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É possível criar um livro partilhado (livro partilhado: livro configurado para permitir que vários utilizadores de uma rede visualizem e efectuem alterações simultaneamente. Cada utilizador que guardar o livro irá visualizar as alterações efectuadas por outros utilizadores.) e colocá-lo numa localização na rede onde várias pessoas possam editar os conteúdos em simultâneo. Por exemplo, se as pessoas que pertencem ao grupo de trabalho lidarem com vários projectos e necessitarem de saber o estado de cada projecto, o grupo pode utilizar um livro partilhado para controlar o estado dos projectos. Todos os utilizadores envolvidos podem então introduzir as informações dos respectivos projectos no mesmo livro.

Como proprietário do livro partilhado, pode geri-lo removendo utilizadores e resolvendo alterações em conflito. Quando todas as alterações tiverem sido incorporadas, pode parar de partilhar o livro.

• Partilhar um livro

• Editar um livro partilhado

• Remover um utilizador de um livro partilhado

• Resolver alterações em conflito num livro partilhado

• Deixar de partilhar um livro

Partilhar um livro

1. Crie um novo livro e introduza quaisquer dados que pretenda fornecer ou abra um livro existente que pretenda disponibilizar para edição por vários utilizadores.

    Nota   Nem todas as funcionalidades são suportadas num livro partilhado. Se pretender incluir uma das seguintes funcionalidades, deve adicioná-la antes de guardar o livro como um livro partilhado: células unidas (célula unida: célula única criada através da combinação de duas ou mais células seleccionadas. A referência da célula de uma célula unida é a célula do canto superior esquerdo do intervalo original seleccionado.), formatos condicionais (formato condicional: formato como, por exemplo, o sombreado de células ou a cor do tipo de letra, que o Excel aplica automaticamente às células se uma condição especificada for verdadeira.), validação de dados (validação de dados: funcionalidade do Excel que pode ser utilizada para definir restrições quanto aos dados que podem ou devem ser introduzidos numa célula e para apresentar mensagens que pedem aos utilizadores entradas correctas e notificam os mesmos sobre entradas incorrectas.), gráficos, imagens, objectos incluindo objectos de desenho, hiperligações (hiperligação: texto colorido e sublinhado ou gráfico em que ao clicar permite aceder a um ficheiro, a uma localização num ficheiro, a uma página Web da World Wide Web ou uma página Web de uma intranet. As hiperligações também podem ligar a newsgroups e sites Gopher, Telnet e locais de FTP.), cenários, contornos (destaque: dados da folha de cálculo em que as linhas ou colunas de dados de detalhe são agrupadas de modo a permitir a criação de relatórios de sumário. O destaque pode resumir toda uma folha de cálculo ou uma parte seleccionada da mesma.), subtotais, tabelas de dados (tabela de dados: intervalo de células que apresenta os resultados da substituição de diferentes valores em uma ou mais fórmulas. Existem dois tipos de tabelas de dados: tabelas de uma entrada e tabelas de duas entradas.), relatórios de Tabela Dinâmica (relatório de tabela dinâmica: relatório interactivo e de referência cruzada do Excel que resume e analisa dados como, por exemplo, registos de base de dados, de várias origens, incluindo origens externas ao Excel.), protecção do livro e de folhas de cálculo, e macros. Não é possível efectuar alterações a estas funcionalidades depois de partilhar o livro.

