Destacar (agrupar) dados numa folha de cálculo

Mostrar tudo

Ocultar tudo

Se tiver uma lista de dados que pretenda agrupar e resumir, pode criar um destaque de um máximo de oito níveis, um para cada grupo. Cada nível interno, representado por um número mais elevado nos símbolos de destaque (símbolos de destaque: símbolos utilizados para alterar a vista de uma folha de cálculo destacada. É possível mostrar ou ocultar dados detalhados, premindo o sinal de adição, o sinal de subtracção e os números 1, 2, 3 ou 4 que indicam o nível de destaque.), apresenta dados detalhados (dados de detalhe: em subtotais automáticos e destaques de folhas de cálculo, são as linhas ou colunas do subtotal que são totalizadas por dados de sumário. Os dados de detalhe estão normalmente adjacentes aos dados de sumário e acima ou à esquerda dos mesmos.) relativos ao nível externo precedente, representado por um número mais baixo nos símbolos de destaque. Utilize um destaque para apresentar rapidamente linhas ou colunas de resumo ou para revelar os dados detalhados de cada grupo. Pode criar um destaque de linhas (como se mostra no exemplo abaixo), um destaque de colunas ou um destaque de linhas e de colunas.

Uma linha destacada de dados de venda agrupados por regiões geográficas e meses com várias linhas de resumo e detalhes apresentadas.

Para ver as linhas de um nível, clique nos símbolos de destaque apropriados .   O nível 1 contém o total de vendas de todas as linhas de detalhes.   O nível 2 contém o total de vendas mensais de cada região.   O nível 3 contém linhas de detalhes (só são visíveis as linhas 11 a 13).   Para expandir ou fechar os dados do destaque, clique nos símbolos de destaque e .

• Criar um destaque de linhas
• Criar um destaque de colunas
• Mostrar ou ocultar dados destacados
• Personalizar um destaque com estilos
• Copiar dados destacados
• Ocultar ou remover um destaque
• Criar um relatório de resumo com um gráfico

Criar um destaque de linhas

1. Certifique-se de que cada coluna dos dados que pretende destacar tem uma etiqueta na primeira linha, que contém factos semelhantes em cada coluna e que o intervalo não inclui linhas nem colunas em branco.
2. Seleccione uma célula no intervalo.
3. Para ordenar a coluna que contém os dados pelos quais pretende agrupar, seleccione essa coluna e, no separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ordenar de A a Z ou em Ordenar de Z a A.
4. Insira linhas de resumo.

Para destacar os dados por linhas, tem de haver linhas de resumo com fórmulas que façam referência às células de cada uma das linhas de dados do grupo. Efectue um dos seguintes procedimentos:

Insira linhas de resumo, utilizando o comando Subtotal    

• Utilize o comando Subtotal, que insere a função SUBTOTAL imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes e cria automaticamente o destaque. Para mais informações, consulte Inserir subtotais numa lista de dados de uma folha de cálculo.

Inserir linhas de resumo próprias    

• Introduza as suas próprias linhas de resumo com fórmulas imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhe.

5. Especifique se a linha de resumo deve ficar posicionada abaixo ou acima das linhas de detalhes.

Como especificar a localização da linha de resumo

1. Destaque os dados. Efectue um dos seguintes procedimentos:

Destacar os dados automaticamente

Destacar os dados manualmente

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Criar um destaque de colunas

1. Certifique-se de que cada linha dos dados que pretende destacar tem uma etiqueta na primeira coluna, que contém factos semelhantes em cada linha e que o intervalo não inclui linhas nem colunas em branco.
2. Seleccione uma célula no intervalo.
3. Ordene as linhas que formam os grupos.
4. Introduza as suas próprias colunas de resumo com fórmulas imediatamente à direita ou à esquerda de cada grupo de colunas de detalhe.

 Nota   Para destacar os dados por colunas, tem de haver colunas de resumo com fórmulas que façam referência às células de cada uma das colunas de dados do grupo.

5. Especifique se a coluna de resumo deve ficar posicionada à direita ou à esquerda das colunas de detalhes.

Como especificar a localização da coluna de resumo

6. Para destacar os dados, efectue um dos seguintes procedimentos:

Destacar os dados automaticamente

Destacar os dados manualmente

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Mostrar ou ocultar dados destacados

2. Se os símbolos de destaque , e não forem apresentados, clique em Ficheiro, clique em Opções, clique na categoria Avançadas e, na secção Opções de visualização para esta folha de cálculo, seleccione a folha de cálculo e seleccione a caixa de verificação Mostrar símbolos de destaque se existir um destaque aplicado.
3. Efectue um ou mais dos seguintes procedimentos:

Mostrar ou ocultar os dados de detalhe de um grupo    

• Para mostrar os dados de detalhe de um grupo, clique em para o grupo.
• Para ocultar os dados de detalhe de um grupo, clique em para o grupo.

Expandir ou fechar todos os destaques a um determinado nível    

• Nos símbolos de destaque , clique no número do nível que deseja. Os dados de detalhe dos níveis inferiores são ocultados.

Por exemplo, se um destaque tiver quatro níveis, pode ocultar o quarto nível enquanto visualiza os restantes níveis, clicando em .

Mostrar ou ocultar todos os dados de detalhe destacados    

• Para mostrar todos os dados de detalhe, clique no nível mais baixo nos símbolos de destaque . Por exemplo, se existirem três níveis, clique em .
• Para ocultar todos os dados de detalhe, clique em .

