É possível utilizar o Microsoft Query para obter dados de origens externas. Ao utilizar o Microsoft Query para obter dados de bases de dados (base de dados: conjunto de dados relacionados com um determinado assunto ou objectivo. Numa base de dados, as informações sobre uma determinada entidade como, por exemplo, um empregado ou uma encomenda, estão classificadas em tabelas, registos e campos.) e ficheiros empresariais, não é necessário escrever novamente os dados que pretende analisar no Excel. É igualmente possível actualizar os relatórios e resumos do Excel de forma automática a partir da base de dados de origem original sempre que a base de dados for actualizada com novas informações.
O que pretende fazer?
Obter mais informações sobre o Microsoft Query
Utilizando o Microsoft Query, é possível estabelecer uma ligação a origens de dados externas, seleccionar dados a partir dessas origens externas, importar esses dados para uma folha de cálculo e actualizar os dados conforme necessário de modo a manter os dados de uma folha de cálculo sincronizados com os dados nas origens externas.
Tipos de bases de dados a que é possível aceder É possível obter dados de vários tipos de bases de dados, incluindo o Microsoft Office Access, o Microsoft SQL Server e o Microsoft SQL Server OLAP Services. É igualmente possível obter dados de livros do Excel e de ficheiros de texto.
O Microsoft Office providencia controladores que é possível utilizar para obter dados a partir das seguintes origens de dados (origem de dados: conjunto armazenado de informações de "origem" utilizado para estabelecer ligação com uma base de dados. Uma origem de dados pode incluir o nome e a localização do servidor de base de dados, o nome do controlador de base de dados e informações que a base de dados necessita quando o utilizador inicia sessão.):
Também é possível utilizar controladores ODBC (controlador de interligação de bases de dados abertas (ODBC): ficheiro de programa utilizado para estabelecer ligação com uma base de dados específica. Cada programa de base de dados (por exemplo, o Access ou o dBASE) ou sistema de gestão de bases de dados (por exemplo, o SQL Server) necessita de um controlador diferente.) ou controladores de origem de dados (controlador da origem de dados: ficheiro de programa utilizado para estabelecer ligação com uma base de dados específica. Cada sistema de gestão ou programa de base de dados requer um controlador diferente.) de outros fabricantes para obter informações de origens de dados que não se encontrem aqui listadas, incluindo outros tipos de bases de dados OLAP. Para obter informações sobre como instalar um controlador ODBC ou um controlador de origem de dados que não conste desta lista, consulte a documentação relativa a essa base de dados ou contacte o fornecedor da base de dados.
Seleccionar dados de uma base de dados É possível obter dados de uma base de dados ao criar uma consulta, a qual consiste numa questão efectuada sobre os dados armazenados numa base de dados externa. Por exemplo, se os dados estiverem armazenados numa base de dados Access, poderá pretender saber os valores das vendas de um determinado produto por região. É possível obter uma parte dos dados seleccionando apenas os dados referentes ao produto e à região que pretende analisar.
Com o Microsoft Query, é possível seleccionar as colunas de dados que pretende e importar apenas esses dados para o Excel.
Actualizar a folha de cálculo numa só operação Depois de ter os dados externos num livro do Excel, sempre que a base de dados sofrer alterações, é possível actualizar (actualização: actualizar dados de uma origem de dados externa. Sempre que actualizar os dados, poderá visualizar a versão mais recente das informações da base de dados, incluindo as alterações que tenham sido efectuadas nos dados.) os dados de modo a actualizar a análise, sem ter de criar novamente relatórios de resumo e gráficos. Por exemplo, é possível criar um resumo das vendas mensais e actualizá-lo todos os meses quando são recebidos os novos valores das vendas.
De que forma o Microsoft Query utiliza origens de dados Após ter sido configurada uma origem de dados para uma determinada base de dados, é possível utilizá-la sempre que pretender criar uma consulta para seleccionar e obter dados dessa mesma base de dados, sem ter de escrever novamente todas as informações de ligação. O Microsoft Query utiliza a origem de dados para estabelecer uma ligação à base de dados externa e para mostrar os dados que se encontram disponíveis. Após ter sido criada uma consulta e serem devolvidos os dados ao Excel, o Microsoft Query fornece ao livro do Excel as informações da consulta e da origem de dados, de modo a que seja possível restabelecer a ligação à base de dados sempre que pretender actualizar os dados.
