Passo 1: planear a gestão do SharePoint Online utilizando o Centro de Administração

Este é o primeiro artigo do Guia de planeamento do SharePoint Online para Office 365 para empresas. Este artigo debate o planeamento de coleções de sites internos para a sua organização e as funcionalidades que convém implementar em coleções de sites. Este artigo também descreve algumas das considerações que deverá levar em linha de conta antes de criar um Web site direcionado para o público.

Neste artigo


Quem deve ler este artigo?

Depois de a sua organização e seus utilizadores subscreverem o SharePoint Online para Microsoft Office 365 para empresas, é fornecido um URL à organização tendo em vista a gestão da implementação do SharePoint Online correspondente. A pessoa que utilizar este URL para aceder à interface de utilizador da Administração do SharePoint Online é designada por Administrador do SharePoint Online. Caso lhe tenha sido atribuída esta função ou se planeia implementar o SharePoint Online, este documento ser-lhe-á muito útil. Convém envolver outras pessoas da sua organização no planeamento do SharePoint Online no que toca a tomada de decisões relacionadas com funcionalidades, permissões e a governação de sites e coleções de sites.

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Qual é a função do Administrador de Serviços do SharePoint Online?

O Administrador de Serviços SharePoint Online pode:

  • Criar, eliminar e restaurar coleções de sites
  • Conceder acesso a administradores de coleções de sites
  • Conceder acesso a utilizadores externos e parceiros de suporte
  • Alocar e monitorizar o armazenamento de coleções de sites
  • Planear sites multilingues
  • Configurar perfis de utilizador e Os Meus Sites
  • Configurar o InfoPath Forms Services para a organização
  • Configurar e gerir metadados geridos

Algumas destas tarefas envolvem uma quota parte de reflexão preliminar e planeamento. Este documento destina-se a ajudá-lo a elaborar esses planos.

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Planear soluções de parceiros

Ao fazer o planeamento, deve avaliar se a sua organização tem necessidades de negócio específicas que exijam a utilização de serviços ou aplicações de terceiros para personalizar o SharePoint Online. Por exemplo, a sua organização pode necessitar de migrar grandes quantidades de conteúdos ou um grande número de utilizadores para o seu site do SharePoint Online. Talvez tenha processos de negócio que exijam suporte para listas ativadas por correio eletrónico. Se for da opinião de que a sua organização pode beneficiar de serviços ou aplicações de terceiros, convém explorar as aplicações e serviços profissionais disponibilizados pelos parceiros da Microsoft no Microsoft Office 365 Marketplace. Utilize este site para encontrar especialistas que o ajudem a implementar na nuvem ou personalizar o Microsoft Office 365 à medida da sua empresa. Convém explorar e investigar os serviços e soluções de terceiros disponíveis no início do processo de planeamento.

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Planear a criação e gestão de coleções de sites

O Centro de Administração do SharePoint Online permite-lhe criar e gerir coleções de sites numa localização, mas é importante planear com antecedência para decidir o método de implementação das suas coleções de sites antes de as criar.

Uma coleção de sites é um grupo de Web sites que têm o mesmo proprietário e partilham definições de administração, como, por exemplo, permissões. Quando cria uma coleção de sites, é automaticamente criado um site de nível superior na coleção de sites. Em seguida, pode criar um ou mais subsites abaixo do site de nível superior.

Os sites de nível superior e os subsites permitem diferentes níveis de controlo sobre as funcionalidades e definições de sites. A utilização desta hierarquia possibilita-lhe permitir que os utilizadores tenham um site de trabalho principal para toda uma equipa, além de sites de trabalho individuais e sites partilhados para projetos paralelos. Pode criar coleções de sites separadas para divisões diferentes ou para Web sites externos. O método de separação das coleções de sites escolhido por si depende da dimensão da sua organização e das necessidades de negócio da mesma.

Pode começar por avaliar o tipo de sites e coleções de sites de que a sua organização necessita ponderando as respostas às perguntas que se seguem.

Decida o seguinte: Para ajudar a efetuar o seguinte:
Que tipo de conteúdo irá ser armazenado nos sites? Determinar os grupos da sua organização que utilizam tipos de conteúdo ou modelos de site semelhantes. Para mais informações sobre o planeamento de modelos de site, consulte o tópico Planear o modelo de site a utilizar para a sua coleção de sites neste artigo.
Qual é a quantidade de armazenamento de que necessita para cada coleção de sites? Avaliar o número de coleções de sites de que poderá necessitar ou que poderá ter. Poderá determinar este número com base na utilização do servidor de ficheiros atual ou no tipo de conteúdo que a coleção de sites irá alojar. Para informações sobre a alteração do armazenamento em coleções de sites, consulte o tópico Alterar o armazenamento de coleções de sites e quotas de utilização de recursos na Ajuda do SharePoint Online.
Existem divisões ou grupos que necessitam de manter dados separados? Criar coleções de sites separadas. Por exemplo, as permissões concedidas aos utilizadores no que diz respeito a dados de recursos humanos serão diferentes das que são concedidas relativamente a materiais colaterais de marketing.
A sua organização planeia ter um Web site público? Escolher um nome de domínio e adquiri-lo ou utilizar o nome de domínio predefinido fornecido pelo Office 365. Para mais informações, consulte o tópico Configurar um Web site público na Ajuda do SharePoint Online.
Vai ser necessário suporte multilingue? Escolher o idioma correto aquando da criação da sua coleção de sites. Para mais informações sobre o planeamento de sites que utilizam múltiplos idiomas, consulte o tópico Planear a utilização de múltiplos idiomas nos sites posteriormente neste artigo.
Os utilizadores vão ter um O Meu Site próprio? Planear a implementação de Os Meus Sites. Para mais informações sobre o planeamento de Os Meus Sites, consulte o tópico sobre Planear Os Meus Sites posteriormente neste artigo.
Pretende criar e gerir formulários personalizados ou incorporá-los em fluxos de trabalho? Planear a implementação do InfoPath Forms Services. Para mais informações, consulte o tópico sobre Planear o InfoPath Forms Services posteriormente neste artigo.
Pretende utilizar metadados geridos? Decidir quem será o responsável pela configuração da terminologia utilizada na organização. Para mais informações sobre o planeamento de metadados geridos, consulte o tópico sobre Planear a utilização de metadados geridos posteriormente neste artigo.

Governação é o conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que orientam, regem e controlam o modo de cooperação da sua organização no sentido de atingir objetivos empresariais. Estes objetivos centram-se na governação do software e do serviço por si fornecidos; na governação de aplicações e nas soluções personalizadas por si fornecidas; e na gestão do conteúdo e das informações armazenadas pelos utilizadores nesses serviços. À medida que for planeando as suas coleções de sites, também deverá elaborar um plano sobre o modo de governação das mesmas.

Ao refletir acerca do modo de estruturação e governação das suas coleções de sites, leve em linha de conta as respostas a estas perguntas.

Considere o seguinte: Para criar o seguinte:
A estrutura das suas coleções de sites contribui para a eficiência da sua organização? Uma coleção de sites eficiente é composta por grupos de indivíduos e equipas que partilham objetivos comuns.
A estrutura permite que a arquitetura das informações cumpra os requisitos de regulamentação, as necessidades de privacidade e as metas de segurança? Um site seguro que esteja disponível para aqueles que necessitam das informações, mas no qual as informações estão bloqueadas para os que não estão autorizados a vê-las.
Qual o tipo de acesso ao conteúdo de que os utilizadores irão necessitar? Um modelo de permissões que permita o acesso de leitura, acesso de escrita ou ambos.
Os utilizadores fora da empresa têm de ter acesso? A autorização para utilizadores externos é concedida apenas nas coleções de sites que o requerem. Para mais informações sobre a autorização de acesso de utilizadores externos aos seus sites, consulte Partilhar um site com utilizadores externos na Ajuda do SharePoint Online.
Quem terá autorização para criar e gerir os sites na coleção de sites? Um plano de gestão para sites com um bom índice de manutenção.
Quais são as funções e a funcionalidade que irão estar ativadas para os utilizadores? Localizações para ações e aplicações específicas, tais como soluções sandbox.
O conteúdo encontrado em resultados da pesquisa irão ser relevantes para os que partilham a coleção de sites? Uma coleção de sites na qual o conteúdo se revela útil para os que partilham o site.
Qual o grau de personalização que irá permitir? Uma solução fácil de gerir e atualizar.