   Funcionalidades não suportadas num livro partilhado

   Num livro partilhado, não é possível	Mas poderá conseguir efectuar o seguinte
   Criar uma tabela do Excel	Nenhuma
   Inserir ou eliminar blocos de células	Pode inserir linhas e colunas completas.
   Eliminar folhas de cálculo	Nenhuma
   Unir células ou dividir células unidas	Nenhuma
   Adicionar ou alterar formatos condicionais	Formatos condicionais existentes continuam a aparecer à medida que os valores das células são alterados, mas não é possível alterar estes formatos ou redefinir as condições.
   Adicionar ou alterar a validação de dados	As células continuam a ser validadas ao escrever novos valores, mas não é possível alterar as definições existentes da validação de dados.
   Criar ou alterar gráficos ou relatórios de Gráfico Dinâmico	É possível visualizar gráficos e relatórios existentes.
   Inserir ou alterar imagens ou outros objectos	É possível visualizar imagens e objectos existentes.
   Inserir ou alterar hiperligações	Hiperligações existentes continuam a funcionar.
   Utilizar ferramentas de desenho	É possível visualizar desenhos e gráficos existentes.
   Atribuir, alterar ou remover palavras-passe	As palavras-passe existentes permanecem activas.
   Proteger ou desproteger folhas de cálculo ou o livro	Protecção existente permanece activa.
   Criar, alterar ou visualizar cenários	Nenhuma
   Agrupar ou destacar dados	É possível continuar a utilizar destaques existentes.
   Inserir subtotais automáticos	É possível visualizar subtotais existentes.
   Criar tabelas de dados (tabela de dados: intervalo de células que apresenta os resultados da substituição de diferentes valores em uma ou mais fórmulas. Existem dois tipos de tabelas de dados: tabelas de uma entrada e tabelas de duas entradas.)	É possível visualizar tabelas de dados existentes.
   Criar ou alterar relatórios de Tabela Dinâmica	É possível visualizar relatórios existentes.
   Escrever, registar, alterar, visualizar ou atribuir macros	É possível executar macros existentes que não acedam a funcionalidades indisponíveis. É possível registar as operações do livro partilhado numa macro armazenada noutro livro não partilhado.
   Adicionar ou alterar 4 folhas de caixa de diálogo do Microsoft Excel	Nenhuma
   Alterar ou eliminar fórmulas de matriz (fórmula de matriz: fórmula que executa vários cálculos num ou mais conjuntos de valores e que, em seguida, devolve um ou vários resultados. As fórmulas de matriz são colocadas entre chavetas { } e introduzidas premindo CTRL+SHIFT+ENTER.)	Fórmulas de matriz existentes continuam a calcular correctamente.
   Utilizar um formulário de dados para adicionar novos dados	Pode utilizar um formulário de dados para localizar um registo.
   Trabalhar com dados XML, incluindo: Importar, actualizar e exportar dados XML Adicionar, mudar o nome ou eliminar mapas XML Mapear células para elementos XML Utilizar o painel de tarefas Origem XML, barra de ferramentas XML ou comandos XML no menu Dados	Nenhuma

2. No separador Rever, no grupo Alterações, clique em Partilhar Livro.

   

3. No separador Estado, seleccione a caixa de verificação Permitir alterações por mais de um utilizador em simultâneo, bem como intercalar o livro.
4. No separador Avançado, seleccione as opções que pretende utilizar para controlar e actualizar alterações e, em seguida, clique em OK.
5. Execute um dos seguintes procedimentos:
   • Se se tratar de um livro novo, escreva um nome na caixa Nome do ficheiro.
   • Se se tratar de um livro existente, clique em OK para guardar o livro, clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar Como.

6. Num computador com o Windows Vista  

   • Na Barra de Endereço, seleccione uma localização de rede acessível aos utilizadores visados e, em seguida, clique em Guardar.

   Num computador com o Microsoft Windows XP  

   • Na caixa Guardar em, seleccione uma localização na rede acessível aos utilizadores visados e, em seguida, clique em Guardar.

    Nota   Deve utilizar uma pasta de rede partilhada em vez de um servidor Web.

7. Se o livro contiver ligações a outros livros ou documentos, verifique-as e actualize as que estiverem interrompidas e, em seguida, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ou prima CTRL+S.

   

   Como verificar e actualizar ligações a outros livros ou documentos

   1. No separador Dados, no grupo Ligações, clique em Editar Ligações.

      

       Nota   O comando Editar Ligações não está disponível se os ficheiros não contiverem informações ligadas.

   2. Clique em Verificar Estado para verificar o estado de todas as ligações da lista.

       Nota   Esta acção poderá demorar algum tempo se existirem muitas ligações ou se o livro de origem para as ligações estiver numa localização de rede e esta for lenta.

