Ordenar dados num intervalo ou numa tabela

A ordenação é parte integral de uma análise de dados. Pode desejar colocar uma lista de nomes por ordem alfabética, recolher uma lista de níveis de inventário de produtos por ordem decrescente, ou ordenar linhas por cores ou ícones. A ordenação de dados permite-lhe visualizar compreender rapidamente os dados de que dispõe; permite-lhe organizar e localizar dados e, consequentemente, tomar melhor as suas decisões.

 Nota   Para obter os valores máximo e mínimo num intervalo de células ou numa tabela; de que são exemplo as típicas listagens 10 Mais ou 5 Menos, utilize o Filtro Automático ou uma formatação condicional. Para mais informações, consulte Filtrar dados num intervalo ou numa tabela e Adicionar, alterar ou eliminar formatos condicionais.

O que deseja fazer?


Obter informações sobre ordenação

Pode ordenar dados por texto (de A a Z ou de Z a A), números (do mais pequeno ao maior ou do maior ao mais pequeno), e datas e horas (mais antigo ao mais recente e mais recente ao mais antigo) numa ou mais colunas. Também pode ordenar por uma lista personalizada (como, por exemplo, Grande, Médio e Pequeno) ou pelo formato, cor de célula, cor de tipo de letra ou conjunto de ícones. A maioria das operações de ordenação consiste em ordenação de colunas, mas também é possível ordenar por linhas.

Os critérios de filtragem são guardados com o livro; de modo que é possível voltar a aplicá-los, sempre que abrir o livro, numa tabela do Excel, mas não num intervalo de células. Se desejar guardar o critério de ordenação para poder voltar a aplicá-lo quando voltar a abrir o livro, deve utilizar tabelas. Principalmente no caso de ordenações de várias colunas em simultâneo ou ordenações que demorem algum tempo a definir.

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Ordenar texto

  1. Seleccione uma coluna de dados alfanuméricos num intervalo de células ou certifique-se de que a célula activa pertence a uma coluna de uma tabela com dados alfanuméricos.
  2. No separador Base, no grupo Edição, clique em Ordenar e Filtrar

Imagem do Friso do Outlook

  1. Faça o seguinte:
    • Para ordenar por ordem alfanumérica ascendente, clique em Ordenar de A a Z.
    • Para ordenar por ordem alfanumérica descendente, clique em Ordenar de Z a A.
  2. Também pode criar uma ordenação que distinga maiúsculas e minúsculas

MostrarComo criar uma ordenação que distingue maiúsculas e minúsculas

  1. No separador Base, no grupo Editar, clique em Ordenar e Filtrar e, em seguida, clique em Ordenação Personalizada.
  1. Na caixa de diálogo Ordenar, clique em Opções.
  2. Na caixa de diálogo Opções de Ordenação, seleccione Maiúsculas e Minúsculas.
  3. Clique em OK duas vezes.

Nota: certifique-se de que todos os dados se encontram armazenados como texto    Se a coluna a ordenar tiver, simultaneamente, números armazenados como números e números armazenados como texto, deve formatá-los todos como texto. Caso contrário, os números armazenados como números serão colocados antes dos números armazenados como texto. Para formatar todos os dados como texto, no separador Base no grupo Tipo de Letra, clique no botão Formatar Tipo de Letra da Célula, clique no separador Número e, em seguida, em Categoria, clique em Texto.

Nota: remova todos os espaços no início dos valores     Em alguns casos, dados importados de outras aplicações "trazem" espaços no início. Remova esses espaços antes de ordenar os dados.

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Ordenar números

  1. Seleccione uma coluna de dados numéricos num intervalo de células ou certifique-se de que a célula activa pertence a uma coluna de uma tabela com dados numéricos.
  2. No separador Base no grupo Edição, clique em Ordenar e Filtrar e, em seguida, efectue um dos seguintes procedimentos:
    • Para ordenar do número mais pequeno para o maior, clique em Ordem Ascendente.
    • Para ordenar do número maior para o mais pequeno, clique em Ordem descendente.

Nota: verifique se todos os números estão armazenados como número    Se os resultados não forem os esperados, talvez a coluna contenha números armazenados como texto. Por exemplo, números negativos importados de alguns sistemas de contabilidade, ou números introduzidos com um apóstrofe (') no início, são armazenados como texto. Para mais informações, consulte Converter para número, números guardados como texto.