Para ajudar a responder às perguntas acima, continue a ler os Guias de Planeamento e consulte também os artigos da Ajuda do SharePoint Online relacionados com a Gestão de permissões. É importante compreender que tipo de acesso pretende disponibilizar aos utilizadores internos e externos antes de começar a configurar o seu ambiente.

O Administrador do SharePoint Online deverá colaborar com outros indivíduos da organização no sentido de dar resposta a estas questões antes de configurar as coleções de sites e permitir a criação de sites. O administrador tem a capacidade de:

  • Criar, eliminar e restaurar coleções de sites
  • Definir quotas em coleções de sites
  • Criar um site público
  • Atribuir permissões a administradores de coleções de sites
  • Decidir se concede ou não o acesso às coleções de sites a utilizadores externos
  • Configurar as restantes funcionalidades mencionadas neste artigo

Planear com antecedência pode representar uma diferença significativa no bom desempenho da implementação dos seus sites ao longo do tempo. Para ter acesso a outras considerações sobre o planeamento de sites e coleções de sites, leia o tópico sobre Passo 2: planear sites e gerir utilizadores neste guia.

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Planear o modelo de site a utilizar para a sua coleção de sites

Quando cria uma coleção de sites ou sites numa coleção de sites, o SharePoint faculta a opção de escolher um modelo de site. Um modelo de site é povoado previamente com listas, bibliotecas, páginas e outros elementos ou funcionalidades que suportam as necessidades de uma organização. Quando cria uma nova coleção de sites ou site utilizando um modelo, pode começar a utilizar o site desde logo ou pode personalizar o site de modo a satisfazer as necessidades da sua equipa, evento ou organização em termos globais.

É importante refletir acerca da utilização que se pretende dar aos sites antes de se proceder à criação da coleção de sites, uma vez que cada site irá herdar as propriedades do modelo escolhido para a coleção de sites. Pode optar por ter várias coleções de sites que utilizam modelos de sites diferentes para projetos ou finalidades diferentes.

Pode escolher entre os diversos modelos ao configurar sites no SharePoint Online. Para obter uma descrição de cada modelo, consulte o tópico Pré-visualização de modelos de site na Ajuda do SharePoint Online.

É possível encontrar mais informações sobre modelos de site no tópico Passo 2: Planear sites e gerir utilizadores deste guia.

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Planear a quantidade de armazenamento alocada a coleções de sites

Quando a sua organização adquire o serviço SharePoint Online, é-lhe atribuído um conjunto de armazenamento com base no número de licenças de utilizador adquiridas e no tipo de plano Office 365 que adquiriu. O montante total de armazenamento é agrupado de modo a poder determinar a quantidade de armazenamento a atribuir a cada coleção de sites (mínimo de 50 MB).

Quando atribuir armazenamento a uma nova coleção de sites, poderá ver o montante total de armazenamento alocado à sua organização e a percentagem de armazenamento total da organização que continua por alocar às novas coleções de sites. Depois de definir um montante de armazenamento para uma coleções de sites, poderá sempre aumentá-lo mais tarde, se necessário.

As ferramentas no SharePoint Online permitem avaliar a quantidade de armazenamento que está a ser utilizado por cada coleção de sites, bem como enviar uma notificação sob a forma de um alerta quando uma coleção de sites está prestes a atingir o limite de alocação de armazenamento.

Se notar que a sua organização está a ficar com pouco armazenamento disponível, há três medidas que pode implementar:

  • Reduzir a quantidade de conteúdo nos seus sites SharePoint Online
  • Eliminar uma ou mais coleções de sites
  • Comprar mais armazenamento à Microsoft ou ao seu fornecedor

É importante monitorizar a quantidade de espaço que está a ser utilizado, bem como definir diretrizes e políticas junto dos seus administradores de coleções de sites e proprietários de sites relativamente a eventuais limitações ao tamanho dos ficheiros que poderá achar conveniente definir na sua organização.

Para mais informações sobre a definição de limites de armazenamento e alertas, consulte o tópico Alterar o armazenamento de coleções de sites e quotas de utilização de recursos na Ajuda do SharePoint Online.

Eliminar e restaurar coleções de sites

A reciclagem permite ao Administrador do SharePoint Online restaurar as coleções de sites eliminadas, desde que não estejam na reciclagem há mais de 30 dias. Após 30 dias, as coleções de sites são automática e permanentemente eliminadas. A reciclagem dá-lhe tempo para assegurar que as coleções de sites eliminadas não contêm dados de que a sua empresa necessita.

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Planear a autorização de acesso de utilizadores externos aos seus sites internos

O SharePoint Online permite-lhe colaborar com utilizadores fora da empresa, concedendo-lhes autorização para aceder aos recursos em sites internos. Estes utilizadores são chamados utilizadores externos. Para permitir o acesso dos utilizadores externos a um site, tem de ativar em primeiro lugar Gerir Partilha por Correio Eletrónico no Centro de Administração do SharePoint. Ao ativar esta definição no Centro de Administração do SharePoint Online, o Administrador do SharePoint Online concede aos administradores de cada coleção de sites a opção de partilhar os seus sites com utilizadores externos.

Em seguida, os administradores das coleções de sites podem ativar Convites para utilizadores externos para as suas coleções, com os quais os proprietários de sites e designers podem convidar utilizadores externos para aceder aos seus sites enviando um convite por correio eletrónico. Os utilizadores podem registar-se no site através de um dos seguintes três métodos: um endereço de correio eletrónico associado a uma Conta Microsoft, um endereço do Hotmail, Live ou MSN ou uma ID do Microsoft Online Services (caso a sua empresa tenha a sua própria subscrição do Microsoft Online Services). O convite expira após uma utilização. Depois de um utilizador externo ser aceite como membro ou visitante num site, pode ser adicionado a outro site em outras coleções de sites no ambiente.

É importante compreender como funciona esta funcionalidade, uma vez que pode ser ativada ou desativada em três níveis diferentes dentro do ambiente. Cada localização tem o seu significado dependendo do facto de os utilizadores já terem ou não acesso.

Para mais informações sobre como conceder acesso a utilizadores externos, consulte Utilizar a Partilha por Correio Eletrónico para trabalhar com utilizadores externos na Ajuda do SharePoint Online.

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Planear a utilização de vários idiomas nos sites

A funcionalidade Multilingual User Interface (MUI) permite que os utilizadores vejam sites ou páginas Web noutro idioma que não seja o conjunto predefinido no site ou na coleção de sites. A funcionalidade MUI não é uma ferramenta de tradução; simplesmente altera o idioma de apresentação dos elementos de interface predefinidos. A interface de utilizador do seu site refere-se aos elementos no ecrã que utiliza para interagir com o SharePoint, tais como os menus, os itens de navegação e a pasta Reciclagem.