   3. Verifique o estado na coluna Estado, clique na ligação e, em seguida, tome as medidas necessárias.

      Se o estado for	Efectue esta acção
      OK	Nenhuma acção necessária. A ligação está actualizada e a funcionar.
      Desconhecida	Clique em Verificar Estado para actualizar o estado de todas as ligações da lista.
      N/D	A ligação utiliza OLE (Object Linking and Embedding, ligação e incorporação de objectos) (OLE: tecnologia de integração de programas que pode ser utilizada para partilhar informações entre programas. Todos os programas do Office suportam OLE, para que seja possível partilhar informações através de objectos ligados e incorporados.) ou DDE (Dynamic Data Exchange, intercâmbio dinâmico de dados) (Intercâmbio dinâmico de dados (DDE): protocolo estabelecido para troca de dados entre programas baseados no Microsoft Windows.).  Nota   O Microsoft Office Excel não consegue verificar o estado deste tipo de ligações.
      Erro: Origem não encontrada	Clique em Alterar Origem e, em seguida, seleccione outro livro.
      Erro: Folha de cálculo não encontrada	Clique em Alterar Origem e, em seguida, seleccione outra folha de cálculo. A origem pode ter recebido um novo nome ou ter sido movida.
      Aviso: Valores não actualizados	Clique em Actualizar Valores. A ligação não foi actualizada quando o livro foi aberto.
      Aviso: Clique em Abrir Origem e calcule o livro premindo F9	O livro pode ser definido para cálculo manual. Para o definir para cálculo manual, clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Opções do Excel. Na categoria Fórmulas, em Opções de cálculo, clique em Automaticamente.
      Aviso: Alguns nomes só podem ser resolvidos quando o livro de origem for aberto	Clique em Abrir Origem, regresse ao livro de destino (ficheiro de destino: ficheiro onde é inserido um objecto ligado ou incorporado. O ficheiro de origem contém as informações utilizadas para criar o objecto. Quando altera as informações existentes num ficheiro de destino, as informações não são actualizadas no ficheiro de origem.) e, em seguida, clique em Verificar Estado. Se isto não resolver o problema, certifique-se de que o nome não está mal escrito ou em falta. Regresse ao livro de origem e, em seguida, no separador Fórmulas, no grupo Células com Nome, clique em Gestor de Nomes e procure o nome.
      Aviso: Clique em Abrir Origem	A ligação não pode ser actualizada até que a origem seja aberta.
      A origem está aberta	Não é possível verificar o estado de uma ligação.
      Valores actualizados a partir de nome de ficheiro	Nenhuma acção necessária. Os valores foram actualizados.
      Aviso: O Excel não consegue determinar o estado da ligação.	A origem pode não conter folhas de cálculo ou estar guardada num formato de ficheiro não suportado. Clique em Actualizar Valores.

  Notas  

• Todos os utilizadores com acesso à partilha de rede têm acesso completo ao livro partilhado, a menos que bloqueie as células e proteja a folha de cálculo de forma a restringir o acesso. Para proteger um livro partilhado, clique em Proteger e Partilhar o Livro no grupo Alterações do separador Rever. Quando proteger um livro partilhado, pode definir uma palavra-passe que todos os utilizadores deverão introduzir para abrirem o livro.
• Para editar o livro partilhado, todos os utilizadores necessitam de, pelo menos, um dos seguintes programas instalados nos respectivos computadores: Microsoft Office Excel, Microsoft Excel 97 ou posterior, ou o Microsoft Excel 98 ou posterior para Macintosh.
• Nem todas as funcionalidades do Excel são suportadas num livro partilhado. Para obter mais informações, consulte a tabela "Funcionalidades não suportadas num livro partilhado" acima.

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Editar um livro partilhado

Depois de abrir um livro partilhado, pode introduzir e alterar os dados tal como num livro normal.

1. Abra o livro partilhado.

   Como abrir um livro partilhado

   1. Clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

   2. Num computador com o Windows Vista  

      • Na Barra de Endereço, procure a localização de rede onde o livro partilhado está armazenado e, em seguida, clique no livro partilhado.
      Num computador com o Microsoft Windows XP  
      • Na caixa Procurar em, procure a localização na rede onde o livro partilhado está armazenado e, em seguida, clique no livro partilhado.
   3. Clique em Abrir.

    Sugestão   Também é possível aceder à localização na rede onde o livro partilhado está armazenado e fazer duplo clique para o abrir.

2. Clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Opções do Excel.
3. Na categoria Popular, em Personalizar a sua cópia do Office, na caixa Nome de Utilizador, introduza o nome do utilizador que pretende utilizar para identificar o trabalho no livro partilhado e, em seguida, clique em OK.
4. Introduza e edite normalmente os dados nas folhas de cálculo.

    Nota   Não será possível adicionar nem alterar o seguinte: células unidas, formatos condicionais, validação de dados, gráficos, imagens, objectos, incluindo objectos de desenho, hiperligações, cenários, realces, subtotais, tabelas de dados, relatórios de tabelas dinâmicas, protecção de livro e folha de cálculo e macros.

