Remover dados ocultos e informações pessoais de documentos do Office

Antes de partilhar um documento importante com colegas ou clientes, provavelmente tem o cuidado de verificar ou rever o conteúdo do documento de modo a garantir que está tudo correcto e que o documento não contém nada que não pretenda partilhar com outras pessoas. Se tenciona partilhar uma cópia electrónica de um documento do Microsoft Office, convém reforçar essa verificação no sentido de encontrar eventuais dados ocultos ou informações pessoais que possam estar armazenados no próprio documento ou nas propriedades do mesmo (metadados (metadados: dados que descrevem outros dados. Por exemplo, as palavras de um documento são dados. A contagem de palavras é um exemplo de metadados.)). Como estas informações podem revelar detalhes sobre a sua organização ou sobre o próprio documento que pode não pretender partilhar publicamente, é possível remover estas informações antes de partilhar o documento com outras pessoas.

Este artigo explica de que forma a funcionalidade Inspector de Documentos no Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 e Microsoft Office PowerPoint 2007 podem ajudá-lo a localizar e remover dados ocultos e informações pessoais em documentos do Office.

Neste artigo


Que tipos de dados ocultos e informações pessoais são armazenados em documentos do Office?

É possível guardar vários tipos de dados ocultos e informações pessoais num documento do Office. Estas informações podem não estar imediatamente visíveis quando visualiza o documento num programa do Office, mas é possível que outras pessoas vejam ou obtenham essas informações.

As informações ocultas podem incluir os dados que os programas do Office adicionam a um ficheiro e que lhe permitem colaborar na redacção ou edição de um documento com outras pessoas. Também pode incluir informações que designe intencionalmente como ocultas.

Os documentos do Office podem conter os seguintes tipos de dados ocultos e informações pessoais:

  • Comentários, marcas de revisão de alterações registadas e anotações a tinta    Se tiver colaborado com outras pessoas na criação do documento, este poderá conter itens como, por exemplo, marcas de revisão de alterações registadas, comentários, anotações a tinta ou versões. Estas informações podem permitir que outras pessoas vejam os nomes das pessoas que trabalharam no documento, comentários de revisores e alterações ao documento.
  • Propriedades do documento e informações pessoais    As propriedades do documento, também conhecidas como metadados (metadados: dados que descrevem outros dados. Por exemplo, as palavras de um documento são dados. A contagem de palavras é um exemplo de metadados.), incluem detalhes sobre o documento, tais como o autor, assunto e título. As propriedades do documento também incluem informações que são automaticamente mantidas por programas do Office, tais como o nome da última pessoa a guardar um documento e a data de criação de um documento. Se tiver utilizado funcionalidades específicas, o documento também poderá conter outros tipos de informações de identificação pessoal (PII) (informações de identificação pessoal (PII): todas as informações que podem ser utilizadas para identificar uma pessoa, tais como nome, morada de correio postal, endereço de correio electrónico, número do BI, endereço IP ou qualquer identificador exclusivo associado ao PII noutro programa.), tais como cabeçalhos de correio electrónico, informações de envio para revisão, listas de distribuição, caminhos de impressora e informações do caminho do ficheiro para publicação de páginas Web.
  • Cabeçalhos, rodapés e marcas de água    Os documentos do Word e livros do Excel podem conter informações nos cabeçalhos e rodapés. Para além disso, pode ter adicionado uma marca de água ao documento do Word.
  • Texto oculto    Os documentos do Word podem conter texto formatado como texto oculto. Se não souber se o documento contém texto oculto, poderá utilizar o Inspector de Documentos para procurá-lo.
  • Linhas, colunas e folhas de cálculo ocultas    Num livro do Excel, é possível ocultar linhas, colunas e folhas de cálculo inteiras. Se distribuir uma cópia de um livro contendo linhas, colunas ou folhas de cálculo ocultas, outras pessoas poderão mostrar estas linhas, colunas ou folhas de cálculo e ver os dados que as mesmas contêm.
  • Conteúdo invisível    As apresentações do PowerPoint e os livros do Excel podem conter objectos que não estão visíveis por se encontrarem formatados como invisíveis.
  • Conteúdo exterior ao diapositivo    As apresentações do PowerPoint podem conter objectos que não se encontram imediatamente visíveis porque foram arrastados para fora do diapositivo para a área exterior ao diapositivo. Este conteúdo exterior ao diapositivo pode incluir caixas de texto, ClipArt, gráficos e tabelas.
  • Notas de apresentação    A secção Notas de uma apresentação do PowerPoint pode conter texto que não pretende partilhar publicamente, especialmente se as notas tiverem sido escritas apenas para utilização da pessoa que está a fazer a apresentação.
  • Propriedades do servidor de documentos    Se tiver guardado o documento numa localização de um servidor de gestão de documentos, tal como um site de Área de Trabalho de Documentos ou uma biblioteca baseada no Microsoft Windows SharePoint Services, o documento poderá conter propriedades do documento adicionais ou informações relacionadas com esta localização do servidor.
  • Dados XML personalizados    Os documentos podem conter dados XML personalizados que não estão visíveis no próprio documento. O Inspector de Documentos pode localizar e remover estes dados XML.