Com a funcionalidade MUI, pode apresentar os seguintes elementos da interface de utilizador em diferentes idiomas:

  • Título e descrição do site
  • Menus e ações predefinidos do SharePoint
  • Colunas predefinidas
  • Colunas personalizadas (lista ou site)
  • Hiperligações na barra de navegação
  • Serviços de metadados geridos

Quando a funcionalidade MUI é implementada por um utilizador, altera a interface de utilizador desse utilizador apenas, não afetando a forma como o site é apresentado a outros utilizadores. Além disso, qualquer conteúdo do site (por oposição aos elementos da interface de utilizador) que tenha sido criado no idioma predefinido do site continuará a ser apresentado no idioma predefinido.

A funcionalidade MUI está ativada por predefinição no Centro de Administração do SharePoint Online. Todavia, se a funcionalidade MUI se destinar a ser utilizada numa coleção de sites, terá de ser ativada pelo administrador de coleções de sites. É necessário que o utilizador e os proprietários de sites decidam antecipadamente o idioma predefinido a utilizar para a coleção de sites e para os sites, porque uma vez especificado o idioma, este não poderá ser alterado. Depois de criar uma coleção de sites, é importante verificar se as definições regionais e de região presentes no site estão corretas. Por exemplo, quando cria sites em francês, a região estará sempre definida como França, mesmo que esteja localizado no Canadá. Por este motivo, seja qual for o idioma escolhido, convém sempre verificar se tanto as definições regionais como a definição de região estão corretas para a sua localização.

Também convém verificar se as coleções de sites previamente criadas têm as definições corretas. Referimo-nos a coleções de sites como My e ContentHub.

Para mais informações sobre sites multilingues, consulte o tópico sobre Introdução às funcionalidades multilingues na Ajuda do SharePoint Online.

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Planear um Web site direcionado para o público

Como Administrador do SharePoint Online, pode criar um Web site direcionado para o público que pode ser acedido por utilizadores fora da sua organização para publicitar a sua empresa, fornecer informações de contacto e permitir que os clientes ou parceiros encontrem informações sobre os seus produtos e serviços. Quando configurar o site, é-lhe pedido que forneça um nome de domínio, o qual é o URL que as pessoas utilizarão para aceder ao site. Pode optar por utilizar o nome predefinido, fornecido pela Microsoft, ou um nome personalizado da sua empresa.

Segurança   Se optar por utilizar um nome de domínio personalizado, o site público utilizará o protocolo HTTP, em vez do protocolo HTTPS. Os dados enviados utilizando o protocolo HTTP não são encriptados, permitindo que outros utilizadores na rede possam ver as informações enviadas de e para o site. Todos os outros sites SharePoint Online para Office 365 para empresas utilizam o protocolo HTTPS, incluindo o site público, quando este é configurado utilizando o URL predefinido.

Existem várias considerações e passos para assegurar o funcionamento do seu domínio com o SharePoint Online:

  • Tem de ser proprietário do nome de domínio    A sua organização deverá ter adquirido o nome de domínio e este deverá estar registado junto de uma entidade de registo de domínios.
  • O nome de domínio tem de ser exclusivo no SharePoint Online    Para evitar conflitos com servidores de correio eletrónico internos, recomendamos que evite utilizar nomes de domínio de segundo nível para o SharePoint Online como, por exemplo, contoso.com. Esta recomendação segue as especificações descritas no Request for Comments (RFC) 1034, “Domain Names – Concepts and Facilities" (em inglês). Por exemplo, o seu servidor de correio eletrónico poderia utilizar o nome de domínio contoso.com e o site SharePoint público poderia utilizar www.contoso.com.
    Para redirecionar os utilizadores que possam tentar localizar o site público escrevendo http://contoso.com, poderia configurar um redireccionamento junto da sua entidade de registo de domínios para redirecionar o tráfego para http://www.contoso.com.

     Nota    Nem todas as entidades de registo de domínios fornecem serviços de redireccionamento.

  • Alterar a opção de domínio na página de administração de domínios do Office 365    Ao inscrever-se nos serviços no Office 365, terá a possibilidade de especificar o(s) nome(s) de domínio que pretende utilizar para os serviços adquiridos. Para utilizar o seu próprio nome de domínio com o SharePoint Online, necessita de especificar no Office 365 que tenciona utilizar o nome de domínio com o SharePoint Online em vez de outro serviço. Quando configura o site público no SharePoint Online, terá a oportunidade de escolher o nome de domínio especificado na página de administração do Office 365.
  • Adicionar um registo CNAME para o nome de domínio    Recomendamos que obtenha as informações CNAME do seu site público no SharePoint Online e que configure um registo CNAME na entidade de registo de domínios antes de criar o seu Web site. Este procedimento tem de ser efetuado antes de o site poder ser disponibilizado aos visitantes. O registo antecipado de CNAME irá permitir o início da propagação antes mesmo de necessitar que o site esteja disponível ao público.

Obtenha mais informações sobre a configuração do seu site público e a criação do registo CNAME no artigo Configurar um Web site público.

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Planear perfis de utilizador

Antes de personalizar os sites e o conteúdo de uma organização, deverá planear a forma como a sua organização irá utilizar e gerir os perfis de utilizador. No SharePoint Online, as informações sobre os utilizadores numa organização são armazenadas em perfis de utilizador. O SharePoint Online recebe informações de perfil a partir do serviço de diretório do Office 365 durante a sincronização unidirecional agendada regularmente. Os utilizadores também podem editar os perfis correspondentes manualmente, regra geral através da página O Meu Perfil dos mesmos.

Os perfis de utilizador identificam ligações entre utilizadores como, por exemplo, gestores comuns, grupos de trabalho, associação a grupos e sites. Os perfis de utilizador também contêm informações sobre os interesses dos utilizadores e ajudam os utilizadores a localizar especialistas para uma área em particular utilizando a funcionalidade Pesquisa de Pessoas.

Os perfis de utilizador são mais do que meros agrupamentos de propriedades importadas e personalizadas sobre utilizadores de uma organização. As propriedades também são utilizadas para apresentar informações sobre as relações de cada utilizador com outros utilizadores de uma organização. Estas relações podem promover uma colaboração mais eficiente com os colegas e entre equipas. É possível utilizar subtipos de perfil para criar um conjunto de propriedades diferente para um conjunto de utilizadores diferente. Por exemplo, pode criar um subtipo que categoriza um utilizador como sendo um interno ou um empregado a tempo inteiro.

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Planear propriedades de perfil de utilizador

Aquando do planeamento de perfis de utilizador, há que determinar as informações sobre os utilizadores necessárias. Estas informações serão armazenadas nas propriedades de perfil de utilizador. As definições de privacidade e política de uma organização regem o tipo de informações de perfil que podem ser vistas por um utilizador. O proprietário das informações determina as definições de privacidade ao passo que a organização determina as definições de política.

Quando planear perfis de utilizador, deverá ter em consideração diversos fatores:

  • As propriedades predefinidas satisfazem as suas necessidades ou necessita de criar propriedades novas? Tem de determinar as propriedades que irá utilizar para os perfis de utilizador principais com base nas que são relevantes para toda a organização. As propriedades são importantes para a localização de utilizadores, para a criação de audiências a utilizar ao filtrar conteúdos e para o estabelecimento de relações entre colegas e grupos de trabalho.
  • Quais são as áreas da sua organização que necessitam de subtipos de perfil de utilizador diferentes? Por exemplo, necessita de criar subtipos de perfil de utilizador para empregados a tempo inteiro, empregados em part-time e internos?

Propriedades de perfil de utilizador predefinidas    O SharePoint Online fornece um conjunto de propriedades de perfil de utilizador predefinidas. Deve rever estas propriedades e as políticas que lhes são aplicáveis antes de decidir as alterações que têm de ser efetuadas, quais as propriedades a manter ou a remover e quais as propriedades adicionais a criar. Algumas destas propriedades de perfil de utilizador podem ser indexadas pela Pesquisa de Pessoas ao passo que outras podem ser replicadas para todas as coleções de sites.