5. Modifique quaisquer definições de filtro (filtrar: apresentar apenas as linhas de uma lista que satisfaçam as condições especificadas. É possível utilizar o comando Filtro automático para apresentar linhas que correspondam a um ou mais valores específicos, valores calculados ou condições.) e impressão pretendidas para utilização pessoal. Por predefinição, as definições de cada utilizador ficam guardadas individualmente.

    Sugestão   Também pode utilizar as definições de filtro ou impressão escolhidas pelo proprietário do livro sempre que abrir o livro.

   Como utilizar as definições originais de filtro e impressão

   1. No separador Rever, no grupo Alterações, clique em Partilhar Livro.

      

   2. No separador Avançado, em Incluir na vista pessoal, desmarque a caixa de verificação Definições de impressão ou Definições de filtro e, em seguida clique em OK.
6. Para guardar as suas alterações ao livro e ver as que foram efectuadas por outros utilizadores desde a última vez que guardou o livro, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ou prima CTRL+S.

   

   Se a caixa de diálogo Resolver Conflitos for apresentada, resolva os conflitos.

    Sugestão   Para resolver conflitos, consulte Resolver alterações em conflito num livro partilhado neste tópico.

  Notas  

• Pode ver os utilizadores que têm o livro aberto, no separador Estado da caixa de diálogo Partilhar Livro (separador Rever, grupo Alterações, botão Partilhar Livro).
• Pode optar por obter periodicamente actualizações automáticas das alterações efectuadas pelos outros utilizadores, independentemente de guardar ou não o livro, em Actualizar alterações no separador Avançado da caixa de diálogo Livro Partilhado.

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Remover um utilizador de um livro partilhado

Se for necessário, poderá desligar utilizadores de um livro partilhado.

 Nota   Antes de desligar utilizadores, certifique-se de que os mesmos concluíram o respectivo trabalho no livro. Se remover um utilizador activo, o trabalho que não tenha sido guardado será perdido.

1. No separador Rever, no grupo Alterações, clique em Partilhar Livro.

   

2. No separador Estado, na lista Quem tem este livro aberto, reveja os nomes dos utilizadores.
3. Seleccione o nome do utilizador que pretende desligar e, em seguida, clique em Remover Utilizador.

    Nota   Embora esta acção desligue o utilizador do livro partilhado, não o impede de editar novamente o livro partilhado.

4. Para eliminar quaisquer definições pessoais de vista do utilizador removido, efectue o seguinte procedimento:
   1. No separador Ver, no grupo Vistas de Livro, clique em Vistas Personalizadas.

      

   2. Na lista Vistas, seleccione a vista de outro utilizador e, em seguida, clique em Eliminar.

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Resolver alterações em conflito num livro partilhado

Um conflito ocorre quando dois utilizadores estão ambos a editar o mesmo livro partilhado e tentam guardar alterações que afectam a mesma célula. O Excel só consegue guardar uma das alterações nessa célula. Quando o segundo utilizador guardar o livro, o Excel mostra a caixa de diálogo Resolver Conflitos.

1. Na caixa de diálogo Resolver Conflitos, leia as informações acerca de cada alteração e as alterações conflituosas efectuadas pelo outro utilizador.
2. Para manter a sua alteração ou a do outro utilizador e avançar para a próxima alteração conflituosa, clique em Aceitar as Minhas ou Aceitar as Outras.

   Para manter todas as restantes alterações que efectuou ou as alterações do outro utilizador, clique em Aceitar Todas as Minhas ou Aceitar Todas as Outras.

3. Para que as suas alterações substituam todas as outras sem apresentar novamente a caixa de diálogo Resolver Conflitos, efectue o seguinte procedimento:
   1. No separador Rever, no grupo Alterações, clique em Partilhar Livro.

      

   2. No separador Avançadas, em Alterações conflituosas entre utilizadores, clique em Prevalecem as alterações que estiverem a ser guardadas e, em seguida, clique em OK.
4. Para ver de que forma os conflitos anteriores foram resolvidos, efectue o seguinte procedimento:
   1. No separador Rever, no grupo Alterações, clique em Registar Alterações e, em seguida, clique em Realçar Alterações.
   2. Na lista Quando, seleccione Tudo.
   3. Desmarque as caixas de verificação Quem e Onde.
   4. Seleccione a caixa de verificação Listar alterações numa nova folha de cálculo e, em seguida, clique em OK.
   5. Na Folha de cálculo de registo (folha de cálculo Registo: folha de cálculo em separado que lista as alterações registadas num livro partilhado, incluindo o nome do utilizador que efectuou a alteração, quando e onde foi efectuada, quais os dados eliminados ou substituídos e o modo como os conflitos foram resolvidos.), desloque-se para a direita para ver as colunas Tipo de Acção e Acção de Perda.