Utilizar o Microsoft Query para importar dados Para importar dados externos para o Excel com Microsoft Query, siga estes passos básicos, descritos pormenorizadamente nas secções seguintes.
- Ligar a uma origem de dados.
- Utilizar o Assistente de Consultas para definir uma consulta.
- Trabalhar com os dados no Excel.
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Ligar a uma origem de dados
O que é uma origem de dados? Uma origem de dados é um conjunto armazenado de informações, que permite ao Excel e ao Microsoft Query estabelecerem uma ligação a uma base de dados externa. Quando o Microsoft Query é utilizado para configurar uma origem de dados, deverá atribuir um nome à origem de dados e, em seguida, fornecer o nome e a localização da base de dados ou servidor, o tipo da base de dados e o seu nome de início de sessão e palavra-passe. As informações incluem igualmente o nome de um controlador OBDC ou de um controlador de origem de dados, o qual consiste num programa que estabelece ligações para um tipo específico de bases de dados.
Para configurar uma origem de dados através da utilização do Microsoft Query:
- No separador Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em De Outras Origens e, em seguida, clique em Do Microsoft Query.
- Efectue um dos seguintes procedimentos:
- Faça duplo clique em <Nova Origem de Dados>.
-ou-
Clique em <Nova Origem de Dados> e, em seguida, clique em OK.
A caixa de diálogo Criar Nova Origem de Dados é apresentada.
- No passo 1, escreva um nome para identificar a origem de dados.
- No passo 2, clique num controlador para o tipo de base de dados que está a ser utilizada como origem de dados.
Se a base de dados externa a que pretende ter acesso não for suportada pelos controladores ODBC instalados com o Microsoft Query, será necessário obter e instalar um controlador ODBC compatível com o Microsoft Office de um outro fornecedor, como, por exemplo, o fabricante da base de dados. Contacte o fornecedor da base de dados para obter as instruções de instalação.
Nota As bases de dados OLAP não necessitam de controladores ODBC. Quando o Microsoft Query é instalado, os controladores são instalados para bases de dados que tenham sido criadas através da utilização do Microsoft SQL Server Analysis Services. Para ligar a outras bases de dados OLAP, é necessário instalar um controlador de origem de dados e um software cliente.
- Clique em Ligar e, em seguida, forneça as informações necessárias para estabelecer a ligação à origem de dados. No caso de bases de dados, livros do Excel e ficheiros de texto, as informações fornecidas dependem do tipo de origem de dados seleccionado. Poderá ser-lhe pedido um nome de início de sessão, uma palavra-passe, a versão da base de dados que está a ser utilizada, a localização da base de dados ou outras informações específicas sobre o tipo de base de dados.
Utilize palavras-passe seguras que combinem maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. As palavras-passe pouco seguras não combinam estes elementos. Palavra-passe segura: Y6dh!et5. Palavra-passe pouco segura: Casa27. As palavras-passe devem ter 8 ou mais caracteres de comprimento. Uma frase de acesso que utilize 14 ou mais caracteres é melhor. Para obter mais informações, consulte Ajudar a proteger as suas informações pessoais com palavras-passe seguras.
É fundamental que memorize a palavra-passe. Se se esquecer da palavra-passe, a Microsoft não a poderá recuperar. Guarde as palavras-passe que anotar num local seguro, longe das informações que as palavras-passe ajudam a proteger.
- Após terem sido introduzidas as informações necessárias, clique em OK ou em Concluir para regressar à caixa de diálogo Criar Nova Origem de Dados.
- Se a base de dados possuir tabelas (tabela: colecção de dados sobre um determinado assunto armazenada em registos (linhas) e campos (colunas).) e pretender que uma tabela específica seja automaticamente apresentada no Assistente de Consultas, clique na caixa do passo 4 e, em seguida, clique na tabela pretendida.
- Se não pretender escrever o seu nome e palavra-passe de início de sessão de cada vez que utilizar a origem de dados, seleccione a caixa de verificação Guardar a identificação e a palavra-passe nas definições de origem de dados. A palavra-passe guardada não é encriptada. Se a caixa de verificação não estiver disponível, consulte o administrador da base de dados para determinar se esta opção pode ser disponibilizada.
Segurança Evite guardar informações de início de sessão quando liga a origens de dados. Estas informações podem ser guardadas como texto simples e um utilizador mal intencionado pode obter acesso às informações para pôr em risco a segurança da origem de dados.