Propriedades de perfil adicionais    As propriedades de perfil de utilizador predefinidas podem ser complementadas com propriedades adicionais que controlam informações-chave que, de outra forma, não estão disponíveis. Estas propriedades podem ser, por exemplo, números inteiros, cadeias de carateres, conjuntos de termos, entre outros. Por exemplo, pode criar uma propriedade de perfil denominada “passatempo favorito” e associá-la a um conjunto de termos designado por “passatempos” do Serviço de Metadados Geridos. Em seguida, os utilizadores que atualizarem os perfis correspondentes poderão selecionar um dos termos no conjunto de termos “passatempos” como o valor para o passatempo favorito deles. Para mais informações sobre conjuntos de termos e o Serviço de Metadados Geridos, consulte o tópico sobre Planear a utilização de metadados geridos posteriormente neste artigo.

Deve planear a adição de propriedades ao nível do Serviço de Perfis de Utilizador ou da coleção de sites em função das necessidades de negócio identificadas no planeamento inicial. Muitas vezes, é possível dar resposta a necessidades de negócio fundamentais mediante a criação de novas propriedades que associam os utilizadores a processos de negócio importantes. Em seguida, o processo de pesquisa pode utilizar estas propriedades para localizar utilizadores, ou as funcionalidades de personalização podem utilizar as propriedades para filtrar conteúdos para os utilizadores. As propriedades não precisam de estar visíveis nos perfis públicos ou em Os Meus Sites; além disso, as propriedades podem ser úteis para fins de pesquisa ou personalização sem que sejam apresentadas nos perfis públicos ou em Os Meus Sites.

Para limitar o âmbito do planeamento, centre a sua atenção na adição de propriedades que viabilizem cenários ou necessidades de negócio fundamentais para cada coleção de sites. Se uma propriedade relevante não visar cenários específicos, aguarde até que seja identificada uma necessidade específica no decorrer de operações normais em vez de planear a adição da propriedade pelo simples facto de pensar que irá necessitar dela. É muito possível que nem sequer venha a necessitar de adicionar muitas propriedades novas. No entanto, convém sempre ponderar esta questão na eventualidade de detetar necessidades evidentes.

Associações e colegas    As relações entre os diferentes utilizadores numa organização são apresentadas na página de perfil público de cada utilizador. As relações incluem associações a sites (uma vista global de todas as associações para cada utilizador) e colegas. No SharePoint Online, os perfis de utilizador contêm informações sobre associações a sites dos utilizadores apenas se estes pertencerem ao grupo de associações predefinido de um site.

Os colegas podem incluir os associados imediatos de cada utilizador como, por exemplo, o gestor, pares e subordinados diretos de um utilizador. As organizações com relações-chave comuns entre grupos de utilizadores, gestores e outros utilizadores poderão achar conveniente a adição de pessoas às listas de Colegas de determinados grupos.

Para mais informações sobre a gestão de perfis de utilizador, consulte os tópicos Gerir perfis de utilizador e Adicionar, editar ou eliminar propriedades de um perfil de utilizador ou perfil de organização.

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Planear políticas de perfil de utilizador

As políticas são conjuntos de regras que os administradores atribuem aos utilizadores ou grupos de utilizadores. Estas regras permitem que os administradores especifiquem as definições de privacidade associadas a uma propriedade de perfil específica e, por isso, as políticas determinam as informações que os utilizadores podem ver nos perfis uns dos outros. As políticas também permitem que os administradores definam se um dado utilizador pode substituir as definições de privacidade predefinidas.

Para dar início ao planeamento de políticas, avalie a visibilidade atual das informações sobre os utilizadores na organização. Algumas das informações sobre utilizadores individuais devem permanecer privadas. Outras podem e devem ser partilhadas livremente com outros utilizadores de modo a incentivar a colaboração. As políticas com um menor nível de restrição permitem que um maior número de utilizadores vejam os perfis públicos de forma mais frequente, o que afeta a frequência com que necessita de atualizar os perfis de utilizador. Nas organizações com um grande número de utilizadores, esta atualização frequente pode afetar o desempenho e o planeamento de capacidade.

O SharePoint Online fornece um conjunto de políticas configuráveis destinadas a ajudar os administradores a disponibilizar as informações apropriadas para fazer face às necessidades da organização. As organizações também podem criar e implementar funcionalidades de política personalizadas para dar resposta a necessidades específicas. Deve rever as necessidades de colaboração em toda a organização antes de desenvolver um plano para implementar a melhor combinação de políticas.

As questões que se seguem podem ajudá-lo a determinar quais são as políticas apropriadas para a sua organização:

  • Quais são as propriedades que devem ser obrigatórias?    Algumas propriedades — como, por exemplo, nome de conta, nome preferencial, número de telefone do trabalho, departamento, cargo e endereço de correio eletrónico do trabalho — são obrigatórias por predefinição e não podem ser substituídas ou alteradas pelos utilizadores. Na maior parte das organizações, estas propriedades constituem meios fundamentais para promover a colaboração e desenvolver relações em toda a organização. O SharePoint Online também utiliza muitas destas propriedades para ativar outras funcionalidades, tais como colegas e audiências.
  • Quais são as propriedades que devem ficar à vista de todos?    Por predefinição, algumas propriedades podem ser vistas por todos os utilizadores, porém, as informações confidenciais podem ser configuradas de modo a terem uma visibilidade limitada. Por exemplo, uma empresa que tenha vários empregados em campo pode decidir que é importante que as informações de telemóvel estejam à vista de todos. Outras organizações podem optar por manter confidenciais todos os números de telefone particulares.
  • Quais são as propriedades que podem ser alteradas pelos utilizadores?    Algumas propriedades podem ser disponibilizadas sem exigir que os utilizadores forneçam informações ou permitam a execução de uma determinada ação. Por exemplo, alguns utilizadores podem não desejar o povoamento automático de listas de colegas. Por sua vez, outros utilizadores podem querer alterar a definição de visibilidade predefinida de uma propriedade.

Quando planear a definição de política para uma propriedade, tenha em atenção os seguintes fatores:

Condição Desativar a propriedade Tornar a propriedade opcional Tornar a propriedade obrigatória
A propriedade é utilizada por funcionalidades de utilizador determinantes. X
A propriedade está associada a dados de negócio cruciais para as aplicações. X
A propriedade é utilizada quando são criadas audiências. X
Os administradores do SharePoint Online esperam valores consistentes e expressivos para a propriedade. X
A propriedade será utilizada muito raramente. X

A propriedade irá desviar a atenção de propriedades mais importantes.

Nota: pode alterar as definições de visualização das propriedades para as ocultar de utilizadores com capacidade para ver perfis públicos, a página Editar Detalhes ou a Peça Web Os Meus Colegas.

X
Se optar por fornecer valores predefinidos para as propriedades, mas ainda assim quiser que os utilizadores estejam aptos a remover as informações, ou se quiser permitir que cada utilizador forneça o valor relevante para a propriedade. X

Quando planear as definições de visibilidade predefinidas para as políticas de uma organização, tenha em linha de conta os seguintes fatores:

Condição Ação
Pretende utilizar a propriedade na pesquisa de modo a permitir a localização de utilizadores através de pesquisas baseadas na propriedade.

Definir a política de acesso predefinida para Todos.

Nota: as propriedades que tiverem um acesso mais restritivo não serão utilizadas pela pesquisa.

