Tem na mão uma fotografia sua e o currículo e está pronto para prestar provas numa audição. Depois de introduzir os nomes e endereços dos prováveis directores de casting na lista de contactos, o próximo passo é criar uma carta de apresentação breve e cortês e enviá-la com a fotografia e o currículo. Poderá utilizar o Microsoft Outlook® 2002 e o Microsoft Word 2002 para facilitar o processo de criação da carta de apresentação. Até é possível utilizar o Outlook para controlar para que directores de casting já enviou a carta (para não enviar acidentalmente a mesma carta duas vezes). Por fim, poderá definir um lembrete para seguimento com um postal umas semanas mais tarde.
Criar a lista de directores de casting
Categorizar os directores de casting
- No Outlook, clique na pasta Contactos.
- Faça duplo clique no primeiro director de casting da lista e, em seguida, clique em Categorias.
- Clique em Lista das Categorias Principais.
- Na caixa Nova categoria, escreva directores de casting, clique em Adicionar e, em seguido, clique em OK.
- Seleccione a caixa de verificação directores de casting e, em seguida, clique em OK.
- Clique em Guardar e Fechar.
- Faça duplo clique no director de casting seguinte e, em seguida, clique em Categorias.
- Seleccione a caixa de verificação directores de casting e, em seguida, clique em OK.
- Clique em Guardar e Fechar.
- Repita os passos 7 a 9 para cada director de casting da lista.
Criar uma impressão em série a partir dos contactos do Outlook
Agora que já identificou todos os directores de casting, está na hora de visualizar apenas esses contactos e intercalar as informações de contacto numa carta de formulário.
Filtrar a lista de contactos para mostrar apenas directores de casting
- No Outlook, clique na pasta Contactos.
- No menu Ver, aponte para Vista Actual e, em seguida, clique em Personalizar a Vista Actual.
- Clique em Filtrar e, em seguida, clique no separador Mais Opções.
- Clique em Categorias, seleccione a caixa de verificação directores de casting e, em seguida, clique em OK.
- Clique em OK para aceitar o filtro e, em seguida, clique novamente em OK para regressar à lista de contactos filtrada.
Criar um documento de impressão em série a partir da lista filtrada
- No menu Ferramentas, clique em Impressão em Série.
As opções predefinidas nesta caixa de diálogo devem ser exactamente as que necessita. Se não forem, ajuste-as de modo a corresponderem ao seguinte:
Clique em OK. O Outlook criará um documento para impressão em série no Word.
- No Word, clique na mensagem Editar documento para Impressão em série apresentada no balão Assistente do Office.
- No menu Ferramentas, aponte para Cartas e Mailings e clique em Assistente de Impressão em Série.
Nota Uma vez que já anexou a lista de contactos ao documento para impressão em série, o assistente começa no passo 3 de 6. Estes passos ajudam-no a escrever a carta de apresentação e a anexar as informações do contacto apropriadas.
- Na parte inferior do painel de tarefas Impressão em Série, clique em Seguinte: Escreva a carta.
- Siga os restantes passos do assistente.
- No menu Ficheiro, clique em Guardar e, em seguida, guarde o documento para impressão em série como Casting.doc.
Se pretender ideias para escrever uma boa carta de apresentação, visite o Web Site de modelos online do Microsoft Office.
Nota Depois de concluir a impressão em série, convém desactivar o filtro de contactos no Outlook.
Desactivar filtragem
- Mude para o Outlook.
- No menu Ver, aponte para Vista Actual e clique em Personalizar Vista Actual.
- Clique em Filtrar e, em seguida, clique em Limpar Tudo.
Controlar as cartas enviadas
Associar a carta aos contactos
- Na Barra do Outlook, clique em Os Meus Atalhos e, em seguida, clique em Diário.
- No menu Acções, clique em Nova Entrada de Diário.
- Na linha Assunto, escreva carta aos directores de casting.
- Na caixa Tipo de Entrada, clique em Documento.
- No menu Inserir, clique em Ficheiro.
- Seleccione o documento guardado como documento principal para a carta (Casting.doc) e, em seguida, clique em Inserir.
- Clique em Contactos e, em seguida, seleccione os contactos para quem enviou a carta (os directores de casting).
Nota Poderá manter premida a tecla CTRL para seleccionar múltiplos contactos.
- Clique em OK e, em seguida, clique em Guardar e fechar.
Agora, terá um registo da data na qual enviou a carta aos directores de casting e até poderá visualizar facilmente uma cópia da carta.
Como?
- Na pasta Contactos, abra um dos contactos de director de casting.
- Clique no separador Actividades e, em seguida, clique em Diário na caixa Mostrar.
- Faça duplo clique no item cujo Assunto é "carta aos directores de casting".
- O item Diário contém uma hiperligação para o documento Casting.doc.
Seguimento dentro de duas semanas
É possível definir um lembrete no Outlook para não se esquecer de dar seguimento à carta com um postal uma ou duas semanas mais tarde.
Definir o lembrete
- Na barra Atalhos do Outlook, clique em Tarefas.
- Para criar uma nova tarefa, clique em Novo.
- Na caixa Assunto, escreva enviar postal de seguimento aos directores de casting.
- Na lista Data Para Conclusão, clique numa data dentro de duas semanas a contar da data actual.
- Seleccione a caixa de verificação Lembrete.
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