Gestão de Direitos de Informação no Microsoft Office system de 2007

Este artigo explica como se podem restringir permissões a conteúdo de documentos, folhas de cálculo e apresentações, utilizando a Gestão de Direitos de Informação (IRM, Information Rights Management), que está disponível em Microsoft Office system de 2007. Para informações sobre como se podem restringir permissões a conteúdo de mensagens de correio electrónico, consulte Restringir permissões a informações confidenciais em mensagens de correio electrónico.

Para obter informações sobre como definir uma palavra-passe para abrir ou modificar um ficheiro, consulte Definir uma palavra-passe para abrir ou modificar um documento, livro ou apresentação. Existem outros artigos que descrevem a utilização de palavras-passe para proteger a formatação em documentos e proteger elementos de folhas de cálculo ou livros.

Neste artigo


Objectivo da IRM e respectivas limitações

A Gestão de Direitos de Informação (IRM) permite que os utilizadores e os administradores especifiquem as permissões de acesso a documentos, folhas de cálculo e apresentações. Isto ajuda a impedir que informações sensíveis sejam impressas, reencaminhadas ou copiadas por pessoas sem autorização. Depois de a permissão para um ficheiro ter sido restringida utilizando a IRM, as restrições de acesso e utilização são aplicadas, onde quer que a informação se encontre, já que a permissão para um ficheiro está armazenado no próprio ficheiro do documento.

A IRM ajuda a aplicar as preferências pessoais no que respeita à transmissão de informações pessoais ou privadas. A IRM também ajuda as organizações a a aplicar uma política da empresa que governa o controlo e a disseminação de informações confidenciais ou proprietárias.

A IRM ajuda a:

  • Impedir que um destinatário autorizado de conteúdo restrito reencaminhe, copie, modifique, imprima, envie por fax ou cole o conteúdo para fins não autorizados
  • Impedir que conteúdo restrito seja copiado utilizando a funcionalidade de Print Screen no Microsoft Windows
  • Restringir conteúdo para onde quer que seja enviado
  • Suportar uma validade de ficheiro para que o conteúdo de documentos já não possa ser visto depois de um determinado período de tempo
  • Aplicar políticas da empresa que governam a utilização e disseminação de conteúdo dentro da empresa

A IRM não pode impedir que:

  • O conteúdo seja apagado, roubado ou capturado e transmitido por programas maliciosos como os Trojan, keyloggers (registo das teclas premidas) e certos tipos de spyware
  • O conteúdo se perca ou danifique com acções de vírus informáticos
  • O conteúdo restrito seja copiado manualmente ou rescrito de um ecrã num monitor de um destinatário
  • Um destinatário mostre uma fotografia digital do conteúdo protegido num ecrã
  • O conteúdo restrito seja copiado utilizando programas de captura de ecrã de outros fabricantes

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Tipos de ficheiro que permitem a gestão de ficheiros com o IRM

A utilização do IRM no versão Office de 2007 permite-lhe gerir os direitos de ficheiros XML Paper Specification (.xps), bem como os seguintes tipos de ficheiro:

Ficheiros do Word

Tipo de ficheiro Extensão
Documento .doc
Documento .docx
Documento com permissão para macros .docm
Modelo .dot
Modelo .dotx
Modelo com permissão para macros .dotm

Ficheiros do Excel

Tipo de ficheiro Extensão
Livro .xls
Livro .xlsx
Livro com permissão para macros .xlsm
Modelo .xlt
Modelo .xltx
Modelo com permissão para macros .xltm
Livro binário não XML .xlsb
Suplemento com permissão para macros .xla
Suplemento com permissão para macros .xlam

Ficheiros do PowerPoint

Tipo de ficheiro Extensão
Apresentação .ppt
Apresentação .pptx
Apresentação com permissão para macros .pptm
Modelo .pot
Modelo .potx
Modelo com permissão para macros .potm
Apresentação .pps
Apresentação .ppsx
Apresentação com permissão para macros .ppsm
Tema do Office .thmx

 Notas 

  • Quando estes tipos de ficheiro são anexados a uma mensagem de correio electrónico com gestão de direitos no Office Outlook 2007, os respectivos direitos também passam automaticamente a ser geridos.
  • Quando anexa um ficheiro de mensagem (.msg) a uma mensagem de correio electrónico com gestão de direitos, os direitos da mensagem anexada não são geridos. O IRM não efectua a gestão de direitos de tipos de ficheiro .msg.