A propriedade é útil para os vários grupos de trabalho e outras divisões da sua organização e não contém informações confidenciais. Tornar a propriedade visível a todos.
A propriedade é sobretudo útil para fins de colaboração no seio de um grupo de trabalho imediato ou com um grupo específico de colegas selecionados individualmente. Tornar a propriedade visível apenas aos colegas.
O teor da propriedade é privado ou confidencial.

Tornar a propriedade visível apenas ao gestor imediato ou, em alguns casos, apenas a um utilizador específico.

Importante: o conceito de informação privada pode variar de organização para organização e até mesmo de região para região. Se a sua organização tiver sites em muitos países ou regiões, deverá familiarizar-se com as leis e normas de privacidade de todos eles.

Para mais informações sobre a gestão de políticas de perfil de utilizador, consulte o tópico Gerir perfis de utilizador.

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Planear audiências e filtragem de conteúdos

As audiências fazem parte do serviço de Perfis de Utilizador que permite às organizações filtrar conteúdos para utilizadores com base na função ou tarefa correspondente. As audiências podem ser definidas por um ou uma combinação dos seguintes itens: associação numa lista de distribuição ou grupo de segurança do Windows, localização numa estrutura de reporte organizacional ou por propriedades públicas em perfis de utilizador. Também é possível filtrar conteúdos utilizando grupos SharePoint para filtrar conteúdos em Peças Web.

Também deve levar em linha de conta que as informações de audiências são compiladas numa agenda não controlada através do SharePoint Online. Isto significa que as informações poderão não estar sempre atualizadas.

Planear audiências principais    Ao planear audiências durante a implementação inicial, o objetivo é encontrar o conjunto de audiências principais mais pequeno possível com base nas necessidades de conteúdo da organização, na arquitetura de informações do site e coleções de sites e nos utilizadores associados a cada coleção de sites. Recomendamos o seguinte processo no planeamento de audiências durante a configuração do site inicial:

  1. Registar o objetivo central de cada coleção de sites e site.
  2. Determinar o menor número de audiências que permite filtrar conteúdos conforme necessário.
  3. Registar todos os grupos SharePoint existentes e mapeá-los para as necessidades das audiências.
  4. Identificar audiências adicionais que é necessário definir.
  5. Identificar grupos SharePoint adicionais que é necessário definir.

No final do processo de planeamento de audiências, deverá ter uma lista de audiências que satisfaça as necessidades dos grupos de utilizadores que estão a utilizar cada coleção de sites.

Planear o modo de filtragem de conteúdos para audiências    Para utilizar audiências para filtrar conteúdos, o Administrador do SharePoint Online e os administradores de sites têm de decidir que elementos de site serão utilizados em cada site. É necessário que o Administrador do SharePoint Online e os administradores de sites trabalhem em estreita colaboração para garantir que proporcionam uma experiência consistente às audiências nos sites e coleções de sites.

Uma vez definidas, é possível utilizar as audiências para filtrar conteúdos de várias formas. Por exemplo, para aplicações cliente do Microsoft Office 2010, o Administrador do SharePoint Online pode definir as hiperligações apresentadas nas localizações do SharePoint, bem como definir as audiências para as quais cada hiperligação está visível. Nos Web sites do tipo O Meu Site, o Administrador do SharePoint Online pode definir audiências para as hiperligações de navegação de O Meu Site apresentadas na barra de hiperligações superior. Num ambiente em que existam audiências configuradas, os administradores de sites podem utilizar Peças Web para filtrar conteúdos por audiência.

Também é possível efetuar a filtragem para aplicações cliente do Office, hiperligações de sites de personalização (hiperligações de navegação de O Meu Site), localizações do anfitrião de O Meu Site fidedignas e Peças Web.

Para mais informações sobre a gestão de audiências, consulte o tópico Gerir audiências.

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Planear etiquetas de rede social

As etiquetas de rede social assumem a forma de notas e etiquetas no SharePoint Online. As pessoas podem aplicar etiquetas a documentos e páginas que pretendam controlar facilmente ou que considerem poder ser do interesse de terceiros. As notas para outras pessoas podem ajudar a incentivar o diálogo informal e a promover a interação entre os utilizadores.

As etiquetas são organizadas numa "nuvem de etiquetas" apresentada no separador Etiquetas e Notas da página O Meu Perfil de um utilizador. As etiquetas utilizadas com maior frequência aparecem maiores do que as restantes etiquetas. É possível navegar e filtrar as etiquetas de diferentes formas.

Nuvem de etiquetas

As etiquetas e notas também surgem como atividades na página O Meu Perfil de um utilizador e as atividades surgem nas páginas Newsfeed das outras pessoas. Para mais informações sobre como utilizar etiquetas e notas, bem como as vantagens da sua utilização, consulte Vídeo: Utilizar etiquetas e notas para partilhar informações com colegas ou Utilizar etiquetas e notas para partilhar informações com colegas.

Funcionalidades que ajudam a salvaguardar informações pessoais e confidenciais

No SharePoint Online, as etiquetas de rede social incluem as funcionalidades seguintes que podem ajudar os seus utilizadores a controlar as informações que partilham, de modo a que não partilhem inadvertidamente informações pessoais ou confidenciais.

  • Etiquetas privadas Um utilizador que adiciona uma etiqueta a uma página Web pode indicar que a etiqueta é privada. Os outros utilizadores não se apercebem de que a etiqueta foi adicionada à página Web e não veem a etiqueta na nuvem de etiquetas do utilizador, a menos que o utilizador que adicionou a etiqueta também tenha aplicado a mesma etiqueta a outra página Web sem a etiquetar como privada.
  • Controlo de classificações O controlo de classificações apresenta apenas a classificação agregada que um item recebeu. Não mostra que utilizadores classificaram o item nem as classificações individuais fornecidas.
  • Limitação por motivos de segurança A adição de uma etiqueta, nota ou classificação a uma página Web cria uma atividade. Antes de o SharePoint Online apresentar uma atividade, utiliza um componente designado por dispositivo de limitação por motivos de segurança para determinar se o utilizador atual tem permissão para ver a página Web à qual a atividade se aplica. Se o utilizador não tiver permissão para ver a página Web, o SharePoint Online não apresenta a atividade. Pode atualizar as definições de limitação por motivos de segurança com base nas necessidades da sua organização. Por exemplo, pode restringir a limitação por motivos de segurança à verificação de hiperligações para um ou mais sites especificados. Também pode desativar a limitação por motivos de segurança. Para obter informações e os passos para gerir opções de limitação por motivos de segurança, consulte o tópico Gerir definições de O Meu Site.

Como são apresentadas as informações de etiquetas de rede social

Um utilizador pode ver as informações de etiquetas de rede social das seguintes formas:

  • Páginas O Meu Perfil e O Meu Newsfeed O conteúdo apresentado nas páginas O Meu Perfil e O Meu Newsfeed está limitado por motivos de segurança de acordo com o utilizador que está a ver a página. Por conseguinte, pode ver todas as informações na sua própria página O Meu Perfil, mas ao consultar a sua página O Meu Newsfeed ou a página de perfil de outra pessoa, só verá as informações que tem permissão para visualizar.
  • A Seguir Ao seguir uma etiqueta, é notificado sempre que alguém adiciona a etiqueta a uma página Web. Estas notificações estão limitadas por motivos de segurança. O facto de estar a seguir uma etiqueta é público. Quando alguém se torna seu colega, é notificado sempre que essa pessoa adiciona uma etiqueta, nota ou classificação a uma página Web.
  • Páginas Web Quando adiciona uma etiqueta ou nota a uma página Web, pode ver as etiquetas e notas adicionadas pelos outros utilizadores à página Web. Pode ver todas as notas, mas, relativamente às etiquetas, só pode ver as que são públicas.

