Os utilizadores vão criar soluções baseadas em formulários? |
- Poderá ser necessário assegurar que o InfoPath Form Services está correctamente activado e configurado para o seu site.
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De que forma irá o conteúdo ser gerido durante o ciclo de vida correspondente?
Quando planear o conteúdo para os seus sites, pense no ciclo de vida deste conteúdo. Isto é:
- De que forma ou por que razão é mais provável que este conteúdo seja criado? Por exemplo, vai ser criado para suportar material a entregar formal ou no decorrer de trabalho e colaboração do dia-a-dia?
- Durante quanto tempo as pessoas necessitarão de aceder ao conteúdo?
- Em que medida o conteúdo irá crescer ou ser alterado durante a utilização?
- Quando é que o conteúdo deixará de ser necessário activamente?
- O que deverá acontecer ao conteúdo quando deixar de ser necessário activamente?
- Existem razões de negócio ou de regulamentação para manter tipos específicos de conteúdo para além do período de utilização activa correspondente?
As suas respostas a estas perguntas ajudá-lo-ão a planear e monitorizar o armazenamento, assim como os elementos que podem ser necessários para implementar a gestão de registos no local, como, por exemplo, as políticas de expiração.
Para mais informações, consulte os tópicos sobre gestão e conformidade de registos na Ajuda do SharePoint Online.
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