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Configurar o computador para utilizar a IRM

Para utilizar o IRM no versão Office de 2007, o software mínimo exigido é o Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). Se utilizar um computador com o Windows Vista, o Windows Rights Management Services (RMS) Client já se encontra instalado. Se utilizar um computador com o Windows XP, o Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1) tem de ser instalado no computador pelo utilizador ou pelo administrador de RMS. O administrador de RMS pode configurar políticas IRM específicas da empresa que definem quem pode aceder às informações e qual o nível de edição permitido numa mensagem de correio electrónico. Por exemplo, um administrador da empresa pode definir um modelo de direitos designado “Dados Confidenciais da Empresa”, que especifica que uma mensagem de correio electrónico que utilize essa política pode ser aberta apenas por utilizadores pertencentes ao domínio da empresa.

Instalar o Windows Rights Management Services (RMS) Client

  1. No Windows XP, clique no botão Iniciar e, em seguida, clique em Painel de Controlo.
  2. Clique em Adicionar ou Remover Programas e, em seguida, clique em Adicionar ou Remover Programas. No painel esquerdo, clique em Adicionar Novos Programas. Na lista de programas, clique em Windows Rights Management Services Client e, em seguida, clique em Adicionar.

 Nota   Na Vista Clássica, faça duplo clique em Adicionar ou Remover Programas e, em seguida, clique em Adicionar Novos Programas. Na lista de programas, clique em Windows Rights Management Services Client e, em seguida, clique em Adicionar.

Alternativamente, quando tentar abrir pela primeira vez ficheiros cujos direitos tenham sido geridos com o IRM, o versão Office de 2007 pede-lhe que transfira o Windows Rights Management Services Client se este software não estiver instalado no computador. Para mais informações sobre o Windows Rights Management Services Client, visite o Web site Windows Rights Management Services.

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Permissões de transferência

Na primeira vez que tenta abrir um documento, livro ou apresentação com permissão restrita, tem de estabelecer ligação a um servidor de licenciamento para verificar as credenciais e transferir uma licença de utilização. A licença de utilização define o nível de acesso que o utilizador tem a um ficheiro. Este processo é necessário para cada ficheiro com permissão restrita. Ou seja, o conteúdo com permissão restrita não pode ser aberto sem uma licença de utilização. A transferência de permissões requer que o Microsoft Office envie as credenciais do utilizador (que incluem o endereço de correio electrónico) e informações acerca dos direitos de permissão para o servidor de licenciamento. As informações contidas no documento não são enviadas para o servidor de licenciamento. Para mais informações, leia a Declaração de Privacidade.

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Restringir permissões ao conteúdo de ficheiros

Os autores podem restringir permissões para documentos, livros e apresentações numa base por utilizador, por documento ou por grupo (as permissões baseadas em grupo requerem o serviços de directório Microsoft Active Director para expansão do grupo). Os autores utilizam a caixa de diálogo Permissão para dar aos utilizadores o acesso Ler e Alterar, bem como para definir datas de validade do conteúdo. Por exemplo, Francisco, o autor, pode dar permissão a Helena para ler um documento, mas não para o alterar. O Francisco pode então dar permissão ao Pedro para introduzir alterações ao documento e permitir-lhe guarda-lo. Em seguida, o Francisco pode decidir limitar o acesso da Helena e do Pedro a este documento durante cinco dias antes de a permissão do documento expirar. Para obter informações sobre como definir uma data de validade para um documento, consulte Definir uma data de validade para um ficheiro.

