Tarefas básicas no Excel 2013

O Excel é uma ferramenta muito eficiente para a compreensão de uma vasta quantidade de dados. Mas resulta também muito bem com cálculos simples e no controlo de quase todo o tipo de informação. A chave para desbloquear todo este potencial encontra-se na grelha das células. As células podem conter números, texto ou fórmulas. O utilizador coloca dados nas células e agrupa-os em linhas e colunas. Isto permite-lhe somar dados, ordená-los e filtrá-los, colocá-los em tabelas e criar gráficos visualmente apelativos. Vamos consultar os passos básicos para poder começar.

 Sugestão    Para um curso de formação sobre como criar o seu primeiro livro, consulte o artigo Criar o seu primeiro livro no Excel 2013. Para saber mais sobre as novas funcionalidades, consulte o artigo Novidades no Excel 2013.

Criar um novo livro

Os documentos do Excel denominam-se livros. Cada livro tem folhas, normalmente denominadas folhas de cálculo. Pode adicionar as folhas que quiser a um livro ou pode criar novos livros para manter os dados separados.

  1. Clique em Ficheiro > Novo.
  2. Em Novo, clique em Livro em branco.

Novo livro em branco

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Introduzir os dados

  1. Clique numa célula vazia. Por exemplo, a célula A1 numa folha nova.

As células são referenciadas pela respetiva localização na linha e coluna numa folha, de modo que a célula A1 encontra-se na primeira linha da coluna A.

  1. Escreva texto ou um número na célula.
  2. Prima ENTER ou a tecla de tabulação para mudar para a célula seguinte.

Saiba mais sobre formas de introduzir dados manualmente nas células da folha de cálculo.

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Utilizar a Soma Automática para somar dados

Quando introduz números na folha, pode querer somá-los. A maneira mais rápida de o fazer é através da Soma Automática.

  1. Selecione a célula à direita ou abaixo dos números que quer somar.
  2. Clique em Base > Soma Automática, ou prima ALT+=.

Soma Automática no separador Base

A Soma Automática soma os números e mostra o resultado na célula selecionada.

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Criar uma fórmula simples

Somar números é apenas uma das coisas que pode fazer, mas o Excel pode fazer outros tipos de cálculos. Experimente algumas fórmulas simples para somar, subtrair, multiplicar e dividir números.

  1. Escolha uma célula e escreva um sinal de igual (=). Assim o Excel fica a saber que essa célula irá conter uma fórmula.
  2. Escreva uma combinação de números e operações de cálculo, como o sinal de mais (+) para a adição, o sinal de menos (-) para a subtração, o asterisco (*) para a multiplicação ou a barra (/) para a divisão.

Por exemplo, introduza =2+4, =4-2, =2*4 ou =4/2.

  1. Prima ENTER para efetuar o cálculo.

Pode também premir CTRL+ENTER se quiser que o cursor permaneça na célula ativa.

Saiba mais sobre criar uma fórmula simples.

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Aplicar uma formatação de número

Para distinguir entre os diferentes tipos de números, adicione uma formatação, como uma moeda, percentagens ou datas.

  1. Selecione as células que têm os números que quer formatar.
  2. Clique em Base > Seta junto a Geral.

Caixa Formatar Número no separador Base

  1. Escolha uma formatação de número.

Galeria de formato de número

Se não vê o formato de número que procura, clique em Mais Formatos Numéricos.

Saiba mais sobre formas de formatar números.

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Introduzir dados numa tabela

Um modo simples de aceder a muitas das funcionalidades do Excel consiste em colocar os dados numa tabela. Para começar, deste modo consegue filtrar ou ordenar rapidamente os dados.

  1. Selecione os dados ao clicar na primeira célula e ao arrastar até à última célula dos dados.

Para utilizar o teclado, mantenha SHIFT premido enquanto prime as teclas das setas para selecionar os dados.

  1. Clique no botão Análise RápidaBotão Análise Rápida no canto inferior direito da seleção.

Dados selecionados com o botão da Lente de Análise Rápida visível

  1. Clique em Tabelas e desloque o cursor até ao botão Tabela para poder ver o futuro aspeto dos dados. Se gostar do que vir, clique no botão.