Após estes passos terem sido concluídos, o nome da origem de dados é apresentado na caixa de diálogo Escolher Origem de Dados.
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Utilizar o Assistente de Consultas para definir uma consulta
Utilizar o Assistente de Consultas para a maioria das consultas O Assistente de Consultas torna mais fácil seleccionar e reunir dados de diferentes tabelas e campos numa base de dados. Através da utilização do Assistente de Consultas, é possível seleccionar as tabelas e campos que pretende incluir. Uma associação interna (uma operação de consulta que especifica que se encontram combinadas linhas de duas tabelas com base em valores de campo idênticos) é criada automaticamente quando o assistente reconhece um campo de chave primária numa tabela e um campo com o mesmo nome numa segunda tabela.
É igualmente possível utilizar o assistente para ordenar o conjunto de resultados e efectuar uma filtragem simples. No passo final do assistente, é possível optar por devolver os dados ao Excel ou refinar ainda mais a consulta no Microsoft Query. Após a consulta ser criada, é possível executá-la no Excel no Microsoft Query.
Para iniciar o Assistente de Consultas, efectue os seguintes passos.
- No separador Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em De Outras Origens e, em seguida, clique em Do Microsoft Query.
- Na caixa de diálogo Escolher Origem de Dados, certifique-se de que a caixa de verificação Utilize o Assistente de Consultas para criar ou editar consultas se encontra seleccionada.
- Faça duplo clique na origem de dados que pretende utilizar.
-ou-
Clique na origem de dados que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.
Trabalhar directamente no Microsoft Query para outros tipos de consultas Se pretender criar uma consulta mais complexa do que o permitido pelo Assistente de Consultas, é possível trabalhar directamente no Microsoft Query. É possível utilizar o Microsoft Query para visualizar e alterar consultas que sejam inicialmente criadas no Assistente de Consultas ou criar novas consultas sem utilizar o assistente. Trabalhe directamente no Microsoft Query quando pretender criar consultas que efectuem o seguinte:
- Seleccionar dados específicos de um campo Numa base de dados extensa, poderá pretender escolher alguns dos dados de um campo e omitir os dados de que não necessita. Por exemplo, se necessitar de dados para dois dos produtos de um campo que contém informações para muitos produtos, pode utilizar critérios (critérios: condições especificadas pelo utilizador para limitar os registos a serem incluídos no conjunto de resultados de uma consulta ou filtro.) para seleccionar dados apenas para os dois produtos que pretende.
- Obter dados com base em diferentes critérios sempre que a consulta é executada Se for necessário criar o mesmo relatório ou resumo do Excel para diversas áreas nos mesmos dados externos (como, por exemplo, um relatório de vendas separado para cada região), é possível criar uma consulta parametrizada (consulta parametrizada: tipo de consulta que, quando executada, pede valores (critérios) a utilizar para seleccionar os registos do conjunto de resultados, de modo a que uma mesma consulta possa ser utilizada para obter diferentes conjuntos de resultados.). Quando uma consulta parametrizada é executada, é solicitado um valor para utilizar como critério quando a consulta seleccionar registos. Por exemplo, uma consulta parametrizada poderá solicitar a introdução de uma região específica e poderá ser possível reutilizar esta consulta para criar cada um dos relatórios de vendas regionais.
- Associar dados de diferentes formas As associações internas criadas pelo Assistente de Consultas são o tipo mais comum de associação utilizada na criação de consultas. Contudo, por vezes, é aconselhável utilizar um tipo diferente de associação. Por exemplo, se existir uma tabela de informações de vendas de produtos e uma tabela de informações de cliente, uma associação interna (o tipo criado pelo Assistente de Consultas) impedirá a obtenção de registos de cliente para clientes que não tenham efectuado uma compra. Utilizando o Microsoft Query, é possível associar estas tabelas de modo a que todos os registos de cliente sejam obtidos, juntamente com os dados de vendas dos clientes que tenham efectuado compras.
Para iniciar o Microsoft Query, efectue os seguintes passos.
- No separador Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em De Outras Origens e, em seguida, clique em Do Microsoft Query.
- Na caixa de diálogo Escolher Origem de Dados, certifique-se de que a caixa de verificação Utilize o Assistente de Consultas para criar ou editar consultas se encontra desmarcada.
- Faça duplo clique na origem de dados que pretende utilizar.
-ou-
Clique na origem de dados que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.