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Que informações podem ser localizadas e removidas pelo Inspector de Documentos?

O Inspector de Documentos inclui vários Inspectores diferentes que pode utilizar para localizar e remover diferentes tipos de dados ocultos e informações pessoais. Alguns destes Inspectores são específicos de programas do Office individuais. O Inspector de Documentos apresenta diferentes conjuntos de Inspectores no Office Word 2007, Office Excel 2007 e Office PowerPoint 2007, que lhe permitem localizar e remover dados ocultos e informações pessoais específicos de cada um destes programas.

Para obter mais informações sobre os tipos de dados ocultos e informações pessoais que o Inspector de Documentos pode localizar e remover num programa do Microsoft Office específico, consulte as tabelas abaixo.

 Nota   Se a sua organização tiver personalizado o Inspector de Documentos adicionando módulos do Inspector, poderá verificar se existem tipos de informações adicionais nos documentos.

Office Word 2007

Nome do Inspector Localiza e remove
Comentários, Revisões, Versões e Anotações
  • Comentários
  • Marcas de revisão de alterações registadas
  • Informações da versão do documento
  • Anotações a tinta
Propriedades do Documento e Informações Pessoais
  • As propriedades do documento, incluindo as informações dos separadores Sumário, Estatísticas e Personalizar da caixa de diálogo Propriedades do Documento
  • Cabeçalhos de correio electrónico
  • Listas de distribuição
  • Informações de envio para revisão
  • Propriedades do servidor de documentos
  • Informações da Política de Gestão de Documentos
  • Informações do tipo de conteúdo
  • Informações de ligação de dados para campos ligados a dados (o último valor é convertido para texto)
  • Nome de utilizador
  • Nome do modelo
Cabeçalhos e Rodapés
  • Informações nos cabeçalhos do documento
  • Informações nos rodapés do documento
  • Marcas de água
Texto Oculto
  • Texto que está formatado como oculto (um efeito de tipo de letra que está disponível na caixa de diálogo Tipo de letra)

 Nota   Este Inspector não consegue detectar texto que tenha sido oculto por outros métodos (por exemplo, texto branco num fundo branco).

Dados XML Personalizados
  • Dados XML que podem estar armazenados num documento

Office Excel 2007

Nome do Inspector Localiza e remove
Comentários e Anotações
  • Comentários
  • Anotações a tinta
Propriedades do Documento e Informações Pessoais
  • As propriedades do documento, incluindo as informações dos separadores Sumário, Estatísticas e Personalizar da caixa de diálogo Propriedades do Documento
  • Cabeçalhos de correio electrónico
  • Listas de distribuição
  • Informações de envio para revisão
  • Propriedades do servidor de documentos
  • Informações da Política de Gestão de Documentos
  • Informações do tipo de conteúdo
  • Nome de utilizador
  • Informações do caminho da impressora
  • Comentários do cenário
  • Caminho do ficheiro para publicar páginas Web
  • Comentários para nomes definidos e nomes de tabela
  • Ligações de dados externos inactivas
Cabeçalhos e Rodapés
  • Informações nos cabeçalhos da folha de cálculo
  • Informações nos rodapés da folha de cálculo
Linhas e Colunas Ocultas
  • Linhas ocultas
  • Colunas ocultas que contêm dados

