Novidades no Microsoft Office Access 2007

Começar a controlar e a partilhar informações rapidamente

O Microsoft Office Access 2007 fornece um poderoso conjunto de ferramentas que lhe vai permitir começar a controlar, criar relatórios e a partilhar informações rapidamente. Pode criar rapidamente aplicações de controlo apelativas e funcionais ao personalizar um dos vários modelos predefinidos, converter uma base de dados existente ou criar uma nova base de dados, podendo fazê-lo sem necessitar de grandes conhecimentos sobre bases de dados. Através do Office Access 2007, é fácil adaptar aplicações de bases de dados e relatórios consoante as necessidades de negócio. O suporte melhorado para o Windows SharePoint Services 3.0 no Office Access 2007 ajuda-o a partilhar, gerir, auditar e criar cópias de segurança dos seus dados.

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Neste artigo


Formas mais rápidas de começar

O Office Access 2007 fornece modelos com os quais pode criar facilmente bases de dados, tabelas e campos. Para além disso, existem novas vistas e ferramentas de design para o ajudar a criar novos objectos de base de dados e a trabalhar com dados.

Modelos de base de dados para criar aplicações completas

O Office Access 2007 inclui um conjunto de modelos de base de dados concebidos profissionalmente para controlar contactos, tarefas, eventos, estudantes e bens, entre outros tipos de dados. Pode utilizá-los de imediato ou melhorá-los e optimizá-los para controlar informações exactamente da forma que pretende. Utilize a página Introdução ao Microsoft Office Access, apresentada sempre que inicia o Office Access 2007 e comece rapidamente a criar a sua base de dados ao abrir um dos modelos.

Painel com ficheiros de modelos de activos com nome de ficheiro sugerido

Cada modelo é uma aplicação de controlo completa que contém tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e relações predefinidas completas. Os modelos foram concebidos para serem imediatamente utilizados, para que se possa organizar e começar a trabalhar rapidamente. Se a estrutura do modelo corresponder ao que pretende, está pronto para começar! Caso contrário, pode utilizar o modelo para ter algum avanço na criação da base de dados que corresponda às suas necessidades específicas.

Formulário Detalhes do Activo

Para além dos modelos incluídos com o Office Access 2007, pode ligar ao Microsoft Office Online e transferir mais modelos.

Modelos de campos e de tabela

Perde muito tempo a conceber os seus campos? Em vez disso, utilize os novos modelos de campo, que são campos predefinidos, cada um com um nome, tipo de dados, comprimento e propriedades predefinidas. Pode arrastar os campos de que necessita directamente a partir do painel Modelos de Campo para uma folha de dados. Os modelos de campo baseiam-se em ficheiros .xsd (XML Schema Definition) para que possa configurar as suas próprias definições padrão para utilização partilhada no seu departamento ou grupo de trabalho.

Painel Modelos de Campo

Para além disso, o Office Access 2007 inclui modelos para tabelas utilizadas normalmente em bases de dados. Por exemplo, pode utilizar o modelo de tabela Contactos para adicionar uma tabela de Contactos à sua base de dados.. A tabela já inclui campos utilizados normalmente, tais como Apelido Nome Próprio e Endereço. As propriedades de campo já estão definidas, pelo que pode começar a utilizar a tabela imediatamente. Existem outros modelos de tabela disponíveis, Tarefas, Problemas, Eventos e Activos, que incluem campos especializados concebidos para o tipo de dados que pretende armazenar e controlar.

Vista Folha de Dados Melhorada

Criar tabelas é agora mais fácil, basta clicar em Tabela no separador Criar e começar a introduzir dados. O Office Access 2007 determina automaticamente o melhor tipo de dados para cada campo, para que se possa organizar e começar a trabalhar o mais depressa possível. A coluna Adicionar Novo Campo mostra-lhe onde adicionar um novo campo e, se tiver de alterar o tipo de dados ou o formato de apresentação de um campo novo ou existente, é fácil fazê-lo utilizando os comandos no Friso, parte da interface de utilizador do Microsoft Office Fluent. Pode também colar dados de tabelas do Microsoft Office Excel para uma nova folha de dados, o Office Access 2007 cria todos os campos e reconhece os tipos de dados automaticamente.

