Descrição Geral e Exemplos de Validação de Dados

Em que é que consiste a validação de dados?

A validação de dados do Microsoft Excel permite definir o tipo de dados que pretende introduzir numa célula. Por exemplo, poderá permitir a introdução de uma categoria de letras abrangendo apenas as letras A a F. É possível configurar a validação de dados de modo a impedir que os utilizadores introduzam dados que não sejam válidos ou permitir a introdução de dados inválidos mas efectuar uma procura dos mesmos depois de o utilizador terminar. Também poderá fornecer mensagens para definir o tipo de resultado esperado para a célula, assim como instruções para ajudar os utilizadores a corrigir eventuais erros.

Sempre que são introduzidos dados que não cumprem os requisitos impostos, o Excel apresentará uma mensagem com as instruções fornecidas.

Mensagem de alerta para dados incorrectos

A validação de dados será particularmente útil quando estiver a criar formulários ou folhas de cálculo que irão ser utilizadas por outras pessoas para introduzir dados, como, por exemplo, formulários de orçamento ou relatórios de despesas.

Este artigo descreve como configurar a validação de dados, incluindo os tipos de dados que poderão ser validados e as mensagens que poderão ser apresentadas, fornecendo ainda um livro que poderá ser transferido a fim de se obterem exemplos de validação que poderão ser modificados e utilizados em folhas de cálculo próprias.

Tipos de dados que poderão ser validados

O Excel permite designar os seguintes tipos de dados válidos para uma célula:

Números     Especifique que a entrada de uma célula deverá corresponder a um número inteiro ou a um número decimal. É possível definir um valor mínimo ou máximo, excluir um determinado número ou intervalo ou utilizar uma fórmula para calcular se um determinado número é ou não válido.

Datas e horas     Defina um valor mínimo ou máximo, exclua determinadas datas ou horas ou utilize uma fórmula para calcular se uma determinada data ou hora é ou não válida.

Comprimento     Limite o número de caracteres que poderá ser escrito numa célula ou indique um número mínimo de caracteres.

Lista de valores     Crie uma lista das opções para uma célula (por exemplo, pequena, média ou grande) e permita apenas esses valores na célula. Poderá apresentar uma seta de lista pendente quando um utilizador clicar na célula para facilitar a selecção de uma opção da lista.

Tipos de mensagens que poderão ser apresentadas

Para cada célula que validar, poderá apresentar duas mensagens diferentes: uma apresentada antes de o utilizador introduzir os dados e outra apresentada depois de o utilizador tentar introduzir dados que não respeitam os requisitos impostos. Se os utilizadores tiverem o Assistente do Office activado, será este assistente a apresentar as mensagens.

Mensagem de entrada     Este tipo de mensagem é apresentado assim que um utilizador clica na célula validada. Poderá utilizá-la para fornecer instruções sobre o tipo de dados que pretende que seja introduzido na célula.

Mensagem de erro     Este tipo de mensagem só é apresentado quando o utilizador escreve dados que não são válidos e prime ENTER. Pode optar entre três tipos de mensagens de erro:

  • Mensagem informativa     Esta mensagem não impede a introdução de dados inválidos. Para além do texto fornecido, contém um ícone de informações, um botão OK, que introduz os dados inválidos na célula e um botão Cancelar, que repõe o valor anterior da célula.
  • Mensagem de aviso     Esta mensagem não impede a introdução de dados inválidos. Contém o texto fornecido, um ícone de aviso e três botões: Sim introduz os dados inválidos na célula, Não faz regressar à célula a fim de serem editados novos dados e Cancelar repõe o valor anterior da célula.
  • Mensagem de interrupção     Esta mensagem não permitirá que sejam introduzidos dados inválidos. Contém o texto fornecido, um ícone de interrupção e dois botões: Tentar Novamente faz regressar à célula a fim de serem editados novos dados e Cancelar repõe o valor anterior da célula. Note que esta mensagem não pretende constituir uma medida de segurança: apesar de os utilizadores não poderem introduzir dados inválidos escrevendo-os e premindo ENTER, poderão contornar o processo de validação copiando e colando ou preenchendo os dados na célula.

Caso não sejam especificadas mensagens, o Excel indicará se os dados introduzidos por um utilizador são ou não válidos para que os possa verificar mais tarde, mas não notifica o utilizador quando uma entrada é inválida.

Exemplos de validação

A melhor maneira de compreender o que a validação de dados poderá fazer consiste em vê-la funcionar. Se transferir o livro de exemplo fornecido com este artigo, obterá exemplos de cada um dos tipos de validação e de todos os tipos de mensagem. O livro inclui instruções para visualizar as definições utilizadas para cada célula validada e para copiar as definições de validação para os seus próprios livros, onde poderá modificá-las de acordo com as suas necessidades.