Recomendações para etiquetas de rede social

Além de utilizar as funcionalidades de privacidade e segurança incluídas no SharePoint Online, considere efetuar os passos seguintes:

  • Informar os utilizadores sobre os aspetos da atividade de etiquetas de rede social deles que são públicos e os que são privados.
  • Antes de implementar código personalizado, certifique-se de que as informações apresentadas pelo código cumprem as normas de segurança e privacidade da sua organização.
  • Quando as permissões necessárias para aceder a um Web site forem alteradas, faça com que o serviço de pesquisa volte a pesquisar o Web site.

Para informações sobre a gestão de funcionalidades sociais incluindo etiquetagem, consulte os tópicos Gerir funcionalidades pessoais e sociais ou Ativar ou desativar Etiquetas de Rede Social e Áreas de Notas para um utilizador ou grupo.

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Planear Os Meus Sites

Os Meus Sites são sites pessoais que fornecem um conjunto diversificado de funcionalidades de rede social e colaboração a cada membro da sua organização. Os Meus Sites fornecem aos utilizadores uma localização central onde podem armazenar, partilhar e controlar as informações que mais lhes interessam. Cada utilizador pode utilizar um O Meu Site para identificar outros utilizadores, áreas de conhecimento, projetos e relações de negócio entre eles. Cada utilizador pode ver O Meu Site correspondente clicando no nome de utilizador equivalente no canto superior direito de qualquer página e, em seguida, clicando em O Meu Site.

Os Meus Sites permitem aos utilizadores partilhar facilmente informações sobre si mesmos e sobre o trabalho deles. Esta partilha de informações incentiva a colaboração, desenvolve e promove conhecimentos especializados e filtra conteúdo relevante para as pessoas que o pretendem ver. Pode personalizar o conteúdo para cada utilizador em qualquer organização, bem como possibilitar aos administradores a definição de políticas que visam proteger a privacidade.

Embora uma organização possa personalizar sites do tipo Os Meus Sites, por predefinição, estes sites estão organizados em três secções distintas:

  • O Meu Newsfeed    é a página predefinida quando um utilizador acede ao site do tipo O Meu Site correspondente. Esta página apresenta um feed de atividades recentes relacionadas com os colegas e interesses especificados de um utilizador. Os utilizadores podem personalizar os newsfeeds correspondentes adicionando ou removendo os colegas em que estão interessados, especificando interesses e configurando o tipo de atividades que pretendem acompanhar, como, por exemplo, quando um colega etiquetar informações sobre um interesse partilhado.
  • O Meu Conteúdo    é uma página de Peças Web que apresenta o conteúdo armazenado por um utilizador em O Meu Site. Por predefinição, a página O Meu Conteúdo apresenta um painel de navegação à esquerda com hiperligações para as bibliotecas de documentos e bibliotecas de imagens do utilizador. A página de Peças Web contém as Peças Web Documentos Partilhados, Documentos Pessoais e Publicações no Blogue Recentes. Um utilizador pode personalizar a página O Meu Conteúdo adicionando ou removendo Peças Web em zonas da página.
  • O Meu Perfil    apresenta a página de perfil do utilizador às outras pessoas da organização, na qual os utilizadores podem partilhar conhecimentos especializados, imagens do perfil, entre outros. Embora as páginas O Meu Newsfeed e O Meu Conteúdo só estejam disponíveis para o utilizador, a página O Meu Perfil é apresentada ao utilizador e às outras pessoas da organização quando acedem ao site do tipo O Meu Site do utilizador.

Para planear eficazmente sites do tipo Os Meus Sites, tem de determinar o seguinte:

  • As informações de perfil de utilizador que pretende disponibilizar aos utilizadores, tal como debatido anteriormente
  • As políticas que irão ser aplicadas para ver informações de perfil de utilizador no perfil público, também debatido anteriormente
  • Os utilizadores que pretende que tenham um O Meu Site e as permissões apropriadas para esses utilizadores
  • As funcionalidades de O Meu Site que pretende ativar

As secções que se seguem debatem os passos que o ajudam a planear sites do tipo Os Meus Sites.

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Determinar utilizadores e permissões de utilizador

Além de planear quem são os utilizadores de uma organização que irão ter um O Meu Site, também tem planear as funcionalidades de O Meu Site que irão ser disponibilizadas a cada utilizador. Questões a levar em consideração incluem o seguinte:

  • Quem pode criar sites do tipo Os Meus Sites?
  • Quem pode criar notas e etiquetas de rede social?
  • Quem pode adicionar colegas?

Recomendamos que utilize grupos de segurança para gerir permissões. A tabela que se segue fornece linhas de orientação para configurar permissões para funcionalidades sociais:

Permissão Linhas de Orientação
Criar Site Pessoal Por predefinição, todos os utilizadores autenticados podem criar um Web site do tipo O Meu Site. Certifique-se de que pretende que a predefinição seja aplicada à organização. Em alternativa, pode utilizar um ou mais grupos de segurança para conceder a permissão Criar Site Pessoal a um subconjunto de utilizadores numa organização.
Utilizar Funcionalidades Sociais Por predefinição, todos os utilizadores autenticados podem adicionar classificações e etiquetas de rede social a documentos, a outros itens do SharePoint Online e a outros itens, tais como páginas Web externas e mensagens no blogue. Os utilizadores também podem deixar notas improvisadas em páginas de perfil de um Web site do tipo O Meu Site ou qualquer página do SharePoint Online. Em alternativa, pode utilizar um ou mais grupos de segurança para conceder a permissão Utilizar Funcionalidades Sociais a um subconjunto de utilizadores numa organização.
Utilizar Funcionalidades Pessoais Por predefinição, todos os utilizadores autenticados podem editar os perfis correspondentes, adicionar ou editar colegas e adicionar ou editar associações. Em alternativa, pode utilizar um ou mais grupos de segurança para conceder a permissão Utilizar Funcionalidades Pessoais a um subconjunto de utilizadores numa organização.

Para mais informações sobre a gestão de funcionalidades sociais, consulte o tópico Gerir funcionalidades pessoais e sociais.

Planear funcionalidades de Os Meus Sites

As funcionalidade de O Meu Site que implicam uma atenção especial incluem o seguinte:

  • Feed de Notícias    Por predefinição, a funcionalidade de feed de notícias está desativada, o que significa que terá de ser ativada para que os utilizadores possam acompanhar as atividades dos colegas na página do feed de notícias de Os Meus Sites correspondente. Os utilizadores só podem ver as atividades do feed de notícias para as quais têm permissão. Quando planear Os Meus Sites, deve ter em atenção as implicações ao nível da privacidade desta funcionalidade e fornecer mitigações baseadas nos seus requisitos.
  • Ferramenta de notas e etiquetas    A ferramenta de notas e etiquetas pode ser ativada ou desativada no Centro de Administração do SharePoint Online utilizando a permissão Utilizar Funcionalidades Sociais. Esta definição aplica-se a todos os utilizadores que tiverem a permissão Utilizar Funcionalidades Sociais. Os utilizadores também podem adicionar etiquetas ou notas a conteúdo externo ao SharePoint Online utilizando a ferramenta bookmarklet.
  • Browser da organização    O browser da organização está ativado por predefinição. As informações da organização são importadas a partir do serviço de diretório do Office 365. Os utilizadores finais têm de ter o Microsoft Silverlight instalado nas estações de trabalho correspondentes para verem o browser da organização. Não é possível desativar o browser da organização, mas pode impedir que os utilizadores o vejam eliminando o nó da organização a partir da Iniciação Rápida ou removendo a Peça Web da página.

Quando planear Os Meus Sites, tem de considerar tanto os benefícios como as consequências decorrentes da utilização destas funcionalidades.