Folha de dados com coluna Adicionar Novo Campo

Chamada 1 A coluna Adicionar Novo Campo

Suponha que tem de adicionar um campo existente de outra tabela à sua tabela. Basta arrastar o campo do painel Lista de Campos para a folha de dados. O Access vai criar automaticamente quaisquer relações necessárias ou vai solicitar a sua intervenção ao longo do processo.

Vista Novo Formato ajuda a acelerar a criação de formulários e de relatórios

Utilize a vista Esquema para efectuar alterações em termos de estrutura enquanto visualiza dados num formulário ou relatório.

Formulário na vista Esquema mostra dados dinâmicos

Por exemplo, pode adicionar um campo à grelha da estrutura arrastando-o do painel Lista de Campos, ou pode alterar propriedades utilizando a folha de propriedades. A vista de esquema suporta os novos esquemas empilhados e tabulares, grupos de controlos que pode mover e redimensionar como uma unidade, de forma a conseguir reorganizar facilmente campos, colunas, linhas ou esquemas completos. Também pode remover um campo ou adicionar facilmente formatação na vista de Esquema. A Vista de estrutura continua disponível para um trabalho mais detalhado, tendo sido também melhorada para suportar esquemas empilhados e tabulares.

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Interface de utilizador orientada para os resultados

A nova Interface de utilizador orientada para os resultados,  a interface de utilizador Microsoft Office Fluent , facilita a utilização do Office Access 2007. Os comandos e as funcionalidades até aqui escondidos em complexos menus e barras de ferramentas são agora fáceis de encontrar em separadores orientados por tarefas com grupos lógicos de comandos e funcionalidades. Muitas caixas de diálogo foram substituídas por galerias que apresentam as opções disponíveis, sendo fornecidas sugestões descritivas ou pré-visualizações de amostra para o ajudar a escolher a opção adequada. Independentemente da actividade que estiver a executar na nova interface de utilizador, quer se trate de criar um relatório ou a introduzir dados, o Access apresenta as ferramentas mais úteis para concluir com êxito essa tarefa.

interface de utilizador Microsoft Office Fluent    A nova interface de utilizador Office Fluent inclui uma área padrão denominada de Friso, que contém grupos de comandos organizados por funcionalidade e funcionamento. O Friso substitui as camadas de menus e de barras de ferramentas encontradas em versões anteriores do Access.

Friso do Access

Utilize o Friso do Office Fluent para localizar grupos de comandos relacionados mais depressa. Por exemplo, se tiver de criar um formulário ou relatório, utilize um dos comandos no separador Criar. A nova estrutura facilita a localização dos comandos de que necessita e permite-lhe descobrir funcionalidades que, de outra forma, poderia não detectar. Os comandos estão posicionados de forma mais acessível, o que significa que não terá de os procurar pelos menus ou memorizar as respectivas localizações.

As funcionalidades chave da interface de utilizador Office Fluent incluem:

  • Separadores de comandos — separadores que apresentam comandos normalmente utilizados em conjunto, para que possa encontrar os comandos de que necessita quando precisa deles.
  • Separador de comandos de contexto — um separador de comandos apresentado em função do contexto — ou seja, o objecto em que está a trabalhar ou a tarefa que está a executar. Este separador de comandos de contexto contém os comandos cuja aplicação seja mais provável tendo em conta o trabalho que está a efectuar.
  • Galerias — novos controlos que apresentam uma pré-visualização de um estilo ou opção, para que possa ver os resultados antes de tomar uma decisão. As galerias são utilizadas em toda a interface do Microsoft Office system de 2007.
  • Barra de Ferramentas de Acesso Rápido — uma única barra de ferramentas padrão que é apresentada no Friso e que disponibiliza acesso instantâneo, com um só clique, aos comandos mais necessários, tais como Guardar e Anular.

Página Introdução ao Microsoft Office Access    Esta página fornece acesso rápido a uma biblioteca de modelos de base de dados concebidos profissionalmente, para além de bases de dados que tenha aberto recentemente e (se tiver ligação à Internet) hiperligações para artigos populares do Office Online.

Página Introdução ao Microsoft Office Access

Painel de Navegação    Este painel lista e fornece acesso fácil a todos os objectos na base de dados recentemente aberta. Utilize o Painel de Navegação para organizar os objectos por tipo de objecto, data de criação, data de modificação, tabela relacionada (com base nas dependências do objecto) ou em grupos personalizados criados por si. Precisa de mais espaço para trabalhar na estrutura do formulário? Pode fechar facilmente o Painel de Navegação para que ocupe pouco espaço, mas continue disponível. O Painel de Navegação substitui a janela Base de Dados utilizada em versões do Access anteriores ao Access 2007.