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Ordenar datas ou horas

  1. Seleccione uma coluna com datas ou horas num intervalo de células ou certifique-se de que a célula activa pertence a uma coluna de uma tabela com datas ou horas.
  2. Seleccione uma coluna de datas ou horas num intervalo de células ou numa tabela.
  3. No separador Base no grupo Edição, clique em Ordenar e Filtrar e, em seguida, efectue um dos seguintes procedimentos:
    • Para ordenar da data ou hora mais antiga para a mais recente, clique em Ordem Ascendente.
    • Para ordenar da mais recente para a mais antiga, clique em Ordem Descendente.

Nota: verifique se as datas e horas estão armazenadas como data ou hora     Se os resultados não forem os esperados, a coluna deve ter datas ou horas armazenados como texto, e não como data ou hora. Para o Excel as ordenar correctamente, todas as datas ou horas na coluna têm de estar armazenadas como data ou hora; ou número série de data e hora. Se o Excel não reconhecer um valor como data ou hora, esse valor é armazenado como texto. Para mais informações, consulte Converter para data ou hora, datas armazenadas como texto.

 Nota    Se desejar ordenar por dias da semana, formate as células como dias de semana. Se desejar ordenar por dias da semana independentemente da data, formate-as como texto utilizando a função TEXTO. No entanto, uma vez que a função TEXTO devolve um valor de texto, a operação de ordenação terá de ser efectuada sobre dados alfanuméricos. Para mais informações, consulte Mostrar datas como dias da semana.

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Ordenar por cor da célula, cor do tipo de letra ou ícone

Se tiver formatado, manual ou condicionalmente, um intervalo de células ou uma coluna de uma tabela com cores de célula ou cores de tipo de letra, também pode ordenar por essas cores. Do mesmo modo pode ordenar por um conjunto de ícones, criados por um formato condicional.

  1. Seleccione uma coluna de dados num intervalo de células ou certifique-se de que a célula activa pertence a uma coluna de uma tabela.
  2. No separador Base, no grupo Editar, clique em Ordenar e Filtrar e, em seguida, clique em Ordenação Personalizada.

Imagem do Friso do Outlook

Aparece a caixa de diálogo Ordenar.

  1. Sob Coluna, na caixa Ordenar Por, seleccione a coluna que deseja ordenar.
  2. Sob Ordenar, seleccione o tipo de ordenação. Execute um dos seguintes passos:
    • Para ordenar pela cor da célula, seleccione Cor da Célula.
    • Para ordenar pela cor do tipo de letra, seleccione Cor do Tipo de Letra.
    • Para ordenar por um conjunto de ícones, seleccione Ícone de Célula.
  3. Em Ordenar, clique na seta junto ao botão e, em seguida, consoante o tipo de formato, seleccione uma cor de célula, cor de tipo de letra ou ícone de célula.
  4. Sob Ordem, seleccione o modo como deseja ordenar. Execute um dos seguintes passos:
    • Para mover a cor de célula, cor de tipo de letra ou ícone para cima ou para a esquerda, seleccione Acima para uma ordenação de coluna, e À Esquerda para uma ordenação de linha.
    • Para mover a cor de célula, cor de tipo de letra ou ícone para baixo ou para a direita, seleccione Abaixo para uma ordenação de coluna, e À Direita para uma ordenação de linha.

 Nota   Não existe nenhuma predefinição para a ordenação de cores de células, cores de tipos de letra ou ícones. A ordem tem de ser definida para cada ordenação.

  1. Para especificar a próxima cor de célula, cor de tipo de letra ou ícone, clique em Adicionar Nível e, em seguida, repita os passos do três ao cinco.

Certifique-se de que selecciona a mesma coluna na caixa Depois por e que efectua a mesma selecção sob Ordem.

Repita o processo para cada cor de célula, cor de tipo de letra ou ícone que deseja incluir na ordenação.

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Ordenar por uma lista personalizada

Pode utilizar uma lista personalizada para ordenar por uma ordem definida pelo utilizador. O Excel possui listas personalizadas para dias de semana e meses, mas pode criar as suas próprias listas.

  1. Se desejar, crie uma lista personalizada.

MostrarComo criar uma lista personalizada

  1. Num intervalo de células, introduza os valores que pretende ordenar, pela ordem pretendida, de cima para baixo. Por exemplo:
A
1 Alto
2 Médio
3 Baixo
  1. Seleccione o intervalo que criou. No exemplo em cima, seleccionaria as células A1:A3.
  2. Clique no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão, clique em Opções do Excel, clique na categoria Popular e, em seguida, em Opções principais para trabalhar com o Excel, clique em Editar Listas Personalizadas.
  3. Na caixa de diálogo Listas Personalizadas, clique em Importar e, em seguida, clique em OK duas vezes.