       Nota   As alterações conflituosas mantidas têm Ganhou como Tipo de Acção. Os números de linha na coluna Acção de Perda identificam as linhas com informações sobre as alterações conflituosas que não foram mantidas, incluindo os dados eliminados.

 Sugestão   Para guardar uma cópia do livro com todas as suas alterações, clique em Cancelar na caixa de diálogo Resolver Conflitos, clique no Botão do Microsoft Office, clique em Guardar Como e, em seguida, escreva um novo nome para o ficheiro.

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Deixar de partilhar um livro

Antes de parar de partilhar o livro, certifique-se de que todos os outros utilizadores concluíram o respectivo trabalho. Quaisquer alterações não guardadas serão perdidas. Dado que o registo de alterações (registo de alterações: num livro partilhado, significa as informações mantidas sobre as alterações efectuadas em sessões de edição anteriores. As informações incluem o nome do utilizador que efectuou cada alteração, quando foi efectuada a alteração e quais os dados alterados.) também será eliminado, poderá imprimir a Folha de cálculo de registo (folha de cálculo Registo: folha de cálculo em separado que lista as alterações registadas num livro partilhado, incluindo o nome do utilizador que efectuou a alteração, quando e onde foi efectuada, quais os dados eliminados ou substituídos e o modo como os conflitos foram resolvidos.) ou copiá-la para outro livro.

1. Para manter uma cópia das informações do registo de alterações, efectue o seguinte procedimento:
   1. No separador Rever, no grupo Alterações, clique em Registar Alterações e, em seguida, clique em Realçar Alterações.

      

   2. Na lista Quando, seleccione Tudo.
   3. Desmarque as caixas de verificação Quem e Onde.
   4. Seleccione a caixa de verificação Listar alterações numa nova folha de cálculo e, em seguida, clique em OK.
   5. Efectue um ou ambos os seguintes procedimentos:
      • Para imprimir a Folha de cálculo de registo, clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Imprimir.
      • Para copiar o registo para outro livro, seleccione as células que pretende copiar, clique em Copiar no separador Página Inicial no grupo Área de Transferência, mude para outro livro, clique no local em que pretende colocar os dados copiados e, em seguida, clique em Colar no separador Base no grupo Área de Transferência.

        

       Nota   Também poderá guardar ou imprimir a versão actual do livro, uma vez que os dados do registo podem não se aplicar a versões posteriores. Por exemplo, as localizações das células (incluindo números de linhas) no registo copiado podem já não ser actuais.

2. No livro partilhado, no separador Rever, no grupo Alterações, clique em Partilhar Livro.
3. No separador Estado, certifique-se de que é o único utilizador na lista Quem tem este livro aberto.

    Sugestão   Para remover quaisquer utilizadores adicionais, consulte Remover um utilizador de um livro partilhado neste tópico.

4. Desmarque a caixa de verificação Permitir alterações por mais de um utilizador em simultâneo, bem como intercalar o livro.

    Nota   Se esta caixa de verificação não estiver disponível, primeiro tem de desproteger o livro. Para remover a protecção do livro partilhado, efectue o seguinte procedimento:

   1. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Partilhar Livro.
   2. No separador Rever, no grupo Alterações, clique em Desproteger Livro Partilhado.
   3. Se lhe for solicitado, introduza a palavra-passe (palavra-passe: forma de restringir o acesso a um livro, folha de cálculo ou parte de uma folha de cálculo. As palavras-passe do Excel podem conter até 255 letras, números, espaços e símbolos. É necessário escrever correctamente as maiúsculas e minúsculas ao definir e introduzir palavras-passe.) e, em seguida, clique em OK.
   4. No separador Rever, no grupo Alterações, clique em Partilhar Livro.
   5. No separador Estado, desmarque a caixa de verificação Permitir alterações por mais de um utilizador em simultâneo, bem como intercalar o livro.
5. Quando for avisado acerca dos efeitos sobre os outros utilizadores, clique em Sim.

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