Para mais informações sobre a gestão de Os Meus Sites, consulte o tópico Gerir definições de O Meu Site. Obtenha mais informações sobre a gestão de utilizadores e permissões de utilizador no tópico Passo 2: planear sites e gerir utilizadores e nos artigos sobre Gestão de permissões  na Ajuda do SharePoint Online.

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Planear o InfoPath Forms Services

O InfoPath Forms Services no Microsoft SharePoint Online permite a composição de formulários no browser. Está disponível como uma funcionalidade para empresas (Enterprise) do SharePoint Online. Os Administradores do SharePoint Online configuram as definições para o InfoPath Forms Services na Home Page do Centro de Administração do SharePoint Online.

Todos os processos de negócio envolvem recolher dados de algum tipo, sendo que o sucesso de qualquer processo de negócio se baseia na qualidade e integridade desses dados. A utilização de formulários do InfoPath nas soluções do SharePoint permite garantir que só são recolhidos dados válidos de boa qualidade. O InfoPath 2010 alcança este objetivo ao permitir a uniformização, personalização e otimização do processo de recolha de dados sem precisar de escrever qualquer tipo de código.

Seguem-se algumas das funcionalidades-chave fornecidas pelo InfoPath para assegurar a integridade dos dados:

  • Validação de dados personalizados    Assegura que os utilizadores não podem submeter formulários que contêm dados inválidos.
  • Esquema personalizado    A utilização de múltiplas vistas permite simplificar a experiência de preenchimento de formulários dividindo os formulários em várias páginas ou criando vistas separadas que são otimizadas para tarefas ou utilizadores específicos. A formatação condicional permite-lhe otimizar a experiência de preenchimento de formulários. Por exemplo, pode mostrar ou ocultar campos no formulário com base em valores introduzidos pelos utilizadores.
  • Ligações de dados    a outras origens como, por exemplo, listas do SharePoint ou serviços Web, que permitem incluir dados contextuais de suporte nos seus formulários.

 Nota    O InfoPath Forms Services acede a origens de dados externas utilizando uma identidade do Windows delegada. Consequentemente, as origens de dados externas têm de residir na mesma coleção de sites ou estar disponíveis para utilizadores anónimos. Se este não for o caso, a autenticação junto das origens de dados externas não será bem sucedida.

Não é necessário código para implementar as funcionalidades mencionadas acima. No entanto, é possível escrever código gerido utilizando o Visual Studio Tools for Applications (VSTA) para adicionar funcionalidade avançada suplementar aos seus formulários.

Implementar formulários

A publicação de opções para formulários da biblioteca de formulários depende do facto de o modelo de formulário conter código gerido, das permissões do designer de formulários e das definições do InfoPath Forms Services.

 Nota    Tem de utilizar o Microsoft Office InfoPath 2010 para publicar formulários no SharePoint Online. Não pode publicar modelos de formulário no SharePoint Online a partir do InfoPath 2007 ou de versões anteriores.

Publicar formulários de browser sem código    Os formulários de browser que não contêm código gerido podem ser publicados diretamente no SharePoint Online por qualquer designer de formulários com o nível de permissões Estruturar. Os designers de formulários publicam modelos de formulário utilizando o InfoPath Designer.

Os Administradores do SharePoint Online podem restringir a capacidade de publicar formulários de browser no SharePoint Online desativando a publicação de modelos de formulário de utilizador preparados para browser na página de opções de configuração do InfoPath Forms Services na Administração do SharePoint Online. Esta opção aplica-se a formulários da biblioteca de formulários apenas, além de permitir às organizações que pretendem um controlo mais centralizado dos modelos de formulário exigir a aprovação do administrador antes de se proceder à publicação de formulários de browser no SharePoint Online. Esta opção não impede a publicação de formulários do Filler apenas no SharePoint Online por parte dos utilizadores. Estes formulários só podem ser preenchidos utilizando o InfoPath Filler.

Publicar formulários de browser com código    Os designers de formulários podem adicionar código gerido aos formulários correspondentes utilizando o Visual Studio Tools for Applications (VSTA). O VSTA é um componente de instalação opcional disponível na Configuração do InfoPath 2010.

Os administradores de coleções de sites podem publicar modelos de formulário com código em bibliotecas de formulários como soluções em sandbox, caso o Serviço de Código em Sandbox do Microsoft SharePoint Foundation se encontre em execução na coleção de sites. Tal permite a um designer de formulários que seja um administrador de coleções de sites publicar formulários sem exigir a aprovação do Administrador do SharePoint Online. As soluções em sandbox serão executadas num ambiente com acesso a um subconjunto do modelo de objeto de servidor.

Não possível publicar no SharePoint Online modelos de formulário com código que exija confiança completa para fins de execução.

Preencher formulários

Uma vez concluída a publicação de um modelo de formulário, os utilizadores podem começar a preencher formulários baseados nesse modelo de formulário.

Existem dois ambientes principais de preenchimento de formulários, o browser e o InfoPath Filler. É possível preencher qualquer tipo de formulário no InfoPath Filler. Em contrapartida, só é possível preencher formulários preparados para browser num browser.

Os Administradores do SharePoint Online podem desativar a composição de formulários no browser configurando definições na página de configuração do InfoPath Forms Services. Este princípio aplica-se apenas a modelos de formulário de utilizador que tenham sido publicados em bibliotecas de formulário e não a modelos de formulário aprovados pelo administrador ou modelos de formulário publicados em listas. Se a composição de formulários de browser estiver desativada, os formulários serão abertos no InfoPath Filler caso o InfoPath se encontre instalado no computador do utilizador.

Os formulários de lista do SharePoint podem ser preenchidos offline utilizando o SharePoint Workspace. Os formulários da biblioteca de formulários podem ser preenchidos offline utilizando o InfoPath Filler.

Os formulários de browser do InfoPath também podem ser alojados em páginas Web utilizando a Peça Web Formulário do InfoPath.

Para mais informações sobre a configuração do InfoPath Forms Services, consulte o tópico Configurar o InfoPath Forms Services.

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Planear o uso de Serviços de Conetividade Empresarial

Nem sempre os dados de que necessita ou com os quais pretende trabalhar se encontram armazenados nas bases de dados do SharePoint. Outras aplicações externas podem conter informações importantes para a sua empresa. Os Serviços de Conetividade Empresarial (BCS) foram criados para o ajudar a integrar estes sistemas externos no fluxo de dados do SharePoint como listas externas. Para os utilizadores do SharePoint, os dados destes sistemas externos podem ser lidos e alterados numa página Web, como qualquer outra lista.

Pode utilizar os Serviços de Conetividade Empresarial para importar dados para o seu site do SharePoint Online a partir da seguinte origem:

  • Serviços Web do Microsoft Windows Communication Foundation (também conhecido como WCF)

 Nota    A importação de dados de outros sistemas externos pode requerer passos intermédios sob a forma de um serviço Web do WCF com código personalizado. No entanto, algumas empresas publicam WCFs para utilizações mais amplas.

Observemos os passos com mais atenção.

Criar uma Aplicação de Destino utilizando o Serviço de Arquivo Seguro

Em primeiro lugar, tem de criar uma Aplicação de Destino porque a implementação dos BCS no SharePoint Online utiliza a tecnologia de Arquivo Seguro. Considere este passo como a criação de um meio através do qual pode mapear um grupo de contas que o SharePoint reconhece e em que confia para uma conta que os Serviços WCF reconhecem e em que confiam.

O principal motivo para a criação de uma ligação de Arquivo Seguro é o facto de as credenciais utilizadas para aceder ao sistema externo serem diferentes das credenciais usadas para aceder ao SharePoint Online. O Arquivo Seguro faz a ligação entre os dois sistemas (SPO e sistema externo) armazenando o nome de utilizador e palavra-passe adequados para o sistema externo e permitindo aos membros de um grupo designado no SharePoint Online usar as credenciais armazenadas. Isto irá permitir que um dado grupo de utilizadores do SharePoint Online aceda aos dados no sistema externo.