Objectos no Painel de Navegação

Objectos com separadores    As suas tabelas, consultas formulários, relatórios e macros são apresentados como objectos com separadores na janela do Access.

Objecto com separador no Access 2007

Ao clicar nos separadores de objectos, pode alternar facilmente entre vários objectos.

Barra de estado    A barra na parte inferior da janela que apresenta as informações de estado e que inclui botões para alternar entre vistas.

Minibarra de ferramentas    Elemento, semelhante a uma barra de ferramentas, que aparece de forma transparente acima do texto seleccionado, para que possa aplicar facilmente formatação, tal como negrito ou itálico, ou alterar o tipo de letra.

Janela Ajuda    Ao contrário de versões anteriores do Access, o Office Access 2007 proporciona um acesso fácil a conteúdo de Ajuda e de Referência para Programadores do Access a partir da mesma janela de Ajuda. Pode alterar facilmente o âmbito da sua procura apenas para o conteúdo de Referência para Programadores, por exemplo. Independentemente das definições que configurar na janela de Ajuda, todo o conteúdo de Ajuda e de Referência para Programadores do Access está sempre disponível no Office Online.

Janela Ajuda

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Ferramentas de criação de objectos mais poderosas

O Office Access 2007 fornece um ambiente intuitivo para criar formulários e relatórios, permitindo-lhe criar rapidamente formulários e relatórios que apresentam informações de forma ordenada, filtrada e agrupada.

Separador Criar

Utilize o separador Criar para criar rapidamente novos formulários, relatórios, tabelas, listas, consultas, macros e módulos do Windows SharePoint Services. Se tiver seleccionado uma tabela ou consulta no Painel de Navegação, pode criar um novo formulário ou relatório com base nesse objecto com um clique utilizando o comando Formulário ou Relatório. Os novos formulários e relatórios criados por este processo de um só clique são visualmente mais apelativos e podem ser utilizados de imediato, uma vez que a sua estrutura foi actualizada. Os formulários e relatórios gerados automaticamente ganham uma estrutura com um aspecto profissional com cabeçalhos que incluem um logótipo e um título. Para além disso, um relatório gerado automaticamente inclui também informações de data e hora, rodapés informativos e os totais.

Vista parcial do separador Criar no Friso

Vai reparar que os objectos criados utilizando a nova experiência de criação rápida ajudam-no a fazer mais com menos esforço.

Novas vistas: a vista de Relatório e a vista de Esquema

Duas novas vistas permitem-lhe trabalhar interactivamente com formulários e relatórios. Utilizando a vista de Relatório, pode obter uma composição precisa do seu relatório sem ter de o imprimir ou de Pré-visualizar. Para se concentrar em determinados registos, utilize a funcionalidade de filtro ou uma operação de Localização para procurar texto correspondente. Pode utilizar o comando Copiar para copiar texto para a Área de Transferência ou clicar nas hiperligações activas apresentadas no relatório para seguir uma hiperligação utilizando o browser.

A vista de Relatório proporciona a possibilidade de procurar, mas a vista de Esquema permite-lhe efectuar alterações à estrutura enquanto efectua procuras. Pode utilizar a vista de Esquema para efectuar várias alterações em termos de estrutura normais, enquanto visualiza dados num formulário ou relatório. Por exemplo, adicione um campo arrastando um nome de campo a partir do novo painel Lista de Campos ou altere propriedades utilizando a folha de propriedades. A vista de esquema suporta os novos esquemas empilhados e tabulares -- grupos de controlos que pode manipular como um só, de forma a conseguir reorganizar facilmente campos, colunas, linhas ou esquemas completos. Também pode remover um campo ou adicionar facilmente formatação na vista de Esquema. A Vista de estrutura continua disponível para um trabalho mais detalhado e também foi melhorada para suportar esquemas.

Relatório na vista de Esquema

Criação simplificada de agrupamento e ordenação em relatórios

Uma das novidades do Office Access 2007 é uma forma melhor e mais acessível de agrupar e ordenar em relatórios e adicionar totais. Irá constatar que a nova interface de utilizador é de navegação e compreensão mais fácil e que, quando utilizada com a nova vista de esquema, o efeito das alterações é instantaneamente visível.