 Notas 

  • Se existirem colunas ocultas no livro que não contenham dados e estiverem localizadas entre colunas que não contenham dados, estas colunas ocultas e vazias também serão detectadas e removidas.
  • Se as linhas ou colunas ocultas no livro contiverem dados, poderá alterar os resultados dos cálculos ou fórmulas no livro ao removê-las. Se não souber que informações estão contidas nas linhas ou colunas ocultas, feche o Inspector de Documentos, mostre as linhas ou colunas ocultas e, em seguida, reveja os respectivos conteúdos.
  • Este Inspector não detecta formas, gráficos, controlos, objectos e controlos ActiveX do Microsoft, imagens ou gráficos SmartArt que podem estar localizados em colunas ocultas.
Folhas de Cálculo Ocultas
  • Folhas de cálculo ocultas

 Nota   Se as folhas de cálculo ocultas no livro contiverem dados, poderá alterar os resultados dos cálculos ou fórmulas no livro ao removê-las. Se não souber que informações estão contidas nas folhas de cálculo ocultas, feche o Inspector de Documentos, mostre as folhas de cálculo ocultas e, em seguida, reveja os respectivos conteúdos.

Dados XML Personalizados
  • Dados XML que podem estar armazenados num livro
Conteúdo Invisível
  • Objectos que não estão visíveis porque se encontram formatados como invisíveis

 Nota   Este Inspector não detecta objectos que estejam tapados por outros objectos.

Office PowerPoint 2007

Nome do Inspector Localiza e remove
Comentários e Anotações
  • Comentários
  • Anotações a tinta
Propriedades do Documento e Informações Pessoais
  • As propriedades do documento, incluindo as informações dos separadores Sumário, Estatísticas e Personalizar da caixa de diálogo Propriedades do Documento
  • Cabeçalhos de correio electrónico
  • Listas de distribuição
  • Informações de envio para revisão
  • Propriedades do servidor de documentos
  • Informações da Política de Gestão de Documentos
  • Informações do tipo de conteúdo
  • Caminho do ficheiro para publicar páginas Web
Conteúdo Invisível no Diapositivo
  • Objectos que não estão visíveis porque se encontram formatados como invisíveis

 Nota   Este Inspector não detecta objectos que estejam tapados por outros objectos.

Conteúdo Exterior ao Diapositivo
  • Conteúdo ou objectos que não são imediatamente visíveis numa apresentação porque estão localizados fora da área do diapositivo, incluindo:
    • ClipArt
    • Caixas de texto
    • Gráficos
    • Tabelas

 Nota   O Inspector de Documentos não detecta nem remove objectos exteriores ao diapositivo com efeitos de animação.

Notas de Apresentação
  • Texto que foi adicionado à secção Notas de uma apresentação

 Nota   O Inspector de Documentos não pode remover imagens adicionadas à Secção de Notas de uma apresentação.

Dados XML Personalizados
  • Dados XML que podem estar armazenados numa apresentação

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Como posso localizar e remover dados ocultos e informações pessoais nos meus documentos do Office?

Pode utilizar o Inspector de Documentos para localizar e remover dados ocultos e informações pessoais em documentos do Office que tenham sido criados no Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 e versões anteriores destes programas do Office. Antes de partilhar uma cópia electrónica do documento do Office, convém utilizar o Inspector de Documentos, por exemplo, num anexo de correio electrónico.

  1. Abra o documento do Office onde pretende inspeccionar se existem dados ocultos ou informações pessoais.
  2. Clique no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão, clique em Guardar Como e, em seguida, escreva um nome na caixa Nome do ficheiro para guardar uma cópia do documento original.

 Importante   Convém utilizar o Inspector de Documentos numa cópia do documento original porque nem sempre é possível restaurar os dados removidos pelo Inspector de Documentos.

  1. Na cópia do documento original, clique no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão, aponte para Preparar e, em seguida, clique em Inspeccionar Documento.
  2. Na caixa de diálogo Inspector de Documentos, seleccione as caixas de verificação para escolher que tipo de conteúdo oculto pretende que seja inspeccionado. Para mais informações sobre os Inspectores individuais, consulte Que informações podem ser localizadas e removidas pelo Inspector de Documentos?
  3. Clique em Inspeccionar.
  4. Consulte os resultados da inspecção na caixa de diálogo Inspector de Documentos.
  5. Clique em Remover Tudo junto aos resultados da inspecção para remover do documento os tipos de conteúdo oculto pretendidos.

 Importante   Se remover conteúdo oculto do documento, poderá não conseguir restaurá-lo clicando em Anular.

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Aplica-se a:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007