O Arquivo Seguro resolve também potenciais problemas de salto duplo da autenticação porque, depois de iniciar sessão, o SharePoint Online irá obter informações a partir do sistema de dados externo em seu nome. O Arquivo Seguro pode eliminar a necessidade de formas de autenticação mais complexas.

 Nota    O salto duplo ocorre quando um utilizador introduz credenciais num computador e faz a autenticação com essas credenciais, mas depois precisa de obter informação a partir de outro computador onde, para ter acesso aos dados, as suas credenciais têm de ser introduzidas e validadas novamente. O SharePoint Online consegue resolver este problema de segurança utilizando o Arquivo Seguro para introduzir credenciais para um sistema de dados externo.

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Criar um Tipo de Conteúdo Externo e uma Lista Externa

Pode utilizar o SharePoint Designer para criar o Tipo de Conteúdo Externo e Lista Externa que utiliza para apresentar dados externos. Considere o Tipo de Conteúdo Externo como uma ligação a dados externos que é definida pelo tipo de conteúdo que pretende apresentar. Por exemplo, para ligar um serviço do WCF é necessário um Tipo de Conteúdo Externo do WCF. Ao configurar este Tipo de Conteúdo Externo, poderá definir o tipo de ações que os utilizadores podem executar com os dados. Por exemplo: podem ler e escrever, ou apenas ler?

Depois de configurar o Tipo de Conteúdo Externo, pode também utilizar o SharePoint Designer 2010 para criar uma lista que apresenta os dados externos ou pode criar uma lista externa dentro de um Site de Equipa do SharePoint Online. Esta lista expõe os dados no seu site Web para os utilizadores do site, que podem criar gráficos ou folhas de cálculo no Microsoft Office Word ou Excel utilizando a lista. Isto também significa que os Dados Externos de que necessita podem ser apresentados aos utilizadores que precisam de utilizar os mesmos através do SharePoint Online. Por exemplo, se o seu Tipo de Conteúdo Externo do WCF inclui dados sobre Encomendas de Clientes, os BCS permitem-lhe apresentar esses dados num site seguro como uma lista. Os utilizadores do site podem atualizar a lista das Encomendas de Clientes no site do SharePoint Online, diretamente a partir do browser.

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Permissões do Tipo de Conteúdo Externo

Ao configurar permissões para o novo Tipo de Conteúdo Externo na Administração do SharePoint Online, lembre-se de que pelo menos uma conta ou grupo tem de ter o direito de Definir Permissões. Sem a capacidade de definir permissões para utilizadores ou grupos, a ligação dos BCS torna-se impossível de gerir, porque não é concedido acesso a nenhum utilizador por predefinição e, depois de introduzir manualmente um utilizador ou um grupo, a interface impõe a atribuição atempada do direito de Definir Permissões como uma medida contra falhas.

Normalmente, ao configurar as permissões específicas dos Tipos de Conteúdo Externo pela primeira vez, é concedido o direito de Definir Permissões, ou mesmo todos os direitos disponíveis, ao Administrador do SharePoint Online ou aos Grupos especificados para gerir o BCS. As permissões disponíveis são:

  • Editar
  • Executar
  • Selecionável em Clientes
  • Definir Permissões

Destas, Editar é uma permissão que deve ser reservada e concedida apenas aos utilizadores especificamente selecionados para gerir os BCS ou que tenham um nível de acesso de Administrador do SharePoint Online. Tenha também em atenção que o direito de Definir Permissões irá permitir ao utilizador conceder o direito de Editar a outros utilizadores. Considere este aspeto como parte da segurança ao planear quais os utilizadores que terão acesso à configuração dos BCS.

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Planear o uso do Serviço de Arquivo Seguro

Qual é o objetivo do Serviço de Arquivo Seguro? Este serviço do SharePoint facilita o acesso aos dados das aplicações empresariais externas. Para compreender por que motivo o Serviço de Arquivo Seguro oferece este benefício, é importante saber que o nome de utilizador e a palavra-passe utilizados para aceder a arquivos de dados externos podem não ser os mesmos do que o nome de utilizador e palavra-passe usados para aceder ao SharePoint Online. Quando um utilizador acede a uma página do SharePoint Online que apresenta informações de um sistema de dados externo, o SharePoint tem de efetuar um pedido em separado para obter as informações do sistema de dados externo. Para que esse pedido seja bem-sucedido, necessita de credenciais que o sistema de dados externo reconhece. Só então é que o SharePoint pode apresentar a informação do sistema de dados externo na página. O Serviço de Arquivo Seguro armazena as credenciais do sistema de dados externo por este motivo.

O Serviço de Arquivo Seguro foi concebido para criar um mapeamento em segundo plano entre um grupo de utilizadores no SharePoint e um único utilizador reconhecido pelo sistema de dados externo. Quando o Serviço de Arquivo Seguro está corretamente configurado, ocorre o seguinte:

  • Um utilizador efetua a autenticação através dos Serviços de Informação Internet (a tecnologia de servidor Web que serve de base às tecnologias do SharePoint) para o SharePoint Online através de credenciais válidas.
  • Dentro do SharePoint Online, o Serviço de Arquivo Seguro utiliza credenciais mapeadas reconhecidas pela aplicação empresarial externa para compor quaisquer dados externos necessários no site para o utilizador autenticado.

Outra vantagem do Serviço de Arquivo Seguro é o facto de eliminar pedidos de autenticação aos utilizadores. Quando os utilizadores navegam até às páginas do SharePoint Online que acedem a sistemas de dados externos, o Serviço de Arquivo Seguro está ativo em segundo plano, a verificar os direitos dos utilizadores e a fornecer credenciais mapeadas para os dados externos quando adequado. Isto permite que os utilizadores acedam aos dados necessários sem que lhes sejam solicitados os nomes de utilizador e palavras-passe específicos para a aplicação externa.

O Serviço de Arquivo Seguro é utilizado em conjunto com os Serviços de Conetividade Empresarial no SharePoint Online.

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Planear a utilização de metadados geridos

A utilização de coleções hierárquicas de termos geridos centralmente (denominados conjuntos de termos) como atributos para itens em sites SharePoint permite melhorar a consistência dos metadados no seu conteúdo, além de simplificar a identificação de conteúdo nos sites por parte dos utilizadores. Os conjuntos de termos são criados e geridos através de uma funcionalidade denominada Ferramenta de Gestão de Arquivos de Termos, acessível através do Centro de Administração do SharePoint Online, bem como através da página Definições do Site.

A Ferramenta de Gestão de Arquivos de Termos é a ferramenta que os taxonomistas, administradores ou outros indivíduos que gerem taxonomias podem utilizar para criar, importar e gerir conjuntos de termos e os termos neles contidos. A Ferramenta de Gestão de Arquivos de Termos apresenta todos os conjuntos de termos globais e quaisquer conjuntos de termos locais disponíveis para a coleção de sites a partir da qual acede à Ferramenta de Gestão de Arquivos de Termos.

Para planear a sua estratégia de utilização de metadados geridos, leia o tópico sobre Planear termos e conjuntos de termos. Para ter uma perceção mais clara dos metadados geridos no SharePoint Online, leia o tópico sobre Introdução aos metadados geridos.

Artigo seguinte deste guia de planeamento: Passo 2: planear sites e gerir utilizadores

Artigo principal do guia de planeamento: Guia de planeamento do SharePoint Online para Office 365 para empresas

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SharePoint Online para empresas