Painel Grupo, Ordenação e Total

Suponha que precisa de ver o total de vendas por região num relatório. Utilize a vista de Esquema e o novo painel Grupo, Ordenação e Total para adicionar um nível de grupo, pedir um total — e ver as alterações imediatamente no seu relatório! A nova linha Totais facilita a adição de uma soma, média, contagem, máximo ou mínimo aos cabeçalhos ou rodapés do seu relatório. Os totais simples já não requerem a criação manual de um campo calculado. Agora basta apontar e clicar.

Criar totais num relatório

Novos esquemas de controlo para ajudar a criar formulários e relatórios sofisticados

Os formulários e relatórios contêm frequentemente informações tabulares, tais como uma coluna que contém nomes de clientes ou uma linha com todos os campos de um cliente. Pode utilizar o Office Access 2007 para agrupar estes controlos num esquema que possa ser facilmente manipulado como uma só unidade, incluindo a etiqueta.

Comandos no grupo de Esquema de Controlo no separador Dispor

Esta funcionalidade proporciona-lhe uma flexibilidade considerável por conseguir seleccionar controlos de secções diferentes, como a etiqueta no cabeçalho ou rodapé da secção. Pode facilmente:

  • Mover ou redimensionar um esquema. Por exemplo, mover uma coluna para a esquerda ou direita.
  • Formatar um esquema. Por exemplo, formatar a negrito uma coluna de nomes de clientes de forma a realçá-la.
  • Adicionar uma coluna (campo) a um esquema.
  • Eliminar uma coluna (campo) de um esquema.

Mover coluna na vista de Esquema

Os esquemas são guardados com a estrutura para permanecerem disponíveis.

Novos formulários divididos para procura fácil dos dados

Utilize o novo formulário dividido para criar um formulário que combine uma Vista de folha de dados e uma Vista de formulário. Pode definir uma propriedade que indique ao Access para a folha de dados na parte superior, inferior, esquerda ou direita.

Formulário dividido

Macros incorporadas em formulários e relatórios

Utilize as novas macros fidedignas e incorporadas para evitar ter de escrever código. Uma macro incorporada é armazenada numa propriedade e faz parte do objecto a que pertence. Pode modificar a estrutura de uma macro incorporada sem ter de se preocupar com outros controlos que possam utilizar a macro, uma vez que cada macro é independente. As macros incorporadas são fidedignas devido ao impedimento automático de efectuarem determinadas operações potencialmente não seguras.

Atribuir uma macro incorporada ao evento On Dbl Click

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Novos tipos de dados e controlos

O Office Access 2007 inclui tipos de dados e controlos novos e melhorados que lhe permitem armazenar mais tipos de dados, podendo introduzi-los mais facilmente.

Campos de valores múltiplos para dados complexos

Pode criar um campo que mantenha múltiplos valores, também denominados de dados complexos. Suponha que tem uma tarefa para atribuir a um dos empregados ou subcontratados, mas decidiu que necessita de a atribuir a mais do que uma pessoa. Na maioria dos sistemas de gestão de bases de dados e nas versões anteriores do Access, é necessário criar uma relação muitos-para-muitos para o fazer correctamente. No Office Access 2007, a parte mais complicada já está feita, quando escolhe um campo que define para aceitar valores múltiplos. Os campos de múltiplos valores são especialmente adequados quando utilizar o Office Access 2007 para trabalhar com uma lista do SharePoint que contenha um dos tipos de campo de valor múltiplo utilizados no Windows SharePoint Services. O Office Access 2007 é compatível com estes tipos de dados.

Campo de valor múltiplo

Campos de anexo para ficheiros

O novo tipo de dados Anexo permite-lhe armazenar facilmente todos os tipos de documentos e ficheiros binários na base de dados sem a alargar desnecessariamente no respectivo tamanho. O Office Access 2007 comprime automaticamente anexos, sempre que possível, para minimizar a utilização do espaço. Precisa de anexar um documento do Microsoft Office Word 2007 a um registo ou guardar uma série de imagens digitais na sua base de dados? Utilizando anexos torne estas tarefas muito mais fáceis. Poderá inclusivamente adicionar vários anexos a um único registo.