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Personalizar um destaque com estilos

Para linhas destacadas, o Microsoft Office Excel utiliza estilos (estilo: combinação de características de formatação como, por exemplo, o tipo de letra, o tamanho do tipo de letra e o avanço, à qual é atribuído um nome e que é armazenada como um conjunto. Quando se aplica um estilo, todas as instruções de formatação desse estilo são aplicadas em simultâneo.), como, por exemplo, NívelLinha_1 e NívelLinha_2. Para colunas destacadas, o Excel utiliza estilos, como, por exemplo, NívelColuna_1 e NívelColuna_2. Estes estilos utilizam negrito, itálico e outros formatos de texto para diferenciar as linhas ou colunas de resumo nos dados. Ao alterar a forma como cada um destes estilos é definido, pode aplicar texto e formatos de células diferentes para personalizar o aspecto do destaque. Pode aplicar um estilo a um destaque no momento em que o cria ou posteriormente.

Efectue um ou mais dos seguintes procedimentos:

Aplicar automaticamente um estilo a uma linha ou coluna de resumo    

1. No separador Dados, no grupo Destaque, clique em Destaque na Iniciação de Caixa de Diálogo.

2. Seleccione a caixa de verificação Estilos automáticos.

Aplicar um estilo a uma linha ou coluna de resumo existente    

1. Seleccione as células em que deseja aplicar estilos de destaque.
2. No separador Dados, no grupo Destaque, clique em Destaque na Iniciação de Caixa de Diálogo.

3. Seleccione a caixa de verificação Estilos automáticos.
4. Clique em Aplicar Estilos.

 Nota   Também é possível formatar dados destacados através de formatações automáticas (formatação automática: colecção incorporada de formatos de célula (por exemplo, o tamanho do tipo de letra, padrões e alinhamento) que pode ser aplicada a um intervalo de dados. O Excel determina os níveis de sumário e de detalhe no intervalo seleccionado e aplica os formatos em conformidade.).

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Copiar dados destacados

1. Se os símbolos de destaque , e não forem apresentados, clique em Ficheiro, clique em Opções, clique na categoria Avançadas e, na secção Opções de visualização para esta folha de cálculo, seleccione a folha de cálculo e seleccione a caixa de verificação Mostrar símbolos de destaque se existir um destaque aplicado.
2. Utilize os símbolos de destaque , e para ocultar dados de detalhe que não deseja que sejam copiados.

Para obter mais informações, consulte a secção Mostrar ou ocultar dados destacados.

3. Seleccione o intervalo das linhas de resumo.
4. No separador Base, no grupo Editar, clique em Localizar e Seleccionar e, em seguida, clique em Ir Para.

5. Clique em Ir Para Especial.
6. Clique em Só células visíveis.
7. Clique em OK e, em seguida, copie os dados.

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Ocultar ou remover um destaque

 Nota   Nenhum dado é eliminado quando oculta ou remove um destaque.

Ocultar um destaque

1. Se os símbolos de destaque , e não forem apresentados, clique em Ficheiro, clique em Opções, clique na categoria Avançadas e, na secção Opções de visualização para esta folha de cálculo, seleccione a folha de cálculo e seleccione a caixa de verificação Mostrar símbolos de destaque se existir um destaque aplicado.
2. Visualize todos os dados, clicando no número mais elevado nos símbolos de destaque .
3. Clique em Ficheiro, clique em Opções, clique na categoria Avançadas e, na secção Opções de visualização para esta folha de cálculo, seleccione a folha de cálculo e desmarque a caixa de verificação Mostrar símbolos de destaque se tiver sido aplicado um destaque.

Remover um destaque

1. Clique na folha de cálculo.
2. No separador Dados, no grupo Destaque, clique na seta junto a Desagrupar e, em seguida, clique em Limpar Destaques.

3. Se as linhas ou colunas continuarem ocultas, arraste o cursor sobre os títulos das linhas ou colunas visíveis em ambos os lados, aponte para Ocultar e Mostrar no comando Formatar no grupo Células do separador Base e, em seguida, clique em Mostrar Linhas ou Mostrar Colunas.

 Importante   Se remover um destaque enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as linhas ou colunas de detalhes poderão permanecer ocultas. Para mostrar os dados, arraste o cursor rato sobre os números das linhas ou letras das colunas adjacentes às linhas e colunas ocultas. No separador Base, no grupo Células, clique em Formatar, aponte para Ocultar e Mostrar e, em seguida, clique em Mostrar Linhas ou Mostrar Colunas.

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Criar um relatório de resumo com um gráfico

Imagine que pretende criar um relatório de resumo dos dados que só apresenta os totais acompanhados de um gráfico desses totais. Em geral, é possível efectuar o seguinte:

1. Criar um relatório de resumo
1. Destaque os dados.

Para obter mais informações, consulte as secções Criar um destaque de linhas ou Criar um destaque de colunas.

2. Oculte os detalhes, clicando nos símbolos de destaque , e para visualizar apenas os totais, como no exemplo seguinte de um destaque de linha:

2. Para obter mais informações, consulte a secção Mostrar ou ocultar dados destacados.
3. Crie um gráfico do relatório de resumo.

1. Seleccione os dados de resumo cujo gráfico pretende criar.

Por exemplo, para fazer um gráfico que inclua apenas os totais de Bento e Marques, mas não os totais gerais, seleccione as células A1 a C11, como se mostra no exemplo acima.

2. Crie o gráfico.

Por exemplo, se criar o gráfico utilizando o Assistente de Gráficos, terá um aspecto semelhante ao exemplo seguinte.

 Nota   Se mostrar ou ocultar detalhes da lista de dados destacada, o gráfico também será actualizado para mostrar ou ocultar os dados.

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