Galeria de Tabelas da Análise Rápida

  1. Pode agora brincar com os dados: filtrar para ver apenas os dados que quer ou ordená-los, por exemplo, do maior para o mais pequeno. Clique na seta Seta pendente de filtrar no cabeçalho da tabela de uma coluna.
  2. Para filtrar dados, desmarque a caixa Selecionar Tudo para limpar todas as marcas de verificação e, em seguida, marque as caixas dos dados que quer mostrar na tabela.

Caixa Selecionar Tudo na galeria de Ordenar e Filtrar

  1. Para ordenar os dados, clique em Ordenar de A a Z ou Ordenar de Z a A.

Ordenar comandos na galeria de Ordenar e Filtrar

Saiba mais sobre filtrar dados numa tabela do Excel.

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Mostrar totais dos números

As ferramentas de Análise Rápida permitem-lhe totalizar os números rapidamente. Quer seja uma soma, uma média ou outra conta que queira, o Excel mostra os resultados dos cálculos mesmo por baixo ou ao lado dos números.

  1. Selecione as células que contêm números que quer adicionar ou contar.
  2. Clique no botão Análise RápidaBotão Análise Rápida no canto inferior direito da seleção.
  3. Clique em Totais, desloque o cursor ao longo dos botões para ver os resultados dos cálculos para os dados e, em seguida, clique no botão para aplicar os totais.

Galeria de Totais da Análise Rápida

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Acrescentar sentido aos dados

A formatação condicional ou gráficos sparkline podem realçar os dados mais importantes para mostrar tendências de dados. Utilize a ferramenta de Análise Rápida para uma Pré-visualização Dinâmica para a experimentar.

  1. Selecione os dados que quer examinar mais atentamente.
  2. Clique no botão Análise Rápidaimagem do botão que aparece no canto inferior direito da seleção.
  3. Explore as opções nos separadores Formatação e Gráficos Sparkline para ver como afetam os seus dados.

Galeria de Formatação da Análise Rápida

Por exemplo, escolha uma escala de cores na galeria Formatação para diferenciar temperaturas altas, médias e baixas.

Dados com uma formatação condicional da escala de cores

  1. Quando estiver satisfeito, clique nessa opção.

Saiba mais sobre como aplicar formatação condicional ou analisar tendências de dados utilizando gráficos sparkline..

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Mostrar os dados num gráfico

A ferramenta de Análise Rápida recomenda-lhe o gráfico mais adequado para os seus dados e fornece-lhe uma apresentação visual em apenas alguns cliques.

  1. Selecione as células que contêm os dados que quer mostrar num gráfico.
  2. Clique no botão Análise Rápidaimagem do botão que aparece no canto inferior direito da sua seleção.
  3. Clique em Gráficos, desloque o cursor ao longo dos gráficos recomendados para ver qual lhe parece melhor para os seus dados e, em seguida, clique no gráfico escolhido.

Galeria de Gráficos da Análise Rápida

 Nota    O Excel mostra gráficos diferentes nesta galeria, consoante o que é recomendado para os seus dados.

Conheça outras maneiras de criar um gráfico.

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Guardar o seu trabalho

  1. Clique no botão Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, ou prima CTRL+S.

Botão Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

Se tiver guardado o trabalho previamente, já terminou.

  1. Se esta for a primeira vez, complete os seguintes passos:
    1. Em Guardar Como, selecione onde irá guardar o livro e, em seguida, procure a pasta.
    2. Na caixa Nome do ficheiro introduza um nome para o seu livro.
    3. Clique em Guardar para concluir.

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Imprimir

  1. Clique em Ficheiro > Imprimir, ou prima CTRL+P.
  2. Pré-visualize as páginas clicando nas setas Página Seguinte e Página Anterior.

Botões Seguinte e Anterior no painel Pré-visualizar

A janela de pré-visualização apresenta as páginas a preto e branco ou a cores, dependendo das definições da sua impressora.

Se o modo como as páginas serão impressas não lhe agradar, pode alterar as margens da página ou adicionar quebras de página.

  1. Clique em Imprimir.

Saiba mais sobre imprimir uma folha de cálculo ou um livro.

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Para além das noções básicas

Vá além das noções básicas sobre os livros ao utilizar uma função para criar uma fórmula, utilizar segmentação de dados para filtrar dados numa tabela do Excel ou adicionar uma linha de média ou tendência a um gráfico.

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Aplica-se a:
Excel 2013