Caixa de diálogo Anexos

Campos Memo armazenam agora texto em formato RTF e suportam o histórico de revisão

Com o novo suporte de texto em formato RTF no Office Access 2007, já não fica limitado à utilização de texto simples nos seus registos. Poderá formatar texto com opções (tais como negrito, itálico, para além de diferentes tipo de letra e cores, bem como com outras opções comuns de formatação) e armazenar o texto na sua base de dados. O texto em formato RTF é armazenado num campo Memo, num formato baseado em HTML compatível com o texto em RTF no Windows SharePoint Services. Deverá definir a nova propriedade FormatoTexto como RichText ou TextoSimples, sendo que as informações serão posteriormente formatadas em conformidade em controlos da caixa de texto e na Vista de folha de dados.

Os campos Memo são úteis para armazenar grandes quantidades de informações. Com o Office Access 2007, pode definir a propriedade Anexar Apenas para manter um histórico de todas as alterações efectuadas num campo Memo. Poderá depois ver um histórico dessas alterações. Esta funcionalidade também suporta a funcionalidade de controlo no Windows SharePoint Services, para que também seja possível utilizar o Access para ver o histórico de conteúdo da lista do SharePoint.

Calendário para escolher datas

Os campos e controlos que utilizam o tipo de dados Data/Hora adquirem automaticamente uma nova funcionalidade: suporte de um calendário interactivo incorporado para escolher uma data. O botão do calendário é apresentado automaticamente à direita da data. Pretende saber a data da próxima Sexta-feira? Clique no botão e o calendário é apresentado automaticamente para que localize e escolha a data. Opcionalmente, pode desactivar o calendário num campo ou controlo utilizando uma propriedade.

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Ferramentas de estrutura e análise avançadas

Novas ferramentas no Office Access 2007 ajudam-no a criar objectos de base de dados mais rapidamente e, em seguida, analisar os seus dados mais facilmente.

Painel Lista de Campos melhorado

O novo painel Lista de Campos vai para além do seleccionador de campos das versões anteriores do Access, ao incluir campos de outras tabelas. Pode arrastar campos da tabela na origem de registo, de tabelas relacionadas ou de tabelas não relacionadas na base de dados. O Office Access 2007 está preparado para criar a infra-estrutura necessária, de forma a que se for necessária uma relação entre tabelas, esta é automaticamente criada ou ser-lhe-ão solicitadas informações no decurso do processo.

Painel Lista de Campos

Ferramentas de ordenação e filtragem avançadas

Suponha que tem de encontrar rapidamente um valor correspondente ou de ordenar uma coluna de dados. A nova funcionalidade de Filtro Automático do Office Access 2007 aumenta as poderosas capacidades de filtragem para que se possa concentrar rapidamente nos dados necessários. Pode seleccionar facilmente entre os valores únicos numa coluna, o que é útil quando não se lembrar do nome de que precisa, ou pode ordenar os valores utilizando opções do menu de contexto em linguagem simples, tal como Ordenar do Mais Antigo ao Mais Recente ou Ordenar do Mais Pequeno ao Maior.

Filtro Automático

As opções de filtragem mais comuns já se encontram visíveis em comandos de menus ou pode utilizar filtros rápidos para limitar informações com base nos dados que introduzir. As opções de filtros rápidos mudam automaticamente com base no tipo de dados, pelo que verá escolhas razoáveis para informações de texto, data e numéricas.

Menu Filtros de Data

Estas novas funcionalidades de filtragem e ordenação foram desenvolvidas para lhe fornecer uma experiência consistente, quer esteja a utilizar o Office Access 2007 ou o Microsoft Office Excel 2007.

Totais e cores de fundo alternadas em folhas de dados

Uma das novidades da Vista de folha de dados é a linha Totais, na qual pode apresentar uma soma, contagem, média, máximo, mínimo, desvio padrão ou desvio. Depois de adicionar a linha Totais, pode apontar para a seta na célula da coluna e seleccionar o cálculo pretendido.

Linha Total na folha de dados

As folhas de dados, relatórios e formulários contínuos suportam uma nova cor de fundo alternada para linhas, algo que pode ser definido independentemente da cor de fundo predefinida. A aplicação de sombreado em linhas alternadas é fácil, podendo escolher qualquer cor para o efeito.

Folha de dados utilizando cor de linha alternada

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Segurança avançada

As funcionalidades de segurança avançadas do Office Access 2007 e a forte integração com o Windows SharePoint Services permitem uma gestão mais eficaz e ajudam a proteger as aplicações de controlo de informações. Através do armazenamento dos dados da aplicação de controlo em listas no Windows SharePoint Services, pode auditar o histórico de revisões, recuperar informações eliminadas e definir permissões de acesso a dados.