Configurar a validação de dados

Quando tiver escolhido a validação que pretende utilizar numa folha de cálculo, poderá utilizar o comando Validação no menu Dados para a configurar. Encontrará as instruções no livro de exemplo que poderá transferir a partir deste artigo, assim como na Ajuda do Excel 2002. Segue-se uma descrição geral do processo:

  1. Configurar a folha de cálculo     Comece por introduzir os dados e as fórmulas na folha de cálculo. Se estiver a utilizar uma lista de opções válidas, introduza a lista e atribua um nome.
  2. Estabelecer as definições de uma célula     Começando pela primeira célula que pretende validar, utilize a caixa de diálogo Validação de Dados para designar o tipo de validação pretendido, uma mensagem de entrada caso pretenda uma e uma mensagem de erro, se for caso disso.
  3. Configurar a validação de outras células     Muitas vezes, poderá poupar tempo se copiar as definições de validação da primeira célula para outras células e, em seguida, modificar as definições.
  4. Testar as regras de validação     Experimente introduzir dados válidos e inválidos nas células para se certificar de que as definições estão a funcionar conforme pretendido e de que as mensagens estão a ser apresentadas na altura devida. Utilize o comando Validação para efectuar alterações às definições. Se efectuar alterações à validação de uma célula, poderá aplicar automaticamente as alterações às restantes células que tenham as mesmas definições.
  5. Configurar as listas de opções válidas     Caso tenha utilizado uma lista de opções válidas e não pretende que os utilizadores tenham possibilidade de a encontrar e alterar, poderá colocar a lista noutra folha de cálculo, configurar a validação, ocultar a folha de cálculo que contém a lista e, em seguida, proteger o livro com uma palavra-passe. A palavra-passe do livro assegurará a protecção da folha de cálculo que contém a lista em relação a outros utilizadores.
  6. Aplicar protecção, se pretender     Se tenciona proteger a folha de cálculo ou o livro, faça-o depois de terminar de configurar a validação. Certifique-se de que desprotege as células validadas antes de proteger a folha de cálculo, caso contrário os utilizadores não poderão escrever nas células.
  7. Partilhar o livro, se pretender     Se tenciona partilhar o livro, faça-o depois de ter terminado de configurar a validação e a protecção. Depois de partilhar um livro, não poderá alterar as definições de validação a menos que deixe de o partilhar, mas o Excel continuará a validar as células que tenham sido designadas enquanto o livro esteve a ser partilhado.
  8. Consultar os resultados para verificar se existem dados inválidos     Depois de os utilizadores introduzirem os dados na folha de cálculo, poderá verificar se existem dados inválidos, conforme é descrito posteriormente neste artigo.

Introduzir dados em células validadas

Segue-se o que o processo de introdução de dados representa para os utilizadores. Poderá utilizar mensagens de entrada e de erro para fornecer as instruções de que os utilizadores necessitam para compreender o método utilizado para configurar a folha de cálculo de modo a garantir a introdução de dados correctos. Para ver como tudo se processa, transfira o livro de exemplo fornecido com este artigo e observe os exemplos na folha Mensagens.

Visualizar a mensagem de entrada     Quando um utilizador clica numa célula validada ou utiliza as teclas de setas para aceder à célula, as mensagens de entrada são apresentadas num balão do Assistente ou numa caixa de mensagens separada. Caso tenha disponibilizado uma lista pendente para a célula, a seta de lista pendente será apresentada à direita da célula.

Escrever dados     À medida que o utilizador vai escrevendo dados ou clicando na seta de lista pendente para seleccionar um valor da lista, a mensagem de entrada permanece no ecrã (a lista pendente poderá tapar parte da mensagem).

Introduzir dados válidos     Se o utilizador escrever dados válidos e premir ENTER, os dados serão introduzidos na células e nada de extraordinário acontecerá.

Introduzir dados inválidos     Se o utilizador escrever dados que não correspondem aos critérios estabelecidos, e caso tenha especificado uma mensagem de erro para dados inválidos, a mensagem será apresentada num balão do Assistente ou numa janela de mensagem separada. Em seguida, o utilizador poderá ler a mensagem e decidir o que fazer.

  • No caso de uma mensagem informativa, o utilizador poderá clicar em OK para introduzir os dados inválidos ou clicar em Cancelar para recomeçar.
  • No caso de uma mensagem de aviso, o utilizador poderá clicar em Sim para introduzir os dados inválidos, em Não para voltar a editar a célula ou em Cancelar para recomeçar.
  • No caso de uma mensagem de interrupção, o utilizador não poderá introduzir os dados inválidos, podendo clicar em Tentar Novamente para editar a célula ou em Cancelar para recomeçar.

Se não forem fornecidas mensagens, para os utilizadores, a introdução de dados em células validadas processar-se-á da mesma forma que a introdução de dados normal no Excel. Contudo, o Excel assinalará todas as células que tenham entradas inválidas para que as possa localizar facilmente.

Verificar a existência de entradas inválidas numa folha de cálculo

Quando receber folhas de cálculo de utilizadores que poderão ter introduzido dados inválidos, poderá fazer com que o Excel apresente círculos a vermelho em redor dos dados que não cumpriram os critérios especificados, facilitando a consulta da folha de cálculo no sentido de encontrar os erros. Utilize os botões Assinalar com um Círculo Dados Inválidos e Limpar Círculos de Validação da barra de ferramentas Auditoria para esta finalidade.

Célula com dados inválidos

O valor desta célula está assinalado com um círculo porque não está em conformidade com uma regra de validação.

Ao corrigir os dados contidos na célula, o círculo desaparece. Para observar o modo de funcionamento desta função, transfira o livro de exemplo fornecido com este artigo e consulte a folha Dados Inválidos.