É frequente ter um único projecto como, por exemplo, preparar uma apresentação, cuja conclusão requer mais de uma pessoa. Nestas situações, vai querer controlar o progresso de cada pessoa envolvida no projecto para se certificar de que o projecto termina dentro do prazo. No Microsoft Outlook 2002, se atribuir o projecto como tarefa individual a mais de uma pessoa, não poderá manter uma cópia actualizada da tarefa na lista de tarefas. Qual a solução?

Divida o projecto em tarefas separadas, cada uma com o nome do projecto no título da tarefa. Em seguida, atribua cada tarefa a um indivíduo. Por exemplo, pode dividir o projecto de apresentação em duas tarefas com os seguintes títulos: Preparar apresentação de vendas: João Silva; Preparar apresentação de vendas: Ângela Silva. Depois de criar cada tarefa e clicar no botão Atribuir Tarefa, certifique-se de que selecciona a caixa de verificação Manter uma cópia actualizada desta tarefa na minha lista de tarefas no separador Tarefa. Se também pretender relatórios de estado, seleccione a caixa de verificação Enviar-me um relatório de estado quando a tarefa estiver concluída.

À medida que estes colaboradores forem executando as tarefas, receberá actualizações de forma a poder monitorizar a respectiva evolução, manter o projecto controlado e o chefe satisfeito!