Devo guardar os meus documentos no OneDrive para Empresas ou num site de equipa?

É uma tentação guardar todos os seus documentos no OneDrive para Empresas. A ligação para a sua biblioteca do OneDrive para Empresas encontra-se sempre na parte superior da página, disponível para ser utilizada por si para carregar ou criar novos documentos. No entanto, também tem de pensar em quem pode ou não ter acesso aos documentos que guardar no OneDrive para Empresas. Se um documento for um esforço de colaboração relacionado com um projeto, talvez seja uma boa opção guardá-lo no site de equipa. Este artigo fornece algumas diretrizes para o ajudar a decidir que caminho seguir.

Guarde documentos no OneDrive para Empresas quando…

  • Não tiver intenção de os partilhar.
    Por predefinição, os documentos que coloca no OneDrive para Empresas são privados, a não ser que os coloque na pasta Partilhado com Todos. Tal ação torna o OneDrive para Empresas na sua melhor opção para fazer rascunhos de documentos ou de documentos pessoais que mais ninguém precisa de ver.
  • Tem intenção de os partilhar, mas possuem um âmbito ou ciclo de vida limitado.
    É possível que trabalhe, por vezes, em documentos que não estão relacionados com um projeto em curso, que, maioritariamente, apenas são importantes para si, mas que ainda pretende partilhar. Por exemplo, talvez esteja a escrever um artigo para aparecer num blogue e queira pedir a um grupo seletivo de colegas que o revejam e editem antes de o publicar. Neste caso, o utilizador espera que as pessoas utilizem o documento uma vez e que não precisem mais dele. As pessoas não precisam de informações contextuais adicionais, nem precisam de saber onde guarda o documento. Só precisam da ligação para o documento e de permissão para editar.
  • Não é possível identificar um site de equipa existente ao qual pertence o seu documento e o utilizador não tem em mente que o propósito do documento garante a criação de um novo documento.

Guarde documentos na biblioteca de um site de equipa quando...

  • O utilizador pretende que os membros da equipa reconheçam o documento como sendo relevante para um projeto em curso.
  • O utilizador pretende distribuir a propriedade e permissões por um conjunto maior de pessoas. Se um documento for importante para o sucesso de um projeto, a existência de outras pessoas, para além de si, que não possam controlar o que acontece no site é uma boa ideia.
  • O utilizador quer que as permissões sejam garantidas num site, em vez de em documentos individuais. Se as pessoas tiverem acesso ao site de equipa, então têm acesso aos documentos armazenados no site.
  • Já estão guardados outros documentos relacionados com projetos na biblioteca do site de equipa e já é esperado que sejam encontrados aí.
  • O utilizador pretende criar um fluxo de trabalho de entrada que atribua o documento a alguém.

Mover o documento do OneDrive para Empresas para sites de equipa

Por vezes, a relevância dos documentos individuais cresce e estes tornam-se importantes para um projeto. Quando tal acontecer, é possível que faça sentido movê-los do OneDrive para Empresas para um site de equipa.

A mudança de um documento do OneDrive para Empresas para a biblioteca de um site de equipa é uma operação manual. É possível copiar, cortar ou colar o documento. A maneira mais fácil de mover ficheiros entre bibliotecas é através do Explorador. Na biblioteca, clique no separador Biblioteca e, em seguida, selecione Abrir com o Explorador.

Abrir com o comando Explorador no separador Biblioteca do friso

Eis um pequeno vídeo de formação que mostra a mudança de documentos:

Nota o SkyDrive é agora o OneDrive e o SkyDrive Pro é agora o OneDrive para Empresas. Leia mais sobre esta mudança em Do SkyDrive para o OneDrive.

Resolução de problemas com a mudança de documentos do OneDrive para Empresas

É necessário ter em atenção algumas questões ao mover documentos do OneDrive para Empresas para a biblioteca de um site de equipa:

  • As hiperligações para o documento original deixaram de funcionar porque eliminou o documento no OneDrive para Empresas. É possível que o utilizador queira partilhar o documento que moveu para o site de equipa para dar às pessoas no site uma ligação atualizada e que funcione.
  • Caso as pessoas tenham seguido o documento original, as ligações nos respetivos newsfeeds para esse documento deixarão de funcionar. Para restaurar esta associação, as pessoas terão de seguir o documentona sua nova localização.
 
 
Aplica-se a:
SharePoint Online Enterprise (E1 e E2), SharePoint Online Enterprise (E3 e E4), SharePoint Online Médias Empresas, SharePoint Online Pequenas Empresas, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard, Web site do SharePoint Online