Reutilizar e partilhar consultas É possível, tanto no Assistente de Consultas como no Microsoft Query, guardar as consultas como um ficheiro .dqy, o qual é possível modificar, reutilizar e partilhar. O Excel consegue abrir ficheiros .dqy directamente, o que permite ao utilizador criar intervalos de dados externos adicionais a partir da mesma consulta.
Para abrir uma consulta guardada no Excel:
- No separador Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em De Outras Origens e, em seguida, clique em Do Microsoft Query. A caixa de diálogo Escolher Origem de Dados é apresentada.
- Na caixa de diálogo Escolher Origem de Dados, clique no separador Consultas.
- Faça duplo clique na consulta guardada que pretende abrir. A consulta é apresentada no Microsoft Query.
Se pretender abrir uma consulta guardada e o Microsoft Query já se encontrar aberto, clique no menu Ficheiro do Microsoft Query e, em seguida, clique em Abrir.
Se fizer duplo clique num ficheiro .dqy, o Excel abre, executa a consulta e, em seguida, insere os resultados numa nova folha de cálculo.
Se pretender partilhar um resumo ou relatório do Excel com base em dados externos, poderá dar a outros utilizadores um livro que contenha um intervalo de dados externo ou poderá criar um modelo (modelo: livro criado pelo utilizador e utilizado como base para outros livros semelhantes. É possível criar modelos para livros e folhas de cálculo. O modelo predefinido para os livros denomina-se Livro.xlt. O modelo predefinido para as folhas de cálculo denomina-se Folha.xlt.). Um modelo permite guardar o resumo ou relatório sem guardar os dados externos, para que o ficheiro fique mais pequeno. Os dados externos são obtidos quando um utilizador abre o modelo do relatório.
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Trabalhar com os dados no Excel
Depois de criar uma consulta no Assistente de Consultas ou no Microsoft Query, é possível devolver os dados a uma folha de cálculo do Excel. Em seguida, os dados tornam-se um intervalo de dados externos (intervalo de dados externos: intervalo de dados transferidos para uma folha de cálculo, mas que têm origem fora do Excel como, por exemplo, numa base de dados ou ficheiro de texto. No Excel, é possível formatar os dados ou utilizá-los em cálculos, como faria com outro tipo de dados.) ou um relatório de Tabela Dinâmica (relatório de tabela dinâmica: relatório interactivo e de referência cruzada do Excel que resume e analisa dados como, por exemplo, registos de base de dados, de várias origens, incluindo origens externas ao Excel.) que poderá formatar e actualizar.
Formatar dados obtidos No Excel, é possível utilizar ferramentas, como, por exemplo, gráficos ou subtotais automáticos, para apresentar e resumir os dados obtidos pelo Microsoft Query. É possível formatar os dados, sendo a formatação mantida quando os dados externos forem actualizados. É possível utilizar rótulos de coluna próprios em vez dos nomes de campo e adicionar números de linha automaticamente.
O Excel pode formatar automaticamente novos dados introduzidos no fim de um intervalo de modo a corresponder às linhas anteriores. O Excel pode igualmente copiar automaticamente fórmulas que tenham sido repetidas nas linhas anteriores e expandi-las a linhas adicionais.
Nota De modo a que sejam expandidos a novas linhas no intervalo, os formatos e fórmulas deverão surgir em, pelo menos, três das cinco linhas anteriores.
É possível activar (ou desactivar novamente) esta opção em qualquer altura:
- Clique no Botão do Microsoft Office
, clique em Opções do Excel e, em seguida, clique na categoria Avançadas.
- Na secção Estado, seleccione a caixa de verificação Expandir formatos de intervalo de dados e fórmulas para desactivar esta opção. Para desactivar novamente a formatação automática de intervalos de dados, desmarque esta caixa de verificação.
Actualizar dados externos Quando os dados externos são actualizados, a consulta é executada para obter quaisquer dados novos ou alterados que correspondam às especificações indicadas. É possível actualizar uma consulta tanto no Microsoft Query como no Excel. O Excel oferece diversas opções para actualizar consultas, incluindo actualizar os dados sempre que o livro for aberto e actualizá-lo automaticamente em intervalos definidos. É possível continuar a trabalhar no Excel enquanto os dados estão a ser actualizados, sendo igualmente possível verificar o estado enquanto os dados estão a ser actualizados. Para obter mais informações, consulte Actualizar dados ligados (importados).
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