 Notas 

  • Pode criar uma lista personalizada baseada num valor (texto, número e data ou hora). Não pode criar uma lista personalizada baseada num formato (cor de célula, cor de tipo de letra e ícone).
  • O tamanho máximo para uma lista personalizada é de 255 caracteres, e o primeiro carácter não pode ser um número.
  1. Seleccione uma coluna de dados num intervalo de células ou certifique-se de que a célula activa pertence a uma tabela.
  2. No separador Base, no grupo Editar, clique em Ordenar e Filtrar e, em seguida, clique em Ordenação Personalizada.

Imagem do Friso do Outlook

Aparece a caixa de diálogo Ordenar.

  1. Sob Coluna, na caixa Ordenar por ou Depois por, seleccione a coluna que deseja ordenar segundo uma lista personalizada.
  2. Sob Ordem, seleccione Lista personalizada.
  3. Na caixa de diálogo Listas Personalizadas, seleccione a lista pretendida. No exemplo anterior, teria de clicar em Alta, Média, Baixa.
  4. Clique em OK.

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Ordenar linhas

  1. Seleccione uma linha de dados num intervalo de células, ou certifique-se de que a célula activa pertence a uma coluna de uma tabela.
  2. No separador Base, no grupo Editar, clique em Ordenar e Filtrar e, em seguida, clique em Ordenação Personalizada.

Imagem do Friso do Outlook

Aparece a caixa de diálogo Ordenar.

  1. Clique em Opções.
  2. Na caixa de diálogo Opções e Ordenação, sob Orientação, clique em Ordenar da Esquerda Para a Direita e clique em OK.
  3. Sob Coluna, na caixa Ordenar por, seleccione a linha que deseja ordenar.
  4. Execute um dos seguintes procedimentos:

Por valor    

  1. Sob Ordenar, seleccione Valores.
  2. Em Ordenar, escolha uma das seguintes opções:
    • Para valores de texto, seleccione A a Z ou Z a A.
    • Para valores numéricos, seleccione Do Mais Pequeno ao Maior ou Do Maior ao Mais Pequeno.
    • Para valores de data e hora, seleccione Mais Antigo ao Mais Recente ou Mais Recente ao Mais Antigo.

Por cor de célula, por cor de tipo de letra ou ícone     

  1. Sob Ordenar, seleccione Cor da Célula, Cor do Tipo de Letra ou Ícone da Célula.
  2. Clique na seta junto ao botão e, em seguida, seleccione uma cor de célula, cor de tipo de letra ou um ícone de célula.
  3. Sob Ordem, seleccione À Esquerda ou À Direita.

 Nota    Quando ordena linhas que fazem parte de um esquema de folha de cálculo, o Excel ordena os grupos de nível mais alto (nível 1), de modo que as linhas ou colunas de detalhe fiquem juntas, mesmo que não se encontrem visíveis.

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Ordenar por mais do que uma coluna ou linha

Pode querer ordenar por mais do que uma coluna ou linha, dados que deseja ver agrupados por valores numa coluna ou linha e, em seguida, ordenar uma coluna ou linha dentro desses grupos de valores iguais. Por exemplo, tem duas colunas; uma Departamento e outra Empregado; pode ordenar primeiro por Departamento (para agrupar todos os empregados de cada departamento) e, em seguida, ordenar por nome (para colocar os nomes dos empregados, de cada departamento, por ordem alfabética). Pode ordenar até 64 colunas.

 Nota   Para obter melhores resultados, o intervalo de células a ordenar deve ter cabeçalhos de coluna.

  1. Seleccione um intervalo de células com duas ou mais colunas, ou certifique-se de que a célula activa pertence a uma tabela com duas ou mais colunas.
  2. No separador Base, no grupo Editar, clique em Ordenar e Filtrar e, em seguida, clique em Ordenação Personalizada.

Imagem do Friso do Outlook

Aparece a caixa de diálogo Ordenar.

