A coordenação das agendas dos membros da equipa pode ser um desafio, principalmente quando as pessoas têm agendas, marcações de férias e necessidades de ausência diferentes. Conforme o ambiente de trabalho e a forma como a equipa utiliza o Microsoft Office XP e/ou o Microsoft Project, é possível manter um registo das férias e das ausências de várias maneiras.

Solução n.º 1: utilizar os calendários do Outlook para ver as agendas de grupo

Utilize esta solução quando:

• Os membros da equipa mantiverem um registo dos compromissos de agenda utilizando o Microsoft Outlook®, existindo sempre, desta forma, ligações de rede através do Microsoft Exchange Server ou da Internet.
• Necessitar de informações sobre as constantes alterações aos detalhes das agendas dos membros da equipa.

Se os membros da equipa já utilizarem o Outlook com o Exchange Server ou o registo de Internet Free/Busy, poderá ver os compromissos agendados e as ausências configurando e utilizando uma agenda de grupo.

Para criar uma agenda de grupo

1. Clique em Calendário.
2. No menu Acções, clique em Ver Agendas de Grupo.
3. Clique em Novo.
4. Escreva o nome da nova agenda de grupo e, em seguida, clique em OK.
5. Na nova agenda, clique em Adicionar Outros e, em seguida, clique em Adicionar do Livro de Endereços ou Adicionar Pasta Pública.
6. Seleccione os nomes ou a pasta pública que pretende adicionar e, em seguida, clique em OK.

Para ver uma agenda de grupo

1. Clique em Calendário.
2. Clique em Acções e, em seguida, clique em Ver Agendas de Grupo.
3. Seleccione a agenda de grupo que pretende ver e, em seguida, clique em Abrir.

Para obter mais informações sobre como utilizar agendas de grupo no Outlook com o Exchange Server, consulte a Ajuda do Microsoft Outlook.

Solução n.º 2: utilizar um calendário de equipa e a funcionalidade Enviar para Revisão

Utilize esta solução quando:

• Os membros da equipa utilizarem o Office XP e comunicarem através de correio electrónico.
• Necessitar de reunir informações da agenda dos membros da equipa num documento.

A partir de um modelo do Web Site de Modelos do Microsoft Office Online, é possível utilizar a funcionalidade Enviar para Revisão para enviar um calendário para revisão e solicitar aos membros da equipa que adicionem as férias e os pedidos de ausência. Quando os membros da equipa devolverem o calendário, as alterações que efectuaram serão adicionadas automaticamente ao documento enviado para revisão.

Existem vários modelos de calendários úteis no Web Site Galeria de Modelos, na categoria Calendários. Alguns que poderá utilizar para esta tarefa incluem:

• Calendário dos pedidos de férias dos funcionários Este calendário permite aos membros da equipa efectuar pedidos de férias introduzindo datas na parte superior da página. Quando aprovar a ausência de um funcionário, poderá adicionar o respectivo nome à célula relativamente às datas de ausência.
• Calendário de 2002 (Excel) Este modelo de calendário simples em formato Excel fornece um quadro quase em branco para os membros da equipa marcarem as datas das ausências ou outras informações.
• Calendário de turno Esta vista semanal permite organizar a agenda do funcionário por tarefa, atribuição de tempo ou função. As férias ou ausências podem ser assinaladas alterando o sombreado das células.
• Livro de Controlo de Ausência de Funcionários Este livro do Excel com várias folhas permite introduzir o número de horas de ausência em cada mês do ano e resume os totais numa página que apresenta automaticamente o total de horas de ausência de cada empregado, todos os meses.

Quando tiver seleccionado um modelo de calendário e adicionado os nomes e as restantes informações da organização, poderá utilizar a funcionalidade Enviar para Revisão para solicitar à equipa que efectue alterações.

Para enviar um documento para revisão

1. No Excel, no menu Ficheiro, aponte para Enviar Para e, em seguida, clique em Destinatário de Correio (Para Revisão).
   Será gerada automaticamente uma mensagem de correio electrónico com o documento anexado.
   

   Nota  Poderá ser solicitado que guarde o livro como um livro partilhado. Se guardar o livro como um livro partilhado, este poderá ser editado em simultâneo por vários utilizadores.