Caixa de diálogo Permissão

  1. Guardar o documento, livro ou apresentação.
  2. Clique no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão, aponte para Preparar, aponte para Restringir Permissão e clique em Não Distribuir.
  3. Seleccione a caixa de verificação Restringir permissões para este documento e, em seguida, atribua os níveis de acesso que pretende para cada utilizador.

As opções disponíveis poderão ser limitadas se um administrador tiver definido políticas de permissão personalizadas que os utilizadores individuais não podem alterar.

Níveis de permissão

  • Ler     Os utilizadores com permissão de leitura podem ler um documento, livro ou apresentação, mas não têm permissão para editar, imprimir ou copiar.
  • Alterar     Os utilizadores com permissão de alteração podem ler, editar e guardar as alterações de um documento, livro ou apresentação, mas não têm permissão para imprimir.
  • Controlo total     Os utilizadores com permissão de controlo total têm permissões de criação totais e podem fazer tudo aquilo que um autor pode fazer com o documento, livro ou apresentação: definir datas de validade para o conteúdo, evitar a impressão e atribuir permissões aos utilizadores. Após a expiração da permissão para um documento de utilizadores autorizados, o documento apenas poderá ser aberto pelo autor do mesmo ou por utilizadores com permissão de controlo total ao documento. Os autores têm sempre permissão de controlo total.
  1. Para conceder a alguém a permissão de controlo total, clique em Mais Opções e, em seguida, na coluna Nível de Acesso, clique na seta e depois em Controlo Total na lista Alterar.

Caixa de diálogo Permissão

  1. Depois de atribuir níveis de permissão, clique em OK.

É apresentada a Barra de Mensagens, indicando que o documento tem direitos geridos. Se necessitar de efectuar quaisquer alterações de permissões de acesso ao documento, clique em Alterar Permissão.

Barra de Mensagens

Se um documento com permissões restritas for reencaminhado a uma pessoa não autorizada, aparece uma mensagem com o endereço de correio electrónico do autor ou o endereço do Web site para que essa pessoa possa solicitar a permissão para o documento.

Imagem da caixa de diálogo

Se o autor optar por não incluir um endereço de correio electrónico, os utilizadores não autorizados obtém apenas uma mensagem de erro.

Definir uma data de validade para um ficheiro

  1. Abra o ficheiro.
  2. Clique no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão, aponte para Preparar, aponte para Restringir Permissão e clique em Não Distribuir.
  3. Seleccione a caixa de verificação Restringir permissão a este documento e, em seguida, clique Mais Opções.
  4. Em Permissões adicionais para os utilizadores, seleccione a caixa de verificação Este documento expira em e introduza uma data.
  5. Clique em OK duas vezes.

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Utilizar uma conta de utilizador do Windows diferente para gerir direitos de ficheiros

  1. Abra o documento, folha de cálculo ou apresentação.
  2. Clique no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão, aponte para Preparar, aponte para Restringir Permissão e clique em Gerir Credenciais.
  3. Execute um dos seguintes procedimentos:
    • Na caixa de diálogo Seleccionar Utilizador, seleccione o endereço de correio electrónico da conta que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.
    • Na caixa de diálogo Seleccionar Utilizador, clique emAdicionar, escreva as credenciais para a nova conta e, em seguida, clique duas vezes em OK.

Caixa de diálogo Seleccionar Utilizador

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Ver conteúdo com permissão restrita

Para ver conteúdo de gestão de direitos para o qual tenha permissão, utilizando o versão Office de 2007, basta abrir o documento, livro ou apresentação.

Se pretender ver as permissões que possui, clique em Ver Permissão na Barra de Mensagens ou clique no botão na barra de estado, na parte inferior do ecrã.

Barra de estado

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Aplica-se a:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007