  1. Sob Coluna, na caixa Ordenar por, seleccione a primeira coluna a ordenar.
  2. Sob Ordenar, seleccione o tipo de ordenação. Execute um dos seguintes passos:
    • Para ordenar por texto, número, ou data e hora, seleccione Valores.
    • Para ordenar por formato, seleccione Cor da Célula, Cor do Tipo de Letra ou Ícone da Célula.
  3. Sob Ordem, seleccione o modo como deseja ordenar. Execute um dos seguintes passos:
    • Para valores de texto, seleccione A a Z ou Z a A.
    • Para valores numéricos, seleccione Do Mais Pequeno ao Maior ou Do Maior ao Mais Pequeno.
    • Para valores de data e hora, seleccione Mais Antigo ao Mais Recente ou Mais Recente ao Mais Antigo.
    • Para uma ordenação baseada numa lista personalizada, seleccione Listas personalizadas.
  4. Para adicionar outra coluna a ordenar, clique em Adicionar Nível e repita os passos do três ao cinco.
  5. Para copiar uma coluna a ordenar, seleccione a entrada e clique em Copiar Nível.
  6. Para eliminar uma coluna, seleccione a entrada e clique em Eliminar Nível.

 Nota   Deve manter, pelo menos, um item na lista.

  1. Para alterar a ordem pela qual as colunas serão ordenadas, seleccione um item e clique na seta Para Cima ou Para Baixo para alterar a ordem.

Os itens maiores na lista são ordenados antes dos itens mais pequenos.

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Ordenar uma coluna de um intervalo de células sem afectar as outras colunas

 Aviso    Tenha cuidado ao utilizar esta funcionalidade. Ordenar uma coluna de um intervalo pode produzir resultados indesejados, tais como mover células dessa coluna para outras linhas.

 Nota   O seguinte processo não pode ser executado numa tabela.

  1. Seleccione uma coluna de um intervalo de células com duas ou mais colunas.
  2. Para seleccionar a coluna que deseja ordenar, clique no respectivo cabeçalho.
  3. No separador Base no grupo Edição, clique em Ordenar e Filtrar e, em seguida, clique num dos comandos de ordenação disponíveis.
  4. Aparece a caixa de diálogo Aviso de Ordenação.
  5. Seleccione Continuar com a selecção actual.
  6. Clique em Ordenar.
  7. Seleccione outra opção de ordenação na caixa de diálogo Ordenar e clique em OK.

Se os resultados não forem os desejados, clique em Anular Botão anular.

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Mais informações sobre aspectos gerais relacionados com ordenação

Se obtiver resultados inesperados ao ordenar dados, faça o seguinte:

Verifique se os valores devolvidos por uma fórmula são diferentes     Se os dados ordenados tiverem uma ou mais fórmulas, os valores devolvidos por essas fórmulas podem ser alterados quando a folha é recalculada. Nesse caso, certifique-se de que volta a aplicar ou a definir a ordenação, para os actualizar.

Torne visíveis colunas e linhas antes da ordenação    Quando ordena colunas, as colunas ocultas não são afectadas; e o mesmo acontece ao ordenar linhas linhas, as linhas ocultas não são afectadas. Antes de efectuar uma ordenação é aconselhável tornar visíveis as colunas e linhas que estiverem ocultas.

Verifique a configuração regional     As ordenações podem variar com a configuração regional. Certifique-se de que a configuração regional é a adequada em Definições regionais ou Opções regionais e de idioma, no Painel de controlo do computador. Para informações sobre como alterar a configuração regional, consulte o sistema de ajuda do Windows.

Introduza cabeçalhos de coluna numa só linha    Se necessitar de títulos de coluna com várias linhas, active a translineação de texto dentro das células dessa linha.

Activar ou desactivar a linha de cabeçalho    Normalmente é preferível ter uma linha de cabeçalho para facilitar a identificação dos dados de cada coluna. Por predefinição, o valor no cabeçalho não é incluído numa ordenação. No entanto, podem ocorrer situações em que terá de activar ou desactivar o cabeçalho para que o seu valor seja ou não incluído numa ordenação. Execute um dos seguintes passos:

  • Para excluir a primeira linha de dados de uma ordenação por esta ser um cabeçalho de coluna, no separador Base no grupo Edição, clique em Ordenar e Filtrar, clique em Ordenação Personalizada e, em seguida, seleccione Os meus dados têm cabeçalhos.
  • Para incluir a primeira linha de dados de uma ordenação por esta não ser um cabeçalho de coluna, no separador Base no grupo Edição, clique em Ordenar e Filtrar, clique em Ordenação Personalizada e desmarque Os meus dados têm cabeçalho.

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Aplica-se a:
Excel 2007