2. Adicione os endereços de correio electrónico dos membros da equipa e personalize a mensagem com o texto adicional que pretender incluir.
3. Clique em Enviar para enviar a mensagem de correio electrónico.

Quando os membros da equipa receberem a mensagem de correio electrónico e abrirem o documento do calendário, as ferramentas de revisão serão activadas automaticamente. Quaisquer alterações ou edições efectuadas ao documento serão automaticamente adicionadas ao calendário que enviar quando devolverem a respectiva cópia. As alterações efectuadas pelos membros da equipa serão apresentadas com texto de cor diferente e acompanhadas por um comentário a indicar a natureza da alteração.

Solução n.º 3: utilizar calendários e uma lista de eventos do SharePoint Team Services

Utilize esta solução quando:

• Os membros da equipa utilizarem o SharePoint Team Services da Microsoft em conjunto com o Office XP.
• Necessitar de ver eventos com datas importantes.

Se a equipa utilizar o SharePoint Team Services, a solução de calendário permitirá aos membros da equipa adicionar eventos e datas à agenda. O calendário utiliza o norma da Internet iCalendar para criar e partilhar informações electrónicas da agenda e do calendário. Poderá, tal como os membros da equipa, utilizar a lista de eventos para introduzir informações sobre datas importantes, sendo estas marcadas automaticamente no calendário da equipa. Também poderá copiar eventos do calendário do Web Site de equipa do SharePoint para o calendário pessoal do Outlook 2002.

Para criar calendários e uma lista de eventos do SharePoint Team Services

1. No Web Site de equipa do SharePoint, clique em Criar.
2. Clique em Eventos.
3. Introduza o nome e a descrição do calendário e, em seguida, clique em Criar.

Para adicionar eventos ao calendário do SharePoint Team Services

1. Na lista Eventos, clique em Novo Item.
2. Introduza as informações do evento e, em seguida, clique em Guardar e Fechar. Regressará à lista de eventos.
3. Para ver os eventos no calendário, clique em Calendário.

Para obter mais informações sobre a lista de eventos e calendários do SharePoint Team Services, consulte a Ajuda no Web Site de equipa do SharePoint. Para obter mais informações sobre o SharePoint Team Services, consulte a página SharePoint Product and Technology Catalog.

Solução n.º 4: imprimir e colocar o calendário numa área central

Utilize esta solução quando:

• Os membros da equipa partilharem uma área central ou uma área de trabalho.
• Necessitar de uma apresentação simples de datas para manter todos os membros da equipa informados.

Por vezes, a melhor solução para um problema complicado é uma abordagem simples. Para calendários e agendas, poderá imprimir uma cópia do calendário e colocá-la numa localização central partilhada pela equipa. Pode afixar o calendário numa parede da sala de correio, na cozinha ou na sala de convívio.

Poderá escolher um modelo de calendário da categoria Calendars do Web Site Template Gallery ou utilizar um personalizado.

Solução n.º 5: transferir entradas do calendário do Outlook para o Microsoft Project Central

O Microsoft Project, uma ferramenta para agendar e planear projectos, e o Microsoft Project Central, um assistente do Microsoft Project baseado na Web, também podem funcionar com o Outlook para ajudar a gerir a agenda dos membros da equipa. Para ajudar na gestão da agenda do projecto, os membros da equipa podem transferir tempo livre dos calendários do Outlook directamente para as respectivas listas de tarefas no Microsoft Project Central.

O tempo livre pode incluir tempo passado fora do escritório, como, por exemplo, férias e fins-de-semana, ou tempo não dedicado ao projecto, como o tempo dedicado a tarefas quotidianas. Os membros da equipa também podem optar por notificar automaticamente os gestores relativamente às actualizações nas respectivas agendas.

Para transferir entradas do calendário do Outlook para o Microsoft Project Central

1. Inicie sessão no Microsoft Project Central e clique no separador Tarefa na Home page.
2. Em Enviar uma actualização para, opte entre informar o gestor ou a Folha de Ponto do Microsoft Project Central.
3. Clique em Seguinte na parte superior da página e siga as instruções do assistente.