Para ajudar a tornar o Office Access 2007 mais seguro e a manter a consistência com outros produtos do versão Office de 2007, o Office Access 2007 inclui funcionalidades de segurança novas e melhoradas. As decisões de fidedignidade unificada são integradas com o Centro de Fidedignidade do Microsoft Office. As localizações fidedignas facilitam a confiança de todas as bases de dados em pastas seguras. Pode carregar uma aplicação do Office Access 2007 com código ou macros desactivados para proporcionar uma experiência mais segura, em sandbox (ou seja, não é possível executar comandos não seguros). As macros fidedignas são executadas no modo Sandbox.

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Novas formas de partilhar dados e de colaborar com outros

Utilizando as novas funcionalidades de colaboração do Office Access 2007, pode agora, de forma mais eficaz, recolher informações de outros e partilhá-las num ambiente avançado em termos de segurança na Web.

Integração com o Windows SharePoint Services

O Office Access 2007 pode ser integrado com o Windows SharePoint Services de várias formas, ajudando-o a beneficiar das várias funcionalidades de colaboração no Windows SharePoint Services.

Controlo de revisão de dados    Pode ver o histórico da revisão ao nível do registo com a ajuda do Windows SharePoint Services. Suponha que precisa de saber quem alterou uma linha ou a data de alteração da mesma. Pode descobrir consultando o histórico da revisão.

Definição de permissões    Pode definir permissões de acesso para listas do SharePoint com a ajuda do Windows SharePoint Services. Pode permitir ou negar selectivamente o acesso a determinados utilizadores. Pode atribuir permissões de leitura limitadas ou direitos de edição total.

Recuperar da Reciclagem    Pode utilizar a nova Reciclagem no Windows SharePoint Services para ver facilmente registos eliminados e recuperar informações eliminadas por erro.

Abrir formulários e relatórios do Access no Windows SharePoint Services    Os utilizadores do Windows SharePoint Services podem abrir listas nas vistas avançadas do Access directamente a partir de um site do SharePoint. Os formulários, relatórios e folhas de dados do Office Access 2007 podem aparecer listados junto a outras vistas num site do SharePoint. Quando escolhe uma vista do Access, o Office Access 2007 é iniciado e abre o formulário, relatório ou folha de dados solicitado. Isto facilita a execução de um relatório avançado do Office Access 2007 num site do SharePoint sem ter de iniciar primeiro o Office Access 2007. Também pode optar por abrir uma lista no Access e, se não existir uma base de dados, esta será criada automaticamente e preenchida previamente com um conjunto de formulários e de relatórios baseados na sua lista.

Capacidade de mover a base de dados para um site do SharePoint    Pode alterar facilmente a sua base de dados autónoma para uma solução partilhada do Windows SharePoint Services que armazena dados em listas do SharePoint ligadas. O Assistente de Movimentação Para Site do SharePoint está bem preparado, migrando automaticamente chaves primárias e relações de formas que façam sentido.

Os benefícios imediatos de uma solução partilhada do Windows SharePoint Services incluem acesso baseado no browser partilhado, cópias de segurança centralizadas, implementação de bases de dados com base num site do SharePoint e todos os benefícios da utilização de um cliente avançado baseado no Access numa solução baseada num servidor. Os departamentos de TI obtêm uma medida de previsibilidade e controlo estabelecendo o acesso da base de dados de origem num site do SharePoint. Os utilizadores podem subscrever alertas de correio electrónico para quando forem adicionados, eliminados ou alterados registos numa lista do SharePoint.

Integração com o fluxo de trabalho do Windows SharePoint Services    O Office Access 2007 suporta o fluxo de trabalho utilizando o Windows Workflow Services do Windows SharePoint Services. Pode criar soluções que, por exemplo, utilizem o encaminhamento e aprovação do fluxo de trabalho, atribuam automaticamente tarefas a outros utilizadores, comuniquem o estado de projectos e garantam que as tarefas são concluídas a tempo.

Melhor desempenho de tabelas ligadas a listas do SharePoint    As optimizações efectuadas ao processamento interno de tabelas ligadas a listas do SharePoint proporcionam uma experiência mais fácil e rápida.

