Configurar uma Reunião do Lync

Se utilizar o Outlook ou o Outlook Web App, pode agendar uma reunião online recorrente ou ocasional de forma semelhante à que utiliza o Outlook para agendar reuniões normais. A ligação da Reunião do Lync é adicionada automaticamente ao seu pedido de reunião e, se a sua conta estiver configurada para conferências por acesso telefónico, o pedido de reunião irá incluir as informações de ligação (número de telefone e ID da conferência).

Se não utilizar um programa Outlook (ou Windows), pode configurar novas reuniões utilizando o Lync Web Scheduler. Aceda ao mesmo em https://sched.lync.com ou saiba mais em Lync Web Scheduler.

Para configurar uma reunião online utilizando o Outlook Web App

   
  1. No portal do Office 365, siga um dos seguintes procedimentos:
  • Para configurar uma reunião pela data, clique no separador Calendário e, no canto superior esquerdo, clique em Novo Evento.
  • Para configurar uma reunião pelas pessoas que pretende convidar, clique no separador Pessoas, clique num contacto ou grupo da sua Lista de contactos e, em seguida, por baixo do nome da pessoa, clique em Agendar reunião.

 Sugestão    Para adicionar um contacto, no separador Pessoas , no canto superior esquerdo, clique em Novo e clique em Criar Contacto ou escreva as informações pedidas. Para adicionar um grupo, clique em Criar Grupo , escreva um nome do grupo, clique na caixa de texto Adicionar Membros e, em seguida, escreva o endereço de e-mail de cada pessoa que pretender adicionar. À medida que escreve, as sugestões da sua Lista de contactos irão aparecer por baixo da caixa de texto, se vir aí o nome do contacto, clique no mesmo.

  1. No meio da janela da reunião, acima da área de mensagens, clique em Reunião online. Os detalhes de ligação irão aparecer na área de mensagem caso a sua conta esteja configurada para conferências por acesso telefónico e irá ver Reunião Online em Localização.
  2. Configure a reunião como faz normalmente, atribuindo um nome ao evento, adicionando ou removendo participantes, selecionando a hora de início e duração, entre outras opções. Caso pretenda receber participantes pessoalmente no local, em Local, escreva uma localização para a reunião, como a sala de conferências ou clique em Adicionar uma Sala para obter ajuda na localização de uma sala de conferências.

 Sugestão    Para procurar uma hora em que todos estejam disponíveis, clique em Assistente de Agendamento no topo da janela de reunião.

 Sugestão    Para ver as definições sobre quem tem acesso à reunião online, quem tem de aguardar que o admita na reunião e quem pode apresentar durante a reunião, clique em Definições de Reunião Online

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  1. Escreva a ordem de trabalhos na área da reunião. Tenha cuidado para não alterar as informações acerca da reunião online.
  2. (Opcional) Para adicionar uma imagem ou anexo à ordem de trabalhos, no topo da janela de reunião, clique no ícone Mais ações (...) à direita do Assistente de Agendamento, clique em Inserir e, em seguida, clique em Anexo ou Imagem.
  3. No topo da janela de reunião, clique em Enviar.

Para configurar uma Reunião do Lync utilizando o Outlook 2013

   
  1. Abra o Outlook e aceda ao seu calendário.
  2. No separador Base, no friso Reunião do Lync, clique em Nova Reunião do Lync.
  3. Configure a reunião como o faria normalmente, isto é:
  • Na caixa Para, escreva os endereços de correio eletrónico dos convidados, separados por um ponto e vírgula.
  • Na caixa Assunto, escreva um nome para a reunião.
  • Caso pretenda receber participantes no local, clique em Localizador de Salas , no friso Opções do separador Reunião e, em seguida, localize uma sala ou, na caixa Local , escreva qual é o local da reunião, como uma sala de conferências.
  • Selecione uma data de início e de fim.

 Nota    Para procurar uma hora em que todos estejam disponíveis, clique em Assistente de Agendamento no friso Mostrar do separador Reunião.

  1. Na área da reunião, escreva a ordem de trabalhos. Assegure-se de que não altera nenhuma das informações de reunião do Lync.
  2. (Opcional) No friso do Outlook, clique em Assistente de Agendamento para se assegurar de que a reunião se realiza à melhor hora.
  3. Clique em Enviar.

 Importante    O agendamento de uma reunião com as opções predefinidas, como acabámos de fazer, é adequado para reuniões pequenas e internas, como reuniões informais com alguns colegas. Se tem uma reunião com pessoas externas à empresa ou se está a agendar um evento de grandes dimensões, antes de enviar os convites, altere as opções de reunião de forma a que se adequem melhor aos requisitos da reunião. No pedido de reunião, no friso Reunião do Lync do separador Reunião, clique em Opções de Reunião e, em seguida, selecione as opções adequadas.

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Para iniciar uma reunião improvisada com o Lync

Se necessita de debater um assunto que exija atenção imediata, pode iniciar rapidamente uma reunião ad hoc com o Lync. Consulte o artigo Iniciar uma Reunião do Lync improvisada.

 
 
Aplica-se a:
Office Mobile para Windows Phone