Todos os tipos de dados do Windows SharePoint Services efectuam mapeamentos para tipos de dados do Access    Com novo suporte para campos de valor múltiplo e anexos, o Office Access 2007 suporta agora todos os tipos de dados encontrados no Windows SharePoint Services, simplificando em grande medida a criação e estruturação de aplicações partilhadas do Windows SharePoint Services.

Capacidade de colocar listas do SharePoint offline com o Access    Se for necessário levar trabalho para casa, é possível colocar listas do SharePoint offline com um clique. É possível trabalhar em dados no Access e, em seguida, sincronizar as alterações efectuadas ou ligar novamente ao site do SharePoint posteriormente.

Recolha de dados utilizando formulários do InfoPath e o Outlook

Utilizando a nova funcionalidade Recolha de Dados, o Office Access 2007 pode criar automaticamente um formulário do Microsoft Office InfoPath 2007 ou um formulário de HTML e incorporá-lo no corpo de uma mensagem de correio electrónico. Pode então enviar o formulário para os destinatários seleccionados a partir dos contactos do Outlook, ou para os nomes de destinatários armazenados num campo na base de dados do Access.

Utilizar uma mensagem de correio electrónico para recolher dados

Pode optar por recolher novas informações ou actualizar informações existentes. Os destinatários preenchem então o formulário e devolvem-no. O Office Outlook 2007 reconhece os formulários recebidos e guarda automaticamente os dados na base de dados do Office Access 2007, sem ser necessária uma nova intervenção do utilizador.

Exportar para PDF e XPS

Agora pode exportar dados para um formato de ficheiro PDF (Portable Document Format) ou XPS (XML Paper Specification) para impressão, publicação e distribuição de correio electrónico, desde que instale primeiro o suplemento Publicar Como PDF ou XPS. A exportação de um formulário, relatório ou folha de dados para um ficheiro .pdf ou .xps permite-lhe capturar informações de uma forma de distribuição fácil que mantém todas as características de formatação, mas não requer que as outras pessoas tenham o Access instalado nos computadores para conseguirem imprimir ou rever os dados.

  • PDF (Portable Document Format)    Um PDF é um formato de ficheiro electrónico de esquema fixo que preserva a formatação do documento e permite a partilha de ficheiros. O formato PDF assegura que o ficheiro mantém exactamente o formato pretendido quando é visualizado online ou impresso e que, os dados nele contidos não podem ser facilmente copiados ou alterados. O formato PDF também é muito útil para documentos que serão reproduzidos utilizando métodos de impressão comercial.
  • XPS (XML Paper Specification)    XPS é um formato de ficheiro electrónico que preserva a formatação do documento e permite a partilha de ficheiros. O formato XPS assegura que o ficheiro mantém exactamente o formato pretendido quando visualizado online ou impresso e que, os dados nele contidos não podem ser facilmente copiados ou alterados.

Só é possível exportar dados para um formato de ficheiro .pdf ou .xps a partir do Office Access 2007 depois da instalação do suplemento. Para mais informações, consulte Activar suporte para outros formatos de ficheiro, tais como PDF e XPS.

Trabalhar com dados externos é agora mais fácil

As novas funcionalidades no Office Access 2007 facilitam a importação e exportação de dados. Poderá guardar uma operação de importação ou exportação e reutilizar a operação guardada da próxima vez que tiver de executar a mesma tarefa. O Assistente de Importação de Folhas de Cálculo permite-lhe substituir o tipo de dados escolhido pelo Access e importar, exportar e ligar aos novos formatos de ficheiro do Office Excel 2007.

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Melhores formas de resolver problemas

O utilitário Diagnósticos do Microsoft Office consiste numa série de testes de diagnóstico que podem ajudar a descobrir o motivo pelo qual ocorrem falhas de sistema no computador. Os testes de diagnóstico podem solucionar directamente alguns problemas e identificar formas de solucionar outros problemas. O utilitário Diagnósticos do Microsoft Office substitui as seguintes funcionalidades do Microsoft Office 2003: Detectar e Reparar e Recuperação de Aplicações do Microsoft Office.

Para mais informações, consulte Diagnosticar e reparar falhas de sistema em programas do Office utilizando Diagnósticos do Office.

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Ferramentas de verificação linguística avançadas

Seguem-se algumas das novas funcionalidades da verificação ortográfica.

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Aplica-se a:
Access 2007